リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
プロジェクトマネジャーの究極の目標は何か？プロジェクトを成功させることだ。最新の「Pulse of the Profession」調査によると、プロジェクトの60%未満しか、予定通り、あるいは当初の予算内で完了していない。
この記事から何を得るのか：
の役割 資源管理ソフトウェア 資源容量計画プロセスにおける
資源容量計画の目標
の違いに関する知識 資源計画 およびキャパシティ・プランニング
効果的なキャパシティ・プランニングに近づけるために何をすべきか
リソースのキャパシティを効果的に管理することで、企業はこの数字を増やすことができる。この記事では、プロジェクトマネジメントにおけるリソースキャパシティプランニングについて詳しく学びますが、会社レベルのキャパシティマネジメントの利点についても触れます。まずは必要な定義から。
スキルベースで人材を検索し、タスクに割り当てる【リソースプランニングソフトウェアの画面
リソース・キャパシティ・プランニングとは何か？
余計な説明を省くと、能力とは、達成、実行、生産する能力のことである。企業の視点を用いれば、それは特定の時間内に達成または生産する能力を意味する。しかし、より深く掘り下げて経営的な観点を用いれば、キャパシティの意味は、ある期間中に相対的なアウトプットを生産するために利用可能な投入資源の量として理解されることがわかるだろう-managementstudyguide.comで読むことができる。これはしばしば生産能力と呼ばれ、原材料、設備、労働力など、顧客の需要を満たすために必要な資源能力のレベルを包含する。
しかし、この章のトピックに関係する意味はそれだけではない。キャパシティ・プランニングに関する他の理解をいくつか比較してみよう。
Projectmanager.comでは、キャパシティ・プランニングとは、要求やタスクのキャパシティを満たすために利用可能なリソースを安定させるプロセスであると書いてある。これは、十分なリソースにアクセスできる人と、プロジェクトからの要求とリソースに関する期待との間にあるある種の存在として理解することができる。
リソース・キャパシティ・プランニング・ソフトウェア市場の競合であるSaviom社も同じ考えを持っているようだ：リソース・キャパシティ・プランニングとは、リソースのキャパシティと需要のギャップを予測することです。Mavenlinkの視点では、リソースキャパシティプランニングはこのプロセスの3つの側面を想定しています。第一に、リソースがどれだけの仕事をこなせるかを定義すること。第二に、それらのリソースがどのような仕事をすることができるかの特定と表示。3つ目は、プロジェクトの期待や要求を満たすために、これらのリソースを現在使用しているリソースとマッチングさせることです。
Wrikeのブログにはこうある：キャパシティ・プランニングとは、組織やクライアントの将来のビジネス要件を予測するプロセスです。キャパシティ・プランニングはまた、必要なスキルセットを持つリソースが、進化するクライアントやビジネスの要求に対応できるようにすることも目的としています。この視点は、私たちのアプローチも表していますが、リソースとは、機器、ソフトウェア、ラップトップ、建設資材、部屋、予算などを意味しません。プロジェクト・マネジメントにおけるキャパシティ・プランニングでは、個人、チーム・メンバー、そして従業員が対象となる。あなたは、特定のスキルを持つ個人を見る。プロジェクトの要件を満たすために必要な関連スキルを持つ人。
効果的なキャパシティ・プランニングとは、適切な特定のスキルを持つリソースを確保することである。
プロジェクトレベルでは、キャパシティプランニングとは、あるプロジェクトを完了するのに十分なリソースがあるかどうかを判断することである。その役割は、企業（または団体）が、あるプロジェクトやタスクに必要な予想されるリソースを、予想される時点で、予想される要件でプロジェクトを完了できるようにすることである。
さらに言えば、リソースキャパシティプランナーは、指示されたゴール（サブタスク、タスク、プロジェクト）を達成するために、どれだけのリソースが必要かを明確に示すことができなければならない。
