キャパシティ・マネジメント：定義、戦略、事例

キャパシティ・マネジメント とは、サービスや製品に対する需要に対して、生産効率を最大限に活用するために企業が利用する戦略である。キャパシティ・マネジメントの最終的な目標は以下の通りである：

製造プロセスやサービス提供プロセスを妨げるボトルネックを特定し、取り除く。

生産スピードを上げるには リソースの最適化 非生産的な時間や、キャパシティに悪影響を及ぼす可能性のあるその他の制約を排除する。

キャパシティ・マネジメントは、短期的であれ中期的であれ、企業が顧客の需要に応える必要があるときに生じる課題を克服するのに役立つ。また、サプライチェーン・オペレーションを管理し、将来に向けた組織計画を策定するのにも役立つ。

組織は、ある期間中に生産量に見合うだけの資源を確保するために、どれだけの資源を利用できるかを見直す必要がある。製造業、小売業、サービス業、情報技術業では、キャパシティ・マネジメントが多用されている。

キャパシティ・マネジメントの主な目的

一言で言えば、適切なキャパシティ・マネジメントの主な目的は以下の通りである：

1. 現在と将来の両方で予測される仕事量を満たすために必要な能力を認識する。

2. 堅実なキャパシティ・マネジメント・プランを作成し、維持する。

3. 適切な時間枠と予算内で、業績目標がきちんと達成されるようにする。

4. サービスレベル管理を支援するため、常にキャパシティを監視する。

5. インシデントの判断と解決のサポート

6. キャパシティのばらつきが及ぼす影響を検証し、よりコスト効率のよいところでパフォーマンスを向上させるための適切な対策を講じる。

なぜキャパシティ・マネジメントが重要なのか？

キャパシティ・マネジメントは組織にとって重要な役割を果たすが、それはなぜか？キャパシティ・マネジメントの定義は、企業が市場の需要に応じて生産量を管理し、リソースの最適な利用を確保し、ボトルネックを特定して排除し、最大の利益を達成するために使用する戦略を指す。以下は、同じことを議論するためのいくつかのポイントです：

1. コスト評価:キャパシティ・マネジメントは、特に成長期や不況期において、組織がコストを評価する能力を向上させるのに役立つ。突然の価格変動を見極め、状況に応じて行動するのに役立つ。

2. 生産効率:生産サイクルを前もってスケジューリングし、生産効率を最適化する。

3. コスト削減:ビジネス全般のコストを削減する。

4. 在庫管理:在庫管理を改善し、サプライチェーン内の問題に対処するのに役立つ。

5. リソース配分:人的・物的資源をより良い方法で配分する。

6. スケーリング:最も重要なことは、キャパシティ・マネジメントがビジネスの規模拡大に役立つということだ。事業を拡大する前に、どのように事業を運営すべきかを深く分析することができる。

キャパシティ・マネジメント・プロセス

ここでは、典型的なキャパシティ・マネジメント・プロセスについて説明する。適切なキャパシティ管理プロセスは、正確なデータ入力、キャパシティの効果的な管理、そして組織全体の効率性と生産性を保証する。しかし、これらのプロセスは組織によって異なる。

1.将来計画の特定と内訳

予測と機会のパイプラインは、次のシーズンにどのような需要が発生するかを理解するのに役立つ。例えば、より多くの人を雇う必要がある、より多くの機械が必要である、あるいは以前のものに修理やメンテナンスが必要である、などである。

2.顧客の要望を理解する

市場のトレンドや顧客の要求は日進月歩である。これは機会のパイプラインを作るのに役立つ。予期せぬ出来事や季節的要因が需要サイドに影響を与えるかどうかを理解することは極めて重要である。

3.既存のリソースの評価

新たに考案した計画に基づいて生産を増やす前に、組織は、既存の資源能力またはインフラストラクチャーがその生産に対応できるかどうかを評価しなければならない。それができない場合は、新しい機械、装置、機器を調達するか、リースする必要があるかもしれない。

4.リソースとキャパシティ・プランニングの実施

適切な計画が立てられたら、次はそれを実行に移す番だ。生産を拡大するために、より多くの装置や機械を導入する必要があるのなら、新しい機械／装置を購入し、それらを設置し、作業を開始し、追加要件を期限内に満たすことを計画すべきである。

5.一貫したモニタリング

最後に、生産能力を継続的にモニターし、見直さなければ、重要な要素を見逃してしまうかもしれない。さらに、他のプロセスと同様、常に改善の余地がある。

キャパシティ・マネジメントとキャパシティ・プランニングの比較

しばしば、キャパシティ・マネージメントと以下の2つが混同されることがある。 キャパシティ・プランニング.両者は似ている面もあるが、まったく異なる面もある。キャパシティ・マネジメントは広義であるのに対し、キャパシティ・プランニングはキャパシティ・マネジメントのサブセットと呼ぶことができる。しかし、どちらの最終目標も、需要を満たすために適切な時期に適切な量のキャパシティを確保することである。

