바쁜 관리자를 위한 11가지 시간 관리 팁

스스로를 바쁜 관리자라고 생각하시나요?

그렇다면 어떤 설명이 더 적합하다고 생각하시나요?

• 해야 할 일이 많습니다,
• 업무, 개인 생활, 건강에 해로운 영향을 미칠 정도로 지속적으로 업무에 몰두하고 있는 경우입니다. 

'바쁘다'라는 단어를 설명하는 이 두 가지 방법이 매우 다른 의미를 가지고 있다는 것을 알 수 있기를 바랍니다. 관리자는 할 일이 많다는 의미에서 바쁘게 지낼 때가 많습니다. 목표와 우선순위가 정해져 있고, 팀원들은 여러분의 조언을 구할 것입니다. 하지만 항상 바쁘게 지내는 것은 성공적인 관리자가 되기 위해 반드시 피해야 할 일입니다. 시간 관리 전략.

이 블로그 게시물에서는 시간 관리 팁을 공유하고자 합니다. 그중에는 비교적 쉽게 적용할 수 있는 팁도 있고, 업무 습관을 진지하게 재평가해야 하는 팁도 있습니다. 하지만 시간을 효과적으로 관리할 수 있다면 그만한 노력의 가치가 있다고 확신합니다.

관리자를 위한 효과적인 시간 관리 팁

바쁜 이유 알아보기

자신의 업무 습관을 분석하여 시간 관리 능력을 키우는 것을 적극 권장합니다. 왜 바쁘신가요? 매일 몇 시간씩 회의를 진행하시나요? 아니면 새로운 업무와 과제가 도착하자마자 해결하려고 상황을 자주 바꾸고 있나요? 자신의 업무 방식을 평가하고 개선할 수 있는 부분을 찾아보세요.

이러한 분석에 어떻게 접근하나요? 회사에서 직원 시간 추적 소프트웨어를 통해 과거 데이터를 참고할 수 있습니다. 그렇지 않다면 며칠을 할애하여 자신이 하고 있는 일과 그 일에 걸리는 시간을 기록해 보세요. 스트레스, 팀의 부정적인 피드백, 중요한 작업을 제시간에 완료하지 못하는 등 위험 신호를 포착해 볼 수도 있습니다. 적절한 시간 추적을 받아들이도록 설득하는 것도 좋지만(팁 #7 참조), 간단한 메모는 자신이 왜 그렇게 바쁜지 이해하는 데 좋은 시작이 될 수 있습니다.

목표 정의 및 작업 우선순위 지정

이번 주/월/분기에 달성하고자 하는 주요 목표를 머릿속에서 떠오르는 대로 나열할 수 있나요? 현재 맡고 있는 업무가 어떤 일반적인 목표에 기여하는지 알 수 있나요? 생산적인 관리자가 되려면 회사 및 팀 목표에 부합하는 명확한 목표를 세워야 합니다. 며칠 동안 팀과 자신을 위한 목표를 설계하는 데 시간을 투자하면 장기적으로 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 구체적이고 측정 가능한 목표를 향해 일하고 있다는 것을 알면 집중력과 동기를 유지하기가 더 쉬워집니다. 또한, 긴급해 보이지만 실제로는 팀의 성공과 거의 관련이 없는 시간 낭비적인 활동을 성공적으로 피할 수 있습니다.  

이제 목표를 정의했으니 목표를 달성하기 위한 작업의 개요와 우선순위를 정해야 합니다. 관리자는 일부 업무만 담당하게 될 가능성이 높으므로 자신의 전문성이 꼭 필요한 업무를 선택하도록 하세요. 우선순위 지정 기법에 대해 자세히 알아보려면 다음 가이드를 참조하세요. 프로젝트 작업 우선순위 지정.

