従業員時間管理ソフトの選び方

 

 

オンラインタイムトラッキングは、チームのパフォーマンスを監視したり、改善点を見つけたり、従業員の出勤状況を把握したりするのに役立ちます。また、貴重なプロジェクト管理ツールでもあります。もっと詳しく知りたい方は、プロジェクト管理とタイムトラッキングについてのガイドをご覧ください。 プロジェクトの時間管理).

従業員の時間追跡は組織に複数の利点を提供する。そのため、様々な規模や業種の企業が完璧な従業員時間管理ツールを探すのも不思議ではありません。全ての企業に当てはまるタイムトラッキングソフトウェアはあるのでしょうか？おそらくないでしょう。しかし、膨大な数のタイムトラッキングアプリがある中で、各企業がそれぞれのニーズに合ったツールを見つけられることは間違いありません。

この記事で何が得られるのか：

• プロジェクト管理者が従業員のタイムトラッキングアプリを使う理由
• プロジェクト管理プロセスにおいて、どのタイムトラッキング機能が最も有用か？
• 異なる従業員時間追跡ソフトウェアツールに見られる機能のリスト
• 基本的なタイム・トラッキング機能を選ぶか、それとも何か特別な機能を選ぶか。

このブログ記事は、あなたの組織の要件をよりよく理解し、最適なタイムトラッキングソフトウェアの検索に焦点を当てるのに役立つはずです。最初のステップは、少し時間を取って、あなたの検索の背後にある "理由 "について考えることです。

何を達成したいのか？そして、あなたのチームがタイムトラッキングアプリを使っているところを想像してみてください。どのデバイスやオプションを好むか？最後に、タイムトラッキングアプリの機能から最も恩恵を受けそうなものを選びます。これらのステップを完了すれば、タイムトラッキングソフトウェアのチェックリストが出来上がります。あとは、あなたが評価しているツールが必要なものを提供しているかどうかをチェックするだけです。

なぜ従業員時間追跡ソフトウェアが必要なのか？

様々なツールのウェブサイトを閲覧し、機能や価格を比較する前に、自社のニーズに焦点を当てましょう。そもそもなぜタイムトラッキングツールが必要なのかを把握することが絶対に重要です。

考えられる理由をいくつか挙げてみよう。どれか1つを選ばなければならないと感じる必要はありませんが、目的に優先順位をつけるようにしてください。チームの時間を記録する主な動機を知ることで、この目的を最もよくサポートするツールを絞り込むことができます。

 

従業員時間追跡ソフトウェアは、プロジェクト管理者をサポートします：

• クライアントへの請求（特に、時間と材料ベースで仕事をしている場合）、
• 勤怠管理（従業員は出勤しているか？）
• 従業員のモニタリングと生産性の追跡（彼らは自分のタスクに取り組んでいるか、それともサボっているか？）
• 給与計算レポートの作成（記録された時間に基づいてチームメンバーに給与を支払う場合）、
• プロジェクトの収益性を分析する
• 従業員の請求可能時間と請求不可能時間の計算
• プロジェクト計画とプロジェクト追跡を改善するためのデータ収集。

もしかしたら、あなたの会社にタイムトラッキングソフトウェアを導入する別の理由があるかもしれません。重要なことは、あなたの主な動機を明確にすることです。新しい従業員時間追跡アプリの市場にいるあなたは、そのゴールに近づくツールに焦点を当てるべきです。

プロジェクト管理ライフサイクルにおける従業員時間追跡ソフトの役割

プロジェクト管理から業績管理、従業員の時間管理まで

プロジェクトマネジメントの理解について考えるとき、まず、プロジェクトマネジメント協会（PMI）の定義に従うべきである。同協会が示唆するように、プロジェクトマネジメントとは、コンピテンシー、スキル、多分才能、知識、装置、器具、ソフトウェア、技術、プロセス、方法、そして「人々に価値を」提供するために必要なあらゆるものを用いることである。 

人々にとっての価値」という言葉は、その曖昧さゆえに、プロジェクト・マネジメントの結果は、椅子から、宗教的なものを含む社会運動まで、どんなものでもありうると私たちに考えさせる。何人かの個人にとって有益なものであれば何でもいいのだ。

しかし、プロジェクトマネジメント協会（APM）の定義を用いると、プロジェクトマネジメントの理解はより保守的になるが、単なるマネジメントとプロジェクトマネジメントの区分けにも役立つ。彼らが言うように

プロジェクトマネジメントとは、合意されたパラメータの範囲内で、プロジェクトの受け入れ基準に従って特定のプロジェクト目標を達成するために、プロセス、方法、スキル、知識、経験を適用することである。プロジェクトマネジメントには、有限のタイムスケールと予算に制約された最終成果物がある。

