リソースプランナー - 適切なプランナーを選ぶには？
効果的なリソース・プランニングは、オンライン・ビジネスであろうと伝統的な産業であろうと、あらゆる規模のビジネスにとって極めて重要な目標である。リソース・プランニングを必要とするビジネスは多種多様であるため、万能の推奨策を提供するのは難しい。
プロジェクト・マネージャーやチーム・リーダーであれば、常にプロジェクトのコストを把握する必要があります。プロジェクトが社内の事業であろうと、社外のステークホルダーがスポンサーとなっているものであろうと関係ありません。コストがいくら発生したかを知ることで、チームをよりよく統率し、コスト管理計画を改善できる可能性があります。
この記事で何が得られるのか：
- プロジェクトコスト追跡プロセスにおける資源計画ソフトの役割
- プロジェクト・コストの準備と分析に熱中
- 独自のプロジェクト・コスト・レポートを作成する
このブログ記事では を使ってプロジェクトの経費を追跡する方法を紹介する。 Teamdeckリソースプランニングソフトウェア.このような分析は、時間＆材料ベースで仕事をし、各時間が全体予算にカウントされる企業にとって特に有用です。その他のプロジェクト関連コストも当然重要ですが、追跡するのはもっと簡単な傾向があります。
手始めに、プロジェクト予算のトラッキングに堅牢なアプリを使う主な利点をまとめてみよう。
リソース・プランナーによるプロジェクト・コストのトラッキングは、どのようなメリットがありますか？
プロジェクト・コストを管理することの重要性はご理解いただけたと思います。しかし、多くの企業は、プロジェクト予算を管理するための時代遅れのツール、特にスプレッドシートに頼っているのが現状です。私たちは、専用の プロジェクト・プランニング・ツールであろうとなかろうと。 マーケティング・プロジェクト管理ソフトウェア やTeamdeckのようなリソースに特化したものであれば、かなり優位に立てる。
まず第一に、正確で最新のデータが必要である。綿密に予算を計画した後、すべてが計画通りに進んでいるかどうかを見分ける必要がある。特に複数のチームメンバーの仕事を追跡しなければならない場合、スプレッドシートを正確に保つのは容易ではない。
タイムシートに記入してもらうことは助けになりますが、特にあなたのチームが外出先で仕事をしている場合（イベント管理など）、不便なオプションかもしれません。Teamdeckはあなたのチームに関する真実の唯一の情報源です。 チームの ワークロード そして タイムシート.
すべての従業員は、記録された時間エントリを手動で入力するか、または モバイルタイムトラッカーどちらでもいい。 プロジェクト・マネージャーは、各チーム・メンバーがプロジェクトに費やした時間に基づいて、プロジェクト・コストを簡単に計算することができます。
プロジェクト・コストを追跡するもう一つの重要な点は、データを素早く深く掘り下げることができることだ。異なるチームによって発生した費用を調査したり、異なる週を比較してどのように見えたかを評価したいかもしれない。プロジェクトレポート機能を持つアプリを使えば、レポートのデザイン変更に時間をかけることなく、簡単にそれを行うことができます。プロジェクト・コスト・レポートは常にそこにあり、常に最新で、さらに分析したり他の人と共有したりする準備ができています。
[/vc_column_text]。
独自のプロジェクト・コスト追跡レポートを作成
まず最初にTeamdeckのアカウントを作成します。7日間無料でアプリを試すことができ、その間パワフルなプロジェクトレポートなど全ての機能を試すことができます。 登録はこちらから.
