프로젝트에서 가상 팀 관리하기 - 원격 팀을 위한 도구 및 팁

가상 팀으로 프로젝트를 시작하려면 사내 직원이 참여하는 프로젝트를 시작할 때와는 다른 커뮤니케이션 기술, 전술 및 도구가 필요합니다. 팀덱을 개발한 소프트웨어 회사인 Apptension( 리소스 관리 소프트웨어), 우리는 원격 근무 직원들과도 함께 일합니다. 인근 도시에 있는 프로그래머를 말하는 것이 아닙니다.

이 글에서는 그 방법을 알려드리겠습니다:

• 최고를 선택하세요 프로젝트 및 리소스 관리 도구 원격 팀용
• 가상 팀을 효율적으로 관리하기 위한 팀 구성
• 프로젝트 설정
• 가상 팀 관리를 위한 커뮤니케이션 프로세스 수립

저희 팀원들은 일본과 영국 등 다양한 국가와 시간대에 거주하며 일하고 있습니다. 한 공간에서 만나서 대화할 수 없는 사람들과 함께 일할 때의 장점과 고충을 잘 알고 있습니다. 약 프로젝트에 집중할 수 있습니다. 또는 퇴근 후 함께 모여 또 다른 성공적인 스프린트를 축하할 수도 있습니다(긴밀한 팀워크를 구축하는 데 매우 중요합니다).

이에 대해 알아보기 전에 가상 팀이란 무엇이며 가상 팀이 직원 채용 및 관리의 새로운 트렌드로 떠오르고 있는지 간단히 정리해 보겠습니다.

가상 프로젝트 관리의 부상

가상 팀은 서로 다른 위치에서 동일한 프로젝트를 진행하는 직원 그룹으로, 이메일이나 메시징 앱을 통해 서로 소통합니다.

노트북과 Wi-Fi 연결만 있으면 어디서든 일할 수 있는 지식 근로자에게 의존하는 기업들 사이에서 원격 근무는 점점 더 보편화되고 있습니다.

에 따르면 BBC에서 언급한 공식 통계에 따르면 2016년에 400만 명 이상의 영국인이 재택근무를 했습니다. 원격 근무는 출퇴근을 하거나 특정 도시에 아파트를 임대할 필요가 없어 비용을 절약할 수 있습니다.

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이른바 '디지털 유목민'은 어떤가요? 에 따르면 디지털 노마드 설문조사인터뷰 응답자 중 52%는 스스로를 '장소 독립적'이라고 생각하며, 나머지 40%는 그렇게 되기를 희망합니다. 디지털 노마드들은 재택근무(67%), 카페(36%), 코워킹 스페이스(33%)를 선호하며 1년에 최대 5~10개국(응답자의 30%)을 방문하기도 합니다(전체 응답자 중 30%).

가상 팀을 포함한 유연한 근무에 대한 일반적인 추세는 세계 경제 포럼 보고서 '일자리의 미래'. 저자는 "이 과정에서 업무와 사생활의 경계를 재정의할 필요가 있다"고 지적합니다. 원격 근무를 통해 고용주는 유능한 인재를 더 쉽게 찾고 고용할 수 있고, 직원은 더 독립적인 삶을 살 수 있지만 한 가지 해결해야 할 문제가 있습니다:

"고용주, 개인, 정부 모두의 과제는 변화하는 업무의 성격이 모든 사람에게 혜택을 줄 수 있는 방법과 수단을 찾아내는 것입니다."

인터넷, 클라우드 기반 솔루션(예: Citrix 또는 아마존 워크스페이스 대안 협업 업무의 경우, 코워킹스페이스의 등장으로 가상 팀 작업이 더욱 쉬워졌습니다. 올바른 전략과 도구로 관리하면 이러한 팀을 운영하는 것이 그리 어렵지 않습니다.

프로젝트를 관리하면서 가상 팀을 다루는 방법을 알아보세요.

가상 팀 관리 시작 

서로 한 번도 만난 적이 없는 개인들을 한 팀으로 만드는 것은 정말 어려운 일입니다.

역설적이게도 가능하면 그렇게 해야 한다고 합니다, 팀을 하나로 모으기 물리적으로 일찍 시작해야 합니다. 대면 회의는 다음과 같은 경우에 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 팀 관리서로를 알아가고 신뢰와 관계를 구축할 수 있습니다.

불가능하더라도 걱정하지 마세요. 원격 근무 중인 직원들이 가상으로 팀워크를 키울 수 있도록 최선을 다하세요. 예를 들어, '워터쿨러의 순간'을 전달할 수 있는 채팅 그룹을 만들어 보세요. 이 그룹에서 직원들은 자신이 진행하는 프로젝트와 관련이 없는 일상적인 대화를 나누며 서로의 생각을 교환할 수 있습니다.

