プロジェクトマネジメントの失敗例： 効率的なリソース配分でプロジェクトを失敗から救え

チームや会社を運営したことのある人なら誰でも、誰がいつやるかを計画せずにプロジェクトを完了させるのは至難の業だと言うだろう。 しかし、多くの企業は、その場しのぎの 資源配分 そして「うまくいくことを祈ろう」という姿勢。

この記事のおかげで読者が増えたこと：

• 知識： 62%の企業が、リソースの見積もりと割り当てにリソース管理ソフトウェアを常時または頻繁に使用している。
• 真剣な提案だ： プロジェクトの失敗を避けるためのステップと、そのプロセスにおけるクラウドベースのソフトウェアの役割
• エンターテイメントリソースプランナーの画面は、GIFとブレンドされている。 ギフィー・ドットコム

Project Management Instituteは、プロジェクト管理プロセスにおけるリソース管理ソフトの役割に関する調査をまとめている。

実際、62%の組織しかなかった。 プロジェクトマネジメント協会調査 は、リソースの見積もりと配分のために、リソース・マネジメントを常に、または頻繁に使用していると答えた。

特に憂慮すべきは まったく同じ研究 を見ると、リソース配分の不備が多くのプロジェクトをリスクにさらしていることがわかる。過去のプロジェクトが失敗した主な原因について尋ねたところ、回答者の23%が「リソース予測の不備」と「リソース依存」を挙げた。

確かに、それは最も一般的な問題ではないが、「組織の優先順位の変化」（回答者の41%が言及）と比較すると、リソース計画は非常にあなたの手に委ねられている要因のように思える。

資源管理は、当然のことながら成長を重視する若い企業にとって、集中すべき最大の課題ではないかもしれない。

しかし、このような成長が起こった場合、成功するためには、スケジューリング・ゲームを迅速に強化する必要がある。代理店、コンサルタント会社、ソフトウェア会社など、複数のプロジェクトを同時にこなしている企業では特にそうだ。

リソース配分が不十分だと、コミュニケーションが混乱し、プロジェクトが危険にさらされる。

私は、チームの規模に関係なく、リソース管理プロセスを確立することを大々的に提唱している。実際、思慮深いチーム・プランニングは、早い段階で成長を加速させ、健全な会社を維持することができる。

リソース・マネジメントのメリットを享受するために必要な最も重要なステップを説明しよう。

チームの可視性を高め、成功したプロジェクトを失敗したプロジェクトから遠ざける

多くのチームは、チームの可視性が限られているために、従業員の過労やプロジェクトの遅延、異なるプロジェクト・マネージャー間の意思疎通のズレに悩まされている。

グローバルリソースカレンダーは、企業規模に関係なく必要不可欠なものです。あなたの会社では、リソース配分の責任者はあなた一人ですか？プロジェクトマネージャーとして...私たちは仕事量管理の重要性を知っています）。 

従業員のリストは手始めだが、役職や年功序列、勤務地（もし バーチャルチーム)を使って簡単にリソースを絞り込むことができます。プロジェクトマネージャーは、まだ特定のチームメンバーと仕事をしたことがないため、必ずしも彼らのスキルを知っているとは限りません。

リソース配分の効率を上げようとするとき、もうひとつ念頭に置かなければならないのが仕事量だ。ある従業員に過度に依存する一方で、与えられたタスクを遂行できる他の従業員を省いている企業は珍しくない。スケジュールを見れば、過重労働者や過少労働者を見つけ、その割り当てを平準化することができる。

チームの可視性の向上は、営業チームや製品チームにも喜ばれます。新しい取引の交渉やアプリの機能追加を決定する際、彼らはタイミングについて十分な情報を得た上で決定することができます。  

チームの可視性を高め、成功したプロジェクトを失敗したプロジェクトから遠ざける

例えば、社内に3人のデザイナーがいて、急ぎの仕事がなく、新しく獲得したプロジェクトに取り組むことができるとしよう。仕事量のスケジュールだけを考慮すれば、問題ない、あるいは選択肢はない。ところが、そのうちの1人が病欠、もう1人が休暇中、そして3人目のデザイナーが今月はパートタイムで働きたいと言ってきた。

そしてそのように、プロジェクトは危険にさらされ、延期するか、追加のデザイナーを外注する必要があるかもしれない。どちらの選択肢も、通常、あなたの収益に影響を与えるでしょう。

リソース配分を成功させるには、チームの稼働状況を把握することが不可欠だ。

社員が長期休暇を取るにせよ、半日休むにせよ、あなたとプロジェクトマネージャーは、誰が現実的に新しい仕事を引き受けられるかを知る必要がある。  

理想的なのは、チームのアサインメントとアベイラビリティデータの両方を1つのスケジュールに表示し、プロジェクトを計画する際に両方を考慮できるようにすることです。よく一緒に仕事をするパートタイマーやフリーランサーに、日々の稼働状況を教えてもらいましょう。

teamdeckの仕組みは、従業員自身が自分の都合を入力し、休みを申請することができます。そしてそのリクエストはマネージャーによって受け入れられ、スケジュールは即座に更新されます。

収集したデータを活用する

資源の予測と配分は、科学と経験の一部である。この式の科学的な部分を最大限に活用するためには、過去のデータを使い始めるべきである。

多くの企業にとって、時間の記録は顧客と合意したものだ。また、のんびりとした企業文化にはそぐわないと考える企業もある。

タイムトラッキングに対する私のスタンスは、正しく行われれば、従業員にとっては邪魔にならず、マネージャーにとっては洞察に富むというものだ。リアルタイムで仕事を追跡するか、少なくとも当日にタイムシートに記入することをお勧めする。そうすればデータの正確性が増す。

新しいプロジェクトにリソースを割り当てるときは、チームメンバーが以前の仕事で記録した時間を分析する。もし、メンバーが何度も 予定時間納期の厳しいプロジェクトには向かないかもしれない。

あるいは、チームの稼働率を評価し（各人の予約とタイムシートを比較して）、最近のプロジェクトでどの社員が酷使されているかを確認することもできる。おそらく、同じようなスキルを持つ人材を新たに雇う必要があるだろう。

変化に対応する

すべての項目にチェックを入れ、チームに最適なスケジュールを考えたかもしれない。 しかし、何かが変わり、あなたの計画に影響を与えることは避けられない。プロジェクトの範囲であったり、スケジュールであったり。

変化に備え、変化に直面したときに素早く行動できるようにしておくことが決定的に重要だ。私の会社が複数の異なるプロジェクトを同時に管理するのに役立っているのが、リアルタイムのスケジュールです。各プロジェクトマネージャーは、全員の現在の稼働状況や仕事量を見ることができます。

プロジェクトのキックオフ前に入念に準備したスプレッドシートや文書には、ひとつ問題がある。何かが変わるとすぐに古くなってしまうのだ。ほとんどのプロジェクトでは、それは本当にすぐだ。自分でコントロールできることは限られているので、変化を受け入れる準備をしたほうがいい。