소프트웨어 회사에서 프로젝트 관리 자동화를 위한 6단계

소프트웨어 회사와 IT 컨설팅 회사는 보통 한 번에 여러 프로젝트를 관리할 수 있어야 합니다. 이를 성공적으로 수행하려면 검증된 프로젝트 관리 프로세스는 물론, IT 프로젝트를 실행하는 방법을 알고 있는 신뢰할 수 있는 프로젝트 관리자가 필요합니다.

• 프로젝트 관리 자동화가 지원하는 방법 프로젝트 리소스 관리
• 프로젝트 관리 자동화를 더 잘 제어하는 몇 가지 제안 사항 

하지만 훌륭한 PM이 있고 프로젝트 관리의 모범 사례를 활용하더라도 최적화 기회를 놓치고 있을 수 있습니다. 프로젝트 관리자가 매주 시간이 많이 걸리는 보고서 작업에 매달려서 잠재력을 최대한 발휘하지 못하는 건 아닐까요? 아니면 팀원들이 여러 앱 사이에서 데이터를 저글링해야 해서 답답해하나요? 다행히도 자동화를 사용하면 이러한 문제와 기타 문제를 해결할 수 있습니다.

프로젝트 관리 자동화는 프로젝트 관리와 관련된 작업을 자동으로 완료하는 프로세스라고 이해하시면 됩니다. 예를 들어 사람의 개입 없이 소프트웨어를 구축하는 것과 같이 프로젝트를 자동으로 제공하는 것을 말하는 것이 아닙니다. 이 분야에서는 여전히 팀이 전문성을 발휘해야 합니다. 대신 프로젝트 관리의 자동화는 이중 데이터 입력을 방지하거나 보다 효과적인 커뮤니케이션 워크플로우를 활용하는 등 생산성을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 관리의 장점은 무엇인가요? 자동화?

업무 환경 자동화의 가장 확실한 이점 중 하나는 생산성 향상입니다. 팀원들이 시간이 많이 걸리는 일상적인 작업에 시간을 낭비하지 않아도 되기 때문입니다. 뿐만 아니라 자동화는 직원들이 더 많은 정보를 바탕으로 더 나은 의사결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다. 어떻게 가능할까요?

자동화는 다음을 지원할 수 있습니다. 프로젝트 리소스 관리 실시간 보고서, 조기 경보 시스템 또는 알림을 통해 프로세스를 파악할 수 있습니다. 이러한 메커니즘은 프로젝트 관리자와 다른 팀원들이 문제가 발생했을 때 신속하게 대응하는 데 도움이 됩니다. 또한 프로젝트의 상태를 분석하고 최적화가 필요한지 결정해야 할 때도 유용합니다.

또한 PM 자동화는 직원들이 사용 가능한 도구를 최대한 활용할 수 있도록 도와줍니다. 이러한 도구를 통합하고 자동화된 워크플로를 활용하면 팀이 프로젝트 소프트웨어 개발 라이프사이클의 여러 단계와 측면에 대한 완전한 가시성을 확보할 수 있습니다. 또한 자동화가 팀 사기를 향상시키는 데 도움이 된다고 생각할 수도 있습니다. 결국, 사람들이 직장에서 생산성이 향상되고 권한이 부여되었다고 느낄 때 참여도도 높아집니다.

소프트웨어 회사에서 프로젝트 관리를 자동화하는 6단계

프로젝트 관리 자동화를 사용할 수 있는 영역 정의하기

프로젝트 및 리소스 관리의 매우 까다로운 측면을 자동화할 수 없을 수도 있습니다. 예를 들어, 팀의 프로젝트 중 한 프로젝트의 요구 사항이 크게 변경되었다고 가정해 보세요. 다시리소스 할당프로젝트의 타임라인을 변경하고, 이 프로젝트가 비즈니스 측면에서 계속 진행할 가치가 있는지 다시 생각해보는 것도 효과적으로 자동화할 수 있는 일이 아닙니다.

그렇다면 자동화가 큰 의미가 있는 프로세스를 어떻게 식별할 수 있을까요? 소프트웨어 회사에서 잘 정립되어 있고 정기적으로 반복되는 영역을 생각해 보세요. 좋은 예로 프로젝트 시작 프로세스를 들 수 있는데, 일반적으로 새 프로젝트가 시작될 때마다 여러 가지 작업을 예약해야 합니다. 프로젝트 시작 템플릿이나 워크플로를 IT 또는 마케팅 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 시간을 절약하고 프로젝트 관리자가 같은 작업을 반복적으로 설정하는 대신 다른 일에 집중할 수 있습니다.  

자동화 가능성에 대해 팀원 교육

앞서 팀에서 작업을 자동화하여 이점을 얻을 수 있는 영역을 분석하라고 조언했습니다. 이는 확실한 첫 단계이지만 모든 자동화 기회를 발견하지 못할 가능성도 있습니다. 프로젝트 팀이 스스로 아이디어를 내도록 장려하는 것이 중요합니다. 하지만 그러기 위해서는 적어도 일반적으로 어떤 자동화 가능성이 있는지 알아야 합니다.

