リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
プロジェクトマネジャーで最も難しいことは何ですか？複数の仕事をこなすこと？利害関係者の期待に応えること？厄介な状況を切り抜けること？プロジェクトマネジャーが楽でないことは言うまでもない。何しろ、担当するプロジェクトはすべて異なるのだから。
この記事のおかげで何が得られるだろう：
- IT企業の知見に基づく最も一般的なプロジェクト管理の課題
- の有用な役割 資源管理ソフトウェア プロジェクトマネジメントの課題に対処するために
- プロジェクト管理の課題に応じたソリューションの提案
もちろん、プロジェクトの中には避けられない課題もありますが、それに備えることはできます！今日は、よくあるプロジェクトマネジメントの課題をいくつか取り上げ、それを回避したり、取り組んだりする方法をご紹介します。
よくあるプロジェクト管理の課題
不明確な期待
ここでは、チームメンバーに対するあなたの期待と、チームの仕事に対するステークホルダーの期待について話している。この2つのケースは少し異なりますが、どちらの課題も同じような戦略で解決することができます。
顧客に関しては、プロジェクトの背景にあるビジネス上の目的を理解していることを確認すること。彼らは何を達成したいのか？その目標を達成するために、このプロジェクトはどのように役立つのか？もし答えを持っていなければ、常にプロジェクトマネジメントの課題を引き起こすことになる。
質問することを恐れず、検証する準備が整ったら、次のようにする。 プロジェクトの範囲また、期待されることについても話し合う。時には、業務範囲外のことを具体的に説明することも有効だ。チームにプロジェクトの期待事項を理解してもらうためには、質問をするように促し、さまざまなタスクの背後にある理由を明確に説明することも必要です。チームメンバーには、プロジェクトのビジネス目標についても十分に理解してもらう必要があります。
不十分なリソース
プロジェクトにおけるリソース関連の課題は、深刻な結果をもたらす可能性がある。結局のところ、プロジェクトを実現するためには、十分な能力を持った人材が必要なのだ。ここでの問題は、チームを編成しようとするプロジェクト計画段階から始まる可能性がある。
もしあなたの会社が リソースカレンダー 全従業員を管理するために、プロジェクトチームに参加する適切なリソースを特定するのは非常に難しいと感じるかもしれません。理想的なのは、自社のリソースプールから特定のスキルなどを探せるようにすることだ。もちろん、チームに加わってほしい人材が、特定の時間帯に働けるかどうかも確認しなければならない。
ここでも、リソースカレンダーが非常に便利です。リソースのキャパシティの可視化（詳しくは 資源容量計画)と可用性は、リスク管理の重要な要素である。たとえば、チームメンバーのひとりが不測の事態で使えなくなったとしても、代わりの人材をすぐに見つけることができる。
リソース不足を避けたいのであれば、効果的なリソース予測も不可欠です。プロジェクトを遂行するのに十分な人員は確保できていますか？
どうすればいいのか？ 過去のプロジェクトデータを使用する 人事予測.
不正確な見積もり
確かに、プロジェクトの見積もりは複雑な要素である。 プロジェクト・リソース管理予想が極めて正確であることはめったにない。しかし、だからといって、チームの予想が大きく外れると諦めてはいけない。有利になるように天秤を傾けるためにできることはある：
- 見積りを開始する前に、すべての要件を収集する。利害関係者と話し合い、あなたとチームがその性質と潜在的な依存関係を完全に理解していることを確認する。
- 対象分野の専門家（ソフトウェア開発者、品質保証スペシャリストなど）に見積りセッションに参加してもらいましょう。彼らの意見は非常に貴重で、より正確な見積もりを作成するのに役立ちます。
- プロジェクト見積もりで実証済みのテクニックを使おう以下は、その詳細です。 プランニング・ポーカーとストーリー・ポイントを使ったプロジェクトの見積もり。
スコープクリープ
プロジェクトマネジャーにプロジェクトマネジメントの課題を尋ねると、スコープクリープが上位に挙がるだろう。これはかなり一般的な現象で、プロジェクトのスコープが制御不能に拡大することで起こる。その原因は、プロジェクトスコープの定義が甘かったり、外部や内部の利害関係者からの圧力が強かったり、変更管理プロセスが定義されていなかったりすることである。
幸いなことに、プロジェクトマネージャーとして、スコープクリープを管理する、あるいはそもそも防ぐための戦略がいくつかある。それは、作業範囲をきちんと準備することから始まります。効果的な プロジェクトスコープ管理 すべてのプロジェクト要件を定義し、検証すれば、プロジェクトのスコープに自信を持つことができる。
プロジェクトのスコープが空回りしていると感じたら？以下のガイドに役立つヒントがあります。 プロジェクト管理におけるスコープクリープ.
