企業は通常、次のようなことに力を入れている。 資源配分.あなたは全員を忙しくさせながら、彼らのタスクが会社にとって価値あるもの（多くの場合、請求可能なものであることを意味する）になるようにしたい。チームが大きくなるにつれ、特に同時に進行する複数のプロジェクトに人をアサインしなければならない場合は、本当に厄介になる。

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アロケーションの取り組みがうまくいっているかどうかをチェックする最も簡単な方法の1つは、チームの利用率とリソースのキャパシティを追跡することです。さまざまなリソース活用の指標や計算式を紹介する前に、リソース活用をわかりやすく定義したいと思います。そこで、この記事では、他の多くの記事と同様に、プロジェクトマネージャーが使用する定義、意味、用語の比較を紹介します。

従業員やリソースの活用に関する洞察は、「過剰活用」と「過小活用」という言葉と結びついている。どちらも知っておく必要があります。なぜか？プロジェクト（マルチタスク）中に仕事や業務が多すぎても、それが完全に、あるいは思ったとおりの機能で終わるとは限らない。では、その前にガートナー社の調査結果を見てみよう。 ITプロジェクトチームを過負荷にしない方法。人に過度な負荷をかけると、パフォーマンスが低下し、ミスが増える。ガートナーの調査によると、稼働率が低いチームは、ビジネス価値を提供するのにかかる時間を30%以上短縮できる。このことを理解した上で、リソースの利用率を近づけ、注意深く維持することは理にかなっている。

リソースのパフォーマンスとプロジェクトの成功は、チームの稼働率に左右される

プロジェクト管理における資源活用の役割

プロジェクトマネジメントのプロセスの中で、リソースの活用はどのような位置づけにあるのか？

プロジェクトマネジメント協会（PMI）の定義を言い換えれば、プロジェクトマネジメントとは、特定の知識、コンピテンシー、スキル、装置、ツール、ソフトウェア、プロセス、テクニックを用いて、「人々にとって価値あるもの」を生み出すことである。プロジェクトマネジメントとは、今あるものを使って物事を行うことである、と簡単に解釈できるだろう。精神的にも肉体的にも。

また、皮肉を言うなら、"人々にとっての価値 "という言葉の曖昧さを利用して、PMIが提案するプロジェクトの概念は、政治的、宗教的なものを含む社会的なムーブメントの創造を意味することもある、と言うこともできる。

しかし、前述のPMIの定義に比べると、Association for Project Managementの提案はより厳密であると考えられる。最後のものは、時間や予算といった公平で測定可能な基準を強調している。

ビジネスにおいては、交渉の余地はあるものの、どちらも一定のプロジェクトの枠組みを課すものだ。クライアントの課題であれ、会社の取締役がマーケティング部門に提出した課題であれ、その課題は予定された、あるいは実際に商業的に実行可能な期間内に完了し、投資に対するリターンを生み出さなければならない。つまり、APMによればプロジェクトマネジメントとは、合意されたパラメータの範囲内で、プロジェクトの受け入れ基準に従って特定のプロジェクト目標を達成するために、プロセス、方法、スキル、知識、経験を適用することである。プロジェクトマネジメントには、有限のタイムスケールと予算に制約された最終成果物がある。そのため、単なるマネジメントとは逆に、プロジェクトマネジメントでプロジェクトといえば、それぞれに時間や予算などの要求が含まれており、それをクリアしなければならない。以下に、プロジェクト・リソース（いくつかの要求事項付き）の例を示す：

$100,000の予算内で、12ヶ月以内にブランドのポジショニングを刷新する（新しいBTL資料の配布を含む）。

上記の例から、各プロジェクトに関わる手順、管理作業、手続きの数がいかに多いかが想像できる。それぞれのプロジェクトに、どれだけの人（関連スキルを持つ人）が関わっているのだろうか？

