リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
チームで仕事をするという性質上、リソース管理の課題はつきものだ。多くの場合、仕事とリソースを計画する必要がある。 複数のプロジェクトの管理 プロジェクト・リソース・マネジメントプロセスの整理、監視、改善は、プロジェクトの成否を左右するプロジェクト・リソース・マネジメントの重要な部分である。大変そうだと思われましたか？これらの課題を管理可能な部分に分割し、あなたの仕事でどのように克服できるかを見てみよう。
プロジェクトに適したスキルを認識する
新規プロジェクトの開始そのためには、適切なスキルを持つ従業員を見つける必要がある。簡単なことのように聞こえるが、リソースの概要が明確でなければ難しいかもしれない。スキルやポジションで並べ替えられる従業員のリストがあれば、指定したプロジェクトを遂行できる人材を素早く見つけることができるので便利です。
次に、その人材が予定されたスケジュールで働けるかどうかを調べます。また、スキルマトリックスや RACIチャート (別名、責任分担マトリックス）に印をつける。
チームの稼働率とキャパシティをプロジェクトのスケジュールに合わせる
従業員のアベイラビリティ（稼働率）、キャパシティ（能力）、スケジュールをこなす能力は密接に関係しています。プロジェクトのリソースとスケジュールを計画しながら、どのようにリスクを管理できるかを見てみよう。
チームの稼働率を把握する
誰かがフルタイムで働いているのか、それとも時間単位で請求するフリーランサーなのかを知ることで、その人の可用性を評価することができる。ここで本当に難しいのは、このアベイラビリティが、少なくともあなたにとって適切なタイミングで変わる可能性があるということだ。
リスクを事前に管理する
資源計画チームの稼働状況を再確認するだけでなく、リソースを失った場合のプランBも用意しておくこと。
同じようなスキルを持つ従業員で、その仕事を引き継げる人はいるだろうか？あるいは、その仕事をフリーランサーに委託することはできるだろうか？
いずれにせよ、プロジェクトの途中でタスクのリソースがなくて行き詰まるよりは、前もって代替案を知っておく方がいい。祝祭日やプライベートの計画的な休暇もチェックできるので、それらをスケジュールに組み込むことができる。
チームの能力を考慮する
最高のシナリオだ、 ボトムアップ推定 チームメンバーは、これまでの経験から、各課題にどれくらいの時間がかかるか見当がついているかもしれません。そうでない場合は、過去のデータを考慮に入れるべきだ。
こうすることで、チームの過去の実績に基づいて時間の見積もりを評価することができ、キャパシティを超えるリスクを減らすことができる。
非現実的なスケジュールを避ける
リソースの稼働率とそのキャパシティを考慮すれば、非現実的なスケジュールを立てるという、もうひとつの難題を回避することができます。従業員がいつ働けるか、与えられた時間内にどれだけの仕事をこなせるかを知ることで、プロジェクトのスケジュールをより正確に立てることができます。
仕事量の管理 リソースを占有しない
仕事を計画し、過不足がないように監視することは、チームの生産性を確保する上で非常に重要だ。そうでなければ、仕事が多すぎて、従業員は 疲れを感じ始める一方 やることが少なすぎると不幸になるそれもそうだ。
誰かが働きすぎている一方で、他の人のタスクがそれほど多くないことに気づいたら、すぐに仕事量を調整する。リソース・レベリングを使うなどして、仕事を分割できないか確認する。これは プロジェクトスケジューリングテクニック これは、リソースの利用可能性に応じてアクティビティを分割または統合する方法である。ただし、プロジェクトのタイムラインや予算に悪影響を及ぼす可能性があるので注意すること。
リソースの占有を避ける
作業とリソースを計画する中で、実際に必要な人員よりも多くの人員を追加したくなるかもしれない。この "念のため "は 資源配分 しかし、プロジェクト・マネジャーがしばしば犯しがちな間違いである。
必要以上のリソースを追加すると、見積もり時間と予算が歪み、他のPMの従業員もブロックされる。その結果、先に予約していた社員の仕事が増えたり、業績が悪化したりする可能性がある。
必要だとわかっているチームメンバーだけをアサインするようにしてください。何か変更があった場合は、他のPMと交渉した方がいい。
結論
一般的なリソース・マネジメントの課題を回避するために、これらのアイデアを仕事に取り入れてみよう：
- 現実的であること - プロジェクトの要件に合った計画を立て、必要以上に予約を増やさないこと。
- 仮定よりもデータを信頼する - 過去のプロジェクトからのインプットとレポートを使用して、新しいプロジェクトを計画する。
- リソースの概要を把握する - どのようなリソースを使う可能性があるのか、どのようなスキルを持っているのか、どの程度利用可能なのかを把握する。
- プロジェクトを会社のキャパシティやパイプラインに合わせる - 潜在的な衝突や変更に注意するため、常に他のプロジェクトや優先順位を含める。
- チームに寄り添う - チームとのミーティングは、彼らの痛みや課題を早い段階で発見するのに役立つ。
