プロジェクトのスケジューリング・コンフリクトを避けるには？

プロジェクト・マネジャーとして、最適なプロジェクト・スケジュールを作成することが難しいことは十分承知しているはずだ。 プロジェクト・リソース管理ソフトウェア とテクニックを自由に使うことができる。それでも、スケジュールの問題にぶつかる可能性はある。一度に複数のプロジェクトを納品する責任のある会社で働いている場合、事態はさらに複雑になる。スケジュールが重なったり、従業員がダブルブッキングしたりする可能性がさらに高くなるからだ。

幸運なことに、以下のベストプラクティスに従うことで、スケジュールに関連するコンフリクトのほとんどを避けることができる。 リソースおよびプロジェクト管理.以下にいくつかヒントを挙げたので、それに従ってプロジェクトをうまく管理しよう。

プロジェクトスケジュールのコンフリクトがもたらす不愉快な出来事

どちらもよく知られた言葉である。ビジネスでもプライベートでも、2つの重要な日や2つの重要な出来事が重なるような状況は、どんな人間の人生でも目新しいものではない。しかし、たいていの場合、そのような状況が物事をより良く、より簡単にすることはない。

一般的に、プロジェクトマネジメントの環境では、チームメンバーや従業員が2つ以上のタスクやダブルシフトを同時に割り当てられると、スケジュールのコンフリクトが発生する。このような状況は、2つのことの原因であり、その背後にはそれぞれ課題があります。

仕事を辞めたいと思う理由の上位5位は、スケジュールの問題、言い換えれば柔軟性の問題である。の要約を読んでみよう。 PEWリサーチセンター それとも ギャラップ社の調査結論は同じである。従業員のスケジュールは、エンゲージメントと忠誠心という点で従業員の決断を左右する。

その両方がビジネスに影響を与え、プロジェクトを完了させることができるのだろうか？もちろんだ。スケジュールのコンフリクトをうまく処理することも、高みを目指すプロジェクトマネジャーのスキルのひとつだ。

プロジェクトスケジュールのコンフリクトはなぜ起こるのか？

ここでは、プロジェクト・スケジュールの問題で最も一般的な原因を概説します。それらを理解すれば、プロジェクト管理プロセスの改善点をピンポイントで指摘しやすくなります。

• 不正確 見積もり.数時間で終わるはずの仕事が1週間もかかるとなると、スケジュールは苦しくなる。
• リソース予測が不十分。 もうひとつ、プロジェクトの成否を左右する要因がある。プロジェクトの遂行に必要なリソースをすべて事前に計算に入れておかないと、スケジュールの遅れや、同時期に進行する他のプロジェクトとのコンフリクトを引き起こす可能性があります。
• 予期せぬプロジェクトの依存関係。 あなたのプロジェクトのスケジュールは、紙の上では順調に見えるかもしれないが、あなたが計画していなかった依存関係は、タイムラインを調整する必要があるかもしれない。
• プロジェクトの範囲を過小評価すること。すべての利害関係者から要件を収集せず プロジェクトスコープ管理そうでなければ、ビジネス目標を達成するためになすべきことを過小評価してしまう可能性が高い。
• 異なるプロジェクトマネージャー間でのスケジュールの可視性の欠如。これは、複数のプロジェクトを抱える企業（代理店、ソフトウェア会社、コンサルタント会社）に共通する問題である。残念ながら、異なるPMとチームリーダー間の可視性とコミュニケーションの欠如は、ほとんどの場合、スケジュールの衝突につながります。

スケジュールが重ならないようにするためにはどうしたらいいでしょうか？

尤も、自分の力ではどうにもならない状況もある。例えば、現在の状況を考えてみよう。このブログ記事を公開している時点（2020年6月）で、コロナウィルスの大流行により、数千以上のプロジェクトのスケジュールが保留になったり、完全に破棄されたりしている。プロジェクトに起こるかもしれないことすべてをコントロールすることはできない。だからといって、スケジュールのコンフリクトを防ぐために、予防的なプロジェクトマネジメントを導入すべきではない、ということにはならない。 

