프로젝트 관리자를 위한 효과적인 작업표 관리

근무 기록표는 직원들 사이에서 좋은 평가를 받는 경우가 드뭅니다. 주어진 근무 시간을 '증명'하기 위해 수많은 서류에 서명하는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없기 때문입니다. 그러나 다른 한편으로, 작업표는 관리자와 팀원 모두에게 정말 유익할 수 있습니다. 

이 글에서 무엇을 배울 수 있을까요?

• 효과적인 직원 출퇴근 기록 관리 사용 사례
• 어느 회사를 선택했습니까? 리소스 관리 소프트웨어 근무 시간표 관리 시스템으로
• 근무표 관리와 추적은 나쁜가요?

당면한 질문부터 시작하겠습니다:

근무표 관리란 무엇인가요?

간단히 말해: 근무표 관리는 직원 근무표 및 시간 추적(기록된 근무 시간)을 모니터링하고 분석하는 관행입니다.. 또한 이러한 작업표를 기반으로 직원 급여를 계산하거나 고객에게 송장을 발행하는 등 다양한 작업을 수행할 수도 있습니다.

근무 시간은 종이에 요약되어 있었기 때문에 작업표라는 이름이 붙었습니다. 요즘에는 온라인 작업표가 훨씬 더 많이 사용되고 있지만, 간단한 스프레드시트부터 AI 기반 소프트웨어 도구까지 여러 가지 옵션이 있습니다.

이 글의 맨 위에서도 언급했듯이 작업표는 직원들 사이에서 인기가 없는 것으로 악명이 높습니다. 이 주제에 대해 자세히 알아보고 자주 제기되는 질문에 답해 보겠습니다:

작업표는 악한가요?

반드시 그런 것은 아니지만, 다음과 같은 경우가 분명히 있습니다. 작업표는 시간 낭비이며 직장에 대한 직원들의 불만을 크게 키울 수 있습니다..

역사적으로 작업표는 사람들이 실제로 업무를 수행했음을 증명하는 수단으로 사용되어 왔습니다. 바로 여기서 문제가 생깁니다. 우선, 사람들이 업무의 결과보다 작업표가 더 중요하다고 생각하는 문화를 쉽게 만들 수 있습니다. 자신이 일했음을 증명해야 하거나 상사에게 그렇게 면밀히 감시당하고 있다는 사실을 증명해야 하는 것은 기분이 좋지 않습니다.

또한, 이는 사람들이 업무 효율을 높이도록 인센티브를 제공하지도 않습니다. 근무 기록표에 더 많은 시간을 기록할 수 있다면(그리고 더 많은 급여를 받을 수 있다면) 굳이 더 나은 솔루션을 찾을 이유가 있을까요?

그렇다고 해서 프로젝트 환경에서도 시간 단위로 지불하는 것이 반드시 나쁘다는 것은 아닙니다. 이 글에서는 작업표를 사용하여 월 수입을 결정하는 방법에 대해 자세히 설명하지는 않지만, 프리랜서와 함께 일하는 회사 등에서는 시간당 급여가 중요한 사용 사례라는 것을 잘 알고 있습니다. 그렇기 때문에 별도의 직원 급여 계산 가이드.

마지막으로, 사람들은 자신이 실제로 어떤 일에 얼마나 많은 시간을 투자했는지 기억하는 데 매우 서툴습니다. 그렇기 때문에 주말이나 한 달이 지난 후에 작업표를 작성하는 것은 신뢰할 수 있는 데이터를 수집하는 것이 아니라 팬픽을 쓰는 것에 가깝습니다.

대체로 작업표는 다음과 같은 경우를 제외하고는 거의 효과가 없다고 말할 수 있습니다:

• 여러분과 여러분의 팀은 그 목적을 이해하고 그 가치를 확인합니다,
• 출퇴근 기록표는 정기적으로 성실하게 작성합니다,
• 정량적 작업표 데이터는 정기적인 커뮤니케이션을 통해 보다 상세한 인사이트를 수집할 수 있도록 지원됩니다(자세한 내용은 아래 참조).
• 적절한 형태의 근무 기록표를 사용합니다.

후자의 측면은 많은 팀이 여전히 간단한 스프레드시트에 의존하여 업무를 수행하기 때문에 강조할 가치가 있습니다(대부분의 회사는 다행히도 실제 종이 시트에서 벗어나고 있습니다). 온라인 문서는 필요한 경우 여러 팀원이 쉽게 업데이트하고 액세스할 수 있으므로 올바른 방향으로 나아가는 단계이지만, 여전히 작성해야 하는 시트이므로 가장 편리한 작업은 아닙니다.

이것을 확인하세요 무료 PDF - 엑셀 변환기 스프레드시트를 여전히 사용 중이신가요?

최신 직원 시간 추적 도구에는 클릭 한 번으로 켜고 끌 수 있는 시작/중지 트래커가 포함되어 있는 경우가 많습니다. 출퇴근 시간을 자동으로 기록하는 비콘을 제공하는 제품도 있습니다.