우선순위에 충실하세요

우선순위와 시간 관리에 대해 이야기하는 동안, 우선순위에 충실해야 한다는 점을 기억하는 것이 절대적으로 중요합니다. 유행어처럼 들릴지 모르겠지만, 흥미롭다고 해서 무조건 일을 하지 마세요!

여러분이 크리에이티브 에이전시의 선임 관리자라고 가정해 보겠습니다. 다음 작업을 시작했습니다. UX 디자이너로서의 커리어와이어프레임 작업을 할 때 여전히 흐름의 느낌을 소중히 여깁니다. 현재 맡고 있는 업무는 대행사가 만든 모든 크리에이티브 제안서를 검토하고 UX 전문가 및 일러스트레이터로 구성된 팀과 함께 작업하는 것입니다. 당신은 그들이 자신의 일을 잘한다고 믿지만, 가끔씩 직접 디자인에 뛰어들어 일부 디자인을 맡는 것을 여전히 좋아합니다. 이러한 유형의 행동은 미세 관리의 신호하지만 생산성에도 좋지 않을 수 있습니다.

일상적인 업무에만 전념하라는 말이 아닙니다. 이상적으로는 주요 관리 업무에도 흥미를 느낄 것입니다. 중요한 것은 목표 달성에 한 걸음 더 다가가는 것입니다. 하지만 현재 맡고 있는 업무에 좌절감을 느끼고 다른 일을 찾아보고 싶으시다면 다른 기술 분야의 경력 경로이 필요성을 자세히 살펴봐야 한다는 신호일 수 있습니다.

방해 요소 제거

받은 편지함에 새로 도착하는 이메일, Slack 알림, "잠시만 시간을 내도 될까요?"라며 사무실에 들어오는 직원들. - 대부분의 관리자는 업무 중에 발생하는 수많은 잠재적 방해 요소를 나열할 수 있을 것입니다. 관리자로서 모든 방해 요소를 피할 수는 없겠지만, 보다 효과적으로 관리할 수는 있습니다. 관리자와 팀 모두를 위해 몇 가지 규칙을 정하세요. 예를 들어, 하루에 두 번만 이메일을 확인하고 긴급한 이메일은 모두 '별표'를 표시하고 나중에 처리하도록 남겨두는 대신 즉시 처리하기로 결정할 수 있습니다. 또 다른 아이디어는 캘린더에 '방해 금지' 기간을 예약하는 것입니다. 이 시간을 집중적인 업무에만 사용한다면 생산성에 큰 도움이 될 수 있습니다.

집중력을 높이는 데 도움이 되는 방법 알아보기

어떤 사람들은 방음 헤드폰으로 음악을 들을 때 가장 집중해서 일합니다. 또 다른 사람들은 집중력 있는 업무 세션을 시작할 때 녹차를 끓이는 것과 같은 작은 의식을 좋아합니다. 집중에 도움이 되는 사물과 환경을 파악할 수 있나요? 무엇이 여러분을 집중력 있는 상태로 만드는지 파악하고 있다면 다음 팁도 시간 관리에 큰 도움이 될 것입니다. 

자신의 강점을 살린 플레이

무엇이 생산성을 높이는지 파악했다면 이를 활용하세요. 정오 이전에 생산성이 가장 높다면 심층 작업에 집중할 수 있는 시간대를 설정하세요. 업무 후반부에 창의적인 과제를 처리하는 데 어려움을 겪는다면 이른 시간대에 일정을 잡으세요. 자신의 생산성 패턴을 파악하고 이를 최대한 활용하는 것이 탁월한 시간 관리의 기본입니다.

