この記事のおかげで何が得られるだろう：

資源管理ソフトウェアがプロジェクトの期限内終了に及ぼす影響。

負けを少なくするプロジェクトの始め方

プロジェクトのキックオフは、最終的にそれを左右するかもしれない仮定と決定を下す瞬間である。

この段階では、準備をし、文書管理システムを使ってできるだけ多くの情報を集め、仕事量を評価し、リソースを思慮深く割り当てる必要がある。そして時には、個人用のプロジェクト管理ソフトを使うのもいいアイデアかもしれない。

その一方で、プロジェクト全体の基調を整え、チームの効果的で前向きな文化を確立するためのキックスタートの時期でもある。

プロジェクト・キックオフ・ミーティングで正しいスタートを切るには？

リソースマネジメントソフトウェアを開発したTeamdeckでは、プロジェクトマネージャーがより良いプロジェクトの見積もり、計画、実行、監視ができるように支援することを約束します。そのため、リソース管理のベストプラクティスに関する無料eブックを作成しました。

この記事は電子書籍からの抜粋で、プロジェクトを成功させるために欠かせない、重要な次のステップについて説明しています。プロジェクトのキックオフミーティングのための構造化されたミーティングアジェンダは、ミーティングを合理的かつ効率的に保ち、チームと利害関係者を積極的に巻き込み、アジャイルプロジェクトのキックオフのための調整を行うために不可欠である。

プロジェクトを理解する：成功への第一歩

プロジェクトを完全に理解するということは、最終的な成果物やチームの業務範囲について、利害関係者の期待を知るということだ。 成功基準は明確に定義すべきである。可能性があり、測定可能なものとしては、納期を守ること、当初の予算内に収めること、売上目標を達成することなどがある。 これらの基準は、明確な方向性を示すだけでなく、プロジェクトの進捗と成功を評価するためのベンチマークとしても機能する。

プロジェクトの目標や目的、スケジュール、予算、成果物など、プロジェクトに関する詳細は、プロジェクト概要にすでに記載されているはずです。プロジェクト概要をよく読み、そこからどのような詳細を得ることができ、何が欠けているのかをまとめましょう。プロジェクト概要が包括的で、プロジェクトの重要な側面をすべて取り上げていることを確認することが重要です。よく練られたプロジェクト概要書は、効果的なプロジェクト計画と実行の土台となる。

何か不明な点があれば、クライアントとの連絡を待つ必要はない。作業計画を立てる前に、プロジェクトに関する情報をできるだけ多く集めておくことが大切です。このような積極的なアプローチは、潜在的な問題を早期に発見し、タイムリーな解決を可能にするため、プロジェクト後半での誤解や遅延を防ぐのに役立ちます。

十分な詳細が得られたと感じたら、クライアントをプロジェクトのキックオフ・ミーティングに招待する。 直接会ってもいいし、スカイプを使ってもいいし、もっと専門的な電話会議を企画してもいい。ポイントは、プロジェクトの範囲、クライアントの期待、何をどのように提供できるかについて話し合うための会議室です。このミーティングによってプロジェクトの方向性が決まり、プロジェクトの目的と成果物について全員が同じ見解を持つことができる。

役割と責任を明確にするプロジェクトチームで誰が何をするか？

プロジェクトの共通目標を完全に理解したら、次はそれを達成するために誰が必要か、誰が何に責任を持つかを明確にする。 プロジェクトチームメンバーの役割と責任を明確に定義することで、混乱を避け、説明責任を果たすことができる。各メンバーは、自分に何が期待されているのか、自分の仕事がプロジェクト全体の目標にどのように貢献するのかを知る必要があります。

つまり、プロジェクト内での役割を特定するためにフォローアップが必要だということだ。あるいは、「プロジェクトが完了するために必要な役割とは何か？これには、プロジェクトに必要な主要スキルや専門知識を特定し、それらをチームメンバーにマッピングすることが含まれる。また、必要な時間と労力をプロジェクトに割けるよう、チームの稼働率や仕事量を考慮することも重要です。

プロジェクトやクライアントの要望によっては、フロントエンドやバックエンドの開発者、グラフィックデザイナー、モーションデザイナー、マーケティングの専門家やコピーライターが必要になることもあります。 それぞれの役割を明確に定義し、具体的なタスクと責任を各メンバーに割り当てる。 これは、プロジェクトのすべての側面がカバーされ、何一つ漏れがないことを保証するのに役立つ。

プロジェクトに参加させるべき人材が明確になったら、その仕事に最適な社員を見つけよう。そのためには、従業員のスキルを評価する必要がある。スキルマトリックスとは、従業員のスキルをシンプルな表にまとめたもので、その従業員がタスクをこなせるかどうかを評価し、点数化するのに役立つ。このツールは、適切なタスクに適切な人材を見極め、プロジェクトチームがプロジェクトの難題に対処できるよう、万全の態勢を整える上で非常に有効だ。

