資源管理とは何か、なぜ重要なのか？

資源管理は、効率と従業員満足度を高め、時間とコストを節約するため、すべての企業にとって重要です。この記事では、以下のトピックを紹介する。 プロジェクト・リソース管理 そして、それをあなたの組織でどのように導入するか。

資源管理とは何か？

を引用する。 プロジェクトマネージャー協会:

リソース・マネジメントとは、プロジェクトに必要な個人とそのスキル、資金、技術、資材、機械、天然資源などのリソースを獲得し、配分し、管理することである。リソースマネジメントは、社内外のリソースが予算内で期限内に効果的に使用されることを保証するものである。リソースは、ホスト組織から内部的に入手することもあれば、外部から調達することもある。

その適切な管理は、あらゆるビジネスの効率にとって極めて重要である。

 

優れた資源管理がもたらす9つのメリット

1.混乱を防ぐ

カオスは仕事最適化の最大の敵である。 タスクが多すぎて従業員が少なすぎる場合だけでなく、何もすることがない従業員が多すぎる場合にも起こりうる。プロジェクトの計画が不十分だったり、チームに必要なスキルが不足していたりする場合。あるいは、処理すべきニーズや情報が多すぎて、うまく構造化・管理されていない場合だ。会社の規模が大きければ大きいほど、プロセスやプロジェクトの数が多ければ多いほど、従業員の責任や期限、スキルの迷路に迷い込みやすくなる。そして、まさに混乱を防ぐことこそが、リソース・マネジメントの主な仕事のひとつなのである。 

これによって、あなたは次のことができるようになる：

• プロジェクトの状況を監視する
• タスクの割り当てと完了の確認
• 期限を守る
• プロジェクトに適切な人数を割り当てる...
• ...そして、彼らが適切なスキルを持っていることを確認する
• 会議が重ならないように予約する。
• 休日の管理

2.それは多くのプラス要素だが、どうやるんだ？ 

まず、システム（例えば 資源管理ソフトウェア)で、どのようなリソースがあり、どこで必要とされているかを確認することができる。どのシステムを使うかはビジネスの性質による。個人のノートブック、会議室のホワイトボード、エクセルファイル、あるいは専用の 作業管理ツール.それが機能し、情報が最新である限り、どのような方法でも良い。

 

3.より透明性の高いプロセス

プロジェクトがどの段階にあるのか、誰が特定のタスクの責任者なのか、スケジュールはどうなっているのか、関係者が把握していない状態では、仕事の流れを維持するのは難しい。ソフトハウスの仕事には、開発者、プロジェクトマネージャー、マーケティング部門、顧客など、多くの部門や事業体が関わっている。この場合、プロセスの透明性が不可欠となる。

プロジェクトの透明性 また、潜在的な問題や遅れに素早く対応することも可能になる。どこかでボトルネックが発生しても、すぐに気づくことができるからだ。プロセスの透明性を保つために オンライン・スケジュール・プランナーs, プロジェクトのマイルストーンやタイムシートが役に立つ。また、図や表、タイムラインなど、グラフィカルな形でプロジェクトを示すことも有効です。

4.より良い 資源利用 プロセス

チームの能力はあなたの主要な資源であり、それなしには何も前進することはできない。 資源管理 資源計画 を使えば、従業員の時間と仕事を最も効果的な方法で管理することができます。その方法とは？バランスが重要です。モチベーション、コミットメント、仕事への満足度を低下させるので、チームがタスクに圧倒されないようにすることが重要です。 従業員の搾取は生産性とは何の関係もない。 

一方、責任ある仕事が少なかったり、自分の能力以下の仕事をさせられたりするのもよくありません。タイムシートレポートをチェックし、チームの残業が多すぎないか、逆に少なすぎないかを確認する。 個別ミーティング はまた、従業員から直接、自分たちの働き方に満足しているかどうかを聞き出す良い機会でもある。

 

5.スムーズ プロジェクト・ワークフロー管理

どんなに便利なプロセスでも、冗長に使ったり、間違った文脈で使ったりすれば、邪魔になる。 チームのコミュニケーションは重要だ。ステータス・ミーティングは重要である。作業計画は重要である。顧客からのフィードバックも重要だ。しかし、もし従業員が毎日2時間、現在の仕事についてお互いに話し、さらに2時間チームの計画や状況会議に費やし、さらに1時間顧客からのフィードバックに耳を傾けなければならないとしたら、仕事に使える時間は本来あるべき時間よりもはるかに少なくなってしまう。上記の例はばかばかしいと思われるかもしれないが、信じてほしい。プロセスが自動化されておらず、明確でないために、現在の仕事について毎日長時間話し合っている会社はたくさんあるのだ。 

したがって、適切なリソース管理はスムーズなワークフローを実現する鍵である。 ステータスミーティングは頻繁に（たとえば毎朝）、しかし短く（15～20分）行うようにする。作業計画は定期的に行うが、頻度を上げすぎない（週ごとのスプリントに分けてもよい）。チーム全体ではなく、2人の専任者に顧客からのフィードバックを聞かせる。社員が中断することなく、ひとつの魅力的なタスクに長時間集中できるようにするのもよい。社員が必要なときは、スカイプやSlackで「邪魔しないモード」を使えるようにする。適切だ、 効果的な資源管理 は、従業員が何を期待されているのか、オフィスの日常業務はどのようなものなのか、自分の責任は何なのかを確実に把握できるようにする。姿勢は、よりスムーズで効率的なワークフローを実現するための強力な心理的力であり、リソース・マネジメントはそれを可能にする。

 

