プロジェクト・マネージャーのためのプロジェクト状況報告ガイド

プロジェクトの責任者として、顧客やプロジェクト関係者に定期的に状況を伝える必要がある。もちろん、あなた自身も進捗状況を把握しておきたい。 効果的なプロジェクト・リソース管理 従業員のパフォーマンスを監視し、KPIを測定することなく。

この記事によって読者が知ることになること： 

• プロジェクト状況報告書にないもの
• どのように 資源管理ソフトウェア プロジェクト・ステータス・レポートの作成支援

KPIそのものについては、プロジェクトが期限内に、予算内で、チームメンバーに不必要な負担をかけずに完了することを確認したいでしょう。その結果、従業員が記録した時間（とお金）を監視し、残業時間を記録し、実際の進捗がプロジェクトの見積もりと比較してどうなっているかを分析したいと思うだろう。

プロジェクトの健全性をステークホルダー全員に知らせるには、定期的にコミュニケーションをとる必要がある。そのための効率的な方法は、プロジェクトに関する主な最新情報を含むステータスレポートを毎週送ることだ。

この記事では、プロジェクト・ステータス・レポートをゼロから作成する方法を紹介する。 チームデッキ完全な SaaS型リソース管理ソフトウェア.

プロジェクト・ステータス・レポートとは何か？

要するに、現状報告とは PMからプロジェクトの利害関係者に送られる定期的な最新情報。.最近の進捗状況、今後の計画、リスクや問題点など、プロジェクトに関するハイレベルな情報が含まれていなければならない。

このように、プロジェクトステータスレポートはとても簡単なものに見えます。しかし、このレポートを完全に理解するために、このレポートの目的、メリット、中核となる要素についてもう少し深く掘り下げていきます。

定期的なプロジェクト状況報告の目的

プロジェクトの進捗状況、達成したマイルストーン、直面する可能性のある問題やリスクなど、プロジェクトで何が起こっているかをステークホルダー（社内外）に伝えるためです。上司やクライアントが追加で質問したり、ステータス・ミーティングを開いたりする必要がなくなるからです（ちなみに、このようなミーティングは、プロジェクトの進捗を確認するためのものではありません）、 あまり効果的ではない).

同時に、全体像を見渡す良い機会でもある。プロジェクトマネジャーは、日々の業務に追われ、次から次へとタスクをこなしているうちに、プロジェクトの戦略や全体像について考えることを忘れてしまうことがよくある。その結果、新たなパターンや改善点に気づくことができないのだ。

ステータスレポートは、PMとステークホルダー（クライアント、社内マネージャー）との間の効果的なコミュニケーション手段である。しかし、残念なことに、時に間違った解釈をされ、上記の目的を果たさないものになってしまうことがあります。私たちは、ステータスレポートとは何でないかを再認識していただくことが重要だと感じています。

プロジェクト・ステータス・レポートとは何か

まず第一に、状況報告はプロジェクト日記になるべきではない。もちろん、あなたがとても重要だと考えていることでない限り、すべてのチームメイトが何をし、何をしなかったかを説明する必要はない。ここでシナリオを演じてみよう：

ある人の業績不振が、あなたの意見ではプロジェクトを危険にさらしているとする。状況報告でそのことに言及すべきでしょうか？要するに、それは潜在的な障害なので、言及してもいい。しかし重要なのは、まず行動計画を立てることだ。その社員とのミーティングを予定し、後任の選択肢を検討し、潜在的な人事異動がプロジェクトのタイムラインにどのような影響を与えるかを評価する。物事の真相を究明し、行動の効果を報告するようにしましょう。状況報告はチームメイトに文句を言う場ではなく、進捗と計画という2つのPに焦点を当てましょう。

報告はプロジェクトマネジメントの大きな要素ではあるが、それを第一義にすべきではない。もしステークホルダーが、自分の仕事をする時間がないと感じるほど詳細で頻繁なレポートを要求してきたら、上司と話し合うべき時だ。プロジェクト・ステータス・レポートは、簡潔で有益なものであるべきです。 プロジェクト管理テンプレート 総理の仕事を遅らせることなく。

