休暇管理システムの選び方

休暇管理は組織の重要な要素の一つです。ワークフローを最適化し、ボトルネックを回避し、チームの生産性を向上させます。あなたの組織に休暇管理システムが必要かどうか、そしてどのツールを選ぶべきかをチェックしてください！

この記事から何がわかるだろう：

• • 管理者が求める休暇管理ソフトの特徴
  • リモートワークを含む、大企業および中小企業向けのトップクラスの欠勤管理ソフトウェア
  • なぜ必要なのか？ 休暇管理ツール?
  • なぜ 資源管理ソフトウェア PMプロセスで休暇管理システムの機能を使用

正直なところ、ほとんどの企業で休暇管理は混乱している。リソースやEメールで送られた休暇申請は、何日も返事がなかったり、すぐに忘れられたりします。いつ誰が休暇に入るかわからない従業員は、他のチームメンバーと一緒に仕事の計画を立てることができない。祝日や年末などの繁忙期に十分なキャパシティがないため、ボトルネックになる。祝祭日は国によって異なるため、国際的なチームを管理する際には非常に重要です。

休暇管理プロセスの不備は、会社全体の業務の流れに大きな悪影響を及ぼし、遅延や混乱を引き起こします。したがって、効果的で弾丸のようなオンライン休暇管理ソフトウェアを導入することをお勧めします。

休暇管理システムを選ぶ際のポイント

休暇管理システムの利点はすでにご存知でしょう。では、あなたのビジネスには必要でしょうか？もしかしたら、そのための完璧なツールをすでにお持ちかもしれません。一方、この記事を読んでいるということは、休暇管理の質を向上させるための情報を探しているのでしょう。いくつかの質問に答えて、あなたのビジネスに新しいソリューションが必要かどうか診断してみましょう。

休暇許容日数を定義し、許容日数以上の休暇を要求するユーザーを自動的にブロックできますか？

従業員を受け入れる前に、何日休みがあるかを毎回確認するのは難しいでしょう。 休暇申請.さらに、休暇が終わるたびに使用した日数を手作業で入力するのも時間のかかる作業だが、システムが代行してくれるのであれば必要ないかもしれない。優れた休暇管理システムは、取得可能日数を超える休暇の取得を自動的にブロックする。

休暇管理システムには、電子メールによる通知フローが含まれていますか？

休暇申請を見逃しがちな場合もあるので、最もよく利用するチャネルで休暇申請を通知するようにしましょう。あなたの 休暇管理ツール は、リクエストを受信したことを通知する電子メールを送信し、それを受け入れるように思い出させます。

誰がリクエストを受け取るのか？彼らはそれを受け入れることができるのか？

人から人へと承認プロセスをたらい回しにすることほど、承認プロセスを長引かせるものはない。従業員が休暇申請をチームリーダーに送り、チームリーダーがそれを部門長に送り、部門長はそれを他の誰かに伝えなければならない、という具合です。リクエストを承認できる人に直接届くようにしましょう。うまく設計された休暇管理システムなら、申請を適切な担当者に自動的にルーティングすることができます。これにより、混乱が避けられ、プロセス全体が迅速かつ明確になります。

休暇管理システムは、現地の法律に準拠し、現地の銀行休業日を容易にサポートしていますか？

すでに述べたように、国際的なチームを管理するのは、現地の祝祭日などのために厄介なことです。従業員が1つの国で働いている場合は問題ありません - 全員が同じ祝日を祝い、システムに入力する必要もありません。

異なるのは、あなたのチームが10カ国にまたがっていて、それぞれの国の祝祭日が異なる場合です。国際的な祝日を把握するのが難しい場合は、特定の国で働く人の祝日を自動的にブロックするシステムを探しましょう。

休暇の理由や休暇時間をカスタマイズできますか？

休暇は同じではない。一般的な休暇とは別に、出産休暇、病気休暇、オンデマンド休暇、育児休暇がある。これらの休暇は、契約や状況によってそれぞれ微妙に異なります。そのため、従業員が休暇の理由や時間をカスタマイズして定義できるようにすることが重要です。そうすることで、休暇の会計処理に混乱が生じるのを防ぐことができます。

システムを統合またはサポートできるか キャパシティ・マネジメント?