6.プロジェクトのコントロール

予期せぬ事態に常に驚かされるようでは、プロジェクトをうまく管理するのは難しい。 もちろん、柔軟性はとても重要だ。ビジネスはダイナミックなものであり、突然の紆余曲折にも対応できなければならない。しかし、このような状況が発生するときと、常に発生するときとでは、仕事は大きく異なる。従って、それが可能な局面では、コントロールと予測可能性を獲得することが得策である。そうすれば、予期せぬ問題がソフトハウス全体の機能を混乱させることはなくなる。また、適切な解決策を見つけるのもずっと簡単になる。 

資源管理はビジネスの基盤のひとつであり、自由に使える資源を正確に予測することができるからだ。.何人の従業員がいて、どれだけのプロジェクトに取り組んでいて、どれだけの時間があり、予算はどれくらいで、どんなテクノロジーを使っているのか。あなたの組織が使っているテクノロジーこの知識と巧みなリソース管理によって、たとえ思い通りにいかないことがあっても、プロジェクト全体をよりコントロールできるようになる。 

リソース管理は、必要なときに必要なだけコントロールできる：

• クライアントと交渉する - そうすれば、スコープを延長できるかどうか、期限を再交渉する必要があるかどうか、大幅な変更を加えるだけの時間と予算があるかどうかを、より簡単に評価することができる。
• 期限を守る - 自分のリソースを把握し、それをうまく管理することで、遅れを避けることができる。
• プロジェクトの計画 - そうすれば、どのような機能を実装し、どのような作業スケジュールを組むべきかについて、正確かつ現実的な想定ができる。
• 消防 - どのようなリソースが自由に使えるかをよく理解し、従業員が危機の瞬間に必要なことを行えば、緊急事態が組織の機能を脅かすことは少なくなる。

 

7.時間と資金の有効活用

時間不足と資金不足は、企業機能を阻害する最も一般的な要因のひとつである。しかも、この2つの要因は互いに煽りあい、悪循環を生み出している。時間がないということは、お金を稼ぐことができないということだ。お金がないということは、より多くの人を雇うことができず、新しいプロジェクトのための時間もないということだ。 

プロジェクトを実施する際、予算内に収まることが多い、あるいは常に収まると回答した企業は、全体の43%に過ぎないことをご存知だろうか。 (プロジェクトマネジメントの現状2020 ウェリントン2020)? この統計は、問題の規模を明確に示している。リソース・マネジメントの仕事は、仕事が円滑に進むように会社の能力を管理することである。危機の際に会社の機能を崩壊させないよう、財務的なエアバッグを作ることも同様に重要である。

 

8.従業員満足度

管理の行き届かない会社で働くのはフラストレーションがたまる。 従業員の時間が無駄に費やされている、組織が従業員の成長に投資してくれない、雇用主が自分の利益しか考えていない、仕事に追われている、タスクが多すぎて会社が混乱している、といった感覚はすべて、多くの人が自問自答を始める要因となっている：と自問し始める要因となっている。その答えが「ノー」であれば、それが辞表を提出する第一歩となる。私たちはもはや、企業の冷酷な利益追求の時代には生きていない。. 従業員には、会社がワーク・ライフ・バランスと満足度に配慮してくれることを期待する権利がある。優れたリソース・マネジメントがなければ、これは不可能である。

私の経験では、次にどのプロジェクトに携わるかわからないと、社員はとても不安になります。明確なスケジュールがないと、何か間違ったことをしたのではないかと考え始めることもあります！このことから、リソース管理はソフトウェアハウスにとって非常に重要なプロセスであると言えます。なぜなら、どれだけ組織化されているかが反映されるだけでなく、従業員のストレスも軽減されるからです。

パトリク・ジエムコフスキ、Apptension開発責任者

9.資源管理のおかげで成功の可能性が高まる

上記の要因はすべて、主に何が問題なのか、つまり成功の可能性を高めることに寄与している。リソースを上手に管理している企業は、時間、能力、資金をより効率的に使い、従業員の幸福度が高いため、より献身的で生産性が高く、時間通りに仕事をし、ミスが少なく、カオスが支配する組織よりも多くのプロジェクトを遂行できるため、市場業績が向上するのである。リソース・マネジメントが重要なのは、プレゼンテーションでそれを自慢するのが楽しいからだけではない。. さらに重要なことは、ソフトウェア会社に真の競争力を与えることだ。

 

会社のリソース管理を改善するには？

あなたはすでに第一歩を踏み出している.Yこのチュートリアルの記事を読み、リソース管理について少しは理解できたと思います。

• リサーチ - 会社における変革は、ここから始めるべきである。その問題を研究し、それが何であるか、それがどのような利益をもたらし、それを実行するためにどのようなコストがかかるかを調べる。インターネットには、リソース管理に関する情報があふれている。仕事の最適化を専門とする企業の記事、ユーチューブ、フォーラム、ビジネス書、業界紙の記事などで見つけることができる。同業他社のブログも、あなたが自社で経験していることと同じような洞察を共有できるため、非常に価値がある。
• 社内診断 - 問題の基本的な理解ができれば、あなたのビジネスで何が問題なのか、リソース・マネジメントのどの分野を改善する必要があるのかを特定することが容易になる。 
• ツール - リソース管理は多くの情報を処理する必要がある。タイムシート、休日、タスク、スケジュール、ミーティング、プロジェクトの状況をレポートするツール。Teamdeckはその好例で、他のツールと統合したり、個々のニーズに合わせてカスタマイズすることができる。
• トレーニング - 従業員の能力を継続的に向上させることが重要である.特に そのコンピテンシーが、組織全体のパフォーマンスを向上させるのであれば。プロジェクトマネジャーのための価値あるトレーニングは、間違いなく価値ある投資である。

Hill-Knowlton社はTeamdeckリソースプランニングソフトウェアを採用しました。