プロジェクトとそのスケジュールの可視性を高める。

プロジェクト活動やそれに携わるチームメンバーの可視性を高める最も簡単な方法は、リソースである オンラインカレンダープランナー.Teamdeckは、全社員または指定された社員が、どのプロジェクトに誰が予約されているのか、誰が時間に余裕があるのか（追いつくのに苦労している他のチームに加わる可能性があるのか）、誰が全く手が空いていないのか、などを確認できるスペースです。Teamdeckは企業がチームとプロジェクトをより良く管理するために私たちが作ったツールです：

チームメンバーと効果的にコミュニケーションをとる。

オープンなコミュニケーションと プロジェクトの透明性 は、プロジェクトの見積もり段階からチームメンバーの助けとなる。チームメンバーが100%の正確な見積もりを出すことを期待してはいけませんが 見積もり彼らが提供する仮定は、少なくとも可能性の範囲内でなければならない。どうすればいいのか？プロジェクトの見積りをサポートするためにプロジェクトマネージャーができることのひとつは、チームがプロジェクトの内容（ビジネス目標、エンドユーザーのニーズ、すべての機能要件と非機能要件）を完全に理解していることを確認することです。そうすることで、社員がより現実的な見積もりを作成できるようになるはずです。 

チーム内のタスクと役割の依存関係を明確にする。

異なるタスク間の依存関係を念頭に置くことは1つのことですが、プロジェクト内の異なる役割間の依存関係も覚えておく必要があります。フロントエンド開発者は、デザイナーが自分のパートを納品して初めて、プロジェクトに完全に取り組むことができます。もし、ある人のタスクが遅れると、他の人もそれに続くかもしれません。

チームがこれらの依存関係を認識していることを確認する。このような意識は、見積もり段階でより良い決断を下し、後のタスクの優先順位付けに役立つ。

他のプロジェクトマネージャーと協力し、自分の意図を伝える。

特に同じリソースプールを使っている場合、社内の他のプロジェクトのスケジュールをある程度把握する必要があることはすでに述べた。しかし、どうすれば他人の意図を把握できるのでしょうか？新しいプロジェクトの準備をしていて、チームを編成しようとしているところを想像してみよう。あなたは従業員のリストに目を通し、最適な人物を見つけた。あなたは、クライアントから正式なキックオフの確認が取れ次第、その人をプロジェクトにアサインすることに決めた。その日が来たとき、あなたは不愉快な驚きを味わうことになる。別のPMがすでにその社員を自分のプロジェクトに予約していたのだ。もしあなたが、チームの特定の構成を「呼び出す」ことができたなら...。

Teamdeckを使えば、予約に専用のタグを追加するだけで、自分の意思を伝え、従業員を仮予約することができます。また、カスタムタグを作成することで、例えば予約の緊急度や信頼度を表現することも可能です。全ては他のプロジェクトのスケジュールと重ならないようにするためです。

プロジェクトの進捗状況を監視する。

プロジェクト進捗のモニタリングとレポーティングは、プロジェクトマネジメントの重要な要素である。ステークホルダーを常に最新の状態に保つことができるだけでなく、自分自身でもプロジェクトの健全性をよりよく理解することができる。リソースと プロジェクト・スケジューリング・ソフトウェアTeamdeckを含むTeamdeckでは、プロジェクトのアクティビティ、タイムログ、リソース使用率などのレポートを作成することができます。スケジュールを調整する必要がないように、それらを使いましょう。

例えば、従業員が実際に記録した時間を定期的にチェックし、当初の見積もりと比較する必要がある。計画通りに進んでいますか？素晴らしい！一方、見積もりと実績の乖離は、将来的なスケジューリング上の問題の指標となるかもしれません。

スケジュールが合わないことを心配するのはきっぱりやめよう。 リソースプランナーによるスケジュール競合の容易な処理