プロジェクトにおけるバーチャルチームの管理 - リモートチームのためのツールとヒント

バーチャルチームでプロジェクトを立ち上げるには、社内の従業員でプロジェクトを立ち上げるのとは異なるコミュニケーションスキル、戦術、ツールが必要だ。Teamdeckのソフトウェア会社であるApptension社では、バーチャルチームとのプロジェクトを立ち上げるために、コミュニケーションスキルや戦術、ツールを必要とします。 資源管理ソフトウェア)、私たちはリモート従業員とも働いています。近隣の都市にいるプログラマーのことではありません。

この記事では、その方法を紹介しよう：

• ベストを選ぶ プロジェクトおよびリソース管理ツール リモートチーム向け
• バーチャルチームを効率的に管理するためのチーム編成
• プロジェクトを立ち上げる
• バーチャルチーム運営のためのコミュニケーションプロセスを確立する

私たちのチームメンバーは、日本やイギリスなど、さまざまな国やタイムゾーンで生活し、仕事をしています。私たちは、ひとつの部屋に集まって話をするだけではできない人たちと仕事をすることの利点と苦労を知っています。 について プロジェクトに参加する。スプリントが成功したことを祝うために、仕事が終わった後に集まることもある（ちなみに、これは緊密なチームを作るためにとても重要なことだ）。

その話をする前に、バーチャル・チームとは何か、そしてそれが本当に従業員の採用と管理における新たなトレンドなのかを簡単にまとめてみよう。

バーチャル・プロジェクト管理の台頭

バーチャルチームとは、異なる場所で同じプロジェクトに取り組む従業員のグループのことで、電子メールやメッセージングアプリを通じて互いに連絡を取り合う。

ナレッジワーカーに依存する企業では、リモートワークはますます一般的になってきている。

によると BBCによる公式統計2016年には、400万人以上の英国人が在宅勤務をしている。リモートワークは、通勤やその都市にアパートを借りる必要がない人々にとって、お金の節約になる。

プロジェクト・マネジメントに関する専門家のヒントをお探しですか？私たちの 無料スプリント計画チェックリスト 今はね！

いわゆる「デジタル・ノマド」についてはどうだろうか？曰く デジタルノマド調査52%のインタビュー回答者が自分自身を「場所に依存しない」と考えており、残りの40%はそうなりたいと考えている。デジタル・ノマドは自宅（67%）、カフェ（36%）、コワーキング・スペース（33%）で仕事をするのが好きで、年に5～10カ国を訪れることもある（回答者の30%）。

バーチャル・チームを含むフレキシブル・ワークの一般的な傾向は、世界経済フォーラムの報告書「フレキシブル・ワークの現状」で認識されている。雇用の未来'.著者は、「その過程で仕事と私生活の境界を再定義する」必要性を指摘している。リモートワークによって、雇用主は優秀な労働者を見つけやすく、雇いやすくなり、従業員はより自立した生活を送れるようになるかもしれないが、解決しなければならない懸念がひとつある：

「雇用主、個人、政府のいずれにとっても、仕事の性質の変化がすべての人に利益をもたらすようにするための方法と手段を考え出すことが課題となるだろう。

インターネットへのアクセスの増加、シトリックスなどのクラウドベースのソリューション Amazon WorkSpacesの代替案 コワーキングスペースの台頭により、バーチャルチームでの仕事はさらに容易になった。適切な戦術とツールを管理すれば、こうしたチームはそれほど難しいものではない。

プロジェクトを管理しながらバーチャル・チームに対処する方法については、こちらをお読みいただきたい。

バーチャルチームの運営 

初対面の人たちをチームにするのは本当に難しいことだ。

逆説的だが、できればそうすべきだと言われている、 チームを集める 物理的に早い段階で。直接会って話をすることは、以下のことに役立つ。 プロジェクトチーム管理お互いを知り、信頼関係を築く。

