ビジネスでは、事業の成長を左右する重要な資源をいくつか挙げることができる。その中でも特に重要なのがキャパシティ、つまり一定時間内にどれだけのことができるかということだ。このような重要な要素を放置しておくことはできないため、多くのキャパシティ管理ツールが開発されてきた。しかし、どうやって最適なものを選べばいいのだろうか？

この記事であなたは学ぶだろう：

キャパシティ・マネジメントは単純な作業ではない。従業員の数、時間、稼働率、コンピテンシーなど、これらのデータはそれぞれ企業のキャパシティに影響を与えます。これが、キャパシティ・プランニング・ツールが重要な理由です。

たった10人の従業員でこれを理解するのは容易ではない。では、100人、200人の従業員がいる組織ではどうだろうか。ボトルネックや混乱、フラストレーションを避けるためには、専用アプリケーションのサポートが必要です。特に、リソースプランニングプロセスの各メンバーからの戦力となります。

リソース容量と容量計画ツールの基本的役割

多くの人にとって、利用可能なリソース（従業員）とプロジェクトやクライアントの要求のバランスをとることが、プロジェクトマネジメントにおけるキャパシティ・プランニング（あるいはキャパシティ・マネジメント）の本質である。キャパシティ・プランニングの重要性は、他のプロジェクト・マネジメントの分野、すなわち時間、チーム、仕事、そして、プロジェクト・マネジメントの分野と強く結びついている結果である。 プロジェクト・リソース管理.しかし、まずは能力に関する一般的な質問から始めよう。

キャパシティの定義は、達成能力、貯蔵能力、生産能力である。組織の場合、キャパシティとは、あるシステムが特定の期間内にアウトプットを生産する能力のことである。 

「達成する能力」は、キャパシティ・プランニングの本質的な問題であるように思われる。達成する能力があるのか」という問いに対して、非常に優れた、正当な答えを出そうとすることは、決してあきらめることなく、最適化、分析などを行うための絶え間ない刺激となる。これが、キャパシティ・プランニング・ツールが役立つ理由である。

キャパシティ・プランニング・ツール

スキルベースのリソース検索 [出典: Teamdeck - リソース管理とキャパシティプランニングツール]。

あなたの会社や特定の社員が、あなたを失望させないだけのハードとソフトのコンピテンシーを備えているかどうか--それは「達成する能力」と定義されるだろう--を完全に把握するためには、あなたは彼／彼女のかなり近くにいなければならない。

与えられたタスクに費やした時間、可用性または成熟度、与えられた分野での期待される経験 - これらは、面接時に考慮されるいくつかの基準である。 資源容量計画 このプロセスでは、特にキャパシティ・プランニング・ツールを使って、あるリソースが、指示された従業員、あるいはあなたのチームや会社に「達成する能力」があると考える理由があるかどうかをスコープで確認しようとします。

キャパシティ・プランニングの定義とキャパシティ・プランニング・ツールの重要性

さらに難しいことに、私たちが知っているのはビジネス環境にいるということだけだ。だから、時間だけが決定を左右する唯一の指標ではないのだ。そして、私たちの競争相手であるキャパシティ・プランニング・ツールのベンダーによれば、それは私たちも同意見です：

キャパシティ・プランニングは、組織がプロジェクトを時間通り、予算通り、顧客の期待通りに完了するために必要なスキルとリソースを確保するための管理プロセスである。 

限られた）時間、（限られた）予算、そしてクライアントの期待（別の言い方をすれば、プロジェクトの要求）。あるいは、別の言い方をすれば、それらのスキルは、前述の課題を解決するのに十分なものでなければならない。そして、キャパシティ・プランニングの責任者の役割は、正確なスキルを持った従業員の正確な数を確保することである。それに関連して、キャパシティ・プランニング・ツールは重要である。

