リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
タイムシートは、従業員の間であまり良い評判を聞かない。確かに、タイムシートはその悪い評判どおりであることが多い。誰も、決められた労働時間をこなしたことを「証明」するためだけに、大量の書類にサインすることを好まないからだ。 しかし一方で、タイムシートはマネジャーとチームメンバーの双方にとって本当に有益なものである。
この記事から何を学ぶのか：
- 効果的な従業員タイムシート管理の使用例
- どの企業が選んだのか 資源管理ソフトウェア タイムシート管理システムとして
- タイムシートの管理とトラッキングは邪道か？
まず、目の前の問題から始めよう：
タイムシート管理とは何か？
端的に言えば、だ： タイムシート管理とは、従業員のタイムシートとタイムトラッキング（記録された労働時間）を監視・分析することである。.また、これらのタイムシートに基づいて、従業員の給与計算やクライアントへの請求書発行など、さまざまなアクションを実行することもできます。
以前は労働時間を紙にまとめていたため、タイムシートと呼ばれるようになった。現在では、オンラインのタイムシートの方がはるかに普及していますが、こちらもシンプルなスプレッドシートからAIを搭載したソフトウェアツールまで、いくつかの選択肢があります。
この記事の冒頭で述べたように、タイムシートは従業員の間でかなり不評であることで有名だ。このトピックに飛び込んで、頻繁に提起される質問に答えてみよう：
タイムシートは悪なのか？
必ずしもそうではない。 タイムシートはまったくの時間の無駄であり、人々の職場に対する不満の大きな原因となっている。.
歴史的に、タイムシートは人が実際に仕事をしたことを証明する手段だった。これが問題になる。まず第一に、タイムシートが仕事の効果よりも重要だと感じる風土が生まれやすい。自分が働いたことを証明しなければならない、あるいは上司にそれほど注意深く見られている（時間を計られている）ことを証明しなければならないのは、いい気分ではない。
また、これでは仕事の効率を上げようというインセンティブが働かない。タイムシートに多くの時間を記録できる（そして給料が上がるかもしれない）なら、なぜより良い解決策を探すのか？
これは、たとえプロジェクトの場であっても、時間給で支払うことが必ずしも悪いと言っているわけではありません。このテキストでは、タイムシートを使って毎月の収入を決定することについては詳しく触れませんが、フリーランサーと仕事をする企業などにとっては重要なユースケースであることは理解しています。そのため 給与計算ガイド.
最後に、人は実際にどれだけの時間を作業に費やしたかを覚えておくのが本当に苦手だ。そのため、週末や月末にタイムシートを記入するのは、信頼できるデータを集めるというより、ファンフィクションを書くのに近い。
総じて言えるのは、タイムシートはよほどのことがない限り、ほとんど効果がないということだ：
- あなたとあなたのチームは、その目的を理解し、価値を見出す、
- タイムシートは定期的に正直に記入する、
- 定量的なタイムシートデータは、より記述的な洞察を収集するための定期的なコミュニケーションでサポートされている（詳細は後述）。
- 適切な形式のタイムシートを採用する。
後者の側面は、多くのチームがいまだに単純なスプレッドシートに頼っているため、強調する価値がある。オンライン・ドキュメントは簡単に更新でき、必要に応じて複数のチーム・メンバーがアクセスできるため、正しい方向への一歩ではあるが、記入が必要なシートであることに変わりはない。
これをチェック フリーpdfエクセル変換 もしあなたがまだスプレッドシートに夢中なら。
最近の従業員時間追跡ツールには、ワンクリックでオン／オフできるスタート／ストップ・トラッカーが付属していることが多い。また、自動的に出退勤を記録するビーコンを提供するものもある。
経営的な観点から見ると、もうひとつ重要な点は タイムシート・プロジェクトソフトウェアは、次のような機能を備えています。 休暇管理ツール.そうでなければ、休暇中の人のタイムシートが空っぽになってしまうかもしれない。
チームのスケジュールも兼ねたソフトウェアを使えば、計画した労働時間と記録された労働時間を比較することができる。データドリブンなプロジェクトマネージャーは、このインサイトを使ってプロジェクトの状態を評価し、何かを調整すべきかどうかを判断することができる。
これはほんの一例に過ぎない。 タイムシート管理はPMをどうサポートするか しかし、それだけではありません。実際、次のセクションでは、チームのタイムシートをチームとプロジェクトのためにどのように活用できるかを考えてみたい。
効果的なタイムシート管理：使用例
プロジェクトのコストを計算する
タイム＆マテリアルズ契約を結んでいる企業の必需品です。あなたは、あなたのチームがプロジェクトに投入した労働力に対してクライアントに請求しているので、請求書のベースとして単純に彼らのタイムシートを使用するかもしれません。多くのリソース管理ツールでは、タイムシートデータをエクスポートしたり、外部と共有することができます。
改善と節約の余地を見つける
チームのタイムシートを分析することは、データを深く掘り下げ、改善の機会を特定する絶好の機会です。多くのタイムトラッキングソフトウェアには、記録されたタイムエントリーにあらかじめ定義されたカテゴリーでタグ付けしたり、コメントを追加したりするオプションがあります。こうすることで、チームが請求書以外の活動にどれだけの時間を費やしているかを分析することができる。もちろん、その多くは正当なものでしょうが、心配なパターンも見えてくるかもしれません。それは何だろうか？会議の多さは赤信号かもしれない。管理業務に多くの時間を費やしている人もその一つだろう。コラボレーションツールや知識共有ツールに投資すれば、長期的には経費削減につながるかもしれない。チームの士気も、より強固なプロセスによって向上するだろう。
予想リソース
タイムシートなどの過去のデータは、採用ニーズの予測にも利用できる。過去数年または数ヶ月の数字を見ることで、企業は再び起こりそうな傾向を見つけることができます。Teamdeckのクライアントの一例 注目 特定のスキルを持つ従業員は、特定の月に需要が高まるということです。タイムシートレポートの作り方を読む 人事予測 これ.
問題が拡大する前に特定する
時には、記録されたタイムシートを見るだけで、プロジェクトの困難に気づくこともある。例えば、次のマイルストーンを達成するために、多くの残業を記録し始めるかもしれない。
しかし、チームの記録されたタイムエントリーと見積もりスケジュールを定期的に比較することは良い習慣です。そうすることで、締め切りに間に合わなくなる前に、矛盾点を見つけることができます。
タイムシート管理に関してもう一つ重要なことは、以下のことである。 タイムシートはチームとの定期的なコミュニケーションの代わりにはならない.
数字は、何かが起こるという情報を与えてくれる。しかし、その「理由」を理解するためには、プロジェクトチームと話し合う必要がある。問題の真相に迫れるだけでなく、従業員が実際に話を聞き、尊重されるような職場風土を築く良い方法だ。そうすることで、タイムシートを必要悪のように扱うことは少なくなる。
タイムシート タイムシートだけで、チームの効果や仕事の質についてすべてを知ることはできませんが、プロジェクトマネージャーが行動するための重要なシグナルを得ることはできます。チームとのオープンなコミュニケーションに裏打ちされた、意図的かつ透明性の高いタイムシート管理方針を策定することで、高い従業員満足度を維持しながらプロジェクトをコントロールすることができます。
