タイムトラッキングのメリット：なぜあなたの会社はタイムトラッキングに失敗するのか？

 

会社や新興企業を経営していると、その細部にまで目を配りたいと思うかもしれない。ソフトウェア開発者、デザイナー、プロジェクトマネージャーを雇っている場合、労働時間の把握はおそらく日常的に行っていることだろう。仕事で好きな仕事ではないかもしれないし、大変でイライラするかもしれないが、ほとんどのプロフェッショナルサービスでは必須となった。

タイムトラッキングは、従業員の生産性を管理し、与えられたタスクに費やされた時間を監視し、最終的には、企業内の労働力の将来の配分をより最適化するのに役立ちます。

さらに重要なことは、顧客が実際に支払っているものが何であるかを示すのに役立つということだ。

「時間単位で請求するプロにとって、タイムトラッキングは必要不可欠です。

少なくとも、それが主な理由だ。

タイムトラッキングはなぜ意味があるのか

調査によると、タイムマネジメントを活用していない企業は、次のような損失を出している。 毎年平均$18,000ドル.

Small Business Trendsによれば、タイムトラッキングを正しく導入すれば、チームと顧客の両方に対して、より効率的で透明性の高いサービスを提供することができる：

"適切な時間とプロジェクト追跡ソフトウェアは、企業が従業員の貢献を理解し、説明するのに役立つ。

理想的には、タイムトラッキングは、労働力を割り当てたり、将来のプロジェクトを見積もる際の当て推量を減らし、会社がより良い予算計画を立てるのに役立つ。

しかし、マッキンゼー・アンド・カンパニーのレポートが述べているように、現実は大きく異なっている：

「大規模なITプロジェクトは、平均して予算を45％超過し、期間を7％超過している。ソフトウェア・プロジェクトは、コストとスケジュール超過のリスクが最も高い。"

だからあなたは今、こう考えているかもしれない：

労働時間を把握することがそんなに必要なら、なぜ、私のためにならないかもしれないと言うのですか？

すぐに説明しよう。

タイムトラッキングが意味をなさないとき

多くの企業が 従業員時間追跡ソフトウェア そのために。

プロジェクトマネジャーのための時間追跡ガイド」の中で、ミハウ・ビエラクは非常に重要なケースに注目している：

"...タイムトラッキングは、正しく実施されないと、従業員を圧倒したままにしてしまい、実際には生産性を少しも向上させることができない。"

これは開発者コミュニティで実際に起こっている問題であり、アン・デヴ氏が『私はダメな開発者だ、それしか合理的な説明はない』の中でうまく表現している。彼は、自分がいかに威圧され、恐れ、さらには恥じていたかを次のように語っている。 時間管理アプリ 彼は直面した：

「クソみたいな気分だったし、腹が立った。チームの重荷のように感じた。そして、クライアントとの4時間のランチと4時間のコーディングを比較するのはでたらめだと感じた。しかし、彼らは私の業績不振について正しかったのだろうか？それとも、私は自分の価値や生産性を否定していたのだろうか？

この問題の大きさは、彼がMediumに寄せた反応やコメントを見ればわかるだろう。 ハッカーニュースコミュニティ.開発者仲間も、自分の仕事について誤解されていると感じたことがあり、また、ソフトウェア開発はトリッキーであり、必ずしも厳しい時間や他のプロジェクトとの比較で測れるものではないことを理解していない人々もいるため、彼に同情している。

タイム・トラッキングの危険性

では、タイムトラッキングを最大限に活用し、同時に従業員を怒らせないようにするにはどうすればいいのだろうか？

最善の方法は、これら5つのよくある間違いを避けることだ：

1.タイムトラッキングに時間を費やす

多くの従業員にとって、時間を把握することは混乱を招く。タイムシートに記入するためだけに余分な時間を割かなければならない。

HarvestやBasecampのようなプロジェクト・マネージャー用のソフトウェア・ツールはたくさんあるが、労働時間を記録するために特定のフォームへの記入を忘れないようにする必要がある。このようなレポートは不正確かもしれないが、それについては後で詳しく説明する。

しかし、Togglのようなリアルタイム・トラッキング・ツールもある。その代わり、従業員は必要なときにいつでもトラッカーを起動したり停止したりできる。これによって、従業員は実際に仕事をすることができ、フラストレーションも少なくて済む。

