プロジェクトマネージャーのためのワークライフバランスの秘訣

プロジェクトマネージャーという役割には、人々に考えさせる何かがある： ワークライフバランスがない。 ググれば、PMがしばしば過労とストレスに見舞われるという事実を指摘する記事やスレッドが数多く見つかるだろう。 

プロジェクトチームの責任者である場合、ワークライフバランスの達成は難しいというのが一般的な意見だ。プロジェクト・マネジャーであることや リソースマネージャ は、私生活よりも仕事を優先する必要がある。後者は真実ではないと思う。また、PMはしばしば長時間労働や溢れかえる受信箱に悩まされるが、その負担を軽減する方法はある。

プロジェクトマネジャーのためのヒントを紹介する前に、まず「ワークライフバランス」の意味について考えてみよう。ワークライフバランスはキャッチフレーズとなり、ほとんどの人が異なる理解を持っている。 

仕事に8時間以上費やすことはない」から「就業時間後に仕事のことを考える必要はない」まで、このあたりは人それぞれだろう。また、完璧なワークライフバランスなど存在しないと言う人もいる。 

どのような考え方の持ち主であれ、おそらく私たちが同意できるいくつかの共通点がある。自分の仕事に追いつくために大量の残業をしなければならないのは、あまりいいことではない。あるいは、一度に何人もの人とおしゃべりをしようとしていて、その全員が質問の迅速な解決を要求しているとき。プロジェクトが巨大化し、現実的に納期に間に合わなくなったとき。あるいは......おわかりいただけただろうか。 

この記事では、既定のステータスを "忙しい "から "効果的 "に変えたいプロジェクトマネジャーのために、ワークライフバランスの秘訣を紹介する。この仕事で多くのことがそうであるように、これもまた適切な計画から始まる。 

効率化のための計画  

長期より短期

プロジェクトの性質によって、立案すべき計画の規模が決まるかもしれないが、私は、短期計画こそ優先すべきものだと主張したい。ほとんどの場合、1年計画の細部まで計画することはできない。その代わりに、次の仕事の塊に集中しよう。スクラムのフレームワークに従っているなら、次のスプリントだ。次のリリースのために自分のプレートにあるものに本当にコミットし、計画通りに進めることができるかどうかを確認しよう。そうすることで、柔軟性と安心感が格段に増す。尤も、あなたはおそらく 計画する プロジェクトのマイルストーン さらにこの先も例えば、完全なプロジェクト・ロードマップだ。ロードマップの違いは、ロードマップは確定したものではないので、あなたとあなたのチームは、より現実的な目標である短期計画に集中することができるということです。 

作業の自動化

2回以上何かをする？自動化しましょう！プロジェクトマネジャーの仕事の大部分は、繰り返しの多い仕事である。これは、重要性が低いという意味ではない！残念なことに、時間がかかることもある。毎日、毎週、毎月の業務を分析し、自動化できる方法を考えよう。 

自動化とはどういうことか？テンプレートやチェックリストのようなプロシージャーを作成することは、素晴らしい手始めになるだろう。完全なワークフローを作成したい場合は ザピア または IFTTT (プログラミングの知識は必要ありません！）。小さな時間節約でも、あなたの忙しさを減らす（効率を上げる）ことができる。もしあなたがSlackユーザーなら、以下の記事をチェックしてほしい。 プロジェクトマネージャーに最適なSlackアプリまた、生産性を高めるためのアイデアも紹介されている。 

TQは？ 

TQ（テクノロジー・クオティエント）とは、テクノロジーに適応し、管理し、統合する能力のことです。PMTQ (Project Management Technology Quotient)は、以下の団体に認められています。 プロジェクトマネジメント協会 を、プロジェクトを成功に導く新たな重要な要素として位置づけている：

技術によって常に改造され続ける世界で、戦略を現実のものにする責任を負うすべての人へ、

PMTQは必携の、有無を言わせないスキルセットとなるだろう。

テクノロジーとの関係について考えてみよう。技術とは切っても切れない関係にあるプロジェクト、たとえばソフトウェア開発を管理できるようになるのは、ひとつのことだ。ソフトウエアを自分やプロジェクトに有利に使えるかどうかは、また別の話だ。オンラインツールを賢く使えば、時間を大幅に節約し、プロジェクトの透明性を高めることができる。  

時間を守る

空席状況を確認する 

プロジェクト・マネジャーは、オフィスに最初に出社し、最後に退社する傾向があるようだ。その理由のひとつは、実際の仕事をする機会を探しているからだ（次項参照）。しかしもうひとつの理由は、チームを監督し、リアルタイムでコミュニケーションをとる必要があるからだ。緊急事態を除けば、あなたが常時いる必要はないはずだ。自分の都合を決め、それを守ることを強くお勧めする。 

深い仕事と営業時間

PMの中には、早く出社したり遅くまで残ったりするのが好きな人がいる。もちろん、プロジェクトマネージャーであるためには健全なコミュニケーションが必要だが、チームのSiriになって「ちょっとした質問」にいつでも答えられるようにする必要はない。コンテキストの切り替えは集中力を削ぐ。1日の大半を集中できない状態で過ごすと、タスクもはかどらない。 

1日をタイムボックスで区切って、誰にも邪魔されずに仕事ができる時間帯を設定しよう。オフィスアワーを設定し、チームメンバーがあなたに質問できるようにすることもできる。透明性が高く、きちんと文書化されたプロジェクトでは、これは成功する戦略となるはずだ。

もちろん、即席のコミュニケーションとは別に、チームミーティングという計画的な交流の余地もある。この場合、ボールはあなたのコートにある。会議の方針を決める（そして模範を示す）のは、プロジェクトマネージャーであるあなただ。最初のルールは？ミーティングは必要なときだけスケジュールし、明確な目的を設定すること。次に、時間を気にし、時間を最大限に使うこと。目標を達成するためにこの会議を計画したのだから、その目的に集中し、時間を効果的に使うようにしよう。その理由は 多くの社員は会議を嫌う は「時間の無駄」である。あなたのチームとあなたの時間がそうでないことを確認してください。 

マインドセットに取り組む

多くのプロジェクトマネジャーは、ある期待に応えようとしている。彼らはすべてをコントロール下に置き、常に「チームのために」存在し、常にクライアントのために利用可能でありたいと願っている。 

問題は、こうした期待がまったく非現実的だということだ。ワーク・ライフ・バランスについて考え始めたいのであれば、次のことを忘れなければならない。 何もかも、いつも、絶え間なく.それは良い労働倫理ではないし、間違いなくチームにとって良い手本にはならない。 

最後に、クライアントを満足させたいと思っても、イエス・パーソンになってはいけない。よくあるジレンマだが、スコープクリープはプロジェクトを頓挫させ、ワークライフバランスの努力を台無しにしかねない。 

これらのヒントに従ったからといって、オフィスでの仕事が長引かないという保証はないが、土台となる確かなベースは得られるだろう。時間の経過とともに、生産性を高めるプロセスをより多く取り入れることで、忙しさのレベルが大きく変化することに気づくはずだ。 

要するに、ワークライフバランスのためのこれらのヒントは、仕事をより効果的に進めるためのステップでもあるのだ。正しい」バランスを見つけることは、不可能ではないにしても難しい。自分の働き方がよりバランスが取れていると感じている限り、あなたは間違いなく前進している。その調子だ！