プロジェクトマネジャーは通常、マルチタスクの観点から物事を考える。一日中ミーティング、スラックへの絶え間ない通知、1分間に1000のタスクが彼らの日々の糧だ。しかし、多くの仕事はこのようにはいかない。分析的、創造的、製品開発の社員は、最も生産的な「フロー」や「フェーズ」に入るために集中する時間が必要だ。チームの集中力を高めるには？ 

 

生産性を高める「集中力

私たちはマルチタスクの時代に生きている。仕事をしながら音楽を聴き、バスに乗りながらスマートフォンをスクロールし、夕食を作りながらEメールに返信する。一度にひとつのことをすることはめったになく、ついには、長時間集中し、注意を維持することがますます難しくなっている。

米国立生物工学情報センターによれば 2000年の平均注意持続時間は12秒だった。2015年ではわずか8.25秒である。!私たちは常に新しい刺激を自分に与えることに慣れているため、集中力を維持することがますます難しくなっている。仕事の生産性や質に影響を与える邪魔なものは、いたるところにある。時間を効率的に使うことが不可欠な組織にとって、これは大きな課題である。残念なことに、組織の多くは、できるだけ短時間でできるだけ多くの仕事をこなしたいと考えているが、結局は従業員の能力を低下させている。

 

企業がいかにして自らの有効性を妨害するかについての物語

企業は、チームの効果に悪影響を与える多くの間違いを犯す。 

  • まず、チームワークのスケジュールが存在せず、仕事のリズムはその場限りのタスクによって決定される。 

  • 第二に、作業計画には個人差が考慮されていない。 

  • 第三に、作業スケジュールは経営者の視点ではなく、プロジェクトマネージャーの視点から作られる。 

  • 第4に、企業は従業員の時間を大切にせず、タスクに優先順位をつけない。例えば、必要でなくても全員が参加する会議が多すぎる。 

  • 第5に、企業は業績データ、たとえばタイムレポートやチームからのフィードバックなどを分析しない。 

これは希望がなく、非効率的な仕事をする運命にあるということだろうか？そんなことはない！パフォーマンスを向上させる方法はたくさんある。 従業員管理ツール, 臨機応変なアプローチと、集中力を高めるプロセスへの意識。今回は、上手なプランニングで仕事の質と快適さを向上させるコツを紹介しよう。

 

作業管理ソフトでチームの集中力を高めるには？

  1. 個別アプローチ

人はそれぞれ違う。月並みな表現だが、完璧なワークモデルを探すには、従業員の好みを考慮する必要がある。ある人は朝、ある人は夕方に働くのがいい。すぐに飽きてしまう人もいれば、バラエティに富んだ仕事が好きな人もいるし、1つの大きな仕事に集中してから次の仕事に移ることを好む人もいる。そのような場合は リソーススケジューリングソフトウェア 適切な人に適切なタスクを割り当てることができます。役割分担機能も非常に便利で、誰が何を担当しているかが一目瞭然です。

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  1. 仕事量をコントロールする

期間中 ワークロード管理野心的な目標を設定し、チームに達成感と成長感を与えることが重要である。 しかし、従業員に負担をかけすぎるという罠に陥りがちだ。 もし彼らが1ヶ月間効率的に働き、成果を上げたとしたら プロジェクトのマイルストーン翌月はさらに増やし、といった具合だ。この戦略は非常に短期的なものである。誰もがやがて過労になり、イライラし、生産性が低下し、仕事が終わらないように感じてやる気をなくすだろう。これを避けるには チームの仕事量をコントロールする ある週は激しめに、別の週は少し抑えめにというように、間隔を空けて取り組むこともできるし、日々の仕事量のバランスを保つようにすることもできる。使用方法 資源管理ソフトウェア 従業員に過度なプレッシャーを与えないためにまた 仮想データルーム また、プロジェクト管理の安全性と効率性を高めることもできる。

 

  1. 集中する時間を作る 

カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、「このような研究結果がある、 注意散漫になった人が作業に集中できる状態に戻るには、23分15秒かかる。 これはたいしたことではないと思われるかもしれないが、もし社員が毎日3つのミーティングと10通のSlack上のメッセージを抱えているとしたら、それは大きな効率性の損失となる。これを防ぐには？従業員に、集中できる時間を予約するよう提案しましょう。カレンダーを使って、例えば日中に2時間など、自分のためのミーティングを設定することができます。チームがタスクだけに集中できる時間を確保すれば、生産性が向上することは間違いない。

