Teamdeck으로 더욱 효과적인 프로젝트 관리자 되기

프로젝트 관리에는 여러 가지 어려움이 따릅니다. 까다로운 이해관계자부터 리소스 부족까지, 프로젝트 관리자는 까다로운 상황을 헤쳐 나가는 방법을 알고 있어야 합니다. 더 어려운 점은 프로젝트 관리자가 많은 작업과 촉박한 마감일 때문에 어려움을 겪는 경우가 많다는 사실입니다. 

실제로 많은 프로젝트 관리자가 디지털 프로젝트 관리자가 최근 설문조사한 인정했습니다. 시간이 충분하지 않은 것이 가장 큰 문제였습니다. 

헤르미온느 그레인저의 시간 변환기를 구매하고 싶었던 프로젝트 관리자 분들께 좋은 소식이 있습니다. 아니, 마법 용품이 아니라 여러분의 시간에 관한 것입니다. 강력한 앱을 활용하고 조직에서 프로젝트 관리 프로세스를 개선하여 업무를 최적화할 수 있습니다.. 또한 전문적인 목표를 달성하는 데 도움이 될 것입니다.

프로젝트 관리자로서의 목표 달성

효과적인 프로젝트 관리자의 주요 목표는 무엇인가요? 우선, 프로젝트 관리자는 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 제공하기를 원합니다. 또한 위험 관리, 프로젝트 견적 또는 팀 커뮤니케이션과 같은 프로세스를 개선하고자 합니다. 어떻게 하면 이러한 목표를 달성하는 데 더 가까워질 수 있을까요?

물론 문제 해결 능력, 리더십, 프로젝트 관리 능력을 계속 향상시켜야 합니다. 그래도, 때로는 시간을 절약하고 더 스마트하게 작업할 수 있는 도구가 필요할 때가 있습니다. 이 블로그 게시물에서는 다음과 같은 방법을 설명합니다. 팀덱완전한 리소스 관리 소프트웨어는 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 프로젝트 관리자를 도와줍니다.

팀덱은 프로젝트 관리 전문가를 어떻게 지원하나요?

효과적인 프로젝트 관리자는 프로젝트의 모든 단계가 프로젝트의 전반적인 성공과 영향력에 기여한다는 것을 알고 있습니다. 물론 모든 프로젝트에는 고유한 특성과 과제가 있지만, 주요 프로젝트 단계는 동일하게 유지됩니다. 팀덱과 같은 앱이 프로젝트 관리자가 모든 단계에서 작업을 최적화하는 데 어떻게 도움이 되는지 살펴보세요.

프로젝트 계획

프로젝트 리더는 다음과 같은 사실을 알고 있습니다. 리소스 할당 는 프로젝트의 성공에 필수적인 요소입니다. 적합한 프로젝트에 적합한 사람을 배치하면 프로젝트가 순조롭게 진행될 가능성이 높아집니다. 

프로젝트에 팀원을 할당하는 것이 프로젝트 관리자의 책임 중 하나라면 매우 어려운 작업이 될 수 있다는 것을 알고 계실 것입니다. 회사의 규모가 작을 때는 모든 직원을 잘 알 수 있지만, 리소스 풀이 커지면 쉽게 길을 잃고 고민에 빠질 수 있습니다: "이 프로젝트에 적합한 사람은 누구일까?"라는 고민을 하게 됩니다.

리소스 할당

팀덱은 다음과 같은 기능을 제공합니다. 전사 리소스 캘린더 에서 직원 목록을 볼 수 있습니다. 하지만 팀원들을 팀에 배치할지 여부를 결정하려면 이름보다는 그들에 대해 더 많은 정보를 알아야 합니다. 조직의 필요에 따라 사용자 지정 카테고리를 추가하고 팀원의 기술력, 연차 수준, 위치 등 팀원에 대한 자세한 정보를 입력할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 특정 사람이 회사에서 어떤 프로젝트에 참여했는지 확인할 수도 있는데, 다음과 같은 경우에 유용할 수 있습니다. 리소스 할당 를 유사한 프로젝트에 적용합니다.