キャパシティ・プランニングとキャパシティ・プランニング・ツールの重要性

キャパシティ・プランニングのプロセスの一環として、私たちが何を持ち、どれくらいのスピードで、どこで正確なリソースを得ることができるかを実際に確認することがある。

キャパシティ・プランニングとは、業務を遂行するためのリソースやスキルがあるかどうか、あるいは需要を満たすだけの供給力があるかどうかを見極めるプロセスである。 

見ての通りだ、 キャパシティ・マネジメント というのも、この1つの要素が、互いに影響し合う複数の要素で構成されているからです。従業員の数、時間、稼働率、生産性、稼働率、ハード・コンピテンシー、ソフト・コンピテンシーなど、これらのデータはそれぞれ企業のキャパシティに影響を与えます。だからこそ、最適なキャパシティ・プランニング・ツールが役立つのです。

これは、たった5人の従業員では理解しがたいことだ。では、15人、35人、50人という組織になったらどうだろう？

リソースキャパシティプランニングツールとプロジェクトマネジメント

この記事の著者はソフトウェア会社の人間である。以下のリソース・キャパシティ・プランニング・ツールは、CEO、プロジェクト・マネージャー、開発者、マーケティング担当者など、私たちによってチェックされました。そのうちのいくつかは、私たちが現在の会社の一員であった時であり、いくつかは私たちのキャリアの前の段階である。

キャパシティ・プランニング・ツール チームデッキ - リソース管理とキャパシティ・プランニング・ソフトウェア

価格だ： $ 3.99 / 正会員 / 月額

リソース・キャパシティ・プランニング・ツールは、チームの作業量とプロジェクト計画のチェックに役立つ。

チームの稼働率 チームデッキ - リソース・キャパシティ・プランニング機能を備えたリソース管理ツール。

リソース管理ツールTeamdeck.ioの長所

リソース管理ツールTeamdeck.ioの短所

Float - 有名なリソース管理プラットフォーム およびキャパシティ・プランニング・ソフトウェア

価格設定： $12.5用 リソースプランニング＋一人当たりの時間トラッキング

Floatは、タスク管理機能を備えた人気のプロジェクト管理ソフトウェアです。

Floatプロジェクト管理ツールの長所

Floatプロジェクト管理ツールの短所

フロートはプロジェクトチームの各メンバーを深く洞察する

Floatは、リソースのキャパシティプランニングにも役立つ、非常に認知度の高いプロジェクト管理ソフトウェアだ。

キャパシティ・プランニング・ソフトウェア ProjectCOR - AIを活用したプロジェクト管理ソフトウェア

価格設定： 1ユーザーにつき$40/月

人工知能を搭載したプロジェクター資源能力計画ソフトウェア

ProjectCOR - チームのキャパシティを管理するためのアプリ。


プロジェクト管理ソフトウェアProjectCORの長所

プロジェクト管理ソフトウェアProjectCORの短所

PROjectorで使用可能な容量

 

リソースキャパシティプランニングツールを調査する際に考慮すべき機能

使いやすい

UXはしばしば、プロジェクトマネージャーが試用しただけで却下される理由となる。
プライベートでもビジネスでも、誰でも多くのアプリを使う。ビジネスでは、職種にもよるが、多くのインターフェースを使う。それが習慣となる。そしてこれが 資源容量計画 ツールの機能が苛立ちの原因なのだ。
そのため、キャパシティ・プランニング・ツールには本当に便利な機能しか含まれていないか、社内の誰にでも理解できるインターフェースか、高度な自動化機能を備えているか、自社の特定のニーズに対応できる柔軟性があるか、などを考慮する必要がある。そして、最後になりますが、会社の構造やビジネス目標が変わった場合でも、そのツールが役に立つかどうかを知っておいてください。

カスタム対応。

今日のビジネスでは、午前9時から午後5時までオフィスにいる、という標準的な働き方をする人はますます少なくなっている。 人々は異なる時間帯、パートタイムで働く。

リソースの割り当てを管理する重要な機能としてのカスタム可用性

リソースの可用性管理は、カスタマイズされた設定でより簡単になります。[キャパシティ・プランニング用ソフトウェアの画面］

これらの変数や設定は、キャパシティを正確に計算するために重要であるため、理想的なツールは、すべての従業員の可用性をカスタマイズする能力を持っている必要があります。また、キャパシティ・プランニング・ツールのユーザーにとっては、稼働率や労働時間が変更されたときにいつでも編集できることも重要です。