  1. 優先順位の設定

多くの組織では、すべてのタスクに緊急かつ重要というレッテルを貼る傾向がある。この背景には、各タスクに優先順位をつけることで、従業員が各タスクに等しく真剣に取り組むようになるという考えがある。その結果、人々は過剰なプレッシャーに圧倒され、常に次の5つの緊急タスクが待ち受けていることを考え、1つのことに集中できなくなる。 そのため、仕事の計画を立てる際には、優先順位付けオプションを使用し、期限や緊急度に応じてタスクをマークすることで、従業員が個人的な仕事戦略を立てることができます。

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  1. 不必要な会議の回数を減らす

会社の会議は必要で重要だ。しかし、そのすべてではない。よくある組織の間違いは、何か「話し合う」必要があるたびに会議を開くことだ。これは特に、プロジェクトマネージャーなど仕事を調整する人に典型的だ。彼らの仕事は、すべてが思い通りに動いているかをチェックし、情報を伝達・収集し、次のステップを決定することである。彼らの場合、会議が仕事のメインツールになることが多い。仕事をする側にとっては、会議のたびにフローが途切れ、気が散ってしまうため、終了後に以前の集中状態に戻る時間が必要になる。

1日または1週間の仕事のスケジュールを立てる際には、会議の数を必要なものに絞るようにする。 チェック オンラインカレンダープランナー 従業員が1時間おきに電話する必要がなく、落ち着いて制作できる時間を確保するために、定期的にタスクプランを作成しましょう。各タスクには要件とステップを詳細に記述しておくと、不必要な会議に時間を費やすことなく、誰もが簡単に調査結果を確認できる。

 

  1. 休憩時間

人間には休憩が必要だ。統計的には 1時間半ごとに15分の休憩 脳をリフレッシュし、生産性を高める。 残念なことに、集中的な仕事のスケジュールには休憩の余地がないことが多い。その結果、人々はより多く働くが、生産性は低下し、実際にはあまり仕事ができない。休憩計画モデルを試してみてください。カレンダーに短い休憩時間を記入し、しばらくの間コンピューターから離れ、テラスに出てコーヒーを飲みながら新鮮な空気を吸ったり、脳に酸素を供給する簡単な運動をしたりすることを従業員に勧めてください。きっとそのポジティブな効果に驚くことだろう。

 

  1. チームの仕事を多様化する

多くの大きなプロジェクトは、いつまでも長引いているように見える。何カ月も同じことに取り組んでいるのに、終わりがまだずっと先だと、やる気が失せる。これでは停滞しやすく、モチベーションも生産性も低下してしまう。チームが受ける仕事を多様化するようにしよう。もし誰かが1週間同じことに取り組んでいたなら、何か新しいことに参加させることで、視野が広がり、新鮮なアイデアを持って戻ってくることができる。もちろん、これも従業員一人ひとりの考え方や会話が重要だ。仕事に変化をつけたり、仕事を飛び越えたりすることを好む人もいれば、最初から最後まで1つのプロジェクトに集中することを好む人もいる。柔軟性がカギとなる。

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  1. 仕事を小さなステップに分ける

この点は前述と関連している。完成させなければならない大きなプロジェクトに取り組んでいて、仕事を分散させる機会がない場合は、ステップに分ける。仕事のステップを完了することが成功である。成功はモチベーションにつながる。もしあなたが6ヶ月のプロジェクトに取り組んでいるなら、それを次のように分割する。 プロジェクトのマイルストーン そして、各ステージの達成をチームとともに祝う。 

従業員スケジューリングツールは、1つの場所ですべてのデータ、シフトスワップ、または今後のシフトを収集します。
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  1. を使用する。 最高の従業員管理ソフトウェア を持つ。 最高の従業員時間追跡ソフトウェア 特徴

生産性を向上させる戦略を実行する際には、チーム内で進行しているすべてのプロセスに目を配る必要がある。すべての情報を一箇所で把握できるツールを使おう。

Teamdeckは、綿密なワークスケジュールの作成、カレンダーでのミーティングスケジュール、タスクの分配、従業員の仕事量のチェック、タイムシートによる作業時間の監視、役割の割り当て、タスクの説明の追加など、様々なことができるシステムです！誰もが集中し、リラックスできるスペースがあり、何をすべきかが明確な、計画的な仕事こそが、生産性を高める秘訣なのです。

 

でチームの生産性を高め、スケジュールの衝突を避けましょう。 ワークスケジューリングソフトウェア

どの組織も望んでいることはひとつ、高い生産性と良い結果を出すことです。この目標を達成するために最も重要なのは、チームの職務や立場に応じた労働条件です。綿密に計画されたワークスケジュールは、それまで夢にも思わなかったレベルまでパフォーマンスを引き上げるでしょう！

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