異なる国からのリモートチームを管理する：10のヒント

リモートワークの普及は、特に国際的なリモートチームの管理について多くの問題を提起している。このような仕事のシステムには、優先順位の設定だけでなく、全く新しいアプローチやツールが必要です。本日の記事では、異なる国で働くリモートチームを管理するための10のヒントを紹介する。

ウイルス＝リモート従業員

Covid-19は多くの企業の働き方を変えた。閉鎖的なオフィスビルに人がいるとウイルスが蔓延するリスクが高まるため、経営陣は解決策を見つけなければならなかった。そこで経営陣は解決策を見つけなければならなかった。 もちろん、リモートワークはパンデミックとともに発明されたわけではなく、企業がこのモデルをこれほど大規模に導入し始めたのは最近のことである。 すでに在宅勤務の経験がある企業もあった。一方、まったく新しい挑戦であり、既存の管理パターンを全面的に見直す必要がある組織もあった。

リモート従業員を管理することによる相互利益

リモートワークは新たな機会と同時に新たな問題をもたらすしかし、リモート化がうまく機能すれば、企業に大きな利益をもたらすことができる。特に、現時点では、リモートワークが可能であることは、組織が市場で競争力を持つための非常に重要な基準となっているからだ。Growmotelyのレポートによると、以下のような数字が出ている。 調査対象の従業員の97%がフルタイムでの職場復帰を望んでいない.これは、ホームオフィスを少なくとも部分的に使用できることがいかに重要かを示している。 

さらに、雇用主にとっても、リモートワークは考慮に値する多くのメリットを意味する。 まず 会社運営のコスト削減.チームが自宅で仕事をすれば、大きなオフィスを借りる必要がない。オフィスを持つことを完全に諦めた企業さえある。結局のところ、そのようなスペースを借りるコストは非常に高い。

第二に、 従業員が欠勤する可能性は低くなる。 体調が優れないが、まだそれほどひどくはない場合、休みを取らずにベッドで仕事をすることを好むことが多い。また、用事があるときに1、2時間仕事を中断するのも簡単である。 スタンフォード大学の研究 も発見した。 在宅勤務が可能な従業員は22%生産性が高い. 調査対象となった雇用管理者の32.2%は、リモートワーカーの生産性が向上していることを確認している。 

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最適なモデルをお選びください

もちろん、リモートワークのモデルは一様ではなく、ビジネスのニーズや仕様によって異なります。ハイテク企業や国際的な企業にとって、従業員をホームオフィスに派遣することは、手作業を基本とするビジネスよりも間違いなく簡単だ。フルリモートか、それともハイブリッドか。あるいは、従業員にその選択を委ねることもできる。どのモデルにせよ、このガイドはリモートチームのマネジメントに役立つだろう。

1.明確な組織構造

リモートワークで従業員にとって最も大きな変化のひとつはコミュニケーションだ。 オフィスでは、隣のデスクにいる同僚に特定の質問をしたり、誰かが休暇中であるかどうかを尋ねたりするのはいつでも簡単です。リモートワークの場合、特に大企業や中規模企業では、そのような情報を探すのに非常に時間がかかることがあります。そのため、これを容易にするシステムを使用することが重要である。

例えば、Teamdeck のカスタムフィールド機能 (資源管理ソフトウェア)を使えば、従業員を所属部署や持っているスキルでグループ分けすることができる。これは、プロジェクトに人を割り当てたり、レポートを作成したりするのに非常に便利です。また、社内で誰が何を担当しているのかを簡単に確認することもできます。

2.明確に定義されたタスクと明確な期待

明確に定義された仕事と期待は、仕事全般の基本である。 しかし、リモート・モードでは、それは極めて重要なものとなる。仕事の範囲が明確に定義されていないことで、どれほどのフラストレーションや誤解、遅れが生じるかは言葉では言い表せない。だからこそ、従業員に何を要求しているのか、何をしなければならないのか、期限はいつなのかを正確に把握させることが非常に重要なのです。リアルタイムで更新されるシャッフルパネルを使いましょう。こうすることで、すべての社員にスプリント内の特定のタスクが与えられる。社員は自分の責任と、特定のマイルストーンをいつまでに完了させるかを正確に知ることができる。 明瞭性と開放性を確保するのは、マネジャーとしてのあなたの責任である。

3.チームと従業員の自主性

リモートで仕事をする場合、ある程度のコントロールを失うことを想定しなければならない。 従業員が何をしているかを常にチェックすることはできない。自分の時間や目標を管理できる人材を雇うことが非常に重要だ。 オフィスで仕事をしない国際的なチームを管理するには、独立性と信頼が不可欠である。 もちろん、従業員を放っておいて、プロジェクトの進捗状況を把握できなくなるというわけではない。