休日は、次のような組織の他の側面に影響を与える。 プロジェクト・リソース管理.休日が会社のキャパシティに与える影響を毎回計算しなければならないとしたら、非常に時間がかかる。

優れた休暇管理システムは、他の業務管理ツールと簡単に統合できるものでなければならない。そして理想的には、休暇、リソース、タスク、時間管理がすべて1つの包括的なツールで可能であるべきだ。

どの休暇管理システムを選ぶべきか？

誰もが自分たちのソリューションがベストだと説得しようとするので、そう簡単な作業ではない。そこで以下に、市場で入手可能なベストツールをいくつかまとめてみた。

休暇管理システムおよび休暇管理機能を備えた従業員プランナー 

Teamdeck.io - 休暇管理システム機能を備えた従業員リソースプランナー

チームデッキ クラウドベースのリソース管理ソフトウェア - は、仕事のさまざまな側面を管理するための、普遍的で、率直で、透明なツールである。 経験豊富なソフトウェアハウスが、他のソフトウェアハウスやハイテク業界のニーズに応えるために作ったものだ。しかし、ソフトウェアハウス特有の効率的な作業管理方法は、クリエイティブエージェンシー、金融機関、成長中の新興企業、近代的な大企業など、他の業界でも採用されていることがすぐに明らかになった。 Teamdeck.ioには休暇管理ソフトウェア機能があり、タイムオフや欠勤管理機能を備えています。

このシステムにより、休暇管理プロセスが簡単になります。休暇の理由や期間を含む休暇申請を、適切な担当者に送信することができます。また、以下の点を考慮することで、国際的なチームの管理も容易になります。 地域の銀行休業日と時間帯 それぞれの国の

全メンバーの現在の休日は即座に稼働状況とスケジュールパネルにアップロードされるので、いつでも自由に使えるリソースをすぐに確認できます。Teamdeckの休暇管理システムは、フリーランサーを含むあなたが選択した全ての従業員が利用可能です。 

について カスタム理由関数 では、個々の休暇タイプを使用し、有給または無給とマークし、関連する従業員や部署を個々の休暇ポリシーに割り当てることができます。こうすることで、年次休暇や病気休暇といった一般的な休暇に加え、その他の休暇取得理由も監視し、簡単に管理することができます。

アプリ内で全てのプロセスを実行できますが、Teamdeckは休暇申請が受理されると追加でメール通知を送ります。組織の休日統計を確認したい場合は、Teamdeckが明確で完全なレポートを作成します。

セージHR - 人事管理ソフトウェア

休暇管理のためのシンプルで使いやすい人事管理ツールです。 共有カレンダーをベースにしているため、システムに追加された人は誰でも同僚の空き状況をすぐに確認できる。 簡単にリクエストを送信し、すぐに受け入れることができ、レポートを作成することができます。必要なものがデフォルトの休暇タイプにない場合は、カスタムオプションを簡単に作成できます。

このHRソフトウェアは、各従業員が自分のアカウントにアクセスし、残りの休暇日数や申請の受理状況を確認することができます。アプリはウェブ版とモバイルアプリ版があります。 Sage HRはSlackと統合されているため、以下のようなことが可能です。 従業員 休暇申請 そのツールから直接。 

ポディオ - タスク管理と休暇管理システム

Podioは、既成のソリューションでは満足できない人のために作られたツールだ。 このシステムには多くのカスタマイズの可能性があり、企業の個別のニーズに合わせることができます。まず、PodioのフロントエンドはAPI上に構築されているため、開発者は会社全体のニーズに合わせて柔軟にシステムを開発することができます。

第二に、このシステムには他のツールとの幅広い統合の可能性がある。選択した拡張機能をアップロードすることで、Podio内で他のアプリケーションを使用することができます。このシステムは典型的な休暇管理システムではありませんが、例えばGoogleカレンダーやTeamdeckと統合することができます。 こうすることで、お客様のビジネスに合わせた機能を実装することができます。 従業員の休日を追跡し、承認するために必要な機能を取得します。さらに 