시간 추적

업무 습관과 생산성 패턴 분석에 대해 많은 이야기를 나눴습니다. 이를 알아차리는 데 도움이 되는 것이 무엇인지 알고 계신가요? 바로 시간 추적입니다. 물론, 조직의 지침을 준수하기 위해 주말이나 월말에 서명하는 작업표를 말하는 것은 아닙니다. 이런 작업표는 아무것도 측정할 수 없는 경우가 많습니다. 하지만 강력한 기능을 통해 실시간으로 작업표를 작성한다면 시간 추적 애플리케이션를 사용하면 이 데이터에서 많은 것을 배울 수 있습니다. 현재 작업, 팀 관리 또는 잠재적인 방해 요소에 얼마나 많은 시간을 할애하는지 등 업무 시간을 어떻게 보내는지 알 수 있습니다. 이러한 지식을 바탕으로 다음과 같은 최적화를 수행할 수 있습니다. 효과적인 회의 관리다양한 시간 관리 기법를 클릭하고 캘린더에서 항목을 이동합니다.

추가 이점: 팀 전체에서 시간 추적을 활용하면 직원의 생산성에 대한 더 많은 인사이트를 얻고 프로젝트의 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 자세히 알아보기 출퇴근 기록 관리.

팀을 위한 시간 찾기

일정의 최적화를 모색할 때 팀을 잊지 말아야 합니다. 당연히 팀원들과 대화하고, 피드백을 주고, 전문적으로 성장할 수 있도록 도와줄 시간이 필요합니다. 일대일 미팅을 잊지 않도록 미리 시간을 정하거나 최적의 시간대에 미팅을 예약하는 것이 좋습니다. 팀원과의 유대감과 소통은 여러 가지 이유로 중요하지만, 그 중 하나는 시간 관리와 직접적으로 관련이 있습니다. 팀원의 강점과 약점에 대해 더 많이 알면 주어진 작업을 누구에게 위임해야 할지 더 잘 알 수 있습니다.

캘린더 관리

'비어 있는' 날에는 캘린더가 어떻게 될까요? 대부분의 경우 사람들은 회의, 브레인스토밍, 잠재적 직원과의 면접 등의 일정을 잡기 시작합니다. 물론 때로는 단순히 회의에 참석해야 하는 경우도 있지만, 원하는 시간에 회의에 참석할 수 있습니다. 온라인 캘린더를 사용해 특정 활동(예: 집중 업무 세션)에 할애할 시간을 이미 알고 있는 경우 차단하세요. 회의나 기타 요청에 방해받고 싶지 않다고 해서 하루 종일 차단해야 한다는 뜻은 아닙니다. 앞서 말했듯이, 이러한 요청을 완전히 피할 수는 없습니다. 가장 중요한 일정을 캘린더에 표시하고 다른 사람들이 예약할 수 있도록 시간을 남겨두는 것이 가장 확실한 방법입니다.

자신과 팀의 워크로드에 대한 가시성 확보

목표가 정해졌나요? 작업의 우선순위가 정해졌나요? 훌륭합니다! 이제 여러분과 팀원들이 하루 동안 충분한 업무를 수행할 수 있도록 해야 할 때입니다. 최적의 상태 유지 리소스 활용 직원(또는 본인)을 과로하게 해서는 안 되지만, 활용도가 떨어지는 것도 피해야 합니다.

시간 관리에 어떤 역할을 하나요? 관리자는 팀원에게 일부 업무를 기꺼이 위임할 수 있어야 합니다. 팀원의 업무량에 대해 잘 모르는 경우, 본의 아니게 이미 업무량이 많은 팀원에게 추가적인 부담을 줄 수 있습니다. 

이제 직원들의 업무량과 활용도를 추적하려면 어떻게 해야 할까요? 직원의 눈을 깊이 들여다보며 피로의 징후를 찾는 것이 아닙니다. A 리소스 플래너 같은 팀덱 는 사람들의 일정을 추적하고 생산성 향상을 위해 일정을 최적화할 수 있는 강력한 방법을 제공합니다. 또한 자신의 일정을 모니터링할 수 있으며, 일정이 빡빡해지면 팀에 미리 작업을 위임할 수 있습니다.

아직도 시간 관리 팁을 찾고 계신가요? 완벽한 리소스 계획 소프트웨어를 사용해 보세요.