プロジェクト・ステータス・レポートのコア要素

ステータスレポートを送る相手は、平日の仕事中にさまざまなアップデートを受け取ることを想定する必要がある。そのため、プロジェクト報告書の冒頭には、この文書が何について書かれたものかを素早く把握できるようなデータを入れるべきです。少なくとも、プロジェクト名とあなたの名前を入れることを忘れないでください。

プロジェクトの健全性を要約し、あるレポートが極めて重要であることを利害関係者に警告する可能性のある要素を追加するのが良いアイデアである。プロジェクト状況を色分けし、レポート全体のトーンを決めるようなものだ。赤の "off track "サインは、何かがうまくいっていないことを利害関係者に即座に知らせ、緑の "on track "メッセージは、すべてが順調であることを知らせる。

チームの進捗状況をまとめる番です。前回のステータスレポート以降に達成したマイルストーンについて言及する必要があります。覚えておいてください：完了したタスクや修正したバグをひとつひとつ列挙することではありません。その代わりに、最近何が行われたかを大まかに伝えるようにしましょう。

プロジェクト状況報告書の次の部分では、（報告書を送る頻度にもよりますが）次の週やスプリントの計画について話すことができます。ここでも、タスクレベルではなくマイルストーンレベルで書くようにしてください。アプリの改良に取り組みます」というようなメッセージは通用しません。

次に、あなたが遭遇した潜在的なリスクや問題を概説してください。前述したように、可能性のある解決策や回避策も含めるようにしてください。もしステークホルダーの助けが必要であれば、プロジェクト状況報告書の中でそれを思い出させることもできます。例えば、クライアントのEコマースのモバイル版制作を3週間以内に開始したいとします。しかし、作業を開始するためには、クライアントからモバイルフレンドリーな商品画像を受け取る必要があります。これは次の週や印刷物でカバーされる計画ではありませんが、それでもクライアントへのアクションポイントとして、事前に、できれば状況報告の最後の方に、そのことを述べるべきです。 

プロジェクト・ステータス・レポートはどのくらいの頻度で送るべきか？

プロジェクト状況報告書の最も一般的な送付頻度は、間違いなく毎週である。このような週次プロジェクト報告は、長すぎず、詳細すぎず、関係者全員に管理意識を与えるものであるべきだ。

あなたとチームメイトが2週間のスプリントで仕事をしている場合、スプリントごとに1回だけステータスレポートを送ることができる。

プロジェクト・ステータス・レポートの作成方法

プロジェクト状況報告書の作成には、普通のテキスト文書を使うことができます。会社によっては、社員に状況報告書を書いて共有することを奨励しているところもあります。 スラック またはスカイプ。これらのオプションはすべて、プロジェクトの要約やマイルストーンを説明する書面を提出するのに有効です。しかし、あなたが検討したいと思うかもしれないのは、プロジェクトのステータスレポートにインタラクティブなチャートを追加することです。なぜか？データを視覚化することで、ステークホルダーがプロジェクトの状況を理解しやすくなります。バーンダウン／バーンアップチャートは、あなたが文章で説明するよりも、プロジェクトがどの段階にあるのか、よりよく理解することができます。

このブログポストでは、チームメイトと一緒に使っているアプリですでに利用可能なデータを使って、ステータスレポートを充実させることをお勧めします。どのようなアプリについて話しているのでしょうか？

• プロジェクト管理ソフトウェア例えば、ガントチャートやタスクのバーンダウンなどだ。それに加えて、プロジェクト管理ソフトの中には、アプリから直接ステータスレポートを送信できるものもある。
• リソース管理ソフトウェアプロジェクト管理に特化したツールと同様に、RMアプリにも便利なレポート機能がある。チームのリソースカレンダーのデータを使って、チームやプロジェクトの健全性を概観できるチャートを作成できるだろう。

従業員の仕事を管理するアプリで作成できるステータスレポートの大きな利点は、一度設定すれば、常にそこにあることです。週次ステータスレポートを送信するたびに一から準備する必要はなく、すべてのデータが一箇所に集まっています。自動更新されるステータス・レポートは、ステークホルダーからレポート・スケジュール外に送信するよう依頼された場合にも便利です。

プロジェクト・ステータス・レポートを作成する方法を見てみましょう。 リソース管理アプリ, チームデッキ.