言い換えれば、リソース・キャパシティ・プランニングとは、リソースのキャパシティと需要の間隔を予測することである。そのため、キャパシティ・プランニングを管理する側は、労働時間、熟練度、スキル、平均的な仕事量といった要素を考慮することになる。チームのキャパシティを計算するためには、彼らの稼働率と現在の仕事量を知る必要がある。
リソースキャパシティプランニングプロセスのステップの1つ[Teamdeckの画面]。
キャパシティ・プランニングとリソース・プランニングの違いは？
単刀直入に言えば、もし比較するのであれば キャパシティ・リソース・プランニング リソース・マネジメントの最初のものは、「将来のビジネス要件を予測すること」である。 プロジェクトを開始するために必要なリソースを確保する。".一方 リソース・プランニングとは「選択と割り当て」である。 プロジェクトやタスクのために、またその期間中に特定のリソースを使用すること」。
また、キャパシティプランニングとは、実際に仕事をスケジューリングする前に、入ってくる仕事をこなすのに必要なチームメンバー、役割、熟練度が間違いなく揃っているかどうかを検査することであるとも言える。リソースプランニングは、この選択ボックスから選択し、割り当て、スケジューリングすることである。リード戦略は、予測された需要を満たすために余剰能力を作成し、需要の高まりと将来のプロジェクトに対応するためにリソースが利用可能であることを保証することを含む。
キャパシティ・プランニング、リソース・プランニング、リソース・スケジューリングの比較。[出典：www.kelloo.com]
リソースプランニングとは、リアルタイムで労働力を調整することであり、リソースの利用状況を監視しながら、プロジェクトに人を割り当てることである。このように、リソースプランニングとは、タスクやプロジェクトを完了するために必要なリソースの管理、指導、調整を意味する。
キャパシティ・プランニング戦略を成功させる3つのステップ
新しいプロジェクトの管理を任されたとき、あなたは通常何をしますか？どのようにチームを編成し、チームメンバーの稼働率がすべてのタスクを完了するのに十分であることを確認しますか？十分なリソースを確保しようとするプロジェクトマネージャーは、以下のステップを完了する必要があります：
プロジェクトの要件と見積もりを集める。プロジェクトを成功させるためには何をしなければならないかを理解する必要がある。技術的な範囲は？プロジェクトチームに必要な役割は何か？このプロジェクトの見積もり時間は？
利用可能なリソースを特定する。利用可能なリソースを分析し、プロジェクトの条件に合う人材をプロジェクトチームに参加させる。
キャパシティをプロジェクトのニーズに合わせる。プロジェクトに誰をアサインし、何時間分予約するかを決める。プロジェクトがまだ始まっていなくても、これらのリソースを確保しておくのが理想的です。需要予測ではなく、実際の需要に対応するラグ戦略の使用を検討する。
生産能力計画の例として、繁忙期に増産が必要な食品メーカーを考えてみよう。彼らは、需要の増加に対応するために、労働力とリソースを計画する。同様に、あるIT企業は、タイムリーな納品を確実にするために、プロジェクトに開発者を追加で割り当てるかもしれない。
注：企業によっては、リソースマネジャーがキャパシティプランニングプロセスの大部分を担当する。プロジェクトマネジャーが特定の役割やスキルを要求し、リソースマネジャーがリソースのキャパシティを分析する。
リソース・キャパシティ・プランナーを活用したキャパシティ要件
プロジェクト・マネジャーは、プロジェクトの要件を評価することができるはずだが、従業員プールを可視化しなければ、リソースの可用性を分析することはより困難となる可能性がある。幸いなことに、組織には自由に使えるリソースキャパシティプランナーがあることが多い。 プロジェクト・リソース管理 複数のプロジェクトに効率的に取り組み、長期的なキャパシティ・プランニング戦略を準備する。
ツール・キャパシティ・プランニングは、将来の仕事に必要なツールや機器を確保し、割り当てるために極めて重要である。これには、リソースのニーズを予測し、どのような新しいツールが必要になるかを理解し、ツールが正しく使用され、投資に見合うものであることを確認することが含まれる。
