通常のオフィスでのコミュニケーションとリモートでのコミュニケーションの最も大きな違いは、後者が成功するためには意図的でなければならないということだろう。リモートチームでのコミュニケーションプロセスを成功させるための意識的な努力は、必ず報われます。このブログでは、リモートコミュニケーションにおける最大の課題と、それを軽減する方法について説明します。また、リモートチームが使用すると便利なツールも紹介します。この記事を読めば、リモートコミュニケーションのベストプラクティスを紹介できるようになるでしょう。
しかし、その詳細を説明する前に、自社のコミュニケーション・プロセスを文書化することを忘れてはならない。組織のナレッジ・ベース／ワークスペースに、社員がコミュニケーションを取るべき方法に関するガイドラインを保管できるスペースを作りましょう。使用するツールをリストアップする。新入社員には、入社時にこの文書／ページを必ず読んでもらいましょう。 オンボーディング・プロセス.
しかも、それを陳腐化させてはならない。あなたと従業員は、こうしたコミュニケーション・プロセスに定期的に取り組み、必要であれば調整を行う必要がある。プロジェクトマネージャーであれば、リモートワークについて話し合うことができる。 チームコミュニケーション スプリントのレトロスペクティブで。
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効果的な遠隔チーム・コミュニケーションの課題
遠隔地とのコミュニケーションで最初に思い浮かぶ課題は何でしょうか？おそらく、時差や同調の難しさについて考えていることでしょう。あるいは、不安定なインターネット接続の問題を心配しているかもしれない。これらは妥当な懸念事項ですが、以下に挙げる課題は、予想したり気づいたりするのはそれほど簡単ではないものの、より深刻な問題であることがよくあります。
可視性の欠如 - リモートチームコミュニケーションの効果を低下させる第1の理由
遠隔地のチームにとって困難な可視性の欠如は、いくつかのレベルで明らかである：
- 誰が空いてる？
顔を合わせないチームでは、誰が仕事で誰が休暇なのかを把握するのは難しい。さらに複雑なのは パートタイム従業員およびフリーランサー リモートで働く傾向がある。その上、リモートワーカーの多くはフレックスタイム制を採用し、仕事とプライベートを両立させている。
- 空いているかどうかはどうやってわかるのですか？
この問題を解決するには2つの方法がある。 欠勤トラッキングプロセス そして、その日に誰が利用可能で誰が利用できないかをチームが確認できる場所を用意する。そして、例えばSlackのステータスを使うなどして、チームメンバーに現在の空き状況を告知してもらう。"会議中 "や "ランチに出かけています "といった短い更新で十分だ。 - 誰が何に取り組んでいるのか？
「このプロジェクトについて尋ねるのに、あなたが適切な人物かどうかわかりませんが、どうぞ」--理想を言えば、推測を排除したいものだ。 チームのコミュニケーション.チームメンバーが例えば25人以下であれば、誰が何に取り組んでいるかを覚えておくのは比較的簡単だ。チームの人数が増えれば、事態はもっと複雑になる。この場合も オンラインスペース チームメイトは、誰がどのプロジェクトに参加しているかを確認することができます。
Teamdeckのリソースカレンダーは、あなたのチームの稼働状況や仕事量を一元管理します。誰がどのプロジェクトにアサインされているのか、誰が休暇中なのか、そして誰が何人か 容量 左（プロジェクトに参加してくれる人を探している場合）。
- 誰がこのことを知るべきか？
効果的なコミュニケーション とは、適切な人に適切なメッセージを適切なタイミングで伝えることを意味する。そのためには、リモートの社員が、さまざまな事柄について誰が情報を共有すべきかを知っておく必要があります。例えば、「当社のウェブサイトを管理しているJane Doeは、プロジェクトの新しいマイルストーンについて知る必要がある。
コンテキストの欠如 - リモートチーム・コミュニケーションの効果を低下させる2番目の理由
リモートで仕事をしている人とのコミュニケーションでは、直接的なコミュニケーションのような文脈がありません。要するに、あなたはボディランゲージを見ることができないし、その人が最近何をしていたのか、どんな気分なのかなど、ほとんどの場合わからないのだ。例えば、あなたが同僚の一人から非常にそっけないメッセージを受け取り、ある情報を共有するよう求められたとする。最初はこう思うかもしれない：「この人は私に腹を立てているのだろうか？イライラしているのか？私は何も悪いことはしていない」と思うかもしれない。それがミスコミュニケーションや衝突につながるかもしれない。だからこそ、次のことが重要なのだ：