Microsoft DataDrivenブログの著者であるマイク・ワイズによれば、「キャパシティ・プランニングとキャパシティ・マネジメントの大きな違いは、キャパシティ・プランニングが "投げやり "であることだ。つまり、キャパシティ・プランニングは前もって行われるものです。しかし、キャパシティ・マネジメントは、モニタリング、データ収集、データ分析、インフラの最適化、そして再びモニタリングに戻るというライフサイクル全体である。

勝てるキャパシティ・プランニングとマネジメント戦略を打ち出そうと計画しているデジタル企業は、これらの用語を別個のものとして考えるべきである。

キャパシティ・マネジメント向上のためのベスト・プラクティス

キャパシティ・マネジメントに飛び込む前に、優先順位をつけ、細心の注意を払うことが重要である。効果的なキャパシティ・マネジメントには、以下の要素が含まれる：

過去のデータ

キャパシティの管理で発生した過去の問題を参照し、同じようなパターンがないか探す。キャパシティの管理が難しかった特定の月や季節があったのでは？

資源要因

前回のキャパシティ・マネジメント・サイクル以降に何人が退職したかを検討し、それが仕事の多い時期にどのような影響を与えるかを評価する。また、短期的に外部に雇用した人材についても把握しておく必要がある。

人的資源を効果的に管理することは、チームメンバーの強みに基づいて仕事を割り当て、燃え尽きを防ぎ、プロジェクトの期限を守り、従業員や顧客を維持するために極めて重要である。

運営要因

業務キャパシティの管理方法に影響を与える可能性のある運用上の要因を検討し、管理する。例えば、クラウドコンタクトセンターソフトウェアを導入することで、自動コールルーティング、リアルタイム分析、他のコミュニケーションチャネルとの統合などの機能を提供し、カスタマーサービス業務の効率を高めることができる。

ビジネスの優先順位に従って容量を割り当てる

これにより、チームは重要なことに集中し、効果的なビジネス・キャパシティ・マネジメントを実施することで、ROIがより期待できるプロジェクトに集中することができる。

実際のビジネス需要をモニターする

チームにどのような需要があるかを知ることは不可欠だ。サービスを購入するクライアントから、ビジネスの成長を促す社内プロジェクトまで。需要をしっかりと把握することで、リソースの供給を適切なレベルに保つことができる。

さまざまな状況に対応する

仕事に関しては、常に複数の変数が存在する。これらの変数がどのようなもので、どのように能力に影響を与えるかを理解することが不可欠である。そうすることで、そのようなシナリオに対するソリューションが最も効率的なものになる。

逸脱に対する計画

ご存知のように、キャパシティ・プランニングのほとんどは見積もりと予測に基づいている。残念ながら、予測は必ずしも正確ではない。そのため、キャパシティ・マネジメントのプランニングには定期的な微調整が必要なのだ。

キャパシティ・マネジメントに関する主な用語

キャパシティ・マネジメントは幅広い概念であり、あなたが知っているようで知らない多様な用語で構成されている。ここでは、コンポーネント、キャパシティ、キャパシティ・レポート、キャパシティ・マネジメント情報システム（CMIS）、パフォーマンス、キャパシティ・マネージャー、キャパシティ・プランを定義する。

コンポーネント

CIPS Instituteによれば、「コンポーネントとは、特定のサービスの基本的な構造であり、サービスの本質的な部分である」。例えば、データベースはサーバーの「コンポーネント」である。例えば、データベースはサーバーの "コンポーネント "である。コンポーネントは重要であり、購入、構築、保守、監視が必要である。

定員

CIPS Instituteによるキャパシティの定義は、「あるレベルの需要を満たすために活用できる利用可能なリソースを表す」というものである。例で説明すると、レストランでは、利用可能なスタッフの数、利用可能なテーブルと椅子の数、レストランがオープンしている時間帯がキャパシティとなる。

定員計画

基本的には、予想される需要に対するシナリオを定義すること。例えば、ある時間枠で必要なリソースなど。キャパシティプランは、企業が適切な顧客サービスを提供するのに役立ちます。

キャパシティ・レポート

提供されたサービス、配置されたリソース、チーム全体のパフォーマンスに関するデータを含む文書。キャパシティ・レポートは、管理者が適切な判断を下すのに役立ちます。

キャパシティ・マネジメント・インフォメーション・システム（CMIS）

容量に関するデータを収集・保存するための仮想リポジトリ。

パフォーマンス

キャパシティ・マネジメントにおいて、パフォーマンス・マネジメントとは、システムが要求に対してどれだけ速く応答できるかを反映する指標である。

キャパシティ・マネジメントで直面する課題

キャパシティ・マネジメントは、ワークスペースにおいて不可欠なタスクである。効率的なキャパシティ・マネジメントは、リソースを最適化しながら需要を満たし、プロジェクト管理を行う上で極めて重要だ。しかし、簡単なことではない。フォーブスによると、キャパシティ・マネジメントのプロセスで直面する一般的な課題は以下の通りだ。詳しく見ていこう。