타임라인 계획하기

프로젝트 관리자가 프로젝트를 계획할 때 직면하는 또 다른 어려움은 추정치를 타임라인으로 변환하는 것입니다. 물론 디자인 단계에 120시간이 걸린다는 것을 알고 있지만 단순히 3주라고 가정할 수는 없습니다. 공휴일, 직원들의 휴가, 그리고 사람들의 현재 업무 능력도 고려해야 합니다. 이때 직원들의 현재 예약 및 예정된 휴가에 대한 데이터가 포함된 리소스 캘린더가 유용하게 쓰일 수 있습니다. 프로젝트 일정을 쉽게 매핑하고 중요한 프로젝트 일정과 일치하는지 확인할 수 있습니다.

유능한 프로젝트 관리자는 다른 에이전시에서 진행하는 마케팅 캠페인과 같이 팀이 염두에 두어야 하는 외부 마감일에 대해 고객에게 문의하는 것이 필수적이라는 것을 알고 있습니다. 이러한 날짜 중 일부를 고객과 협상하거나 프로젝트 범위를 변경해야 할 수도 있지만, 프로젝트 시작 단계에서 미리 알아두는 것이 좋습니다.

프로젝트 실행 및 모니터링

프로젝트가 시작되면 훌륭한 프로젝트 관리자는 프로세스의 다양한 측면에 대해 잘 알고 있어야 합니다. 팀의 변화하는 가용성 관리부터 예산 감독까지, Teamdeck은 생산적으로 작업할 수 있도록 도와드립니다.

부재 관리

유능한 프로젝트 관리자는 프로젝트 타임라인을 계획하는 것도 중요하지만, 상황을 계속 주시하고 필요한 경우 조정해야 한다는 것을 잘 알고 있습니다. 프로젝트의 일정과 사람들의 / 리소스 용량 팀원들의 휴가 일정에 대한 가시성을 확보하는 것입니다. 승인된 휴가를 확인할 수 있고 타임오프 요청 리소스 캘린더에서 

모든 결근을 미리 계획할 수 있는 것은 아니므로 새로운 휴가 요청에 대한 알림을 받는 것이 가장 좋습니다(Slack을 통해와 같이). 누군가를 이중으로 예약하는 것을 방지할 수 있을 뿐만 아니라 필요할 때 전체 일정을 수정할 수 있습니다.

리소스 용량

균형 잡힌 리소스 활용 는 팀의 웰빙에 매우 중요합니다. 직원들이 너무 많이 일하면 최선을 다해 일할 수 없습니다. 하지만 활용도가 낮은 경우 또한 팀원들을 불행하게 만듭니다. 게다가 이 두 가지 경우 모두 비즈니스에 도움이 되지 않습니다. 프로젝트 관리자는 리소스 사용률을 모니터링해야 합니다. 리소스 사용률을 모니터링하는 것이 더 쉽습니다. 초과 근무 은 Teamdeck의 경우처럼 명확하게 표시됩니다. 또한 사람들이 얼마나 많은 용량을 사용하고 있는지 정확히 알 수 있기 때문에 사용률 저하도 쉽게 파악할 수 있습니다.

중앙 리소스 캘린더를 통해 사람들의 사용률을 추적하는 것이 중요한 이유는 무엇인가요? 그렇다면 프로젝트 작업표 보고서 할 수 있을까요? 프로젝트 보고서 는 확실히 도움이 됩니다. 이 블로그 게시물의 바로 다음 섹션에서 이에 대해 자세히 설명하겠습니다. 하지만 관리 중인 프로젝트뿐만 아니라 팀의 전체 작업량을 모니터링해야 합니다( 워크로드 관리).

직원이 프로젝트 작업표에 "적절한" 시간을 입력한 후 신입 직원 교육과 같은 다른 프로젝트에 추가 시간을 투입하는 상황을 상상해 보세요. 프로젝트의 작업표만 분석하면 이를 놓치기 쉽습니다. Teamdeck의 리소스 캘린더를 클릭하면 모든 사용자가 참여하고 있는 모든 프로젝트를 볼 수 있습니다.