Teamdeckのようなリソースキャパシティプランナーは、全員の可用性とワークロードに関する情報を持つ単一のリソースプールを提供する（詳細は以下を参照）。 ワークロード管理).プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトの要求に応えるために必要な役割を絞り込み、その人たちがいつ空いているかをチェックすることができる。
[/vc_column_text]。
全社的なリソースカレンダーは、キャパシティプランニングを成功させるための重要なツールである。
リソースの競合を避けるために、選択したチームメンバーを事前に予約することができます。プロジェクトがまだ100%確定していない場合、仮予約を追加することができます。他のプロジェクトマネージャーは、このメンバーがあなたのプロジェクトにアサインされる可能性が高いことを知ることができます。許可が出れば、プロジェクトに参加できるメンバーが揃い、スケジュールが他のマネージャーからも見えるようになります。
仮予約を追加して、プロジェクトのスケジュールを事前に計画しましょう。
資源管理ソフトウェア** リソースのキャパシティを評価するのが簡単になります。人がすでに他のプロジェクトにアサインされているかどうかを確認できるだけでなく、アカウントで休暇や銀行休暇を取ることもできます。チームの実際のキャパシティを計算し、提案された期間内にプロジェクトを提供する準備ができているかどうかを判断することができます。
金銭面を考慮する機会もあるだろう。リソース管理アプリ（Teamdeckを含む）の中には、チームの料金に関する情報を保存できるものもある。Teamdeckのレポートを使って、プロジェクトにブッキングしたいスタッフを確保するためにどれくらいの予算が必要かを計算しよう。このチームにコミットする前に、現在のプロジェクト予算で彼らを雇えることを確認してください。リソースのキャパシティと見積もりコストの照合は、プロジェクトを成功させるもう一つの方法です。
両チームとも、与えられたプロジェクトを遂行するのに十分な能力を持っている。しかし見積もりコストは大きく異なります。幸い、Teamdeckで複数のシナリオを評価できます。
キャパシティ・プランニングは、チームの働きすぎや活用不足を避けるのに役立つはずだ。しかし、プロジェクトが始動する際に、リソースの利用状況を定期的にモニターすることは有効です。以下のガイドをご覧ください。 チーム利用率の測定.また、プロジェクト・マネジメントの側面に興味があるのなら、以下を読んでほしい。 キャパシティ・プランニング・ツール とテクニックの記事。
[vc_column][/vc_row]。
企業レベルでの資源能力計画
プロジェクトの需要とチームのキャパシティを整合させることは、プロジェクトマネジメントの取り組みにおいて不可欠な要素ですが、キャパシティプランニング戦略は、プロダクションチームだけでなく、組織全体に利益をもたらします。プロジェクトの幅広いポートフォリオを管理する上で、キャパシティ管理を忘れてはなりません。キャパシティの管理によって、リソース配分の意思決定がより適切に行えるようになるだけでなく、社内の他の部署もサポートできるようになります：
労働力のキャパシティ・プランニングは、適切なスキルを持ち、適切な職務に就くスタッフを、需要に見合うだけの数確保する上で極めて重要である。また、組織の目標を達成し、職場の燃え尽きを防ぐために、人員配置のニーズを特定し、人員削減を検討したり、従業員を再配置したりする際にも役立ちます。
人事チームは採用ニーズを明確に把握し、新入社員の採用や研修に十分な時間を確保できる。キャパシティ・プランニングは、将来的なリソースのボトルネックを回避するのに役立つ。
営業チームは、生産パイプラインの可視性を高めることで、一定期間内にさらなるプロジェクトの余地があるかどうかを知ることができる。
財務スペシャリストは、計画された能力およびスタッフに割り当てられた実際のプロジェクトに基づいて利益予測を計算することができます。
考えてみよう：あなたの会社には、チームの能力が高すぎる、あるいは低すぎる場合の手順が確立されていますか？なければ、次回のプロジェクトマネジメントチームのミーティングでこの問題を提起してください。もしかしたら、社員はいるが取り組むべきプロジェクトがないときのために、研究開発イニシアティブのような解決策を考えることができるかもしれない。結局のところ、 未使用 は、従業員の士気にとって良くない。
キャパシティプランニングで従業員を守る