データ・チャレンジ

キャパシティー・プランナーは、日々、トラックに積まれた大量の情報に取り組まなければならない。 プロジェクト・スプレッドシートほとんどが手作業だ。シームレスなキャパシティ・マネジメント・プロセスのためには、追加されたデータは正確で、適切なフォーマットで記載されている必要がある。

複雑性への挑戦

複雑さの課題は、データの課題とよく似ている。キャパシティ・プランニングでは、マネジャーが数え切れないほどの計算や複雑な数式を扱うことになるため、ミスは必ず起こる。例えば、不正確なデータをスプレッドシートに追加するようなことだ。残念なことに、このようなミスはプロセス全体の妨げになりかねない。

コミュニケーションの課題

コミュニケーションは成功する企業の礎である。コミュニケーションの欠如、あるいは不十分なコミュニケーションは、問題の海につながる可能性がある。このようなシナリオを回避するためには、キャパシティ・マネジメント・プロセスに参加する全従業員が定期的に情報を交換することが極めて重要である。

キャパシティ・マネジメントの戦略

世界中のマネジャーが、より良い結果を得るために、いくつかのキャパシティ・マネジメント戦略を考え出した。広く使われているキャパシティ・マネジメント戦略を見てみよう：

ラグ戦略

この保守的で反応的な戦略では、経営者はまず生産能力を把握し、需要が適切かつ安定的に急増するまで待つ。この後、経営者はその時点での市場ニーズを満たすのに十分な特定のレベルで生産量を増やす。

リード戦略

ラグ戦略がより微妙でリスクが少ないのに対し、リード戦略はそのほぼ逆である。この場合、需要が急増する前から生産能力を増強する。

ダイナミックな戦略

ダイナミックな戦略は予測によって推進され、主に現在の市場動向に依存する。この場合、マネージャーは販売データと現在のトレンドを入手し、それらを一緒に分析して生産に微調整を加える。

マッチ戦略

マッチ戦略は、リード戦略とラグ戦略のメドレーである。ここでは、現在の市場の需要を調査した上で、生産能力を増強する。需要が増加することが明らかになった時点で、企業は生産量を段階的に増加させる。

キャパシティ・マネジメントの例

キャパシティ・マネジメントは、ソフトウェア会社やファイナンス・オペレーション・チームで使用されている、 クリエイティブエージェンシーテレビ・メーカーも、製品チームも、生産量を最大化し、効率的に需要を満たすことができる。テレビメーカーを例にとってみよう。テレビメーカーには2つのことがある：

1. 利用可能な資源で一年中消費者の需要に応えられるようにする必要がある。

2. 同社は最近、ワールドカップが8カ月後に始まるため、テレビの需要が急増する可能性があると予測した。

需要の急増が予想されるため、同社のマネージャーは、増大する需要に対応するために販売する必要があるテレビのおおよその台数を把握する必要がある。このような分析によれば、需要の増加に対応するためには、より多くのリソースとマンパワーが必要であることがわかるだろう。

そのため、新しい機械を購入したり、新しい人材を雇用したりする代わりに、機械をリースしたり、その期間だけ別の請負業者と仕事をしたりすることが考えられる。リースと人員が整い次第、生産を開始することができる。ただし、ワールドカップ開幕の少なくとも2〜3ヶ月前には開始しなければならない。そうすることで、テレビが小売チャンネルに届き、需要が高まるまさにそのときに入手できるようになる。

もう少し例を挙げよう：

• クリエイティブ・エージェンシーは週に700のデザインを提供できる。

• パン屋は1日に80個のパイを焼くことができる。

• 自動車会社のラインは、月に200台の車を組み立てることができる。

結論

キャパシティ・マネジメントは、単なる戦略的プロセスにとどまらず、企業が効率的かつ持続的に需要に対応できるようにするための重要な手法です。キャパシティを効果的に管理することで、組織は以下を実現できる。 リソースを最適化するまた、需要が変動する時期であっても、コストを削減し、高いサービスレベルを維持することができる。これには、計画、監視、内外の変化への適応の継続的なサイクルが含まれる。企業が規模を拡大し、市場のダイナミクスに対応しようと努める中、強固なキャパシティ・マネジメント戦略は、卓越したオペレーションを達成し、成長を持続させる上で重要な役割を果たします。ベストプラクティスを取り入れ、特定のニーズに合わせた戦略を活用することで、組織は課題を克服し、チャンスをつかむことができるようになり、全体的なパフォーマンスと競争力が強化される。