- チームメイトに何か連絡するときは、文脈を示すこと。前回のキャンペーンの統計データを至急送ってください」ではなく、「1時間後にXYZと突然ミーティングがあります。ミーティング中に見せたいので、前回のキャンペーンの統計データを送ってもらえますか？文脈が増える＝誤解が減る。
- ビデオコミュニケーションを活用しよう。状況がよくわからず、真相究明に時間がかかりそうで心配なときは、こう言えばいい：「と言ってみてください。物事を早く解決できる可能性がある。
つながり続けることの難しさ
リモートチームで働く人は、意識的につながりを保つ努力をする必要がある。特に役割分担が独立していたり、異なるタイムゾーンで仕事をしていたりすると、コミュニケーションはSlackやメールでの短いメッセージのやりとりに限られてしまいがちだ。チームリーダーとして、定期的なビデオ通話を奨励することで、チームスピリットを育むことができる、 チームビルディング活動あるいは、ミームを投稿することに特化したチャットチャンネルもある（他の文化強化チャンネルのアイデアも見ることができる これ).
1:1ミーティングの機会が少ない
この点は少し難しい。どうして1対1のミーティングをする機会が少ないのだろう？結局のところ、人々は好きなときに個人的にチャットすることができる。リモートチームで使用されている多くのコミュニケーションツールは、個人的な会話を可能にしている。
従業員同士のチャットならその通りだが、マネージャーと直属の部下との1:1は、毎日チームと顔を合わせるわけではないので、すぐに忘れられてしまうかもしれない。あるいは、チームと定期的にチャットをしていると、誤った安心感を得るかもしれません。みんな幸せそうだから、1対1のミーティングを追加する必要はない.チームの幸福感に関係なく、ただそこにある。
もちろん、この課題はリモートチームに限ったことではない。オフィス内のチームメンバーも、上司と会う機会は必要以上に少ないかもしれません。しかし、リモートワーカーに関しては、彼らがたまにあなたと話す機会を得られるようにする必要があります。ミーティングの時間を決めたり、定期的に1:1の時間帯を決めるよう社員に呼びかけたりするとよいでしょう。そうすることで、分散している従業員とのつながりを深めることができ、また次のような効果も期待できます。 チームとの信頼関係を築く.
リモートチームコミュニケーションのためのツール
ツールに関する重要な注意点：アカウントを作成し、"使いたければどうぞ "とチームに知らせるだけでは不十分だ。各自が使うべきプラットフォームは何か、どのように使うべきかを周知徹底させることだ。繰り返しになるが、これらのガイドラインを文書化し、現在の従業員や将来の新入社員がアクセスできるようにすべきである。使用しているツールのどれかが期待通りに機能していない場合は、ツールボックスを再設計する。テクノロジーの世界は広いので、あなたのチームのニーズに100%フィットするアプリが見つかる可能性が高い。
のロヒト・グプタに話を聞いた。 ピクパクリエイターが美しいポートフォリオウェブサイトを構築するのを支援するプラットフォームである "Photoshop "のリモートワークへの取り組みとツールについて：
ピクスタでは、この3ヶ月間、完全なリモートワークを行っており、今後も完全なリモートワーク企業として働くつもりです。パンデミック（世界的大流行）による閉鎖によって、このシフトを余儀なくされましたが、私たちはすぐに新しい常態を受け入れ、シームレスにリモートワークに切り替えました。毎日通勤する時間やストレスがなくなり、ワークライフバランスが回復し、生産性が向上しました。リモート・チームとして私たちが重視しているのは、企業文化の維持・構築、チームメイト間の仲間意識、コラボレーションの促進です。
Slack、Asana、Zoom、Githubを仕事のコミュニケーションとコラボレーションのすべてに使っています。チーム内では、スクラムミーティングの定義に当てはまらないような、自由で構造化されていないコラボレーションが行われています。
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