リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
効果的なリソース・プランニングは、オンラインであろうと伝統的な業界であろうと、あらゆる規模のビジネスにとって極めて重要な目標です。リソース・プランニングを必要とするビジネスは多種多様であるため、オンライン・リソース・プランナーを万能に推薦することは困難です。このガイドでは、あなたのチームに最適なリソースプランニングツールを選ぶための重要な質問を提示することで、選択プロセスをナビゲートすることを目的としています。
この記事で何が得られるのか：
プロジェクト管理における資源計画ソフトウェアの役割。
効果的なリソースプランナーを探す際に考慮すべき5つのポイントと質問。
選択した企業の例 チームデッキ を主なリソースプランナーとして起用した。
キャパシティプランニング、プロジェクトタスク、ビジネスプロセスを効果的に管理するための戦略。
リソースプランナーソフトウェアとは？
リソースプランナー、リソーススケジューラー、リソースプランニングソフトウェア、プロジェクトカレンダー、 オンラインカレンダープランナー等々。- などは、一般的に言えば同じことを表す用語である。リソースプランニングツールは、リソースを管理し、適切なチームメンバーを適切なプロジェクト／タスク／クライアントに割り当てることを可能にします。
リソース・プランニングは 資源管理である。 企業の資源を可能な限り効率的に使用するプロセス (出典 ビジネス用語辞典). これにより、チームをより有効に活用し、全員が自分の能力を十分に発揮できる仕事に取り組むことができる。リソースのキャパシティの結果、プロジェクトやコミットメントが成功する可能性が高まります。
チームメンバー、プロジェクトチーム、プロジェクト、タスクを俯瞰する。
このブログでは、オンライン管理ソフトウェア（リソース計画専用アプリ）のみに焦点を当てることにする、 リソーススケジューリングなどのリソース管理ツールがある。チームメンバーの仕事を割り振るのに、スプレッドシート（または自分に合った他のツール）を活用することも可能だ。
しかし、私たちは、その目的のために設計されたソフトウェアが、最終的にプロジェクト・ポートフォリオ管理プロセスをより効率的かつ効果的にすると信じている。さらに、様々な価格帯のリソースプランナーを見つけることができる（特に小規模チーム向けの無料オプションを含む）。あなたの予算とニーズに合ったものを見つけることができるはずだ。
リソースプランニングツールの詳細
リソースプランニングツールは、基本的なスケジューリング補助ツールから、効率性と生産性を高めるために設計されたさまざまな機能を提供する洗練されたプラットフォームへと、長年にわたって大きく進化してきました。これらのツールがどのように機能し、様々な機能を提供するのか、さらに掘り下げてみましょう。
包括的な監視のための集中ダッシュボード
最新のリソースプランニングツールは、管理者がすべてのリソースを閲覧・管理できる集中ダッシュボードを提供します。この包括的なビューには、進行中のプロジェクト、リソース配分、今後の期限などの詳細が含まれます。これらの情報を一箇所で確認できるため、情報に基づいた迅速な意思決定に役立ちます。
例 複数のキャンペーンに同時に取り組むマーケティングエージェンシーは、一元化されたダッシュボードを使用して、どのチームメンバーがどのキャンペーンに取り組んでいるか、現在の作業量、今後の期限を追跡できます。この可視性により、プロジェクトの見落としがなくなり、リソースが最適に活用されるようになります。
リアルタイムのコラボレーションとコミュニケーション
効果的なリソースプランニングツールは、チームメンバー間のリアルタイムのコラボレーションを促進します。共有カレンダー、インスタントメッセージ、共同文書編集などの機能により、物理的な場所に関係なく、全員が同じページにとどまることができます。
シナリオ 異なるタイムゾーンにまたがるチームを抱える技術系新興企業は、これらの機能を利用してシームレスに仕事を調整することができる。チームメンバーはリアルタイムで空き状況を更新し、変更を伝え、スケジュールを調整できるため、遅延や誤解を減らすことができる。
高度なレポートと分析
リソースの活用状況や改善点を把握するためには、レポートと分析が不可欠です。多くのリソースプランニングツールは、リソース配分、プロジェクト進捗、チームパフォーマンスに関する詳細なレポートを提供する。これらの洞察は、戦略的プランニングとリソース利用の最適化にとって非常に貴重です。
ケーススタディ ある建設会社は、高度な分析を使って、さまざまな現場の重機や労働力の利用状況をモニターしている。これらのレポートを分析することで、使用されていない機器や過負荷のスタッフを特定し、より良いリソース配分とコスト削減を可能にします。