それが不可能でも心配はいりません。例えば、「ウォータークーラーの瞬間」を伝えるためのチャットグループを作成するなどして、リモートで働く社員がバーチャルにチームスピリットを育めるように最善を尽くしましょう。そこでは、従業員はカジュアルな会話を交わし、必ずしも彼らが運営するプロジェクトとは関係のない考えを交換することができます。

日常的なコミュニケーションのほとんどにSlackを使用しているため、カジュアルな会話が行われる#internalチャンネルを作成しました。それ以外にも、社員が自分のチャンネルを作り、興味のある事柄に集中し、同じ考えを持つ同僚を招待することを奨励しています。また、楽しいアクティビティを通じてお互いを知ることもできます。次のようなものがあります。 リモートチームのために特別にデザインされたゲーム.プロジェクト開始時の打ち解けにはもってこいだ。

リモートチームで仕事をする場合、従業員同士の仲間意識を育むことが非常に重要だ。そうすれば、従業員は一緒に仕事をしたり、知識を共有したり、プロジェクトの開発を助け合ったりすることに積極的になる。

プロジェクトの設定

プロジェクトの立ち上げが成功するかどうかは、次の2点にかかっている：

• プロジェクトの複雑さ、クライアントの期待、ビジネス目標を完全に理解するために、プロジェクトに関する情報を可能な限り収集する。
• これらの洞察をチームに伝え、全員が何が求められているかを理解するようにする。

それができればできるほど、チームは期待されたものを提供しやすくなる。

バーチャルチームでプロジェクトを始める場合、社内のチームを管理する場合との大きな違いのひとつは、マイクロマネジメントを避けるためにより注意を払う必要があることだ。

まず、わかりやすい目標とプロジェクトの目的を設定することから始めましょう。後で混乱したり、一対一で質問されたりしないよう、プロセスに関わる全員に明確にしておきましょう。JiraやTrelloのような共有ボードを使ってタスクを割り振り、社員全員が誰が何を担当しているかを把握できるようにする。

タスクを割り当てる際には、従業員の都合を考慮する。バーチャルチームで仕事をする場合は、次のことを念頭に置く必要がある：

• タイムゾーンの違いとコミュニケーションへの影響
• 祝祭日および個人的な休日
• 時間単位で利用可能 - パートタイマーやフリーランサーと働く場合は特に重要

共有されたスケジュールは、プロジェクトの流れを適切に維持するのに役立ちます。また、ワークフローに含まれていないチームメンバーの欠席による遅延も避けることができる。

バーチャル・プロジェクト・マネジメントを考えるとき、コミュニケーション・プロセスについて考えてみよう。

最初から明確なコミュニケーション・プロセスを確立することは、リモート・チームと仕事をする上で不可欠である。

コミュニケーションの大半は電子メールやメッセージングアプリを通じて行われるため、Zapierのウェイド・フォスター氏は、リモート従業員を採用する際には以下のことを推奨しているという。 良いライターを雇う.従業員の文書によるコミュニケーション能力が高ければ、誤解を避けることも容易になる。

プロジェクトのリーダーとして、チームと共通のミーティングスケジュールを設定する方法を見つけよう。プロジェクト関係者全員が参加する毎日の電話会議は、現状を把握するのに役立つ。

また、ワークフローの監視も容易になる。

プロジェクトの計画会議、検討会議、顧客との電話など、その他の電話については、事前にすべてを計画し、従業員のカレンダーに会議を予約するようにする。カレンダーを使う 仮想電話システム は、生産性の向上、連絡ミスの減少、不在着信の減少に役立ちます。従業員は 自宅電話 いつでもどこからでも、従業員の満足度を向上させ、リモートワークの生産性を高めます。時差を考慮し、チームメイトには事前に通知しておきましょう。