つまり、上述したように、プロジェクトマネジメントとはプロセスの応用なのである。ストレートに言えば、プロジェクトはプロセスである。そして、そのプロセスはプロジェクトマネジメントライフサイクルと呼ばれている。インターネット上では、このプロセスを3つ、4つ、5つ、さらには6つ、7つのフェーズに分けて説明している。しかし、最もポピュラーなものは、前述のPMIに属するもので、5を想定している。

リソースの活用は、チームと従業員のパフォーマンス・マネジメントの一部である。

このように、各フェーズはタスクのグループであり、各フェーズの背後には様々な問題や課題が存在する。また、これらのフェーズは必ずしも時系列的に扱うべきではないということも、特にプロジェクトマネジャーとしての役割が始まったばかりの人のために付け加えておく価値がある。もっと早くから着手できる要素もあれば、プロジェクト期間中に継続的に行われるプロセスもある（例えば、パフォーマンスマネジメントや、この記事のトピックとの関連でより正確に言えば、リソースプランニングツールの活用など）。そして、それぞれのプロセスを通じて、何らかの形で最適化される。リソースの平準化は、プロジェクトのライフサイクルの中で、リソース配分のバランスをとり、過不足を回避するための重要なテクニックです。

本題に戻ると、PMのライフサイクルプロセスの中で、リソースの活用が重要なのはどこなのか？

プロセスの5つのフェーズのうち、資源活用はフェーズ3に位置する。モニタリングとコントロールのフェーズの一部として、正確にはパフォーマンス・マネジメントの一部としてである。

リーダーにとって、リソースの利用率は、パフォーマンス・マネジメントの中で最も価値のある有用な指標であり、KPIである。

業績管理で最も価値のある指標 - リソースの利用率とリソース配分

ご存知のように、リソース・プランニングとリソース・スケジューリングは、プロジェクト・プランの成功に不可欠である。リソースの効率的な活用は、これらのパズルのもう一つのピースであり、リソース管理である。リソースの割り当てとは、簡単に言うと、あるタスクに熟練したリソースを割り当てることですが、リソースの活用とは、割り当てられたタスクの間にそのリソースが費やした時間（請求可能または戦略的な仕事、請求不可能な時間/分、管理時間/分など）と効果を測定することです。

リソース利用率とは、プロジェクトマネージャーやリソースマネージャーが、プロジェクト期間中に従業員がどのように時間を使っているかを知るための指標である。この知識のおかげで、生産性と収益性を向上させる、より効率的な資源調達の判断や意思決定を行うことができます。リソース利用率は、各従業員の生産性やチーム全体の利用率を測定します。従業員が過剰に活用されているか、あるいは過小に活用されているかを監視し、ワークロード管理方針を決定します。

より正確に言うと、プロジェクトマネージャーやビジネスの観点から、リソース利用率を計算することは、請求可能なタスクやプロジェクトに使用されている従業員の利用可能な時間の割合を記述するために使用される用語です。リソース利用率は、チームの時間がどれだけ請求可能なタスクに費やされているか、また、各チームメンバーの生産性がどれだけ高いかを示します。リソース予測は、プロジェクト・マネージャーが現在の利用率指標に基づいて将来のリソース・ニーズを予測するのに役立ちます。

言い換えれば、リソース利用率とは、チーム全体または特定の従業員が完全に予約されているかどうかを示す指標である。プロジェクトを計画し、社内の利用可能なリソースを最大限に活用するプロセスを指す。

例えば、誰かがすでに活用されすぎていて、単純に頭を使いすぎていることがわかっている場合、同じようなスキルセットを持ち、プロジェクトにフィットする人を探すことができる。この指標はまた、活用されていない人材を特定するのにも役立つので、新しいプロジェクトを彼らに割り当てることができる。