관리자의 관점에서 또 다른 중요한 측면은 작업표 프로젝트 소프트웨어는 휴가 관리 도구. 근무 시간뿐만 아니라 휴가 시간도 기록할 수 있어야 합니다. 그렇지 않으면 휴가 중인 직원의 빈 근무 기록표에 대해 걱정하게 될 수도 있습니다.

팀의 일정 관리 기능을 겸하는 소프트웨어를 사용하면 계획된 작업 시간과 기록된 작업 시간을 비교할 수 있다는 추가적인 가치를 얻을 수 있습니다. 데이터 기반 프로젝트 관리자는 이러한 인사이트를 통해 프로젝트의 상태를 평가하고 조정해야 할 사항이 있는지 여부를 판단할 수 있습니다.

이는 다음과 같은 예시 중 하나에 불과합니다. 작업표 관리가 PM을 지원하는 방법 하지만 그 외에도 여러 가지가 있습니다. 사실 다음 섹션에서는 팀과 프로젝트의 이익을 위해 팀의 작업표를 어떻게 활용할 수 있는지에 대한 아이디어를 소개해 드리려고 합니다.

효과적인 작업표 관리: 사용 사례

프로젝트 비용 계산하기

시간 및 자재 계약으로 운영되는 회사라면 꼭 필요한 기능입니다. 팀이 프로젝트에 투입한 노동력에 대해 고객에게 청구하는 것이므로, 작업표를 청구서 작성의 기초로 사용할 수 있습니다. 많은 리소스 관리 도구를 사용하면 작업표 데이터를 내보내거나 외부로 공유할 수 있습니다.

개선 및 비용 절감의 여지 찾기

팀의 작업표를 분석하는 것은 데이터를 심층적으로 분석하고 개선 기회를 파악할 수 있는 좋은 기회입니다. 많은 시간 추적 소프트웨어는 기록된 시간 항목에 미리 정의된 카테고리로 태그를 지정하거나 댓글을 추가할 수 있는 옵션을 제공합니다. 이렇게 하면 팀이 청구할 수 없는 활동에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 분석할 수 있습니다. 물론 대부분은 정당한 시간 사용일 수 있지만, 걱정스러운 패턴도 발견할 수 있습니다. 어떤 패턴일까요? 회의가 너무 많다면 위험 신호일 수 있습니다. 사람들이 관리 업무에 많은 시간을 소비하는 것도 또 다른 위험 신호일 수 있습니다. 협업이나 지식 공유 도구에 투자하는 것이 장기적으로 비용을 절감할 수 있는 방법일 수도 있습니다. 또한 보다 강력한 프로세스를 통해 팀 사기에도 도움이 될 것입니다.

예측 리소스

작업표와 같은 과거 데이터도 채용 수요를 예측하는 데 사용할 수 있습니다. 지난 몇 년 또는 몇 달 동안의 수치를 통해 기업은 다시 발생할 가능성이 있는 추세를 파악할 수 있습니다. 팀덱의 고객 중 한 곳 알아차림 특정 기술을 가진 직원의 수요가 특정 달에 더 높다는 것을 알 수 있습니다. 다음에 대한 자체 작업표 보고서를 만드는 방법을 읽어보세요. 인적 자원 예측 여기.

문제가 확대되기 전에 식별

때로는 기록된 작업표만 봐도 프로젝트의 어려움을 쉽게 알아차릴 수 있습니다. 예를 들어, 다음 마일스톤을 달성하기 위해 초과 근무를 많이 기록하기 시작할 수 있습니다.

하지만 팀이 기록한 시간을 예상 일정과 정기적으로 비교하는 것은 좋은 습관입니다. 이렇게 하면 마감일을 놓치기 전에 불일치하는 부분을 발견할 수 있습니다.

출퇴근 기록 관리와 관련하여 명심해야 할 또 다른 중요한 사항은 다음과 같습니다. 작업표는 팀과의 정기적인 커뮤니케이션을 대체할 수 없습니다..  

숫자는 어떤 일이 발생했다는 정보를 제공합니다. 하지만 '왜'를 이해하려면 프로젝트 팀과 문제를 논의해야 합니다. 이를 통해 문제의 근본 원인을 파악할 수 있을 뿐만 아니라 직원들의 의견을 경청하고 존중하는 직장 문화를 구축하는 데도 좋은 방법입니다. 따라서 직원들은 작업표를 머리 위에 매달려 있는 필요악처럼 취급할 가능성이 줄어듭니다.

작업표 만으로는 팀의 효율성이나 업무의 질에 대해 알아야 할 모든 것을 알 수는 없지만, 프로젝트 관리자가 조치를 취할 수 있는 중요한 신호를 제공할 수 있습니다. 팀과의 열린 소통을 바탕으로 신중하고 투명한 작업표 관리 정책을 수립하면 직원 만족도를 높이면서 프로젝트를 통제하는 데 도움이 됩니다.