新入社員の入社手続きは、企業にとって大きな注目を集める。ウェルカムギフト、新入社員向けの借り物競争、Cレベルの役員からの個人的なメッセージなど、すべてが新入社員にとって忘れられない経験になります。御社独自の新入社員受け入れ方針を作成するための貴重なオンラインリソースがたくさん見つかります。以下を必ずチェックしよう。 Trelloのこのテンプレート または Workableからのガイド.
しかし、ビジネスにとって非常に重要でありながら、あまり議論されていないオンボーディング・プロセスがもうひとつある。プロジェクトチームに新しい人材を加えることだ。新入社員であれ、既存の従業員であれ、新しいプロジェクトに参加するには特別な注意が必要だ。
の課題である。 新メンバーのオンボーディング は通常、プロジェクトマネージャーの責任である。従業員の幸せをはじめ、多くの問題がある。グループに適切に迎え入れられなかった人々は、取り残されたと感じ、最終的には会社を去ってしまうかもしれない。また、プロジェクトの納期も危険にさらされる可能性がある： 適切なオンボーディングを行わないと、新メンバーは仕事の効率が低下するだけかもしれない。.
幸いなことに、新しい人をプロジェクトチームに素早くオンボーディングするために、いくつかステップがある。この記事では、それらについて一つずつ説明する。
新入社員をどのように受け入れるか？
彼らがオフィス（あるいはチャットルーム）に入る前に、すでにいくつかの準備をしておく必要がある。
主な要素は、誰かがあなたのチームに加わろうとしていること（そしてその人が誰なのか）に気づく必要があるということだ。スタートアップや小規模のエージェンシーで働く場合は、比較的簡単だ。課題は、会社が複数のプロジェクトに同時に取り組んでいるときに、スケジュールの決定を追跡することだ。A リソースカレンダー チームの予約状況を常に把握したい場合に便利です：
Teamdeckのリソースカレンダーを使えば、誰がプロジェクトにアサインされたかを簡単に管理できます。カレンダーをプロジェクトごとにグループ化すれば、素早く予約を閲覧できます。
誰かがプロジェクトチームに加わることがわかったら、既存のチームメンバーにもそのことを伝えておきましょう。あなたは何をするためにここにいるのですか」というような気まずい会話は避けたいものです。また、クライアントに追加要員がチームに加わることを伝えておくのもいいアイデアかもしれません。結局のところ、それは彼らのビジネスにとっても最善の利益なのだから。
プロジェクトチームに新しい人材を迎える準備をする際には、彼らのワークステーションについても考える必要があります。オフィス内で仕事をするにしても、リモートで仕事をするにしても、必要な機材がすべて揃っていて、ソフトウェアにアクセスできる状態であることを確認する。そうすることで、より歓迎されていると感じられるだけでなく、オンボーディングプロセスも効率化できるはずだ。
新メンバーの受け入れ：必要な自己紹介
新メンバーは、チームの他のメンバー、クライアント、日頃接する従業員などに精通していなければなりません。同時に、あなたのチームや外部の利害関係者にも、新しいメンバーとプロジェクトでの役割を紹介する必要があります。打ち解けるために、グループランチを企画したり、ゲームをしたりしてもよい。分散チームだからという言い訳は通用しない。リモートチーム向けのチームビルディング活動もたくさんある。
導入段階は、チームの組織文化や普段のワークフローを紹介する場でもある。もしあなたがITプロジェクトマネージャーとして働いているのであれば、最もポピュラーな方法論の1つに従う可能性があります。たとえ採用した社員が スクラムの基本 やカンバンでは、チームはそのプロセスに個々のセンスを加える傾向がある。そのため、新メンバーがすべてのミーティングや儀式を実際に見ることがとても重要なのだ。他のメンバーをシャドーイングしたり、最初からミーティングに参加したりするのは良いアイデアだ。
もうひとつ、新入社員には会社の仕組みを知ってもらうことだ。
会社方針の説明やオフィスツアーは通常、人事チームが担当しますが、社員が組織内を熟知しているかどうかを再確認するのが得策です。インサイダーヒントを共有し、彼らが職場で快適に過ごし、企業文化やコアバリューをより深く理解できるようにしましょう。
プロジェクトのオンボーディング
プロジェクトに新しいメンバーを紹介するときは、プロジェクトがスタートしたときに通常行うことを考えてみよう。すべての要件を集め、プロジェクトの範囲と予算やスケジュールに関する詳細を理解しなければならない。プロジェクトを完全に理解するためには、チームの新メンバーがこれらの詳細をすべて熟知している必要がある。
プロジェクトのオンボーディングについてはこちらをご覧ください。
入社したばかりの人と仕事をする場合は、特に期待することを明確にしておかなければなりません。新しい会社での最初のプロジェクトは、今後の協力関係を築く上で非常に重要であるだけでなく、その人の仕事ぶりを理解する上でも役立ちます。
新入社員の最初の1カ月を、プロジェクトごとにどのようなものにするか設計することをお勧めする。何を担当させるのか、理想的な成果は何か。新入社員が会社になじみ、同時に達成感を得られるようなものを用意したい。
現実には、最初のプロジェクトが、要求の厳しいクライアントのために、プレッシャーが高く、納期が短い仕事になるかもしれない。ストレスを軽減し、誤解を避けるために、明確な目標を設定し、定期的に新入社員と確認を取りましょう。そうすることで、何か問題が発生しても、より早く解決できるはずだ。
オンボーディングでカバーしなければならないチームのワークフローのもう1つの側面は、使用するツールについてです。繰り返しますが、たとえ新入社員が特定のソフトウェアに精通していたとしても、チームの特定のワークフローを理解していることを確認してください。ITチームがプロジェクトを遂行するために使用するアプリの多くは、新規ユーザー向けのリソースを提供しています。 スラック は、最も一般的なタスクのこなし方を紹介している。 アトラシアン は、幅広いアジャイル・コースの中で製品の使い方を教えている。で チームデッキ最近、新メンバーのためのガイドを発表しました。 これ.チームが使用しているソフトウェアに関する最も関連性の高いリソースを収集し、チームに新しく加わる人たちと共有する。
従業員受け入れプロセスのチェックリスト
- 新人がチームに加わる準備をする
- ワークステーションを準備する
- 新入社員についてチームとクライアントに知らせる - 新人をチームに紹介する
- チームの全員に会わせる
- 組織の文化とワークフローを提示する - プロジェクトのオンボーディング
- プロジェクトと全員の関わりを説明する
- 新入社員の仕事に関する明確な期待を設定する。
- 共通の目標を持つ
- すべてのツールにアクセスし、その使い方を説明する。
これらのヒントが、新しい人材をスムーズにプロジェクトに迎え入れ、自信を持ってチームを管理するのに役立つことを願っています。あなたの組織のニーズに合わせて、正式なオンボーディング・プログラムを作成するのもよいでしょう。幸運を祈る！