資源計画ソフトウェアがプロジェクト管理を強化する方法
リソースプランニングソフトウェアは、リソースが効果的に配分され、プロジェクトが期限内かつ予算内で完了することを保証することで、プロジェクト管理において極めて重要な役割を果たします。ここでは、プロジェクト管理プロセスとの統合方法について説明します：
1.プロジェクト・スケジューリングの合理化
リソースプランナーは、プロジェクトマネージャがチームメンバーの稼働状況や能力を考慮した詳細なスケジュールを作成するのに役立ちます。このスケジューリングは、単純なタスク割り当てにとどまらず、スキルセット、経験、ワークロードバランスなどの要素を取り込みます。
洞察力だ： ソフトウェア開発において、適切な専門知識を持つチームメンバーにタスクを割り当てることは、効率性を高める上で非常に重要です。リソースプランナーは、開発者をそれぞれのスキルと経験に合ったタスクにマッチングさせることができ、複雑なコーディングの課題を解決するのに最適な人材が対応できるようにします。
2.チーム間の仕事量のバランス
仕事量のバランスをとることは、燃え尽きを防ぎ、チームメンバー全員が最適な能力で働けるようにするために不可欠です。リソースプランニングツールは、仕事量の配分を視覚的に表示するため、一部のチームメンバーが過負荷に陥っている場合や、十分に活用されていない場合を簡単に特定することができます。
例 法律事務所では、ある弁護士は過密なスケジュールをこなし、他の弁護士は軽めのスケジュールをこなす。リソースプランナーは、すべての弁護士が管理可能な仕事量を確保し、クライアントがタイムリーな注意を受けることを保証し、より均等にケースを配布するのに役立ちます。
3.依存関係とボトルネックの管理
プロジェクトには、相互に依存するタスクが存在することがよくあります。つまり、あるタスクが完了するまで、別のタスクを開始できないということです。リソースプランニングソフトウェアは、このような依存関係や潜在的なボトルネックを事前に特定するのに役立ち、管理者はそれに応じて計画を立て、プロジェクトを軌道に乗せることができます。
シナリオ 映画制作チームは、リソースプランナーを使用して撮影スケジュールを管理し、俳優、セット、機材が適切なタイミングですべて利用できるようにします。依存関係を予測することで、コストのかかる遅延を回避し、スムーズな制作プロセスを実現します。
リソース・プランニングはチームにどのように役立つのか？
チームの新しいリソース・プランナーを探す前に、以下の利点を理解する必要がある。 資源管理 (特に効果的なリソースのスケジューリングとプランニング）を提供することができます。企業によって、リソースの有効活用から得られるメリットは異なるため、リソーススケジューラやプロジェクト管理ツールを探す際には、特定の機能を優先することになります。
スケジュール競合の回避 - リソースプランナーの数ある役割のひとつ
例えば、複数のプロジェクトを同時に進める組織では、プロジェクト・ポートフォリオを調整し、複数のスケジュールを調整してプロジェクトを遂行できるツールが不可欠だ。
では、専用アプリの助けを借りてリソースを計画することの主な利点は何だろうか？
以下の画像は チームデッキ私たちが開発したリソース・プランニング・ソフトウェアです。このツールについてご質問があれば、お知らせください！
プロジェクトのスケジュールとリソース計画を簡単に計画・編集
確かに、それは簡単だ。 リソースを割り当てる スケジュールプランニングアプリを使用して、与えられた割り当てに、紙やスプレッドシートにそれを書き留めることもそうです。リソースプランナーの本当の利点は、あなたのチームのスケジュールを変更するのに役立つ能力にあります。 柔軟なプランニング リソースを素早く再配分したり、様々なスケジューリングオプションを試すことができれば、より簡単です。多くのリソース管理アプリでは、様々な割り当てをドラッグ＆ドロップできます。
スケジュールの重複を避ける
リソース管理アプリは、次のような問題を解決するのに役立つ。 プロジェクトスケジュールの競合 スケジュールを素早く編集することで、それを回避することができます。それは、従業員( パートタイマー またはあなたの会社で働くフリーランサー）。このような見識があれば、仕事の計画をよりうまく立てることができる。結局のところ、予期せぬ休暇やその他の約束に驚くことはない。
監視と最適化 資源利用
リソース・マネージャーまたはPM チームメンバーに仕事があることを確認したいが、割り当てに圧倒されることはない。リソース・スケジューリング・ツールは、このバランスを取るのに役立ちます。従業員の仕事量を監視し、必要に応じて将来のプロジェクトに再配置することができます。
プロジェクトの透明性と従業員の可視性の向上