リソース利用率の計算方法 

それを把握する唯一の方法は、選択肢を検討し、ニーズに最も合うものを選ぶことです。リソース最適化技術は、リソース利用計算の効率と精度を向上させるのに役立ちます。

典型的な資源利用計算式は以下の通りである：

リソース利用率 = ビジー時間 / 利用可能時間

この値はパーセントで表示され、チームの作業時間のうちどれだけが作業に費やされているかを示す。

簡単なことのように聞こえるが、資源利用率を測定しようとすると、いくつかの疑問が生じる。実際の労働時間 (タイムシートそれとも計画的な労働時間か？休日についてはどうでしょうか？ 有給休暇?ところで、チームのリソース利用計画をどのくらいの頻度で追跡すべきでしょうか？明確に定義されたリソース配分戦略は、リソース利用率の計算精度に大きく影響します。

アクティブなプロジェクトのリソース利用率を作成し、生産性データを向上させる。

答えは「場合による」だ。非常に多くの変数があるため、普遍的に良いソリューションを推奨することは事実上不可能です。それを理解する唯一の方法は、選択肢を調べ、あなたのニーズに最も合うものを選ぶことです。

予約とチームの空き状況を比較する

リソースの稼働率を測定する一つの方法は、その稼働率を計画された労働時間と比較することである。

効果的なリソースのスケジューリングは、予約とチームの稼働率を一致させるために不可欠です。

資源利用率＝計画労働時間（予約）／利用可能時間

この方法の主な利点は、スコアが低すぎても計画を最適化できることだ。スケジュールに向かい、プロジェクトが正しく計画されているかを確認する。包括的なリソース配分計画は、すべてのリソースを効果的に活用し、ギャップを最小限に抑えるのに役立ちます。例えば、1人の開発者がフルタイムで働けるはずのプロジェクトで、2人の開発者が週4時間しか働いていないなど。

チームのスケジュールの空白を埋める方法を考えよう。研究開発プロジェクトを立ち上げたり、イノベーション休暇を導入したりするのもいいかもしれない。生産性の低下を防ぐだけでなく、従業員の意欲を維持する良い方法です。 活用されていない従業員は、あなたが思っている以上にイライラしています。.

仕事を抱え込みすぎている人に注意。彼らのタスクが時間通りに納品されない危険性がある（さらに、彼らに疲れ切ってほしくない）。彼らの過剰な予約は、新しいチームメンバーを雇う必要があることを示唆しているかもしれない。

最後に、リソースの推定使用率を計算することで、営業チームは生産パイプラインにどれだけのスペースが残されているかを簡単に確認することができます。こうすることで、ビジネスチャンスを逃す可能性が低くなります（あるいは、基本的に納期に間に合わないプロジェクトにコミットする可能性も低くなります）。

全体として、予約ベースのリソース利用スコアを分析することで、リソースの利用や割り当てを最適化・改善し、販売や採用のニーズを予測することができます。

タイムシートとチームの稼働状況を比較する

リソースを測定し、最適な稼働率を達成するもう1つの方法は、チームの記録時間（タイムシート）と稼働時間を比較することです。多くの人は、これがリソースの利用率を正確に示す唯一の方法だと考えています。なぜなら、単なる見積もりではなく、実際の労働時間で運用するからです。リソースのトラッキングは、リソースの使用状況を長期にわたって正確にモニタリングし、記録するために不可欠です。

資源利用率＝記録された労働時間／利用可能な労働時間

多くの人は、リソース利用率の計算方法を正確に示すには、これが唯一の方法だと考えている。

これは遡及的なスコアであるため、たとえスコアが期待外れであったとしても、ダメージを元に戻すことは通常できない。しかし、将来、より良い決断をするために役立ちます。

チームリソースの使用率に関する過去のデータはさまざまであり、追加雇用が必要かどうか（あるいは既存のチームメンバーのために追加任務を見つける必要があるかどうか）の良い指標となります。また、従業員の生産性の傾向も確認できます。