コミュニケーション不足
でさえも......例えば......。 マーケティング・プロジェクト・マネジメント 業界やコミュニケーションに特化した企業だけでなく、弱いリーダーシップやコミュニケーション不足による誤解を避けるのは難しい。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトチームのメンバーだけでなく、クライアントや他のステークホルダー、あるいは自分のマネージャーとも効果的にコミュニケーションをとる必要がある。これらの関係者は、それぞれ異なるコミュニケーションスタイルや、異なるチャネルを必要とする場合がある。プロジェクトマネージャーは、コミュニケーションプランを考え、関係者全員で共有することが不可欠だ。
コミュニケーション・チャンネルを定義し、プロジェクトの更新に関するルールを設定する（例：以下のように）。 プロジェクト・ステータス・レポート)を避けることである。 非効率な会議!適切なレベルを維持するのに役立つ プロジェクトの透明性 そして、プロジェクトにおけるコミュニケーションの問題を回避する。
世界的な大流行により、多くのチームがリモートワークに切り替えたことで、それまでうまく対応していた企業でも、コミュニケーションが困難になったかもしれない。優れた ズーム会議用カメラ は十分ではないかもしれない。あなたのチームもそうでしょうか？私たちのブログ記事を読んで 遠隔コミュニケーションのベストプラクティス.
スケジュールの競合
当然のことながら、この種のプロジェクト・マネジメントの問題は、プロジェクト全体をすぐに頓挫させる可能性がある。一度に1つのプロジェクトだけを担当する会社であれば、次のようなことは簡単に思えるかもしれない。 プロジェクトスケジュールの競合を避ける.
それでも、プロジェクトの予約とリソースの都合を調整しなければ、トラブルに巻き込まれる可能性がある。プロジェクトチームの主要メンバーの一人が2週間の休暇を予定しているのに、タイムラインを計画するときにそれを考慮していなかったとしたら？
複数のプロジェクトが絡んでいる場合、スケジュールの競合を避けることは、さらに難しいかもしれませんが、それは可能です。最も重要なことは、すべてのプロジェクトマネジャーが、各プロジェクトのスケジュールとリソースの利用可能性を把握できるようにすることです。
その情報が手元にあれば、スケジュールの問題は起こりにくくなる。あなたは オンラインカレンダープランナー 複数のプロジェクトをぶつかることなくスケジュールすることができる。
プロジェクトの進行に関する不確実性
すべてのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの状況をモニターできる必要がある。予算を把握し、チームの仕事量をチェックし、改善点を見つけることができるからだ。例えば、マーケティングのプロジェクトマネージャーは SEOツール と リソーススケジューリングソフトウェア を使用して、従業員の有効性を分析し、パフォーマンスのギャップを見つけることができます。状況を把握することで、データに基づいたプロジェクト管理の意思決定が可能になる。また、計画通りに物事が進まない場合にも、より迅速に対応することができる。
プロジェクトの健全性を測るには、さまざまな方法があります。以下の指標を追跡することをお勧めします：
- 燃焼率 - プロジェクトマネージャーにとって、予算がどのくらい早く使われるかをチェックすることは、プロジェクトが正しい軌道に乗っているかどうかを素早くチェックできる貴重なことである。
- 見積もりと実績の比較 - 見積もり時間と従業員が実際に記録した時間を比較することは、潜在的な問題を早期に発見するための優れた方法です。
- 資源利用 - チームメンバーの仕事量を評価することができます。誰が多忙で、過労の恐れがあるかがわかる。また、誰がより多くの仕事を引き受けることができるかもわかる。
不適切なツールボックス
プロジェクト計画ツール は、あなたとあなたのチームがプロジェクトを成功に導くためのものです。しかし、それを実現するためには、ビジネスに適したツールを活用する必要がある。そうでなければ、従業員の仕事に具体的な効果をもたらさないアプリの導入に多くの時間を費やすことになるかもしれない。
プロジェクトチームの何人かが、例えばクライアントへの出張など、外出先で時間を過ごす状況を想像してみてください。モバイル版のないプロジェクト管理ソフトで時間を記録するよう彼らに頼むと、とても不便になります。さらに、タイムシートは遡及的に記入されるため、正確性に欠ける可能性が高い。
チームのツールボックスに新しいアプリを加えることを決める前に、まずニーズをリストアップすることから始めよう。そして、あるツールがそれに応えているかどうかをチェックする。チームが使用している他のツールと統合できるか？自社のプロセスに合わせてカスタマイズできるか？チームのワークフローをサポートするツールを活用することで、チームとプロジェクトマネージャーはより楽に生活できるようになる。
広範な経験を積んでいても プロジェクト管理トレーニング プロジェクト・マネジャーとして、このような問題を予防したり、克服したりする方法を知っておくことは有益である。プロジェクト・マネジャーとして、そのような事態を防ぐ、あるいは克服する方法を知っておくことは有益である。
このブログ記事は出発点のようなものです。プロジェクトマネジメントにおける一般的な課題をいくつか概説しましたが、それぞれのトピックについて読んでみる価値はあります。上記の各課題の横に記載したリンクが、プロジェクトマネジメントの専門知識をさらに深める一助となれば幸いです。