リソース管理ツールやアプリを導入すれば、会社で何が起こっているのかを全員が理解できるようになる。マネージャーは様々なプロジェクトのスケジュールを評価することができ、従業員や各チームメンバーは今後の予定や他のプロジェクトのフェーズを確認することができます。
より良い仕事と プロジェクトの透明性 リソースプランナーに感謝。予約 ワークロード管理トラッキングを残す。
あなたの会社に最適なリソースプランナーを選ぶには？
さまざまなリソース管理ソフトウェアの分析を始める前に 用具そのためには、自社のニーズについてじっくりと考える必要があります。何を求めているかを知ることで、決定プロセスがより簡単になります。
次のような質問から始めるといい：
どのようなリソース（人材、設備、オフィススペースなど）を確保したいですか？
何を計画したいのか（プロジェクト、シフト、イベントなど）？
他の道具は使っていますか？
チームの構成は？
あなたのチームの習慣は？
それぞれの質問を詳しく見てみよう。 まず考えなければならないのは、どのようなリソースを計画するかということだ。.このブログでは、リソースやプロセスを管理するスケジューリングツールについて説明してきました。人以外のリソースのスケジュールを作成することもできます。例えば、毎日違う人に割り当てなければならない会議室があるとします。あるいは、事前に予約が必要な機材があるとします。
ほとんどのリソース管理アプリでは、人的リソースと非人的リソースの両方をシステムに入力できますが、多くのツールは人的リソース計画に特化して設計されています。キャパシティプランニングの主な対象が無生物リソースである場合、心配はいりません：おそらく、その目的のための専用のリソースプランナーがあります（例． 機材マネージャー または オフィス・スペース・プランナー)
次に、何を計画する必要があるかを明確にする必要がある。
確かに、どの企業も何らかのプロジェクトに取り組んでいると言える。それでも、仕事の要件を深く掘り下げる必要がある。長期的なプロジェクトを計画したいのか（例． ソフトウェア開発)?あるいは、日々の仕事のシフトや1回限りの仕事を計画する必要があるかもしれません。例えば、レストランのシフトプランナーなどです。
最初の2つの質問で、あなたの検索は市場の特定のセグメントに絞り込まれたはずです。次は、そのセグメントを評価する番だ。 セグメント内のさまざまなツールの特徴.
手始めに、新しいリソースプランナーがチームのツールボックスに適合するかどうかを確認する必要があります。チームが複数のオンラインツール（プロジェクト管理ソフトウェア、チャット、あるいは、チャットツールなど）を利用している場合は、特に重要です。 コンテンツ作成アプリ).新しいプランナーには、既存のエコシステムとシームレスに統合してほしいものです。評価しているアプリが十分な統合、拡張、カスタマイズのオプション（APIなど）を持っているかどうかを尋ねてください。
次に、プロジェクトマネージャーとチーム（プランナーを使用する人々）の構造を分析します。チームメンバーごとに異なる種類の権限を付与したい可能性があります。アプリでそれができることを確認してください。
最後に、従業員やリソース管理者の習慣を考慮に入れましょう。例えば、チームが多くの作業時間を外出先で過ごすのであれば、堅牢なモバイルアプリを備えたツールを使用することは理にかなっている。
新しいチームプランナーにコミットする前に必要なステップ
あなたが検討しているアプリを、他の人気のある、しかし最高のプロジェクト計画ツールと比較することは常に有用です。多くのアプリが専用の比較ページを提供しています（Resource Guru、Monday、Wrikeの代替を探している人のためにそのようなサイトを作りました）。
製品説明を読んで、あるアプリがすべての条件を満たしていると思ったとしても、実際に試してみることが不可欠です。そうすることで、ユーザーエクスペリエンスの感覚をつかみ、チーム全体に展開する前にさまざまな機能をテストすることができる。
どうすればそんなことができるのか？
一つの選択肢は、多くの製品が提供している無料トライアルを利用することだ。チームに紹介する前に、自分自身でサインアップしてアプリを試してみよう。あるいは、製品のデモを依頼することもできる。企業のカスタマーサポートを評価する絶好の機会だ。
Teamdeckでは2つのオプションを提供しています：
14日間の無料トライアルにご登録ください。アプリへのフルアクセスが可能で、トライアルが終了したらシームレスにプレミアムメンバーシップに移行できます。ヒント：Teamdeckを実際のシナリオで使ってみたい方は、サンプルデータをアカウントにインポートして遊んでみてください。
まずはお電話でお問い合わせください。お客様のニーズをお伺いし、リソースプランナーのさまざまな機能、リソースレポート、リソースの計画方法、プロジェクトの計画方法などをご紹介し、適切かどうかを判断するお手伝いをいたします。