バーチャルチームとのコミュニケーションに関する最大の課題のひとつは、アドホックコールを設定することだ。緊急の用件が発生した場合、大至急電話をかけたいこともあるだろうが、非同期コミュニケーションではそれが不可能な場合もある。それを解決する一つの方法は、チームメンバー全員（または少なくともその大部分）が利用できる時間帯を日中に設定し、その時間帯に電話をかけることだ。

チームメンバー全員が使うメッセージングアプリを1つ決めましょう。Slack、Hipchat、Google Hangouts、Skypeなど、何でもいい。どれか1つを選び、プロジェクト中は社員全員がそれを使ってコミュニケーションをとるようにしましょう。

リモートチームに最適なプロジェクト管理ツールをチェック

リモートチームを運営するには、適切なツールボックスが不可欠です。物理的に1つの部屋に集まってプロジェクトについて話し合うことはできないので、課題の計画、タスクのスケジュール、コミュニケーションを行うための共同作業を可能にするオンラインツールが必要だ。

私たちが使っているツールを簡単に紹介しよう。50人以上の従業員を管理するのに役立っており、遠隔地の従業員も含めて、さまざまな場所や時間帯にいる。

1.JIRA

タスクの計画と従業員への割り当てには、Jira を使用しています。このツールひとつで、すべてのプロジェクトを簡単に計画、追跡、管理することができます。

バーチャルチームの管理では、ワークフロー内のタスクのステータス、割り当てられた担当者、報告責任者を全員が確認できるようにしたいものです。Jira では、ワークフローを設定することができ、ボード上のタスク管理がさらに簡単になります。そのため、誰もが何が起こっているかを正確に把握することができます。

2.合流

会議メモ、プロジェクト計画、製品要件、ナレッジベース、ドキュメントなどの共有ドキュメントで作業するようなチームコラボレーション - これらに Confluence を使用しています。

Jiraとの統合により、プロジェクト関連のリソース管理が非常に簡単になりました。割り当てられたタスクに関連する共有ドキュメントを作成する機能は、社員がプロジェクトをよりよく理解するのに役立っています。

3.チームデッキ

最後に、私たちは リソースプランニングソフトウェア リソースのスケジューリング、時間のトラッキング、休暇管理のためのものです。これを使えば、従業員の稼働状況をチェックし、プロジェクトに参加させ、どれだけの時間を費やしたかを追跡することができます。

Teamdeckはバーチャルチームやパートタイマー、フリーランサーとの仕事も簡単にします。スケジュールカレンダーを使えば、プロジェクトマネージャーは従業員の予約や休暇、時間単位の稼働状況などに素早くアクセスできます。これはチームの可視性を高め、最終的にはより効率的な業務につながります。 プロジェクト管理における資源配分.

4.ビットバケット

Bitbucket は Atlassian によるバージョン管理システムです。私たちのプログラマーは、場所や時間帯を問わずプロジェクトで共同作業をするために使用しています。ピアコードレビューを通じて、コードの品質に関する共同作業が可能です。

5.スラック

日々のコミュニケーションにはすべてSlackを使っている。ここでは、1対1の会話、グループチャット、あらゆる種類の議論のためのオープンまたはプライベートチャンネルを持つことができます。また、アドオンやボットが充実しているため、チームのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。

例えば、360度サーベイにCulture Ampを使っているので、同社のボットをSlackに追加しました。その結果、社員はチャットで今後の調査を知ることができるようになりました。

結論

バーチャルチームの運営は、コミュニケーションスキル、戦術、ツール（例えば、以下のようなもの）に依存している。 従業員管理システム)を使用する。

プロジェクトやその目的、問題点について話し合うために直接会うことはほとんどできないため、オンラインでのやり方がプロジェクトの成否を左右する。

共同作業にオンラインツールを使用し、適切なプロセスと透明性を確保することで、目標を達成し、期待通りのプロジェクトを遂行することができます。あなたに最適なツールを見つけ、チームを結成し、世界中に散らばる人々と素晴らしいものを作り上げましょう。

バーチャルチームで働いた経験はありますか？コメントで共有してください。