両者の定義を比較すると、いくつかの共通点が見えてくる。両者とも、プロジェクトマネジメントとは、物事を実行し、知識、経験、方法、プロセス、手順を駆使して仕事を成し遂げることである。 

しかし、ビジネスライクなのは最後の定義だけである。APMの定義には、PMIの理解にはない3つの側面がある。それは、時間、予算、そして「プロジェクトの受け入れ基準」である。ご存知のように、ビジネスの世界では、プロジェクトにはそれぞれ目的がある。社内からの要請であれ、社外からの要請であれ。そして、それぞれ特定の時期に、予算内で、委託者の受け入れによって行われなければならない。 

そして、ここにマネジメントとプロジェクトマネジメントの大きな違いがある。APMによれば、この2つの用語の違いは時間に帰着する。プロジェクトが実行できる状態にあるか、すでに実行されているかの時間である。マネジメントが継続的な作業であるのに対し、プロジェクトマネジメントは最終的な結果が有限の時間スパンで提供される。 

以上のことを念頭に置けば、タイムトラッキングソフトウェアとプロジェクト管理プロセスの関連性は一目瞭然だ。 

従業員業績管理指標と従業員時間追跡ソフトの支援的役割

以上のことをまとめてみよう。ビジネスにおいて、プロジェクトマネジメントにおいて、プロジェクトに取り組む際にチームや社員のパフォーマンス分析が不可欠であることは、すでにご承知の通りである。そして、パフォーマンスを追跡する目的は、PMIによれば、次のようなものである。

パフォーマンス・マネジメントとは、組織全体の効率を高めるために、個人やチームのパフォーマンスや能力を改善し、発展させるための体系的なアプローチである。

プロジェクト・マネジメントと単なるマネジメントの違いは何かということも、もうおわかりだろう。予算、受け入れ基準、そしてもちろん時間だ。この観点から、従業員のパフォーマンスと生産性を追跡し、改善するために使用される指標を紹介しよう。 

• 平均タスク完了率 = タスク完了までに要した総時間 / 実行回数

最も分かりやすく、最もポピュラーな指標である。さまざまなフェーズにかかる時間がわかれば、将来のプロジェクトの時間と予算を予測することができる。そして、予算の見積もりを増やし プロジェクト・リソース管理.

• 資源利用 レート／従業員請求可能率 = (請求可能ログ時間合計 / ログ時間合計) × 100

このKPIは、各従業員が従事した社内コストに対する、直接利益を生む仕事の全体的な比率を示します。請求可能な時間」と「請求不可能な時間」の価値関係については、企業によってスタンスが大きく異なりますが、私たちはどちらも同じくらい重要であると考えています。どのように考えるにせよ、競争力のある価格設定や業務計画を立てるためには、チームが非請求可能な時間にどれだけの時間を費やしているかを確認する必要がある。

• 従業員1人当たりの残業時間 = 残業時間の合計 / 従業員数 

従業員の幸福度や健康状態を評価するのに有効な指標です。従業員一人当たりの残業時間が多すぎる場合は、現在の従業員が過労にならないよう、スタッフの増員を検討すべきことを意味する。

この指標は、いくつかの異なる方法で解釈される。例えば、従業員の健康状態（身体的ウェルビーイングとエンゲージメントの両方）を把握するため。時には、従業員の献身度を示す指標として（ただし、プレゼンティーイズム現象には注意しなければならない。もしあなたのチームが継続的に残業をしているのであれば、労働力を増やすべき時かもしれない。

• 従業員定員 資源容量 = 週当たりの収容人数 - 総ログイン時間

従業員の能力は、生産的なパフォーマンスを測る優れた指標である。残業時間と同様、誰が燃え尽きそうなのか、誰がもう少し仕事を引き受ける余地があるのかがわかります。チーム全体に均等に仕事を配分し、誰が特別なサポートを必要としているかを理解するのに非常に役立ちます。

プロジェクト・マネージャーや企業リーダーが考慮する従業員時間追跡ソフトウェアの追加機能

• 時間単位の稼働状況と休暇管理

 

• 仕事のスケジューリングと プロジェクト・ワークフロー計画

 

• ワークロード管理

 

• 給与計算に基づく請求書発行

• プロジェクトの計画と予算

 

• 複数のタスクと従業員の時間管理

 

• グーグルカレンダーとの統合
• 見積もりと実績を比較し、予算内に収める。

あなたのチームは、タイムトラッキングソフトウェアをどのように使用しますか？

広告代理店と建設会社では、同じタイムトラッキングソフトウェアを使用していても、その使い方は全く異なります。最終的に選ぶツールは、従業員のニーズに合っていることが重要です。そのため、タイムトラッキングアプリを購入する際には、従業員がそのアプリを使用している様子を思い浮かべる必要があるのです。

