リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
プロジェクトを計画するとき、それを完了するために必要なリソースについて常に考えなければならない。プロジェクトの遂行に必要な役割やスキルのリストを作成し、社内で適切な人材を探し、スケジュールや仕事量を管理する。どうすればうまくいくのか？このブログでは、プロジェクトベースの環境でリソースを管理するためのベストプラクティスをご紹介します。
この記事のおかげで何が得られるだろう：
- の影響 資源管理ソフトウェア プロジェクト管理について
- 何を測定・追跡すべきか、その方法についての提案
- 効果的なリソース・マネジメントのあり方
注：リソースとは、ある資格を持った人、設備、あるいは時間やお金のことである。しかし、この記事では、プロジェクトチーム管理として理解されるリソース管理にのみ焦点を当てる。
プロジェクトマネジメントにおけるリソースマネジメントとは何か？
最新のPMBOK®ガイド と言っている：
Pプロジェクト・リソース・マネジメントには、プロジェクトを成功裏に完了させるために必要なリソースを特定し、獲得し、管理するプロセスが含まれる。これらのプロセスは、以下を確実にするのに役立ちます。 適切なリソースが利用できる プロジェクトマネージャーとプロジェクトチームへ 時と場所を選ばず.
その通りだ、 プロジェクト・リソース管理 プロジェクトのニーズを定義し、適切なリソースを得ることから、プロジェクトを通してチームを管理し、そのパフォーマンスを測定することまで、さまざまなプロセスをナビゲートする必要がある。
効果的なリソース管理とは、プロジェクトを期限内に、予算内に、そして要求通りに成功裏に納品することである。これは簡単なことではない。幸いなことに、プロジェクトのライフサイクルのさまざまな段階で、仕事を完成させる可能性を高めるためにできるステップがいくつかあります。この記事では、リソース管理を成功させるためのベストプラクティスを詳しく見ていこう。
1.プロジェクトを熟知せずして、効果的なリソース管理は可能か？
プロジェクトマネージャーとして リソースマネージャそのプロジェクト自体に興味を持つ必要がある。その背後にあるビジネス目標は何か？どのユーザーのニーズを満たそうとしているのか？クライアントにとっての最終目標は何か？これらの質問に答えることで、プロジェクトのスコープを知るだけでなく（もちろんそれも必要だが）、より深く理解することができるだろう。まず、クライアントとさまざまなシナリオについて議論するときに、より多くの議論ができるようになります。しかし、十分な情報を得たPMは、チームにとっても非常に役立つことを覚えておいてください。
顧客や利害関係者についても多くの情報を得るようにする。もしかしたら、あなたの同僚の何人かは、すでに彼らと協力しているかもしれない。望ましいプロセス、ツール、仕事に対する考え方など、期待されることを知れば知るほど、将来的な課題に対処するための準備が整う。
最後に、潜在的な制約についても問い合わせてください。タイムラインや予算に関する考慮事項を知っておくことは、途中でより良い決断をするのに役立ちます。
2.プロジェクトを完了させるために誰が何を必要としているかを理解する。
プロジェクトの内容を把握したら、プロジェクトの見積もり作成に取りかかります。プロジェクトのタスクを遂行するために必要なリソース（役割など）のリストを作成します。そして、そのリソースが必要とする能力を見積もる必要があります。
もちろん、あなたはここでPMの経験を生かし、見積もり作成に貢献することができる。しかし、他の人にこのプロセスに参加してもらい、専門的な判断を提供してもらうことを恐れてはならない。
3.効果的なリソース・マネジメントの主な課題として、必要なリソースを的確に把握すること。
ここで少し圧倒されるかもしれない。なぜか？会社の規模や構造によっては、何百人、何千人という従業員のプールを探さなければならないかもしれない。
幸いなことに、この部分もリソース管理ソフトを使えば比較的簡単に処理できる。リソースのリストと、その能力、利用可能性、コンピテンシーを想像してみてください。あとはプロジェクトの要求に合ったリソースを予約するだけです。 リソース・スケジューリング・ソフトウェアチームデッキもそのひとつだ。
組織内のリソースを、スキル、勤務地、年功序列、その他必要なカスタム・ディメンションで絞り込むことができます。適切な人材のプールから、プロジェクトの対象期間中に利用可能な人材を選ぶだけです。完了です！
Teamdeckは職種やプロジェクトレートによって利用可能なリソースをフィルタリングすることができます。これにより 資源配分.
