리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
계획된 일정을 초과하여 초과 근무를 하는 것은 단순히 "무조건 피하라"는 식의 조언을 제공하기에는 너무 복잡한 문제입니다. 실제로 예상치 못한 문제가 발생했을 때 추가 시간을 투자하는 것이 프로젝트를 구할 수 있는 유일한 방법일 수 있습니다.
초과 근무가 일상화되는 것은 회사에 재정적, 문화적으로 피해를 줄 수 있으므로 원치 않는 일입니다. 다행히도 초과 근무를 현명하게 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 입증된 관행이 있습니다. 이 글에서는 이러한 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
이 글을 통해 얻을 수 있는 혜택
- 프로젝트 관리에서 초과 근무 추적의 역할
- 관련 업무량 및 초과 근무 관리의 역할
- 사용 대상 리소스 계획 소프트웨어 초과 근무 관리 솔루션으로
균형 잡힌 직원 초과 근무를 피하기 위한 워크로드
효율적인 초과 근무 관리(및 시간 관리 전략)는 균형 잡힌 작업 일정을 계획하는 것에서 시작됩니다. 이 단계에서 프로젝트 전반에 걸쳐 비용이 많이 드는 실수를 범할 수 있습니다. 어떻게 피할 수 있을까요? 가능하면 다음과 같이 하세요. 유연한 계획를 사용하여 대체 시나리오와 시간을 조정할 수 있습니다.
또한 모든 직원의 계획된 업무량을 분석하여 다른 팀원에게 업무를 이양할 수 없는 고유한 기술을 가진 직원에게 특히 주의를 기울일 수 있습니다. 이들의 업무량이 많으면 도와줄 사람이 없기 때문에 초과 근무가 발생할 가능성이 높습니다.
이를 방지하는 한 가지 아이디어는 필요할 때 프로젝트에 투입할 수 있는 프리랜서 네트워크를 구축하는 것입니다. 또 다른 방법은 비슷한 기술을 가진 새로운 사람을 고용하여 일부 작업량을 맡기는 것입니다. 생산성을 9에서 5로 향상
작업량을 모니터링하는 것은 필수적인 단계이기는 하지만 초과 근무를 피하는 데 항상 충분한 것은 아닙니다. 일정이 빡빡하고 마감일을 변경할 수 없는 프로젝트는 문제가 발생했을 때 여유가 거의 없습니다.
아픈 직원이나 기술적인 문제로 인해 팀이 추가 근무를 해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 초과 근무를 최소화하기 위해 직원들이 9-5 업무에 집중할 수 있도록 몇 가지 규칙을 구현할 수 있습니다.
우선, 팀원들이 예정된 과제가 무엇인지 알고 있는지 확인해야 합니다. 당연한 말처럼 들리지만 항상 그런 것은 아닙니다. 자신의 업무를 모르거나 업무 범위를 완전히 이해하지 못하는 팀원은 업무를 시작하기 전에 귀중한 시간을 많이 낭비할 가능성이 높습니다.
다음 단계는 꼭 필요하지 않은 회의를 줄이는 것입니다. 프로젝트 관리에 애자일 접근 방식을 따르는 경우 다음을 예약할 수 있습니다. 스크럼 회의. 시간과 리소스를 낭비하지 않고 필수적인 사항을 다루도록 설계되었습니다.
효율성을 높이는 또 다른 방법은 팀원 간의 커뮤니케이션을 원활하게 하는 것입니다. 시중에는 채팅 앱(예 Slack)에서 프로젝트 관리 소프트웨어(예 JIRA).
도구를 선택했다면 서로 통합하여 원활한 워크플로를 만들어 보세요. 한 가지 예로 Slack에 JIRA 알림을 설치하면 팀원들이 실시간으로 업데이트를 확인하고 적절히 대응할 수 있습니다.
초과 근무 추적기 또는 리소스 플래너를 사용하여 프로젝트 전반에 걸쳐 초과 근무를 관리하세요.