대부분의 일상적인 커뮤니케이션에 Slack을 사용하고 있기 때문에 일상적인 대화가 이루어지는 #internal 채널을 만들었습니다. 그 외에도 직원들이 자신만의 채널을 만들어 관심 있는 주제에 집중한 다음 같은 생각을 가진 다른 동료들을 초대하도록 권장하고 있습니다. 또한 재미있는 활동을 통해 서로를 알아갈 수도 있습니다. 다음과 같은 활동이 있습니다. 원격 팀을 위해 특별히 설계된 게임. 프로젝트를 시작할 때 분위기를 조성하는 데 유용합니다.

원격 팀과 함께 일할 때는 직원들 간에 동료애를 키워서 함께 일하고, 지식을 공유하고, 서로 프로젝트 개발을 도울 수 있도록 하는 것이 매우 중요합니다.

프로젝트 설정

성공적인 프로젝트 시작은 두 가지에 달려 있습니다:

• 프로젝트의 복잡성, 고객의 기대치, 비즈니스 목표를 완전히 이해하기 위해 프로젝트에 대한 정보를 최대한 많이 수집합니다.
• 이러한 인사이트를 팀원에게 전달하고 모든 사람이 팀원에게 필요한 사항을 이해하도록 하세요.

그렇게 할 수 있을수록 팀이 기대하는 바를 더 쉽게 제공할 수 있습니다.

가상 팀으로 프로젝트를 시작할 때와 사내 팀을 관리할 때의 주요 차이점 중 하나는 미세한 관리를 피하기 위해 더 많은 주의를 기울여야 한다는 점입니다.

간단한 목표와 프로젝트 목적을 설정하는 것부터 시작하세요. 나중에 혼동이나 일대일 질문이 발생하지 않도록 프로세스에 참여하는 모든 사람에게 명확하게 알려주세요. 모든 직원이 누가 어떤 일을 담당하고 있는지 확인할 수 있도록 Jira 또는 Trello와 같은 공유 보드를 사용하여 작업을 할당하세요.

작업을 할당할 때는 직원의 업무 가능 여부를 고려하세요. 가상 팀과 함께 작업할 때는 다음 사항을 염두에 두어야 합니다:

• 서로 다른 시간대와 그것이 커뮤니케이션에 미치는 영향
• 공휴일 및 개인 휴가
• 시간별 가용성 - 아르바이트생 및 프리랜서와 함께 작업할 때 특히 중요합니다.

이 모든 것이 하나로 통합된 공유 일정은 적절한 프로젝트 흐름을 유지하는 데 도움이 됩니다. 또한 워크플로에 포함되지 않은 일부 팀원의 부재로 인한 지연을 방지할 수 있습니다.

가상 프로젝트 관리에 대해 생각할 때 커뮤니케이션 프로세스에 대해 생각해 보세요.

원격 팀과 함께 작업할 때는 처음부터 명확한 커뮤니케이션 프로세스를 구축하는 것이 중요합니다.

대부분의 커뮤니케이션이 이메일과 메시징 앱을 통해 이루어지기 때문에 Zapier의 Wade Foster는 원격 근무자를 채용할 때 다음과 같은 사항을 권장한다고 말합니다. 좋은 작가 고용. 직원들의 서면 커뮤니케이션 능력이 뛰어나면 오해를 피하기가 더 쉬워집니다.

프로젝트를 이끌면서 팀과 공통의 회의 일정을 정할 수 있는 방법을 찾아보세요. 프로젝트에 관련된 모든 사람이 참여하는 일일 통화는 현재 진행 상황, 처리해야 할 사항, 처리 방법 등 현재 상태를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 워크플로우를 더 쉽게 모니터링할 수 있습니다.

프로젝트 계획 회의나 검토 세션, 고객 통화 등과 같은 다른 통화의 경우, 모든 것을 미리 계획하고 직원들의 캘린더에 회의를 예약하세요. 캘린더에 가상 전화 시스템 는 생산성을 높이고, 잘못된 커뮤니케이션을 줄이며, 부재중 전화를 줄이는 데 도움이 됩니다. 직원들이 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 집 전화 통화 를 사용하여 언제 어디서나 직원 만족도를 높이고 원격 근무의 생산성을 높일 수 있습니다. 시차를 염두에 두고 팀원들에게 미리 알려주세요.

가상 팀과의 커뮤니케이션과 관련하여 가장 큰 어려움 중 하나는 임시 통화를 설정하는 것입니다. 때로는 급한 일이 생기면 최대한 빨리 통화를 하고 싶지만 비동기식 커뮤니케이션에서는 불가능할 수도 있습니다. 이 문제를 해결하는 한 가지 방법은 하루 중 모든 팀원(또는 적어도 대부분의 팀원)이 사용할 수 있는 시간을 설정하고 그 시간 동안 통화를 하는 것입니다.

