プロジェクト管理におけるキャパシティ・プランニングのボトルネックの管理方法

私たちは皆、ボトルネックが組織に与える影響について聞いたことがあるし、おそらく経験したこともあるだろう。ボトルネック」とは、人的または技術的な問題によって引き起こされ、プロジェクトの実現を遅らせる状況を指す。このような状況は、部門が業務で過密状態にあること、技術的な不具合、あるいはチーム全体の生産性を低下させるストレスなどによって引き起こされることがある。 

一般的に、システムの能力はボトルネックの能力で測られる。このような状態は、フラストレーションが高まりカッとなるチームの内部と、対外的に企業が示すイメージの両方にダメージを与えかねない。結局のところ、誰も無能だと思われたくないのだ！さらに、収益性が著しく低下するため、このようなボトルネックが経済的負担をもたらすこともある。この記事では、ボトルネックを特定するためのステップ、解決方法、そしてTeamdeckがこの難問の解決策にどのようにフィットするかを説明します。 

プロジェクト管理におけるボトルネックの特定方法

ボトルネックを特定する最も手っ取り早い方法は、自社のワークフローを見て、仕事がスムーズに実現しているのか、それともバーストしているのかを見極めることだ（詳細はこちら）。 ワークフロー管理システム).後者の状況は問題の徴候である。注意すべきことは、ボトルネックがあっても恐れることはないということだ。 どんな会社にもあることだ.これらはフラストレーションの原因ではあるが、イライラしているだけでは、問題を効果的かつ迅速に解決することはできない。興味深いことに、ほとんどのボトルネックは、ソフトウェアのテストと品質レビューのプロセスで発生する。 

ボトルネックを管理するテクニック

ボトルネック時にコントロールを取り戻すための第一歩は、状況を注意深く監視し、最も差し迫った問題を特定することである。このような問題へのアプローチとして間違っているのは、定量的にアプローチすることである。やみくもに資金や人的資源を投入しても、問題は解決しそうにない。時間と労力の無駄になるだけだ。まずは適切な診断が必要だ。そのうえで初めて、問題に対処するための手段を講じるべきだ。解決策は質的なものであるべきだ。ボトルネックに最も大きく寄与している要素を特定すれば、適切な解決策を講じることができる。ボトルネックに対抗するための一般的な解決策をいくつか挙げてみよう： 

1.ボトルネック・フォーカスの再構成

比喩的な嵐の中にいる従業員は、最も重大な問題に対処するよう指定されるべきである。この時点で瑣末なことに対処すると、大幅な遅れが生じ、さらにコストがかかることになる。 

2.必要に応じて残業を導入する。

これは非常に不評な意見であり、従業員の不満を招くかもしれないが、短期的な解決策としては問題の解消に役立つ。手っ取り早い解決策として惜しみなく使うこともできるが、従業員を酷使すれば不満が募り、燃え尽き症候群になりかねない。従業員を酷使することなく、システム全体の効率を確保するアイデアに集中すべきである。 

3.リソースの配置に関する詳細なログを残す

これには人的資源と物的資源の両方が含まれる。何が起きているかを記録しておくことで、付加価値のない活動に資源が浪費されている活動を突き止めることができる。 

4.詳細な手順の紹介

全従業員が熟知しているベストプラクティスのプロトコルを作成することで、より良い時間管理（創造的な 代理店タイムトラッキングソフトウェアまた、離職率が高い場合には、新入社員が経験豊富な社員と一緒に素早くスピードアップできるようになる。 

5.時代遅れの技術を取り除く

最新の技術的成果やツールについていくこと。より効率的な技術によって、作業員は生産工程の他の側面に集中することができ、ボトルネックのより問題のある要素に労力を割くことができる。 

6.適材適所

生産チェーンの中で問題のあるリンクに人員を追加することで、ボトルネックを緩和することができる。もちろん、適切なノウハウを持つ人材が現場で解決策を提案できるよう、かなりの計画性を持って行う必要がある。たとえば、マーケティング部門が多忙なグラフィックデザイナーを1人しか使えない場合、2人目のグラフィックデザイナーを雇えば、問題を解決し、マーケティング部門を軌道に乗せることができる。 