プロジェクトのコスト分析を始める前に、トラッキングするデータが必要です。 Teamdeckの新規ユーザーには2つのオプションがあります：
- チームメンバーにTeamdeckでタイムシートを記録するように頼みましょう。
- 弊社が提供するサンプルデータを使用してTeamdeckをテストします。このオプションは 団体の ビュー - "サンプルデータで遊ぶ "をクリックするだけで、Teamdeckを使ったコストトラッキングがどのようなものか見ることができます。
分析するデータができたら、アプリのトップメニューから "レポート "をクリックする。
新規レポートの作成」をクリックすると、テンプレート・レポートかゼロから作成するレポートのどちらかを選ぶことができる。このチュートリアルでは、空のレポートから始めるので、"create custom "をクリックする。
注というテンプレートがある。 プロジェクト予算 が、コストと予算の追跡を目的とした良い選択肢となるだろう。
プロジェクト・レポートができたので、名前を付け、日付範囲を選択する必要があります。
準備はいいですか？さっそくチャートや表を追加してみましょう。 プロジェクト予算追跡 レポート
見積もりコストと実際のコストを比較する
見積もりコストと実際のコストを比較することは、プロジェクトコスト追跡レポートにあると便利なグラフです。Teamdeckでは、チームのブッキングを使って見積もりを計算し、タイムシートを実際のコストとして使うことができます。この2つの値で折れ線グラフを作ってみましょう：
このグラフを見ると、タイムシートの線がある時点でブッキングの線を越えており、それ以来、実際に費やされた時間は見積もりよりもはるかに高いことがわかる。プロジェクトの予算をより詳細に分析する良いきっかけになるだろう。
注：ご覧のように、このチャートでは1つのプロジェクトしか表示されていません。フィルタを使い、この特定のプロジェクトだけを分析することにしたからだ：
プロジェクト・コストの追跡（請求可能なものとそうでないもの）
次に、リソースのタイムシートからプロジェクトのコストを計算するテーブルを追加します。
まず、レポートにテーブルを追加します。デフォルトでは、いくつかの列がありますが、タイムシート以外の列はすべて削除できます。次に2つの新しい列を追加する必要があります。1つは時間当たりの作業コスト（"ourly rate"）を指定する列、もう1つは合計コスト（"costs of the project"）を指定する列です。
どちらのカラムもデフォルトではTeamdeckに収集されない値で構成されます：手動で入力（時給）するか、自動計算（時間と時給を掛け合わせる）を作成する必要があります。メトリクス "をクリックし、"カスタムを追加 "をクリックします。
では、3つの異なるオプションをご覧ください：
- カスタム計算フィールドを追加します： このカラムの内容は、指定した数式に基づいて計算されます。プロジェクトのコストを計算するために、このようなカラムが必要なのですが、まず、リソースの時給のカラムを追加する必要があります。
- カスタム値列の追加スプレッドシートのように機能する列を作成すれば、各セルに手書きでデータを入力し、いつでも編集できる。
- カスタム値のカラムをインポートします： このオプションを使用すると、他のレポートからカスタム列をインポートできます。
カラムを追加しよう！
まず、"add custom value column "をクリックし、名前をつける（ここでは "hourly rate"）。次に、ここに保存するデータの種類を選ぶ。
その列を保存すると、レポートに表示されるはずです。空のセルをクリックし、チームの労働時間の値を入力します。チームメンバー全員の時給が異なるため、ここで1つの値が思いつかない？ご心配なく！そのシナリオはもう少し後で説明します。
とりあえず、プロジェクト全体のコストの列を追加してみましょう。カスタム計算フィールドの追加」をクリックし、以下の計算式を使用する：
タイムシート時間 / 60 * カスタム値時間単価
なぜ最初の値を60で割る必要があるのか不思議に思うかもしれない。理由は簡単で、タイムシートは分単位でシステムに保存されているため、時間として扱うには60で割る必要があるからです。
テーブルの準備ができました：
時間給が異なるリソースがプロジェクトに携わっている場合は？
前項と同じテーブル設定のままで構いませんが、全員のレートを指定する必要があります。プロジェクト名の横にある矢印をクリックして、参加者リストにアクセスします：
次に、各人の行の空白のセルに、各人のレートを入力する。計算フィールドに、各従業員によって生成されたコストが入力され始めることがわかります。
もちろん、全体のコストも確認したい。特定のリソースのコストをすべて合計するには、「プロジェクトのコスト」セルをクリックする必要があります。 合計 行に以下の数式を入力する：
=sum(nested(group: People, Custom formulas: プロジェクトのコスト))
Enter をクリックすると、最終行に各人の費用の合計が表示されます：
Teamdeckでは、以下のような分析も可能です。 請求可能 または 請求不可 時間である。 請求可能時間の計算).リソースによって記録された各タイムエントリは、（いわゆるタイムシートタグを使用して）適切に分類することができます。例えば、請求可能なコストを生成するには、フィルタを入力するだけです：
同様に、非請求時間のみに焦点を当て、結果として内部コストを計算することができる。
課金対象外の活動にどれだけの費用がかかるかを知ることは、プロジェクト予算だけでなく、例えば、課金対象外の活動の数を減らすなど、コストの最適化を決定するのに役立つだろう。 不要な会議.
数字を見ただけでは、データの特定の傾向を説明できない場合があります。そのため、レポートにタイムシートの説明の列を追加することができます。説明とは、従業員があるタイムエントリーを記録する際のコメントです。説明を見ることで、例えばチームメンバーが残業を記録した際に何をしていたかを正確に把握することができます。
予算レポートを顧客または給与計算チームと共有する。
予算レポートをクライアントやマネージャー、チームなど他の人と共有したいことがあるでしょう。Teamdeckを使えば、レポートへのリンクを作成して関係者に送ることができます。このブログポストで作成したレポートを使ってみましょう。 これ.
このチュートリアルが、あなたのプロジェクトのコスト追跡レポート作成のお役に立てば幸いです。このブログ記事で紹介しきれなかったコスト報告に関するニーズがある場合は、以下をご参照ください。 アニエラとの通話を予約する.あなたのチームのニーズにぴったりの自動更新レポートを作成する方法を、喜んでお教えします。