チームを最大限にサポートし、彼らがこなさなければならないタスクに関する詳細な情報を提供しなければならない。 重要なプロジェクトの重要なフェーズを把握することも、社内で何が起きているのか、すべてが計画通りに進んでいるのかを知るために非常に重要だ。しかし、チームの仕事のあらゆる要素を常に監視しようとしても、望ましい結果はまったく得られない。全員がやるべきことをやっているかどうかをチェックするのに多くの時間を浪費することになる。従業員はフラストレーションを感じ、管理されていると感じるようになり、自分たちの仕事に責任があると感じられなくなるため、内的モチベーションが低下する。

4.チームの稼働率に関する知識

オフィスでは、いつでも誰かに「短いミーティングをする時間はありますか？あるいは、出社して5分でケースを提示すればいい。チームがリモートで仕事をする場合、ケースはより複雑になる。特に、世界中に多くの人を雇っていて、1日、1週間、1ヶ月の時間をコントロールできない場合はなおさらだ。これは、異なるタイムゾーンやパートタイムで働く人々を雇用している場合にも非常に重要です。

このような状況では、可用性の管理はさらに複雑になる。 ビジネスを円滑に進めるためには、チームの稼働状況を把握しておく必要があります。そうすることで、可能な限り最適なカレンダーを計画することができます。ここでも私たちのツールが役に立ちます。Teamdeckのカレンダーには 空室状況 関数である。

すべての従業員がいつでも自分の空き時間を記入することができ、シフトや会議を計画しやすくなります。また、日ごとに定義する代わりに、繰り返し可用性を追加することができます。 

異なる国で働くリモートチームを管理する場合、現地の休日を考慮することも非常に重要です。そこで 組織単位 機能が便利です。勤務地別にチームをグループ化し、適切な銀行休業日を割り当てることができます。これにより、従業員のためにミーティングやタスクのスケジュールを立てたいときはいつでも、カレンダーはその従業員がいる国と、そこで適用される現地の祝日を考慮します。

5.時間管理と作業スケジュールの監視

プロジェクトの時間管理 - 聞いたことがあるだろうか。もうやったのか」「いつやるんだ」「納期に間に合うのか」とチームメンバー全員に聞き続けることはできない。世界中に多くの人を雇っている場合はともかく、固定された仕事をしているときでさえ、これはまったく非効率的だ！プロジェクトや仕事のスケジュールを管理するシステムが必要なのだ。

長期プロジェクトのすべてのタスクとスケジュールを明確なパネルにまとめれば、すべてが計画通りに進んでいるかどうかをチェックするのがずっと簡単になり、必要なときにだけ関与できるようになる。 このようなプロジェクト資源管理ソフトウェアは、膨大な時間を節約する。 また、自動化されたツールが重要なことを記憶してくれるため、見落としがないことも保証される！

6.リモート プロジェクトチーム管理ソフトウェア

このアドバイスも、固定された場所で仕事をしているときには重要だが、リモートで仕事をしているときには他の選択肢がないため、非常に重要になる。近代的な管理体制がなければ、ビジネスのすべてを監督することはできない。 コミュニケーションツール.ビジネスへの導入はもはや選択の問題ですらない。 

リモートワークでは、チームメンバー間のコミュニケーションを向上させることが極めて重要だ。 オフィスでは、些細なことでも別のデスクに行けば済むので、メールで十分なことが多い。社員がホームオフィスにいる場合、Eメールは最適なソリューションとは言えません。なぜなら、継続的かつ迅速で、レスポンスの良いコミュニケーションには不都合だからです。SlackやSkypeのようなインスタント・メッセージング・サービスを利用すれば、社員間の迅速な情報交換が可能になる。国際的な企業で働く場合、顔を合わせてミーティングをすることは本当に稀なので、便利なオンラインミーティングツールが必要です。Zoom、Google Meets、Microsoft Teamsがあれば十分だ。すでに述べたように、チームの仕事を管理することも非常に重要だ。タスクの割り当て、プロジェクトの進捗確認、マイルストーンやタイムラインの設定、レポートの作成、カレンダーや休日の管理などだ。Teamdeck、Asana、Jiraのようなツールをチェックしてみてください。 

7.チームワークと帰属意識の構築

同僚と顔を合わせないのに、チームの一員であるという感覚を維持するのは難しい。 疎外感や孤独感はリモートワークの最大の欠点のひとつであり、雇用主にとっても大きな課題である。チームの一員であると感じることが、従業員やそのモチベーションにとっていかに重要であるかは言うまでもない。これについては この記事.では、異なる国で働くリモートチームを管理しながら、チームビルディングを適切に行うにはどうすればいいのだろうか？ 