バンブーHR - 人事・休暇管理システムソフトウェア

bamboo HRでは、従業員は休暇申請を素早く簡単に提出することができ、マネージャーも同様に素早く簡単に休暇を承認することができます。システムには スケジュールの都合 ミーティングや他の従業員の休日を利用して、リクエストを受け入れるために必要なすべてのデータを提供する。両当事者は、リクエストと決定を正当化するために、提出物にメモを追加することができます。

休暇管理システムは、選択した日を時間に変換し、会社の定員計画を立てやすくする。一人 PTOポリシー そのため、Bamboo HRではカスタム設定を作成することができます。アプリケーションを数回クリックするだけで、数種類の休暇レポートを作成できます。そのため、管理職は一見しただけではわからない休暇の傾向も簡単にチェックすることができます。これにより、組織の戦略的ワークフローを計画しやすくなります。

こんにちは、ボブ - 人事管理プラットフォーム

Hi Bobは簡単な休暇管理システムです。休暇や病欠など、あらゆるタイプの休暇を選択することができます、 PTOトラッキング休暇、育児休暇など。休暇の期間を指定し、上司に直接リクエストを送ることができます。

このアプリの重要な利点は、SlackやMS Teamsと統合されていることで、管理職は日常のコミュニケーションツールを使いながら休暇を素早く承認できる。もちろん、ウェブやモバイルアプリとしても利用できる。

また、このアプリケーションでは、選択した従業員グループや役職に対してカスタムポリシーを作成し、割り当てることができるため、雇用形態に関係なく、非常に柔軟なツールとなっています。このシステムは、現在、過去、保留中の従業員の休暇申請を自動的に報告するため、個々の従業員や部署のさまざまなタイプの申請に関する統計やステータスを簡単に確認することができます。

休暇管理システムを改善し、御社がどれだけの利益を得られるかご覧ください。

休暇管理は、規模や業種、勤務形態にかかわらず、あらゆる組織にとって課題です。適切な手順やツールがないために、効率や従業員満足度が低下することはありません。貴社のニーズを分析し、現在のソリューションの弱点をチェックし、専門的な休暇管理システムがチームの新たな可能性を引き出します。

なぜ休暇管理システム・ソフトウェアが必要なのか？

CIPDの調査によると、従業員はさまざまな理由で年間平均6日休んでいる。 これはたいしたことではないと思われるかもしれないが、この休暇を組織するための適切な手順が整っていないと、雪だるま式に仕事の組織が破壊される可能性がある。

休暇管理（タイム・オフ管理）とは、組織における従業員の休日や休暇を受け入れ、最適化し、追跡するプロセスのことである。ビジネスの健全性に多大な影響を与えるため、最優先事項として取り組む必要があります。どのようなメリットがあるのでしょうか？あなたの組織に休暇管理ツールが必要かどうかを評価するには？

1.生産性と従業員満足度の向上

どんなに面白く刺激的な仕事でも疲れるものであり、従業員には休息をとり、次の挑戦に向けて充電する権利がある。会社に必要とされ、その代わりとなる人材がいないために、チームが十分な休暇をとれないと感じるのは、非常にもどかしいことだ。 アラートネス・ソリューションズのマーク・ローズキンド研究員によると、「休暇による休息効果で、パフォーマンスが80%向上する。休暇に戻った人の反応時間は40%増加した」。

自分のウェルビーイングやワークライフバランスを大切にしている組織だと知っている人は、自分のニーズが満たされるため、単純に生産性が高くなる。全員が休暇を取得し、仕事がスムーズに流れるようにするために必要なことは何でもするのが経営者の責任である。これが優れた休暇管理の証です。

2.労働時間の最適化

どの企業にも優先順位があり、最も重要なプロジェクトがある。しかし、スケジュールにはなかった緊急の仕事や依頼が発生することも当然ある。重要な責任を犠牲にしない限り、何も問題はない。

休暇を管理することで、従業員が退職する前に追加タスクを処理する余裕があるかどうか、あるいは復帰まで2週間も待てないような優先事項に集中したほうがよいかどうかを、より適切に評価することができる。 