프로젝트가 시작되면 결과물의 진행 상황과 실제 작업량을 추적해야 합니다( 워크로드 관리). 어떻게 하나요? 직원의 근무 시간을 효율적으로 파악하는 방법은 시간 추적 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 실제로 팀에게도 편리합니다.
작업표 덕분에 팀원들의 추가 노력을 확인할 수 있습니다. 관리자에게는 어떤 이점이 있나요? 초과 근무에 대해 빨리 알수록 근본 원인을 더 빨리 파악할 수 있습니다.
팀의 작업표를 효율적으로 모니터링하려면 자동 업데이트 기능을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 출퇴근 기록표 보고서. 추적된 시간 데이터를 살펴보면 작업표 설명을 분석하는 데도 유용합니다. 설명은 직원이 특정 시간 항목을 기록할 때 입력할 수 있는 댓글입니다. 설명을 확인하면 팀의 초과 근무 패턴에 대한 귀중한 인사이트를 얻을 수 있습니다:
위 그림에서 Rose는 고객과 소통해야 하는 작업(워크샵, 자산 검토)이 있을 때만 상당한 시간 초과 근무를 한 것을 볼 수 있습니다. 이 점을 살펴볼 가치가 있을까요?
초과 근무의 원인에 따라 프로젝트 일정을 조정할 수 있습니다( 프로젝트 일정 관리 기술)에 문의하거나 추가 지원을 요청하세요. 초과 근무를 피할 수 없다고 생각되면 팀에 기대치를 명확히 전달하세요.
추가 작업에 대한 보상 계산
많은 직원이 기꺼이 추가 근무를 하려고 하지만, 초과 근무로 인해 일과 삶의 균형이 깨지는 경우가 많습니다. 이러한 이유로 대부분의 회사에서는 정규 근무 시간을 초과하는 시간에 대해 추가 수당을 지급합니다. 모든 비용은 프로젝트 예산에 포함되어야 하므로( 프로젝트 예산 추적)에서 초과 근무 수당으로 얼마나 많은 금액이 지급되는지 파악하는 것이 중요합니다.
일부 리소스 관리 도구 에서 가져올 수 있는 보고서를 제공하여 이 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 작업표. Teamdeck에서는 초과 근무를 관리하는 데 도움이 되는 자동 업데이트 보상 보고서를 만들 수 있습니다.
필요한 데이터 포인트를 선택하고 팀의 초과 근무 요율을 입력하기만 하면 됩니다. 팀원별로 다른 요율을 사용할 수 있습니다. 프로젝트가 진행되면서 보고서를 열고 현재 초과 근무 시간을 확인하기만 하면 됩니다. 보고서 링크를 급여 팀과 공유하여 급여 팀도 쉽게 업무를 처리할 수 있도록 할 수도 있습니다.
적절한 초과 근무 관리 정책을 마련한 후에는 팀원들에게 기대치를 전달하는 것을 잊지 마세요. 직장 및 프로젝트 투명성 는 특히 중요한데, 이는 다음을 피하는 데 도움이 될 수 있기 때문입니다. 직원 소진.
최근 갤럽의 연구 에 따르면 관리할 수 없는 워크로드 은 실제로 번아웃과 연관된 5가지 요인 중 하나이며, 다음과 같은 요인도 있습니다. 관리자의 소통 및 지원 부족 그리고 불합리한 시간 압박. 팀원들이 현재 업무량에 대해 더 잘 느끼려면 열린 의사소통, 프로젝트의 시간 제약에 대한 이해, 초과 근무 수당에 대한 명확한 규칙이 필요합니다.
팀덱을 사용하면 팀의 초과 근무를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 작업표와 초과 근무 보상 보고서를 통해 팀의 업무량과 프로젝트 예산을 동시에 파악할 수 있습니다. 애니엘라와 통화를 예약하고 팀을 효과적으로 운영하는 방법을 알아보세요!