まず手始めに、日常的に利用できるもの、つまりオンライン・コミュニケーションに集中する必要がある。毎日、少なくとも短時間でもチーム全員が ステータスコール.そこでは、現在の仕事や進捗状況について話し合うだけでなく、皆がどうしているか、どう感じているかを尋ねることもできる。こうすることで、定期的に連絡を取り合っているという意識が芽生える。また 1:1ミーティング上司だけでなく、社内の他の人たちとも。社員同士を無作為にペアリングし、30分程度のミーティングをセッティングすることで、お互いをよりよく知ることができるシステムを導入することもできる。

全社的な定例会議 も非常に重要であり、主要な変化や成果について話し合うことができる。また、Slackなどのチャットやチャンネルを使えば、社内の他の人と何が起きているのかを常に把握することができます。また、以下のような従業員向けのさまざまなアクティビティを用意するのも良いアイデアだ。 オンラインスポーツや読書クラブ。 機会があればいつでも、社員が直接顔を合わせられるようなチームビルディングのイベントを企画するのもよいでしょう。こうして同僚と知り合うことで、たとえオンライン上であっても、その後の人間関係を築きやすくなる。

8.透明性の確保とチームへの情報提供

すべてのマネジャーにとって、悩みの種にも恵みの種にもなることがある。ゴシップだ。オフィスでは、数人に何かを言うだけで、一瞬にして全員が知ることになることがある。また、悪い話題や難しい話題である必要はなく、能力開発のアイデアやイベントの企画、新入社員の加入など、時事的な話題も含まれる。 しかし、リモートチームを管理する場合は、従業員が必要なことをすべて知っているかどうかについて、より注意を払う必要がある。

オフィスでは、ランチやコーヒーメーカーで話をするだけだ。従業員がホームオフィスにいるときは、透明性を保ち、重要なことはすべて知らせておくのがあなたの責任だ。そのためには、慣れること、これまでの習慣を変えることが必要な場合もある。確かに、チーム全員に頻繁にメールを書いたり、共通のチャットルームを使ったりしなければならないだろう。しかし、会社で何が起こっているかをチームに伝え続けることは、あなたのマネジメントに大いに役立つことは間違いない。何が起こっているかをすべて知っている人たちと一緒に働く方が、ずっと快適です。その上、従業員も会社の一員であると感じ、会社の業務により興味を持つようになります。

9.首尾一貫した企業アイデンティティ、企業価値、企業文化を創造する。

従業員全員が離れた場所にいて、国も文化的背景も異なれば、社内の共同体感覚を維持するのは難しい。 ですから、あなたの会社が独自の個性とアイデンティティを持つようにしましょう。会社の一貫したコミュニケーションを作りましょう。会社にとって何が重要なのか、会社の価値とは何か、会社の使命とは何かを明確にする。 従業員には、自分たちが独自の個性を持つ場所に属しているのだと感じさせてあげよう。 そのため、会社の方針についてどう思うかを従業員に尋ねてみましょう。もしかしたら、何か提案や気づきがあるかもしれません。これはとても貴重なことです。特にリモートワークの場合は、会社の形成に従業員を参加させ、自分の声が重要であるという感覚を与える必要があります。グループや組織の一員であることは、帰属意識やモチベーションを高めます。

10.優れたオンボーディング・プロセスの確保

あなたのチームがオフィスで働いている場合、オンボーディングも似たようなパターンになりがちだ。新入社員との面談では、会社や取り組んでいることについて少し話します。しかし実際には、タスク、プロセス、ワークフロー、そして本当に重要なことすべてに関する重要な情報のほとんどは、従業員が同僚から気になることを聞いて得るものだ。リモートワークでは、そのような可能性はない。社員は即座に新しい責任に放り込まれる。誰に相談すればいいのかすぐにわからないこともあり、アドバイスを求めるのはより難しくなる。オンラインでは説明しにくいこともある。もちろん、ほとんどのことはオンラインでできるし、チームのサポートはとても重要だが。新入社員ができるだけ簡単に馴染めるようにするには、優れたオンボーディング・プロセスが非常に重要です。

他のチームメンバーとのミーティングを設定し、新入社員に会社のさまざまな側面を紹介する。また、遠隔地のチームメンバーとQ&Aセッションを行い、質問に答えるだけでなく、見識を深めてもらうこともできる。eラーニングプラットフォームなどでオンラインコースを提供する。こうすることで、新入社員は新しい職場で自信を持てるようになるまで、いつでもどんなレッスンでも参照することができる。

異なる国で働くリモートチームを管理することは、大きな挑戦です。このようなワークモデルを最適化するには、新しいアプローチを取り、いくつかの変更を加える必要があります。しかし、上記のヒントを実践すれば、リモートチームのマネジメントが改善されていることにすぐに気づくはずです。

 

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