キャパシティ・プランニングは、従業員からも高く評価されている。リソース管理に対するこのような戦略的アプローチは、チームメンバーが自分のキャパシティを超えて働くことを期待されないことを意味する。その上、従業員は自分の稼働状況が目に見え、マネジャーに尊重されていることを知っている。夏休みの真っ最中に緊急プロジェクトにアサインされることもない。
さらに、過剰生産能力をプランニングに組み込むことで、需要の増加をカバーし、スコープクリープを防ぐことができる。
最後に、もしあなたの会社がリソース管理アプリを使っていれば、従業員は自分のスケジュールに何が入ってくるかを知ることができる。
チームのキャパシティを簡単に計画できます！
この記事で、キャパシティ・プランニングが管理可能であり、かつ必要であることを納得していただけたと思う。チームのキャパシティをチェックすることを忘れてしまうと、プロジェクトが危険にさらされることになります。同時に、余剰人員をアウトソーシングすることになれば、予算を超過する可能性もある。幸いなことに、キャパシティと需要を比較すれば、どちらのシナリオも避けることができる。プロジェクトリソース管理ソフトウェアを活用することで、プロセス全体をより強固なものにすることができます。
Teamdeckでキャパシティプランニングがどれだけ簡単にできるか試してみませんか？ アニエラとの通話を予約する今回は、当社のカスタマー・サクセス・エキスパートの一人である、柴田が登壇します。彼女は、効果的なプロジェクト・リソース・マネジメントのおかげで、より良い戦略的意思決定ができることをお見せします。
キャパシティ・プランニングの戦略的統合
効果的なキャパシティ・プランニングは、孤立した活動ではなく、組織のより広範な戦略的枠組みに統合されなければならない。キャパシティプランニングを全体的なビジネス目標と整合させることで、組織は、プロジェクトマネジメントの取り組みが長期的な成功に貢献することを確実にすることができる。ここでは、キャパシティプランニングを組織に戦略的に統合する方法を説明する：
戦略目標との整合性:キャパシティプランニングは、組織の戦略的目標をサポートするものでなければならない。これには、資源配分が、市場拡大、製品開発、業務効率化などの広範な事業目標とどのように整合するかを理解することが含まれる。計画中のプロジェクトがこれらの戦略目標に沿ったものであることを確認し、それに応じて資源配分を調整する。
部門を超えたコラボレーションを促進する:効果的なキャパシティ・プランニングには、さまざまな部門間の協力が必要である。例えば、財務チームは予算予測とリソース配分を一致させる必要があり、人事は採用やトレーニングの取り組みを調整する必要がある。リソースプランニングが包括的で全体的なビジネスニーズと合致するよう、部門間の定期的なコミュニケーションとコラボレーションを奨励する。
アジャイルの実践:キャパシティプランニングにアジャイル手法を取り入れることで、柔軟性と対応力を高めることができる。アジャイル手法では、反復的な計画と適応性が重視されるため、チームはプロジェクト要件の変化に応じてリソースを調整できる。このアプローチは、不確実性の管理に役立ち、変化するプロジェクト需要への対応能力を向上させる。
データ分析の活用:キャパシティプランニングの意思決定にデータ分析を活用する。過去のプロジェクトデータ、リソース利用指標、パフォーマンス分析により、リソースのニーズや傾向に関する貴重な洞察を得ることができます。高度な分析ツールは、将来のキャパシティ要件を予測し、データ主導の洞察に基づいてリソース配分を最適化するのに役立ちます。
キャパシティ・プランニングのフレームワーク:プロセス、責任、ツールを概説した正式な能力計画の枠組みを確立する。このフレームワークには、予測、資源配分、モニタリングのガイドラインを含めるべきである。構造化されたアプローチにより、組織全体のキャパシティプランニングの取り組みの一貫性と効率性が確保される。
キャパシティ・プランニングにおける共通の課題
キャパシティプランニングは、その重要性にもかかわらず、多くの場合、いくつかの課題がある。これらの課題に効果的に対処することで、計画の成果を大幅に改善することができる：
予測不可能な需要:キャパシティ・プランニングにおける最大の課題のひとつは、予測不可能な需要の管理である。これを軽減するために、キャパシティプランニングのプロセスに柔軟性を持たせる。シナリオ・プランニングを使ってさまざまな需要シナリオに備え、プロジェクト要件の潜在的な変動に対処するコンティンジェンシー・プランを策定する。