3.国際的なリモートチームのより良い管理

異なる国からリモートで働くチームを管理するには、多くの国で異なるタイムゾーンや祝祭日を考慮した強力な休暇管理システムが必要です。 

4.資源配分の改善

会社のキャパシティを把握することは、適切なリソース管理の基本です。休暇管理では、どの従業員が休暇中かを把握し、効率的に代替要員を配置したり、関連部署の能力に応じてタスクを配分したり、必要なところにサポートを割り当てたりすることができます。

5.ボトルネックの回避

ボトルネックはすべての企業にとって危機的な瞬間である。与えられた仕事をこなすのに十分なリソース（資金、従業員、技術、時間）がないときに発生する。従業員の休暇は、不完全なチームが通常よりも能力を低下させるため、しばしばボトルネックを発生させる。効果的な休暇管理を行うことで、このような状況に事前に備えることができ、通常の業務ペースを維持することの難しさを最小限に抑えることができます。

6.明確なワークフロー構造

従業員の休暇は、管理職にとってのみ重要な情報ではない。企業は相互作用する要素のシステムであるため、すべての従業員は組織内の他の人々の稼働状況を知っておく必要がある。また、それは同じチームのメンバーについてだけではありません。仕事の計画を立てるとき、人は特定の仕事を手伝ってくれる人がその時間にいるかどうかを知る必要がある。これはあらゆる部署や役職に当てはまる。したがって、休暇管理は明確なワークフロー構造を保証し、効率の向上につながる。

休暇管理システムがビジネスの安定を保つ

休暇管理に関する知識を得る前に、休暇管理が市場でどのような位置づけにあるのかを知り、より大きなイメージを持ち、休暇管理システム・ソフトウェアのより正確な購入決定を行う必要があります。

休暇管理は勤怠管理の一部です。では、この2つを見てみよう。しかし、この章の主題ではない問題にあまり深入りしないために言っておくと、時間管理とは、特定の活動に費やす時間を計画し、コントロールするプロセスである。特に、有効性、効率性、生産性を高めることにつながるものだ。簡単に言ってしまえば、時間をいかにさまざまな行動に振り分け、それぞれの生産性を維持するかということだ。

勤怠管理とは、従業員の勤務時間を記録することです。従業員が働いた時間や休んだ時間を記録するシステムです。その主な目的は、従業員の労働時間、ログイン時間、出発時間、休憩時間、休息時間を記録することにより、従業員のタイムロスを防ぐことです。

さて、いよいよ本題の「休暇管理」である。休暇管理とは何かについて長く考える必要はないだろう。休暇管理（あるいは単なるタイムオフ管理、PTO管理）とは、従業員の休暇申請を管理することを指す。より具体的に言えば、育児休暇、生理休暇、病気休暇、育児休暇、生理休暇、休日休暇、その他、時には予定外の休暇の決定などである。

そして、「休暇管理」と名付けられたこの複合的な行動の主な目的は、従業員が、同じように事業機能に影響を与えることなく、手間のかからない方法で福利厚生を享受できるようにすることである。

休暇管理とは、法令遵守のためだけでなく、従業員エンゲージメント、生産性、雇用主ブランディングを向上させるために、会社の休暇規定に従って従業員の休暇を管理することである。(GreytHR.com)

GreyHRのウェブサイトをさらに読むと、休暇管理には、休暇規定の設計、休暇規定の実施と実行、定期的な休暇管理業務という3つの全体的なスポットがあることがわかる。とはいえ、GreyHRは、休暇管理とビジネスの前進、あるいは、より適切な言い方をすれば、従業員の休暇とプロジェクトの進捗の間の非常に密接な関係については何も言及していない。

休暇管理の目的は、従業員の休暇申請を公正かつ正確に処理することである。(Lucidchart.com)

GreyHRが、従業員の休暇計画における心配事として、エンゲージメントと生産性（および雇用主ブランディング）を強調しているのに対し、ルシッドハートは、休暇の承認に応じて決定を下す基準や焦点として、揺るぎない業績に注目している。

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