매일 사용하는 다양한 도구에 자동화 기능이 내장되어 있지만 전용 앱(예, Zapier)를 사용해 자동화된 워크플로를 만들 수 있습니다. 고객과의 회의 중에 Evernote에 잠재적인 팀 작업을 적는 등 노트를 작성하는 프로젝트 관리자가 있다고 가정해 봅시다. 이 프로젝트 관리자가 Zapier를 사용해 자신의 노트를 자동으로 작업으로 전환할 수 있다는 사실을 알게 되면 그러한 자동화를 구현할 가능성이 높습니다. 전에는 그런 워크플로우를 구축할 수 있다는 사실조차 몰랐을 수도 있습니다.

유용한 알림 설정 및 알림 기능 활용하기

자동 알림은 개발팀에 문의하면 유용합니다. 서버가 다운되거나 시스템 중 하나에 장애가 발생했을 때 알림이 설정되어 있을 것입니다. 프로젝트 관리의 경우 계획된 예산의 한도에 가까워지면 프로젝트 팀에 알림을 보낼 수 있습니다.

이메일 또는 Slack 알림은 알림의 역할도 하지만 유용한 리마인더의 역할도 할 수 있습니다. 다음 시나리오를 생각해 보세요:

대부분의 소프트웨어 회사는 프로젝트 비용을 모니터링하기 위해 시간 추적을 사용합니다. 안타깝게도 직원들이 작업표를 제시간에 작성하는 것을 잊거나 자동 시간 추적기를 켜는 것을 잊어버리는 경우가 드물지 않습니다. 대신, 그들은 일주일이 끝날 때나 심지어 한 달이 끝날 때 시간 추적 예상치를 추가합니다.

물론 이러한 부정확한 데이터를 기반으로 한 분석은 신뢰할 수 없거나 오해의 소지가 있을 수 있습니다. 매일 작업표를 작성하라는 Slack의 자동 알림을 사용하면 이 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

프로젝트 팀과 관련된 자동화된 Slack 알림에 대해 자세히 알아보세요.

프로젝트 관리자의 삶을 더 쉽게 만들 수 있는 방법을 생각해 보세요.

프로젝트 관리자는 프로젝트 팀에서 중요한 역할임이 분명합니다. 그런데 공교롭게도 프로젝트 관리 자동화를 통해 최적화할 수 있는 활동을 수행하는 사람이기도 합니다. 예를 들어, 많은 프로젝트 관리자는 몇 시간씩 시간을 들여 프로젝트 상태 보고서 를 매주 고객에게 제공합니다. 고객이 프로젝트에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알아야 한다고 생각할 수도 있습니다.

물론 프로젝트 보고서를 작성하는 과정은 매우 비효율적인 경향이 있습니다. 어떻게 자동화할 수 있을까요? 한 번 구성한 다음 현재 상태만 확인하는 자동 업데이트 프로젝트 보고서를 사용하는 것이 현명한 선택이 될 수 있습니다. 이러한 보고서는 리소스 관리 도구뿐만 아니라 많은 PM 앱에서 사용할 수 있습니다.

프로젝트 관리 자동화를 지원하는 소프트웨어 솔루션 선택

앱에 대해 말하자면, 팀에서 사용하는 도구가 자동화 옵션을 제공하는지 확인해야 합니다. 그렇지 않으면 사용자 지정 해결 방법을 만들어야 합니다. 물론 소프트웨어 회사가 특정 도구의 오픈 API와 맞춤형 통합을 구축하는 것은 기술적으로 큰 도전이 아닐 수도 있지만, 회사에 추가 비용이 발생한다는 점을 염두에 두어야 합니다.

사용자 지정 워크플로와 트리거, 자동 상태 업데이트, 강력한 보고 옵션 등을 제공하는 도구를 찾아보세요. 또한 제품 데모 중에 PM 자동화 가능성에 대해 구체적으로 물어보는 것도 좋은 방법입니다. 고려 중인 앱의 개발팀은 팀의 작업을 자동화하는 방법에 대한 흥미로운 아이디어를 제공할 가능성이 높습니다.

리소스 관리도 잊지 마세요!

효과적인 리소스 관리 는 프로젝트를 쉽게 계획하고 관리하고자 하는 소프트웨어 회사에게 필수적인 전략입니다. 다음 사항에 주의를 기울여야 합니다. 리소스 예약를 통해 사람들의 가용성을 염두에 두고 균형 잡힌 워크로드를 유지하도록 노력하세요( 워크로드 관리). 이러한 이유로 많은 IT 기업에서 전용 리소스 관리 소프트웨어 프로젝트 관리 소프트웨어에 추가할 수 있습니다.[/vc_column_text]

대화형 리소스 캘린더를 사용하면 프로젝트를 훨씬 쉽게 계획하고 모니터링할 수 있습니다.

다음 사항에 유의하세요. 리소스 관리 도구 에는 유용한 자동화 기능도 함께 제공됩니다. 팀덱예를 들어, Slack/이메일 알림 및 알림, 보고서 자동 업데이트, 기본 제공 통합 기능, 강력한 API를 제공합니다. 이러한 기능을 사용하여 알림 또는 미리 알림을 설정하고, 프로젝트 관리자가 프로젝트 보고서를 신속하게 준비할 수 있도록 하고, 선택한 PM 소프트웨어와 Teamdeck을 연결할 수 있습니다.

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