資源制約:リソースが限られていると、プロジェクトの要求に応える能力が制約される可能性がある。戦略的重要性に基づいてプロジェクトの優先順位を決め、それに基づいてリソースを配分する。リソースの汎用性を高め、特定のスキルセットへの依存を減らすために、従業員のクロストレーニングを検討する。
データの正確性:正確なデータは、効果的なキャパシティ・プランニングにとって極めて重要である。プランニングに使用するデータが最新かつ信頼できるものであることを確認する。定期的なデータ更新と検証のプロセスを導入し、リソースの可用性と作業量情報の正確性を維持する。
コミュニケーション・ギャップ:プロジェクトマネジャーと他のステークホルダーとのコミュニケーションギャップは、リソース配分のズレにつながります。明確なコミュニケーションチャネルを確立し、定期的なチェックを行うことで、すべてのステークホルダーがリソースの必要性やプロジェクトの要件について情報を得られるようにする。
既存システムとの統合:キャパシティプランニングを既存のプロジェクト管理システムやリソース管理システムと統合することは、困難な場合があります。キャパシティー・プランニング・ツールが他のシステムと互換性があり、重複やエラーを避けるためにそれらのシステム間でデータがシームレスに流れることを確認する。
資源容量計画の今後の動向
テクノロジーとプロジェクトマネジメントの実践が進化するにつれ、いくつかのトレンドがリソースキャパシティプランニングの将来を形成しつつある：
人工知能と機械学習:キャパシティ・プランニングを強化するために、AIや機械学習の活用が進んでいる。これらのテクノロジーは、膨大な量のデータを分析してリソースのニーズを予測し、割り当てを最適化し、潜在的な問題を事前に特定することができる。AIを活用したツールは、過去のデータやパターンに基づき、より正確な予測や提案を行うことができる。
統合資源管理プラットフォーム:統合リソース管理プラットフォームへのトレンドが高まっている。これらのプラットフォームは、プロジェクト管理、リソース計画、財務管理を単一のソリューションに統合する。この統合は、リソースのキャパシティとプロジェクト需要を包括的に把握することで、可視性を向上させ、プロセスを合理化し、意思決定を強化します。
リモート・ワークとハイブリッド・ワーク・モデル:リモートワークやハイブリッドワークモデルの台頭は、リソースキャパシティプランニングに新たな検討をもたらす。組織は、遠隔地のチームメンバー、さまざまな時間帯、柔軟な勤務形態を考慮し、計画プロセスを適応させる必要がある。バーチャルコラボレーションやリソース管理をサポートするツールや戦略は、今後ますます重要になるだろう。
従業員のウェルビーイング重視の強化:キャパシティ・プランニングにおいて、従業員の福利厚生が重視されるようになってきている。組織はワークライフバランスの重要性を認識し、リソースプランニングプロセスにこのような配慮を取り入れている。この傾向には、バーンアウト（燃え尽き症候群）を防ぐための仕事量のモニタリングや、健全な職場環境を支える資源配分の確保などが含まれる。
リアルタイム・リソース追跡:リアルタイム・リソース・トラッキングが普及し、企業はリソースの利用率と可用性を継続的に監視できるようになった。この機能により、管理者はリアルタイムのデータと新たなニーズに基づいて調整を行うことができるため、よりダイナミックで迅速なキャパシティ・プランニングが可能になります。
結論
リソースキャパシティプランニングは、プロジェクトマネジメントを成功させるために不可欠な要素であり、その重要性は個々のプロジェクトにとどまらず、組織全体に影響を及ぼす。キャパシティー・プランニングをより広範なビジネス慣行に戦略的に統合し、一般的な課題に対処し、将来のトレンドを常に把握することで、組織はプロジェクトを期限内に予算内で遂行する能力を高めることができる。効果的なリソース・キャパシティ・プランニングを実現するためには、先進的なツールやテクノロジーを活用し、部門を超えたコラボレーションを促進し、従業員の福利厚生に重点を置くことが重要である。これらのプラクティスを取り入れることで、プロジェクトはより成功し、リソースの活用は最適化され、組織全体のパフォーマンスは強化される。
