中小企業におけるナレッジ・マネジメントのベストプラクティス

ナレッジ・マネジメントは、80年代後半にこの言葉が提唱されて以来、大企業や複雑な企業構造と結びつけられてきた。大企業には大きな予算と長い要求事項のリストがあるため、ナレッジ・マネジメント・プロセスをサポートするツールはかなり高価で大規模なものになることが多い。

しかし、中小企業もナレッジ・マネジメントの恩恵を受けることができるということだ。ナレッジ共有が不十分だったり、情報がサイロ化していたり、同じミスを何度も繰り返したりすることで、多くの損失を被っているのだ。この記事では、企業以外の環境でナレッジ・マネジメントの優れた実践方法を紹介する。

ナレッジ・マネジメントとは何か？

ビジネス用語辞典 はナレッジ・マネジメントを次のように定義している：

組織のパフォーマンスと競争力を強化するために、組織の知的資産を特定、捕捉、構造化、価値化、活用、共有するための戦略およびプロセス。それは2つの重要な活動に基づいている：（1）個々の明示的および暗黙的な知識のキャプチャと文書化、および（2）組織内での普及。

その定義によれば、最適なナレッジ・マネジメント・プロセスとは、以下のようなものである：

• 知識（明示的・暗黙的）の文書化
• 他のチームメンバーと知識を共有する。

次のパートでは、この2つのステップを念頭に置くことにしよう。ナレッジ・マネジメントに関する実用的なヒントを紹介する前に、そもそもナレッジ・マネジメントを採用する理由をもう一度整理しておこう。

中小企業におけるナレッジ・マネジメントのメリット

要するに、ナレッジ・マネジメントとは、従業員が適切な意思決定を行えるようにすることなのだ。これは企業の規模にかかわらず、普遍的なニーズである。プロセスを標準化することで、企業は生産性を高めることができる。

知識の収集と共有に重点を置くことは、その分野の真のエキスパートを特定し、称える絶好の機会でもある。このようなアプローチをとることで、その専門家たちはより積極的に仕事に取り組み、職場に満足するようになるでしょう。同時に、チームの他のメンバーも貴重な知識を得ることができる。これは、企業にとってWin-Winの状況なのだ。 

ナレッジ・マネジメントを早期に導入することで、会社の規模拡大が容易になる。チームが成長するにつれ、彼らの集合知を最大限に活用するためのプロセスがすでに用意されている。このようなメリットは、プロジェクトベースの組織（クリエイティブ・エージェンシー、ソフトウェア・コンサルタント会社）、または自社製品の開発に取り組む企業の両方に影響する。 

中小企業におけるナレッジ・マネジメントのベストプラクティス

必ずしも本格的なプロセスや専用ソフトウェアから始める必要はない。全員の専門知識を文書化し、共有することを奨励すれば、効果的なナレッジ・マネジメントを企業文化の一部にすることができる。ここでは、ソフトウェアの予算を気にすることなく試せるアイデアをいくつか紹介する： 

プロジェクトの透明性をサポート

プロジェクトの透明性 には、プロジェクトチーム内での情報の可視化が必要である。プロジェクト要件の明確な文書化から、定期的なフィードバック・セッションまで、ここで実施できるアイデアはいろいろある。同じプロジェクトに携わる人たちの間で、オープンなコミュニケーションと知識の共有を促進することは、チームの効果に影響を与えるだけでなく、全社的な方針の土台を築くことにもなるでしょう。その上で 研究結果 透明性は従業員に広く評価されている。

知識ベースの構築

ナレッジ・ベースやイントラネットの構築は、大組織に必要なもののように思えるかもしれない。しかし実際には、文書や情報を保存する最初のシステム（例えばGoogle DocsやDropbox）は、あなたの会社ではすぐに手狭になってしまうかもしれない。包括的な 知識ベース は、あなたにとって特に価値あるものとなるだろう：

• 複数のオフィスを持つ
• 新入社員を頻繁に歓迎する
• 遠隔地のチームメンバーを持つ
• ダイナミックに成長する 
• コミュニケーションや従業員エンゲージメントに関する問題に気づく

Teamdeck では、アトラシアンの 合流 チームメンバーにとって重要な知識を保存するためです。また、方針を書いたものを掲示したり、会社の最新情報を共有したりする場所でもあります。新入社員の入社時や、チームの過去の経験をもとに最適なやり方を考えるときに役立ちます。 

"教訓 "を書き留める習慣の導入

過去の経験といえば、まとめて教訓を学ぶためには、学ぶべき教訓が必要だ。事後報告会、事後報告、あるいは振り返りミーティングを文書化するのは良いアイデアだ。文書化するプロジェクトが失敗に終わったため、多少恥ずかしく感じたとしても、それは素晴らしい学習の機会であることに変わりはない。このような「教訓」のおかげで、他の社員が問題の原因を理解し、将来のミスを避けることができるかもしれない。このプロセスは、指をさしたり自慢したりするためのものではないことをチームに強調する。過去の失敗や成功から学ぶことなのだ。 

を見てみよう。 この事後報告テキスト Gitlabの悪名高いデータベース停止事件の後に書かれたものだ。この投稿を読んだ何百人もの開発者は、同じような過ちを繰り返さないと確信しています。これは、すべての教訓を公開すべきだと言っているのではありません。守秘義務契約の関係で公開できないこともあります。しかし、特に外部ユーザーがある出来事の影響を受けている場合は、よく考えるべきことである。

社員が知識を共有することを奨励する

この文章の最初の部分で述べたように、あなたはエキスパートを認識する必要がある。彼らを特定したら、その知識を共有するよう促す必要がある。これは、特定のトピックに特化したチームミーティング、ブログ、メンターシップ・プログラムなど、さまざまな方法で行うことができる。 

だけでなく、以下の点にも注意を払うこと。 明示的知識 (すでに体系化されている／言語化しやすい）だけでなく、暗黙知も含まれます。暗黙知とは、従業員のノウハウに基づくもので、従業員独自の洞察力や直感、あるいは言語化されにくいスキルなどです。例えば、美的センスや、革新的なアイデアを思いつく能力、あるいは自転車に乗ることなどだ。 

暗黙知は通常非常に価値があるが、共有するのは難しい。必ずしも同じチームで働く必要はないが、「実生活」の場で、専門家と他のチームメンバーをペアにする方法を考えてみよう。例えば、ハッカソンを開催すれば、社員同士が協力し合う良い機会になるでしょう。一緒に仕事をしながら、暗黙の洞察が実際に行われているのを目の当たりにし、そこから学ぶことができる。 

ナレッジ・マネジメントの優先順位

あなたの会社でナレッジ・マネジメントの導入を成功させるためには、もう一つやらなければならないことがある： これが真の優先事項であることを示す.チームメンバーが知識を文書化しないのは、単に「実際の仕事」に集中した方がいいと考えているからかもしれない。ナレッジ共有の取り組みも、忙しくなると簡単に放棄してしまう可能性がある。会社のリーダーの仕事は、重要な洞察を保存することの価値を人々に理解してもらうことだ。自分の専門知識を文書化し共有することは、後付けではなく、仕事の一部であるべきだ。そうして初めて、知識主導のアプローチを真に採用し、ナレッジ・マネジメントの恩恵を十分に受けることができるのだ。