リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
時間外労働は、予定されたスケジュールを超えて行われる労働の量であり、単純に「何が何でも避けろ」とアドバイスするには複雑すぎる問題である。 実際、余分な時間を費やすことが、予期せぬ複雑な事態が起こったときにプロジェクトを救う唯一の方法かもしれない。
時間外労働が常態化することは、経済的にも文化的にも会社にダメージを与えかねないからだ。 幸いなことに、残業を賢く管理するのに役立つ実証済みの方法がいくつかある。この記事では、それらをひとつずつ見ていこう。
この記事のおかげで何が得られるだろう：
- プロジェクト管理における残業追跡の役割
- 関連する仕事量と時間外労働管理の役割
- 誰が使うのか？ リソースプランニングソフトウェア 残業管理ソリューションとして
バランスの取れた計画を立てる 従業員 残業を避けるための仕事量
効率的な残業管理 時間管理戦略)は、バランスの取れた作業スケジュールを計画することから始まる。ここでコストのかかるミスを犯す可能性があり、プロジェクト全体を通してそのミスは増えていく。それを避けるには？可能であれば フレキシブル・プランニング代替シナリオと時間調整を可能にする。
また、全従業員の計画的な仕事量を分析するのもよいでしょう。他のチームメンバーに仕事を移せないような、独自のスキルを持つ人には特に注意を払ってください。彼らの仕事量が多ければ、他に手伝ってくれる人がいないため、残業が起こりやすくなる。
それを避けるための一つのアイデアは、必要なときにプロジェクトに参加できるフリーランサーのネットワークを構築することだろう。もうひとつは、同じようなスキルを持ち、仕事の一部を担ってくれる新しい人材を雇うことだ。 9時から5時までの生産性向上
仕事量の監視は不可欠なステップではあるが、残業を避けるには必ずしも十分ではない。タイトなスケジュールと動かしがたい締め切りがあるプロジェクトでは、何か問題が発生したときに余裕がほとんどない。
従業員が病気になったり、技術的な問題が発生したりすると、チームはすぐに超過勤務を余儀なくされる。時間外労働を最小限に抑えるには、9時から5時までの仕事に集中できるよう、いくつかのルールを導入すればよい。
まず第一に、チームが今後の任務を把握していることを確認したい。当たり前のことのように聞こえるが、必ずしもそうではない。自分の仕事を把握していない（あるいはその範囲を十分に理解していない）チームメンバーは、仕事を始める前の貴重な時間を大きく失う可能性が高い。
次のステップは、絶対に必要でないミーティングをカットすることだ。プロジェクト管理にアジャイル・アプローチを採用しているなら、次のようなスケジュールを立てることができる。 スクラムミーティング.時間やリソースを無駄にすることなく、重要なポイントをカバーするように設計されている。
効率を上げるもう一つの方法は、チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にすることだ。市場には多くのコラボレーションツールがある。 スラック)からプロジェクト管理ソフトウェア(例えば JIRA).
ツールが決まったら、スムーズなワークフローを作るためにツール同士を統合してみよう。一例としては、JIRA の通知を Slack にインストールすることです。こうすることで、チームメンバーは更新をリアルタイムで確認し、それに応じて対応することができます。
残業時間トラッカーやリソースプランナーを使って、プロジェクト全体の残業時間を管理する。
プロジェクトが始動したら、実際の作業量だけでなく、成果物の進捗状況も追跡する必要がある（詳しくは以下を参照）。 ワークロード管理).どうすればいいのか？従業員の労働時間を把握する効率的な方法は、タイムトラッキングソフトウェアを使うことです。チームにとっても便利です。
タイムシートのおかげで、チームメンバーは自分の特別な努力を確実に把握することができる。管理者にとってもメリットがある。時間外労働の発生をいち早く把握することで、根本的な原因を突き止めることができる。
チームのタイムシートを効率的に監視するためには、自動更新機能を使うのがベストだ。 タイムシートレポート.追跡された時間データを見ることは、タイムシートの説明も分析するのに役立ちます。説明とは、従業員が時間エントリーを記録する際に入力できるコメントです。説明をチェックすることで、チームの残業パターンに関する貴重な洞察を得ることができます：
上の写真では、ローズがかなりの残業時間を記録したのは、クライアントとのやり取りが必要な仕事（ワークショップや資産レビュー）があったときだけであることがわかる。おそらく、これは調べる価値のあることだろう。
残業の原因に応じて、プロジェクトのスケジュールを調整することができます。 プロジェクト・スケジューリング技法)、あるいは臨時のヘルプを入れる。ある程度の残業は避けられないと考えるのであれば、自分の希望をチームに伝えるようにしましょう。
余分な仕事に対する報酬を計算する
多くの従業員は、超過勤務をいとわないが、超過勤務はワークライフバランスの悪化につながる。そのため、ほとんどの企業は定時を超えた時間に対して割増賃金を支払っている。すべての経費はプロジェクト予算に含まれているはずなので（詳しくは プロジェクト予算追跡)残業代がいくらになるかを知ることは重要だ。
一部 資源管理ツール から引き出せるレポートを提供することで、この作業を容易にします。 タイムシート.Teamdeckでは自動更新の報酬レポートを作成でき、残業時間の管理に役立ちます。
必要なデータポイントを選択し、チームの残業率を入力するだけです。チームメンバーごとに異なるレートを使用することもできます。プロジェクトが進むにつれて、レポートを開いて現在の残業代をチェックするだけです。レポートのリンクを給与計算チームと共有すれば、彼らの仕事も楽になります。
適切な時間外労働管理方針を定めたら、その期待事項をチームに伝えることも忘れずに。職場と プロジェクトの透明性 を避けることができる。 従業員バーンアウト.
最近のこと ギャラップ社調査 が示した。 手に負えない仕事量 燃え尽き症候群と相関のある5つの要因の1つである。 上司からのコミュニケーションとサポート不足 そして 過度な時間的プレッシャー.オープンなコミュニケーション、プロジェクトの時間的制約の理解、時間外手当の明確なルールは、チームメンバーが現在の仕事量をより良く感じるために必要です。
Teamdeckはチームの残業管理を簡単にします。タイムシートと残業代レポートがあれば、チームの仕事量とプロジェクト予算を同時に把握できます。アニエラとの通話を予約して、チームを効果的に運営する方法を学びましょう！