7.従業員の欠勤の調整

ホリデーシーズンは従業員の欠勤が重なる代名詞だ。これは組織のワークフローに悪影響を及ぼす。大規模な欠勤によって部門が疲弊しないよう、事前に従業員と休暇の時期を調整しましょう。 

8.経営課題の解決

ボトルネックの一般的な原因は、指導者の判断ミスや、管理職レベルの組織の不備である。例えば、一人の管理職が複数の部門を兼任しているような組織では、その管理職がボトルネックの発生源となっている可能性がある。意思決定プロセスを別の社員に任せることで、意思決定が早くなり、ボトルネックを減らすことができる。もちろんそのためには、遅れの原因となっている人物がマイクロマネジメントの傾向を捨てなければならない！ 

では、Teamdeckはどのようにフィットするのか？ 

Teamdeckは、効率的なワークフローの実践にインセンティブを与える方法で、ボトルネック管理の調整に理想的です。次のような場合に最適なツールです。 資源配分の管理従業員のシフト、欠勤Teamdeckの機能を使うだけで、経験や専門性、稼働率に基づいた人材配置が可能になり、上記のような問題に適した人材の選択といった問題を解決できます。長期的な視点で組織構造を分析できるため、長期的なプランニングが可能になります。また、人材不足によって起こりうる問題を事前に把握することができます。 

また、従業員の効率を最大化するために有益なのは、従業員の仕事量を定期的に監視できるプログラムの機能です。チームリーダーは、チームの現在の仕事量を常に把握することができる。これにより、自由な時間のある従業員に多くの仕事を任せることができます。もう一つの価値ある機能はTeamdeckの定期的な経費監視機能です。これはプロジェクトの予算に悪影響を及ぼすボトルネックに対抗する際に非常に重要です。 

ボトルネックと企業の健全性 

最も効率的な企業であっても、ボトルネックは避けられない。技術的な不具合、従業員の欠勤、その他無数に発生する潜在的な問題はどこにでも起こる。もちろん、技術的あるいは組織的な解決策を模索することは重要である。しかし、ボトルネック時に従業員やチームリーダーが直面しうるメンタルヘルスの問題についても忘れてはならない。ボトルネックに対処する上で最も重要な「やってはいけないこと」のひとつは、攻撃性が問題解決プロセスを支配してしまうことだ。

怒りに任せて議論するのは、あまりにも簡単だ。不健全な社内での対話は、会社の業績に深刻な影響を及ぼし、ボトルネックよりもはるかに長く続く深刻な問題を引き起こす可能性がある。生産の遅れに対する未熟な感情的反応は、従業員のストレスレベルを高め、燃え尽き症候群やうつ病を引き起こす可能性がある。不幸な従業員は問題を解決できなくなる。熱意も低下し、最悪の場合、チームは他への就職を模索するかもしれない。ボトルネックの蔓延と偏在を考慮し、経営陣は共感と理解をもって問題に立ち向かうべきである。これを達成することが、あらゆる組織の問題を解決する上で最も重要なステップとなる。 

悪循環 

ボトルネックは悪循環であり、時折頭をもたげるものではあるが、企業の成長には不可欠な要素である。避けられないものである以上、私たちはそれを受け入れ、組織のさまざまな側面を振り返る機会として扱ったほうがいい。ボトルネックは進歩の燃料であり、新たな技術的解決策や経営スタイルを模索する機会を与えてくれる。

それが生産性を取り戻し、最も厄介なシワを一時的にアイロンがけするのに役立つだろう。過去30年間の技術革命が、私たちの働き方や問題解決の方法を変えたように、私たちはこうした問題に対処するための黄金時代に生きている。 

キャパシティ・プランニングのボトルネックは、解決策のない問題ではない

Teamdeckのような革新的なプログラムは、職場の組織的問題に対処するためのリソースプランニングソフトウェアである。同時に、企業の責任感や倫理観がより強くなってきている。今日、より多くのマネジャーが、従業員に尊厳をもって接することの底力を理解している。企業の世界におけるこの2つの進歩が、上記のようなツールやヒントを生み出しました。 キャパシティ・マネジメント ボトルネック問題の解決策を見つけるのは人間の本性であり、解決すべき危機が尽きることはない。

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