役割とそれを果たせる人材を特定したら、従業員の稼働状況を確認し、次のプロジェクトにアサインする。これには、チームメンバーに過度の負担をかけず、最高のパフォーマンスを発揮できるようにするためのスケジューリングとリソース計画が必要です。 効果的なリソース管理は、プロジェクトを予定通りに進め、予算内で完了させるための鍵です。

役に立つヒント スキルマトリックスを使用していない場合は、従業員のスキルや経験を記載したリストを使用することができます。利用可能なリソースを可視化することで、より適切な人員配置が保証されるため、従業員の活用不足やオーバーブッキングを避けるのに役立つ。

包括的なプロジェクト計画の策定：落とし穴を避ける

計画段階がプロジェクトの成否を左右すると考える理由はいくらでもある。不正確な見積もり、個人的な誤った判断、潜在的なリスクの見落としは、しばしば遅延や予算変更の原因となる。効果的なプランニングには、プロジェクト完了に必要なタスクや活動の概要を示すだけでなく、潜在的な課題を予測し、それを軽減する戦略を立てることも含まれる。社外プロジェクトを計画する際には、方向性とビジョンを定め、共通の目標、タスク、スケジュールを設定し、クライアントとの正式なキックオフ・ミーティングのためにプロジェクト・チームを準備することが極めて重要である。

2016年のデータによると、期限内に完了したプロジェクトは49%に過ぎない。さらに、全プロジェクトのうち53%が予算範囲内にとどまっている。- PMI。これらの統計は、プロジェクトを成功させるための効果的なプロジェクト計画とリソース管理の重要性を強調している。

プロジェクト・リソース・マネジメントは、効果的な計画立案とプロジェクト開始段階における重要な要素の一つである。プロジェクトを成功させるために必要な役割と、その任務をこなせる適切な人材はすでに特定されている。あとは、リソースを効率的に配分し、プロジェクト全体を通じて最適に活用できるようにする番だ。

より良い従業員やプロジェクト管理のために、次のうちどれにどれだけの人数が必要かを見積もることは、プロジェクトのキックスタートに役立つ。.最新のリソースカレンダーは不可欠であり、あなたの仕事をはるかに容易にします。このカレンダーには、チームメンバーの都合だけでなく、他のプロジェクトや個人的な休暇など、彼らが持つ可能性のある他の約束も含めておく必要があります。

プロジェクトに誰がどれくらいの期間必要かを把握し、プロジェクトカレンダーを設定する。 リソースの有無、参加可能な他のプロジェクトや約束事、休日、祝祭日などを含める。 遠隔地のチームメンバーと仕事をする場合は、タイムゾーンを考慮に入れてください。このレベルの詳細な計画は、プロジェクトのタイムラインを現実的で達成可能なものにするのに役立ちます。

こうすることで、オーバーブッキングや従業員の活用不足を防ぎ、プロジェクトの正しい流れを最初から設定することができます。Teamdeckはリソース管理とタイムトラッキングツールであり、従業員のタイムトラッキングと休暇管理システム機能を備えています。これらのツールはリソースの利用状況や稼働率をリアルタイムで可視化するため、必要な情報に基づいた意思決定や調整に役立ちます。

リソースとタスクの見積もり正しく行う

プロジェクトの行動計画を綿密に立てるには、従業員が活動を完了するのに必要な時間を見積もる必要がある。見積もりは厄介なもので、下手をするとプロジェクトにとって良いことよりも悪いことの方が多くなってしまう。 正確な見積もりには、関連するタスク、必要なスキル、チームの能力を深く理解する必要があります。 これには、公式キックオフミーティングのためのプロジェクトチームの準備や、社内プロジェクトのキックオフミーティングの開催など、社内プロジェクトのリソースとタスクの見積もりに関する具体的な考慮事項が含まれる。

ジョン・カトラーは、「なぜ見積もるのか」という記事の中で、見積もる際のコンテクストの重要性を強調している。見積もりは、過去のデータと現在のプロジェクトの特定のコンテキストに基づくべきである。これは、見積りが現実的で達成可能であることを保証するのに役立つ。

一方、多くの人にとってタスクを時間で見積もることは、茶葉を読むことと同じである。そのため、私たち自身の経験から、ユーザーストーリーはストーリーポイントで測る方が安全です。ストーリー・ポイントとは、異なるユーザー・ストーリーの大きさを評価するための単位である。これは相対的なもので、つまり4ポイントのストーリーは2ポイントのものより2倍大きいということです。この相対的な見積もりテクニックは、見積もりが一貫しており、異なるタスク間で比較可能であることを保証するのに役立ちます。