報告

キャパシティ・プランニング・ソフトウェア・プロバイダーの中には、多くのレポートを提供しているところもあるが、カスタマイズ可能なのは一部だけである。

企業は、業種や企業構造に応じて、事業の有効性を測定するためのさまざまな指標（キャパシティ・プランニング・ツール）を使用している。多くのシステム・プロバイダは、あらかじめ定義されたレポートを提供しており、それは、提供の不可欠な部分と言える...非常に不可欠であるため、変更することはできないし、さらに悪いことに、プロジェクト・チームの期待に合わせることもできない。
そのため、キャパシティプランニング・ツールのベンダーは、あなたの期待に合ったレポートを提供するだけでなく、組織が成長している間でも変更に対応できるようなものでなければなりません。レポートは十分にカスタマイズ可能か？レポートの共有やエクスポートは可能か？データを分析することができれば、企業の弱点や長所を見つけ、良い習慣を開発することが容易になります。理想的なツールは、豊富なレポート機能を備えているべきである。

キャパシティの概要

キャパシティ・プランの場合、効果的なキャパシティ・プランニングやキャパシティ・プランニング戦略の透明性が重要である。
キャパシティー・プランニング・ツールを使ってデータにアクセスすれば、小さな期間に焦点を当てるだけでなく、より広い日付範囲の見通しを得ることもできるはずだ。チームリーダーやプロジェクトマネージャーは、必要なスキルセットだけでなく、暫定的なプロジェクトや未確定のプロジェクトに関連して、チームの業務計画を立てる。
また、新入社員がいつ入社し、いつ出勤できるかを可視化することも重要です。さまざまな部門やチームの業務は密接につながっているため、選択するツールはすべての重要な情報を把握できるものでなければならない。特に営業部門のデータは重要だ。

タグ

キャパシティの見積もりには、時間や従業員の数だけでなく、彼らの能力も不可欠である。

Teamdeckのタグ - プロジェクト管理のためのリソースアベイラビリティソリューション。

タグ チームデッキ - 容量管理ソフトウェア。


キャパシティ・マネジメント・ソフトウェアは、具体的にどのようにプロセスを効率化するのだろうか？ 

キャパシティ・プランニング・ツールは、「ワークフローを最適化します」、「組織をまったく新しいレベルに引き上げます」、「これまでにない成果を達成できます」と宣伝している。これらはすべて聞こえはいいが、本題に入ろう。キャパシティ・プランニング・ツールは、本当にあなたに何を与えてくれるのだろうか？

資源利用 ビュー - 社内の誰でも閲覧可能


キャパシティ・プランニング・ツールのおかげで、各従業員、チーム、部門が現在何をしていて、どれだけの仕事をしなければならないかを見ることができる。これにより、一部の従業員に仕事が集中し、残りの従業員の担当業務が少なすぎるという事態を避けるために、誰に多くの仕事を割り当てるべきかを判断することができる。

通知 - すべてについて、または選択した問題についてのみ


キャパシティの状況は非常にダイナミックだ。休日、タスクの完了、新しいプロジェクト、新しい従業員。これらは、業務計画の決定に影響を与える非常に重要な要素であるため、十分な知識がなければ効果的に行うことは非常に難しい。
キャパシティ・プランニング・ソフトウェアは、社内の変化や潜在的なボトルネックに関する最新の通知を送ってくれる。もちろん、多くのキャパシティ・プランナーにとって、リソース管理ツールがどの通知をオンまたはオフにするかを決定できることは非常に重要である。

タイムシート - 特定のタスクに費やされた時間


キャパシティ・プランニング・ツールのこの機能により、従業員が特定のタスクにどれだけの時間を費やしているか、ゆとりがあるのか、逆に残業しているのかを監視することができる。この知識は、チームのキャパシティを見積もり、どのプロジェクトや部署がより多くのサポートを必要とし、誰に新しいタスクを割り当てることができるかを決定するために不可欠です。

プロジェクトの状況-どのプロジェクトが終わりに近づいているか


各企業のプロジェクトには、それぞれ異なる優先順位と納期がある。プロジェクト・マネージャーとして、今何が最も重要で、契約を達成するために総力を挙げる必要があるか、何度も判断しなければならないに違いない。キャパシティプランニングツールを使えば、プロジェクトの状況を把握し、ニーズに応じてリソースを割り当てることができます。