모든 팀원이 사용할 하나의 메시징 앱을 정하세요. 슬랙, 힙챗, 구글 행아웃, 스카이프 등 무엇이든 상관없습니다. 하나만 선택하고 모든 직원이 프로젝트 기간 동안 이 앱을 사용하여 서로 소통하도록 하세요.

원격 팀을 위한 최고의 프로젝트 관리 도구 확인

원격 팀을 운영하려면 올바른 도구 상자가 필수적입니다. 물리적으로 한 공간에 모여 프로젝트에 대해 논의할 수 없으므로 과제 계획, 작업 일정, 커뮤니케이션을 위한 공동 작업을 지원하는 온라인 도구가 필요합니다.

서로 다른 위치와 시간대에 있는 원격 근무자를 포함하여 50명이 넘는 직원을 관리하는 데 도움이 되는 도구를 간략히 소개해드리겠습니다.

1. JIRA

직원들에게 작업을 계획하고 할당할 때 Jira를 사용합니다. 이 도구 하나로 모든 프로젝트를 쉽게 계획, 추적 및 관리할 수 있습니다.

가상 팀 관리 워크플로 내에서 모든 사람이 작업의 상태, 할당된 사람 및 보고 책임자를 볼 수 있도록 하려는 경우. Jira에서는 워크플로를 구성할 수 있으므로 보드에서 작업을 더욱 쉽게 관리할 수 있습니다. 따라서 모든 사람이 진행 상황을 정확히 알 수 있습니다.

2. 컨플루언스

회의 노트, 프로젝트 계획, 제품 요구 사항, 지식 기반 및 문서를 포함한 공유 문서 작업과 같은 팀 협업 - 이러한 작업에는 Confluence를 사용합니다.

Jira와의 통합으로 프로젝트 관련 리소스를 매우 쉽게 관리할 수 있습니다. 할당된 작업과 연결된 공유 문서를 만들 수 있는 기능은 직원들이 프로젝트를 더 잘 이해하는 데 도움이 됩니다.

3. 팀데크

마지막으로, 저희는 리소스 계획 소프트웨어 리소스 스케줄링, 시간 추적, 휴가 관리를 위한 도구입니다. 이를 통해 직원의 근무 가능 여부를 확인하고, 프로젝트에 예약하고, 프로젝트에 소요된 시간을 추적할 수 있습니다.

Teamdeck을 사용하면 가상 팀, 아르바이트생, 프리랜서와도 더 쉽게 작업할 수 있습니다. 일정 캘린더를 통해 프로젝트 관리자는 직원의 예약, 휴가, 시간별 근무 가능 여부 등에 빠르게 액세스할 수 있습니다. 이는 결국 팀의 가시성을 높여 궁극적으로 더 효율적인 프로젝트 관리의 리소스 할당.

4. 비트버킷

Bitbucket은 Atlassian의 버전 관리 시스템입니다. 프로그래머들은 이 시스템을 사용하여 장소와 시간대에 관계없이 프로젝트에서 함께 작업합니다. 동료 코드 리뷰를 통해 코드 품질에 대한 공동 작업이 가능합니다.

5. 슬랙

모든 일상적인 커뮤니케이션에는 Slack을 사용합니다. 여기서 일대일 대화, 그룹 채팅, 공개 또는 비공개 채널을 통해 모든 종류의 토론을 할 수 있습니다. 또한 수많은 애드온과 봇을 통해 팀의 필요에 더욱 맞춤화할 수 있습니다.

예를 들어, 저희는 360도 설문조사에 Culture Amp를 사용하기 때문에 이 봇을 Slack에 추가했습니다. 그 결과 직원들은 채팅을 통해 예정된 설문조사에 대해 알게 되었습니다.

결론

가상 팀을 운영하려면 커뮤니케이션 기술, 전술 및 도구( 직원 관리 시스템)를 사용합니다.

대부분 직접 만나서 프로젝트, 목표, 문제를 논의할 수 없기 때문에 온라인에서 어떤 방식으로 진행하느냐에 따라 프로젝트의 성패가 결정됩니다.

온라인 도구를 사용하여 공동 작업을 하고 올바른 프로세스와 투명성에 맞게 조정하면 목표를 달성하고 예상대로 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 자신에게 가장 적합한 도구를 찾아 팀을 구성하고 전 세계에 흩어져 있는 사람들과 함께 멋진 결과물을 만들어 보세요.

가상 팀과 함께 일한 경험이 있으신가요? 댓글로 공유해 주세요.