ストーリーポイントを設定したら（スケールは1～10で構わない）、それをチームのベロシティに合わせる必要がある。もしチームが前回のイテレーションで14ポイント分のストーリーを完成させるのに十分な時間を取ることができたのであれば、今回も同じ量の仕事をこなす可能性が高い。これは、プロジェクトの現実的で達成可能な目標を設定するのに役立つ。

プロジェクトに必要なすべての要素のストーリーポイントの見積もりができたら、この数字をチームのベロシティで割って、プロジェクトを完了するのに必要な反復回数を出すことができる。これは、プロジェクトのタイムラインが現実的で達成可能であることを保証するのに役立ちます。

特定の人を管理する時間を割り当てる際には、その人の経験に基づいてどれだけの仕事をこなせるか、また1日のうちで「仕事ができる時間」という観点から、その人のリソース能力を考慮に入れる。 これにより、チームメンバーに過度の負担をかけることなく、最高のパフォーマンスを発揮できるようになる。

理想的な時間と経過時間の違いを理解しておくこと。前者は与えられた課題に実際に費やした時間であり、後者には待ち時間、妨害、コンテキストの切り替え、準備などが含まれます。この違いは、見積もりが現実的で、タスクの完了に必要な実際の時間に影響を与えうるさまざまな要因を考慮したものであることを保証する上で極めて重要です。

あるタスクにどれくらいの時間がかかるかを開発者に尋ねると、開発者は「理想的な時間」、つまり中断のない作業時間で見積もりを提示してくれることに注意してください。これは、現実的な期待を設定し、プロジェクトのタイムラインが達成可能であることを保証するのに役立ちます。

プロジェクト計画の実行計画を実行に移す

実行は、計画を行動に移すところである。このフェーズでは、プロジェクトマネジャーが人とリソースを調整し、プロジェクトマネジメント計画に従ってプロジェクトの活動を統合し、実行します。実行段階では、プロジェクトが正しい方向に向かっているかどうかを確認するため、プロジェクトの進捗状況を常にチェックすることが重要です。定期的なステータス・ミーティングは非常に有効である。これらのミーティングでは、何が完了し、何が進行中で、何がまだ必要なのかをカバーする必要がある。

この段階ではコミュニケーションが重要だ。 プロジェクト管理ソフトウェアを使い、全員に最新情報を提供し、プロジェクトの進捗を管理しよう。Teamdeckのようなツールはスケジュール管理、タスク管理、時間追跡に役立ちます。これらのツールはプロジェクトの進捗をリアルタイムで可視化し、問題を早期に発見してタイムリーに解決するのに役立ちます。

モニタリングとコントロールプロジェクトを軌道に乗せる

モニタリングとコントロールのプロセスは、プロジェクトの進捗とパフォーマンスを追跡、レビュー、調整し、計画の変更が必要な分野を特定するために必要である。このフェーズでは、プロジェクトのパフォーマンスを測定・監視することで、プロジェクトの目的が達成されていることを確認します。

このフェーズで使えるツールやテクニックには、パフォーマンス・レビュー、アーンド・バリュー・マネジメント、プロジェクト・マネジメント・ソフトウェアなどがある。定期的な報告とレビューのセッションは、プロジェクトを軌道に乗せるのに役立ちます。これらのセッションは、プロジェクトの進捗状況をレビューし、問題を特定し、プロジェクトが軌道に乗るように必要な調整を行う機会を提供します。

プロジェクトの終結スムーズな終結のために

プロジェクトの終結には、プロジェクトマネジメントプロセスグループのすべての活動を終結し、プロジェクトまたはフェーズを正式に完了させることが含まれます。これには、クライアントの承認を得ること、プロジェクト文書を引き渡すこと、プロジェクトリソースを解放すること、プロジェクト後のレビューを実施することなどが含まれます。

プロジェクト後のレビューは、何がうまくいき、何が今後のプロジェクトで改善できるかを理解するのに役立つ。これは、プロジェクトマネジメントを継続的に改善するための重要なステップである。このようなレビューから得られる洞察は、プロジェクトマネジメントのプロセスを改善し、将来のプロジェクトを成功に導く上で非常に貴重なものとなります。

結論プロジェクトの成功は理解次第

新しいプロジェクトの立ち上げは、世間で言われているほどストレスフルで大変なものではありません。最初から正しいプロセスを確立し、それに従って一歩一歩進めれば、仕事での初顔合わせが楽になるだけでなく、よくある失敗を避けることもできる。

この記事でお話ししたことをまとめると、以下の簡単なステップを踏んでメールを送るようにしてください：

こうすることで、プロジェクトのキックオフ前に、プロジェクトの要件、自社のリソースの利用可能性、期待値、タイムラインなど、すべてを把握しておくことができる。

まだプロジェクトの始め方がわからない？

効果的なリソース計画ソフトウェアでチームにベストを尽くさせる

関連記事