あなたのチームのメンバーは、時間を追跡するために携帯電話を使用する必要がありますか、または彼らはラップトップと一緒に座っている日がほとんどですか？従業員にとって、自動タイムトラッキングソリューション（従業員がアクセスしたアプリやウェブサイトを認識し、そのデータに基づいてタイムシートを作成するツールもある）を使用する意味はあるのでしょうか、それとも手入力するのでしょうか？

あなたのチームがタイムトラッキングをどのように使うかを明確に把握することで、従業員がすぐに採用できるツールを選ぶことができる。そうでなければ、従業員にとって不便で時間のかかるアプリにお金を払うことになる。

どの従業員勤怠管理ソフトの機能を使いますか？

あなたの会社の目的とチームのニーズをよく理解した今、人気のある従業員時間追跡ツールの特定の機能を見て、どれがあなたにとって便利かを考えることができます。このような「買い物リスト」を作成することで、説得力のあるセールスマンやマーケティングコピーに振り回されにくくなります。自分のニーズに集中し、それを実際に満たすソフトウェアを選ぶことができる。

以下に、様々な従業員勤怠管理アプリに搭載されている機能のリストを掲載します。どれが必要ですか？

• 時間エントリーの追加 をお探しなら ベストタイムトラッキングソフトウェアこのオプションは、ほとんど決まっている。しかし、様々なツールには、時間を記録するための異なるアプローチがあり、従業員にとってどれが最適かを決める必要がある。アプリの中には、スタート・ストップ・タイム・トラッカーを使って、メンバーがプロジェクトに費やした時間を記録できるものもある。また、タイム・エントリーを タイムシート 非同期。他のツールは、従業員が使用するウェブサイトやアプリを認識し、それぞれに費やされたアクティブな時間をタイムシートに生成します。
• タイムエントリーを分類する。 この機能は、例えば、請求可能な時間と請求不可能な時間を分析することで、プロジェクトの収益性を評価したい場合に不可欠です。そのような場合は、時間エントリーにカスタムカテゴリー（残業、在宅勤務、トレーニングなど）を追加できるタイムトラッキングアプリを探しましょう。
• 予算追跡。 各従業員／チーム／プロジェクトのコストを計算する。ツールによっては、各チームメンバーに時給を割り当てることができる。この機能のおかげで、次のようなことが可能になります。 給与報告 を作成し、クライアントへの請求書を作成することができます。また、クライアントがあなたのチームのサービスに対して支払うべき金額を計算することも有益です。
• タイムレポート 基本的なことに加えて タイムシートレポート例えば、各担当者が何時間記録したか、また、より洗練された分析を提供するツールもあります。時間追跡レポートのおかげで、例えば、異なるプロジェクトのコストとその利益を比較することができます。
• モバイルタイムトラッカー。 あなたのチームはこう評価するだろう。 モバイルタイムトラッキング 外出先（出張や会議）で仕事を記録する必要がある場合や、常にオフィスの外で仕事をしている場合。モバイルアプリを提供するタイムトラッキングツールは、そのような場面で役に立つだろう。
• 位置追跡。 この機能は、従業員が物理的に分散している企業（建設会社や造園会社など）に便利です。このような従業員時間追跡ソフトウェアを使用すると、すべてのチームメンバーが現在どこにいるかを確認することができます。
• 自動GPSクロックイン（GPS追跡）。 これも位置追跡ベースの機能だ。いくつかの プロジェクト計画ツール を使用すると、ジョブサイトを定義することができます。従業員がその場所に到着すると、出退勤のリマインダーが表示されます。また、場所によって自動的に打刻が行われます。
• スクリーンショットとビデオ録画。 チームメンバーが仕事中に何をしているかを監視することが主な目的であれば、画面録画機能を備えたタイムトラッキングアプリを探しているかもしれません。このようなツールは、従業員の画面を（スクリーンショットや録画によって）キャプチャするので、従業員が何に取り組んでいるかを確認することができます。

Teamdeckはあなたのチームに適した従業員時間管理ソフトウェアですか？

このブログ記事がタイムトラッキングのニーズを特定し、御社に最適なツールを選ぶ一助となれば幸いです。タイムトラッキングツールは "一長一短 "のソフトウェアではないので、選択肢を慎重にリサーチすることをお勧めします。最後に、私たちが5年かけて開発したタイムトラッキングツールの概要をご紹介します。チームデッキ.もしかしたら、あなたが探していたアプリかもしれない。

チームデッキは プロジェクト資源管理ソフトウェアつまり、タイム・トラッカーに加え、次のような機能も備えている。 プロジェクトと リソーススケジューリングツール そして 休暇管理システム の特徴です。基本的には、チームのためのワンストップアプリで、仕事の計画を立てたり、パフォーマンスをモニターしたり、稼働状況を確認したりすることができる。

• プラットフォーム - Teamdeckはウェブベースのアプリで、タイムトラッキング用のモバイルアプリも別途提供されています。

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