Teamdeckでプロジェクトステータスレポートを作成するには？

チームデッキ は 資源管理ソフトウェア はクリエイティブエージェンシー、革新的なITチーム、業界を破壊するスタートアップ企業で使われています。あなたの会社のリソースとプロジェクト管理ツールが、進行中のプロジェクトに関するデータを取得するのに最適なソースであることは既に述べましたが、Teamdeckも例外ではありません。Teamdeck も例外ではありません。そのレポーティングスイートでは、チームのスケジュールとタイムシートを元に自動更新のプロジェクトレポートを作成することができます。

これらのレポートは社内の人だけでなく、社外のステークホルダーとも共有できます。Teamdeckが作成したレポートへのリンクをプロジェクトステータスレポートドキュメントに追加すれば、プロジェクトのステークホルダーが状況の進捗を確認できます。 このリンクからステータス・レポートの例をご覧ください。-すぐに、同じようなものを作る方法を学ぶことができる。

私たちが紹介するプロジェクトには、その作り方が含まれている：

• チームメンバーが記録した時間の概要と、当初の見積もり（予約）との比較。
• 各チームメンバーが記録した金額の概要（タイムシートと時給に基づく）。
• 役割ごとに記録された時間。
• 各部門が記録した時間。
• 残業の報告
• プロジェクト燃焼トラッカー。

さあ、飛び込もう！

無料のTeamdeckアカウントを開始

Teamdeckでプロジェクトステータスレポートを作成するには、以下の手順が必要です。 アカウントを作成する このツールを14日間無料でお試しいただけます。あなたのチームのオンボーディングは簡単です：あなたの会社が取り組んでいるプロジェクトのリストと一緒に彼らのデータをアプリにインポートすることができます。また Teamdeckのカスタマーサクセススペシャリストにご相談ください。データ主導のリソース管理を開始するお手伝いをいたします。

Teamdeck アカウントにログインすると、アプリのトップメニューにレポートセクションがあります。ダッシュボードからレポートのベースとなるテンプレートを選択するか、自分で作成することができます。

今日は、プロジェクトのステータス・レポートをゼロから作成します。 カスタム オプションがある。

新しい空のレポートが開いたら、忘れずに名前を付け（後で見つけやすいようにプロジェクト名を使用）、適切な日付範囲を指定します。

注：レポートが設定された後でも、日付範囲を操作することができます。データは選択した期間を反映するように変更されます。これにより、いつでも過去にさかのぼって結果を確認することができます。

見積もりと実績の比較

プロジェクトステータスレポートの最初の要素は、見積もり時間（ブッキング）とタイムシートに記録された実際の時間を視覚化した棒グラフです。 プロジェクトの見積もりと実績の間に多少の差があっても気にする必要はありません。プロジェクトの見積もりがぴったり合うことはめったにないのだから。しかし、このチャートを分析することで、見積もりと実績の間の変化が安定しているのか、それともプロジェクトの中で実績が計画を大きく覆した瞬間があるのかを確認することができる。あなたのプロジェクトのタイムラインと比較してみてください。プロジェクトの一部、あるいは特定のタスクで、ここに原因があるものを特定できる可能性があります。あなたにとっての教訓は？次に同じようなプロジェクトを見積もるときには、納品時のリスクの高い部分に対して、より大きなバッファを作ることがわかるだろう。

[/vc_column_text]。

[vc_column][/vc_row]。