프로젝트 예산 추적

예산 관리는 성공적인 프로젝트 관리의 중요한 부분입니다. PM은 프로젝트 진행 중 언제든지 지금까지 발생한 비용을 파악해야 합니다. 이러한 계산을 정확하게 하려면 팀원들이 자신의 작업을 실시간으로 추적해야 합니다.

팀덱이 어떤 도움을 줄 수 있나요? 우선, 직원들이 모바일 시간 추적기 또는 웹 앱을 사용하여 간편하게 출퇴근 기록을 작성할 수 있는 방법을 제공합니다. 또한 프로젝트 비용 보고서 작업표에 새로운 시간 항목이 추가될 때마다 자동으로 업데이트됩니다. 프로젝트 시작 시 이러한 보고서를 한 번만 설정하면 다시 계산할 필요 없이 정기적으로 확인하기만 하면 되므로 시간을 크게 절약할 수 있습니다.

청구 가능 및 청구 불가 시간 추적하기

청구 가능한 활동과 청구할 수 없는 활동의 적절한 균형을 맞추는 것이 중요합니다. 직원들이 청구할 수 없는 작업에 너무 많은 시간을 소비하면 프로젝트의 수익성이 떨어질 수 있기 때문입니다. 프로젝트 관리자는 다음과 같은 분석을 알고 있으면 유리합니다. 청구 가능 및 청구 불가 시간. Teamdeck을 사용하면 가능합니다.

팀이 시간을 로그인할 때 다음과 같은 태그를 사용하여 시간 항목에 레이블을 지정할 수 있습니다. 승인된 초과 근무, 청구 불가, R&D등 회사의 필요에 맞게 자신만의 태그를 정의할 수 있습니다. 프로젝트 리더는 팀의 다양한 태그에 대한 분석을 출퇴근 기록표 보고서.

데이터 기반 최적화 소개

프로젝트가 진행되는 동안 다음과 같은 개선 아이디어를 개발할 수 있습니다. 프로젝트 워크플로 관리 또는 프로젝트 관리 프로세스를 조정합니다. 때로는 팀원들이 직접 다른 최적화 아이디어를 제안할 수도 있습니다. 예를 들어, 고객 커뮤니케이션에 귀중한 시간이 많이 걸린다고 보고할 수 있습니다. 팀덱을 사용하는 회사에서는 언제든지 데이터를 분석하여 해당 관찰이 정확한지 확인할 수 있습니다. 작업표 태그는 팀이 고객 미팅에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 정확히 보여주기 때문에 개선의 여지가 있는지 알 수 있습니다.

프로젝트 종료

프로젝트 종료 는 프로젝트 관리자가 전체 프로젝트를 되돌아보고 분석할 수 있는 시기입니다. 저희가 권장하는 보고서 중 하나는 예상 시간과 실제 시간을 비교하는 것입니다. 

이를 통해 팀의 예상이 정확한지 확인하고 계획된 시간과 추적된 시간 사이에 가장 큰 차이가 있는 단계를 정확히 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 여러 프로젝트에서 디자인 단계가 과소평가되는 것으로 악명이 높다는 것이 밝혀질 수 있습니다. 그렇다면 이를 추정하는 담당자는 초기 추정치에 추가 버퍼를 추가해야 할까요?

이러한 분석은 본인뿐만 아니라 다른 PM과 회사 경영진에게도 유용할 것입니다. 이를 통해 모두가 과거의 실수를 방지하고 회사의 향후 프로젝트에 성공적인 프로젝트 관리 관행이 적용될 수 있도록 도울 수 있습니다.

Teamdeck을 사용하면 프로젝트 관리가 더 쉬워집니다.

훌륭한 앱이 리더십 기술이나 팀원과의 소통 능력을 대체할 수는 없습니다. 하지만 생산성을 높이고, 알람 패턴을 제때 파악하거나, 다음과 같은 업무에 도움이 될 수 있습니다. 자동화 프로젝트 관리 업무 중 일부를 맡게 됩니다. 결과는? 회사의 수익과 팀의 복지에 긍정적인 영향을 미치는 효과적인 프로젝트 관리 프로세스를 구축할 수 있습니다.

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