情報 - 最適化の源

もしそれが効果的かどうか分からなければ、能力計画ツールによって何かを改善したり、良い戦略を維持したりすることはできない。また、単純な観察からすべてが推測できるわけでもない。キャパシティ・プランニング・ツールの最も重要な機能の1つは、作業計画に関連する主要な測定基準に関するデータを提供することである。これには以下が含まれる：

容量と需要の比較

つまり、御社のキャパシティとニーズとの比較である。

資源利用

つまり、組織の潜在能力がどれだけ活用されているか、コンピテンシーやリソースが不足していないか、あるいは多すぎないか、ということだ。

予想

つまり、あなたが紹介する情報（計画中のプロジェクト、今後のイベント、新規採用など）に基づいて、あなたの能力が将来どのようになるかを予測することです。

チーム仕様

特定のプロジェクトにどの担当者が割り当てられているか、その空き状況、役職、能力を示す。

キャパシティ・プランニング・プロセス - ステップ・バイ・ステップ

最適なキャパシティ・プランニング・ツールの選び方と、それらがどのようにビジネスに役立つかについては、すでに正確に説明した。優れたツールは、ほとんどすべての汚れ仕事を代行してくれますが、それを最大限に活用するためには、まずキャパシティ・プランニングのプロセスを理解する必要があります。これから、順を追って説明していこう。

ステップ1 - 現状分析

組織のあらゆるプロセスでキャパシティ・プランニング・ツールを使用するための出発点は、現在の状況を知ることである。そうして初めて、強みと弱みを評価し、何が必要かを決めることができる。従業員の数、稼働率、スキルなど、自社のキャパシティを確認する。

ステップ2 - 需要の評価

次に、キャパシティ・プランニング・ツールを使って、さまざまなリソースに対する自社の必要性を評価する必要がある。この要素と自社のキャパシティを比較することで、どのリソースが不足しているのかを簡単に把握することができる。これは、成長戦略を立案する上で非常に重要なことです。

ステップ3 - リソース利用の最適化

この段階で、自社のすべてのリソースが最も効果的に計画されているかどうかをチェックする。もしかしたら、活用されていないコンピテンシーを持っている社員がいるかもしれないし、長時間の会議や修正セッションなど、特定のプロセスに必要以上の時間がかかっているかもしれない。

ステップ4 - 従業員と話す

大企業の経営者であるあなたは、すべてを知り、気づくことはできない。しかし、可能な限り多くのことを知ることは有益であり、会社のプロセスについて、それらに携わっている従業員ほど多くを教えてくれる人はいない。定期的に1:1ミーティングを行い、何が不満なのか、物事を難しくしているのか、時間を無駄にしているのか、非効率的なのかについて、チームからフィードバックを得よう。彼らの視点は、キャパシティ・プランニング・ツールを使った戦略に大きな影響を与える可能性がある。

ステップ5 - 戦略を立てる

組織の現状とニーズがわかったところで、いよいよ解決策を練るときだ。事業を最適に運営するために必要なことをまとめた戦略を準備する。従業員を増員したり、他のプロジェクトをサポートする従業員を配置したり、特定のプロセスを再構築したりする必要があるかもしれません。また、重要な目標とマイルストーンも計画に盛り込みましょう。そうすることで、進捗状況を把握しやすくなります。

ステップ6：最適化、継続、常に！


キャパシティ・プランニングのベストプラクティス

キャパシティ・マネジメント・プロセスの最適化は、ほとんどすべての企業が直面する課題である。目標を達成するためにさまざまな方法を選択するため、うまくいく企業もあれば、そうでない企業もある。しかし、キャパシティ・プランニングの達人になるための普遍的なヒントがある。

キャパシティ・マネジメントは、あらゆる組織において最も重要なプロセスのひとつである。 効率性を高め、予算を有効活用し、従業員の満足度と生産性を向上させ、潜在的なボトルネックを防ぎ、自社のワークフローを熟知することができる。これは大変な作業だが、その効果を過大評価することはできない。そして市場には、このプロセスを快適かつ直感的に行えるよう、完璧に設計されたツールがある。

 

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