2.すべてを追跡しない

私たちは完璧ではない。私たちは間違いを犯したり、嘘をついたり、忘れたりするものだ。では、過去にさかのぼってスプレッドシートに記入することに基づく時間追跡は、どうすれば正確なのだろうか？

別の研究 というのも、私たちが仕事の時間を記録する際に、単純に請求できないからである。例えば、電子メールをカウントしないことは、深刻な金銭的損失につながる。

ハーバード・ビジネス・レビューによると、アメリカ経済は1日に5000万時間、つまり$74億円の生産性を失っているという。これは、Eメールを読んだり返信したりする時間を仕事時間として記録することを忘れているために起こっている。

3.チームのモチベーションを上げない

時間を記録するのは好きなことではない。私たちの多くにとって、それは不自然なことであり、意味がないことでさえある。

の意義について従業員を教育することは、マネジャーの義務である。 プロジェクト・タイム・トラッキング そして、正しいやり方を教えることだ。

ミハウ・ビエラークが『PMガイド』で述べているように：

「ある日、チームメンバーを部屋に集めて、「これからはこのITタイムトラッキングソフトウェアを使って、仕事の進捗状況を確認します。ここをクリックして、次はここをクリックして、完璧です、ありがとうございました、会議は終わりです」。

コンテキストが欠如していると、この記事の冒頭で紹介したアン・デヴ氏が述べたような状況に陥る可能性がある。人々はタイムシートに記入した時間に対して嫌悪感を抱くようになり、プロセス全体に対して不満や怒りを抱くようになる。

4.タスク終了後の時間追跡

以前にも少しお話したことがありますが、従業員は仕事を終えてからタイムシートに記入する傾向があり、それが当て推量や思い込みにつながるのです。

不正確なタイム・トラッキングに基づく報告は誤解を招き、会社の経営上も財務上も問題を引き起こす。

さらに悪いことに、9.1%の労働者が週に1回、3.6%の労働者が月に1回タイムシートに記入している。タイムシートに定期的に記入するよう労働者に呼びかけるか、リアルタイム追跡ツールに切り替えましょう。

5.誤解を招く報告書の作成

タイムシートから得られるデータが不正確な場合、どのようにリソースを配分すればよいのだろうか？

従業員が特定のタスクにどれだけの時間を割いているかを正確に把握していないと、将来のプロジェクトを過小評価したり過大評価したりする可能性があり、会社の予算に影響を与えることさえある。

プロジェクトマネジメントにおいて、適切なプロジェクト予測は極めて重要であるため、間違ったデータに基づいて意思決定を行うことは避けたい。

資源管理を考える

時間管理では、従業員がタスクに費やした時間を把握することができますが、リソース管理では、作業能力や利用可能なチームメンバーに基づいて、リソースを効果的に割り当てることができます。

こうすることで、従業員に過度な負担をかけることなく、他のチームでのダウンタイムを避けることができる。

このシンプルなアイデアに基づいて、私たちはTeamdeck.ioを作りました。 タイムシートレポート または 時間管理戦略.ソフトウェア開発における確かな経歴を持つ当社は、最近のプロジェクトや今後予定されているプロジェクトにおいて、従業員やクライアントの満足度だけでなく、会社の流れを保証するために、労働力を適切に配分することがいかに重要であるかを理解しています。

リソーススケジューリングツールを導入する理由は、チームのハイレベルな概要を取得し、全体のプロセスに焦点を開始することです。このようなツールを使用すると、一度にすべての従業員を制御し、彼らが割り当てられているプロジェクト、休日や休日を監視することができます。

タスク主導の時間管理は全体像を無視することにつながりかねないが、リソース管理は、与えられたタスクに費やす時間だけでなく、稼働状況や作業能力から労働力をより適切に配分するのに役立つ。

御社に合ったものを見つける

私は、タイムトラッキングとリソーススケジューリングのどちらかを選択するよう説得するつもりはない（両方を使うことは、完全に理にかなっている）。

もしあなたの会社でタイムトラッキングを最大限に活用したいのであれば、以下のいくつかのステップを踏むことを忘れずに：

• 従業員の邪魔にならないよう、できる限りシンプルにする。
• 請求可能な活動も請求不可能な活動も含めて、すべての活動を追跡できるようにチームを教育する。
• チームに定期的に時間を記録するよう促す
• 正確なデータを追跡する