私がお勧めするのは、リソースの使用率を計算する両方の方法を使うことです。実際の（記録された）稼働率と（予約に基づく）推定稼働率を比較し、その違いを分析するのだ。仕事量の見積もりやプロジェクト管理の問題を指摘できるかもしれない。見積もり稼働スコアの過不足を繰り返している人やプロジェクトがあるかどうかをチェックする。このような分析により、改善点を見つけ、対策を講じることができる。リソース活用分析は、プロジェクトマネジャーがパターンを理解し、将来のプロジェクトのためにデータに基づいた意思決定を行うのに役立ちます。

可用性」をどのように定義し、なぜそれがリソース活用の結果にとって重要なのか？ 

リソースの利用率を計算するためのさまざまな公式がわかったところで、次は少し複雑な話をしよう。これまで私たちは「利用可能時間」という言葉を使ってきました。しかし、これは一体どういう意味なのでしょうか？従業員が出勤していた時間を稼働時間と考えるべきなのでしょうか？それとも、休暇や銀行休業日も含めるべきなのでしょうか？

最初は、全体的な稼働率に休暇を含めるのは直感に反すると思うかもしれない。 利用可能 では、その期間中も従業員に給与を支払う必要がある。ただし、固定給で運営している場合は、この期間も従業員への補償が必要になる可能性があることを考慮してください。

雇用主としては、チームメンバーが実際にどれくらいの時間を仕事に費やしているのか、大枠で確認したいと思うかもしれません。休暇を計算に含める場合は、休暇のピーク時（12月と8月）には、チームの理想的なリソース稼働率が大幅に低下する可能性があることに留意してください。リソースの稼働率計画を立てることで、休暇のピーク時でも、必要なときに適切なリソースを確保することができます。

2080時間を固定時間数（52週×40時間）としている会社もある。また、ある年の実際の労働時間数を計算する企業もあります。より高度なフィルタリングを行いたい場合（例：休暇時間を含める、銀行休業日を除外する、労働時間を考慮する、など パートタイム従業員)、リソース管理ソフトウェアの使用を検討すべきである。

生産的利用率と請求可能な資源利用率

使用可能時間」の定義ができたら、何を「労働時間」と呼ぶかを検討する必要がある。従業員が業務に関連した活動、例えば社内プロジェクトの作成に費やす時間すべてを指しているのでしょうか？それとも、あなたがクライアントに請求できる業務に費やす時間でしょうか。

いわゆる「生産稼働率」と呼ばれる、すべての繁忙時間を考慮した稼働率と、「請求可能稼働率」を計算することができる。後者は、代理店、コンサルタント会社、ソフトウェア会社など、顧客のためにプロジェクトに取り組む企業にとって特に価値がある。請求可能利用率では、従業員が実際に報酬が発生する仕事にどれだけの時間を割いたかを測定できる。リソース請求は、顧客プロジェクトの請求可能な時間を追跡・管理するために非常に重要です。

リソースの利用状況をリアルタイムで測定

リソースの稼働率と利用率を測定するために使用する計算式は決まっているかもしれませんが、刻々と変化するデータを考慮しなければなりません。休みを申請したり、病気になったりするたびに、将来の稼働率は変化します。

データは定期的に更新されるべきであり、チームの稼働率もリアルタイムで調整されなければならない。これを維持する最も簡単な方法は、リソース管理ソフトウェアを使用することだろう。リアルタイムリソース管理は、現在のデータに基づいてリソース配分をダイナミックに調整することができます。私たちはTeamdeckをリソース管理ツールとして開発しました。 プロジェクト管理業務。

リソース管理者向けリアルタイム利用レポート

リソース管理ソフトウェアは、リソースの活用にどのように役立つのか？

Teamdeckは3種類のデータポイントを計算に使用します：

Teamdeckでリソースの利用状況を追跡

こうすることで、見積もりと実際のチーム稼働率を計算し、比較することができます。このソフトウェアには、データを視覚化し、個々のチームメンバー（またはクライアント）と共有することを可能にするレポーティング・スイートが付属しています。リソース管理ツールは、リソースの利用状況を追跡、分析、最適化するための包括的な機能を提供します。

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