プロジェクトに誰をアサインするかを決める際には、以下の点を考慮するとよいだろう：
- 予算-いくつかの計算を行い、どのリソースが予算的に最も理にかなっているかを確認する。例えば、より経験豊富な人材に依頼した方が、その専門知識によってコストを削減できる可能性が高いからだ。逆のシナリオもあり得る。だからこそ、さまざまなルートを慎重に見積もる必要があるのだ。
- チームメンバー候補の過去の経験（やはり、リソース管理ソフトウェアか、あるいは単に リソースプランナー 過去に同じようなプロジェクトに携わったことがあるか？もしそうなら、同じような条件下でうまくいく可能性が高い。しかし一方で、従業員自身にとっては、何か違うことに取り組む機会を得る方が魅力的かもしれないし、よりエキサイティングな可能性もある。
- 潜在的な変更 - プロジェクトの期間など、いくつかのシフトを考慮するようにしてください。このことを念頭に置いて、プロジェクトの予定期間中は利用可能だが、終了予定日の数日後に長期休暇に入るチームメイトに大きく依存するのは、おそらく良い考えではない。スケジュールが変更になれば、あなたは大きな課題を抱えることになる。
4.右足からスタート
良い第一印象を与えるチャンスは一度しかない、というのは決まり文句かもしれない。 プロジェクト・キックオフ の段階が絶対に重要だ。チームのことを知り、あなたの存在感を示すときです。以下の点を必ずカバーしましょう：
- プロジェクトのスコープと望ましい結果をチームに伝える、
- 各自の役割に関する期待値を設定する：プロジェクト内で各自が何をすべきかを完全に明確にしておきたい、
- チームやクライアントとコミュニケーションをとるための計画を立てる（毎日のスタンドアップや毎週のスプリントレビューなど）、
- チーム全員が必要なツール（オンラインとオフラインの両方）にアクセスできるようにする。
プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、特に新規プロジェクトの開始時に役立つリソースのリストをご覧ください：
- チームに対してもっと正直になる方法を学ぶ： プロジェクトの透明性
- オンラインで働きやすい環境を整えよう 生産性を高めるSlackアプリ.
- リソース計画には、フリーランサーやパートタイムの貢献者が関わっていますか？ どのようにするか パートタイマーの管理 効果的に.
- チームに追加要員を割り当てる必要がある場合は？ これが、新しいメンバーをプロジェクトチームに参加させる方法だ。
5.変化を受け入れる
もしあなたがアジャイルプロジェクトマネジメントの方法論で動いているのであれば、おそらくあなたはプロジェクトの変更を恐れないだろう。健全な柔軟性はこの仕事に不可欠な部分であり、例えば、入ってくるユーザーフィードバックに反応することは、最終的にプロジェクトの成功を左右する。
しかし、それ以外の変化は歓迎されるものではない： 資源容量計画 が良い例だろう。人は病気になったり、転職したり、足を骨折したりするものだ。チームに新たなリソースを割り当てたり、現在のチームメンバーが関与する能力を変更したりすることに備えなければならない。
柔軟なプロジェクト計画 最悪のシナリオと最善のシナリオに基づいて余裕のある見積もりを作成しているのであれば、変化が生じたときに必要な余裕をおそらく持っているはずだ。
6.チームのパフォーマンスを測定する
データ主導のプロジェクトマネジメントは、おそらく近い将来のプロジェクトで大きな支持を得るだろう。データは、あなたのチームに関する情報やパターンの源である。データはまた、あなたの直感を裏付けたり、否定したりもする。最後に、主張を通そうとするとき、これ以上の議論はない。自分の決断をデータで裏付けることができれば、より安心して実行に移すことができる。
一方、何をどのように測定するのかを知らずにデータを集めると、ノイズに紛れてしまう危険性があります。手始めに、プロジェクトリソースのパフォーマンスを測定するためのデータを集めたいかもしれません（ちなみにこれらのレポートは全てTeamdeckで簡単に作成できます）：
- 測定プロジェクト 資源利用. チームの稼働率を2つの異なる側面から追跡することができます。まず、リソースの総稼働率をプロジェクトスケジュールと比較します。これにより、チームの計画稼働率がわかります。この計算は、改善すべき点（例えば、過稼働の可能性があるため、ある従業員から別の従業員へタスクを切り替えたなど）を発見するのに役立つ可能性があるため、できるだけ早い段階で行うべきである。
チームがプロジェクトに取り組み、時間を記録したら、タイムシートを使って実際のチーム稼働率を計算することができます。記録された時間とチームの稼働率を比較し、作業負荷が均等に分担されているかどうかを確認します。
バーの高さが利用度を示すので、もっと活用できる人材をすぐに見つけることができる。
- 見積もりと実績を比較する。作業時間の見積もりと、チームが実際に記録した作業時間を並べてみると、プロジェクト計画の正確さがわかります。見積もりと実績が完全に一致することを期待してはいけません。この練習のポイントは、最初の計画が間違っていたことを証明することではありません。それよりも、いつ、どこで、このような食い違いが生じるのかを知りたいのです。おそらく、プロジェクトの特定の部分で、見積もりが著しく甘かった部分があるのでしょう。これを測定することで、弱点を突き止め、早期に最適化することができる。
- プロジェクト予算の追跡.あなたのチームがプロジェクトに投入した作業時間はすべて予算にカウントされるので、見積もり予算に対する実際の支出もチェックするとよい。これは前の計算（見積対実績）とよく似ている。ここでの違いは、あなたのチームがプロジェクトに費やした時間に金銭的価値を割り当てる必要があることです。
効果的 資源計画 プロジェクト・マネジメントには、プロジェクトをよく理解し、タスクの進捗だけでなく、最適な作業量とチームの稼働率を維持するために、進捗状況を積極的に監視することが必要です。これは多面的なプロセスですが、適切なテクノロジーがあればその複雑さをうまく乗り切ることができます。
Teamdeckのミッションは、効果的なリソース管理を可能にすること、つまり様々な規模のチームにとって、より簡単にできるようにすることです。私たちは、私たちのアプリが、野心的な建設プロジェクトに取り組むチームをまとめたり、創造性の限界に挑戦したり、インパクトのある非営利キャンペーンで文字通り世界をより良く変えるために使われていることを非常に誇りに思っています。
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