人々は職場にオープンさを求める。87%の人たちだ。
労働者数87% ケルトン・グローバルによる2018年調査 は、将来の会社が透明であることを望んでいることを認めた。回答者の80%は、組織の意思決定についてもっと知りたいと考えている。
職場の透明性という言葉が、ほとんどの企業で広く議論されているのも不思議ではない。急進的な透明性を選択する企業もあれば、オープンなコミュニケーションを促進するために他の方法を選択する企業もある。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーとして、全社的な方針に口を出すことはできないかもしれません。しかし、あなたはプロジェクトチームの責任者であり、プロジェクトの透明性はあなたのコントロール下にあります。
プロジェクトの透明性とは何か？
コミュニケーション不足と不明確な期待が上位8位を占める プロジェクト管理の課題。 の透明性 プロジェクト・リソース管理 とは、プロジェクトチーム内のオープンなコミュニケーションと可視化の文化である。管理職の立場からすると、プロジェクトやチームそのものについて、チームに対して正直であることが求められることが多い。
プロジェクトの透明性をチームで培う方法はいくつかあるが、その結果は圧倒的にポジティブだ。
プロジェクトの透明性が、より良い、より幸せなチームを生む
透明性と従業員のエンゲージメント／幸福感との関連性は、いくつかの調査や研究で調査されている。 それを証明するデータがある。 正直であることは、職場における人々の幸福を決定する重要な要素である。
しかし、プロジェクトの透明性に関しては、私たちはその特定のプロジェクトにおける財務的利益についても話している。これが可能なのは、透明性が生産性を高めるからである。自分に何が期待されているか（そしてその理由）を知っている熱心な従業員は、より良いパフォーマンスを発揮し、より効率的に働くことができる。タタのITコンサルタントであるジョティ・M氏は、次のように述べている。 プロジェクト管理と透明性に関する論文: プロジェクト管理システムにおける適切な権限による透明性は、プロジェクトに関わるすべての人の時間とコストを節約する。 PMの夢のように聞こえますか？そのはずだ！
一方、透明性の欠如は、チーム間の不信感や憤りさえ引き起こす可能性がある。 プロジェクトマネジメント協会 プロジェクトの失敗の主な原因は、不十分なコミュニケーションであることが何度も報告されている。つまり、プロジェクト・マネージャーにとって、誠実でオープンなコミュニケーションが非常に重要であるということだ。
透明性は、クライアントや業界によって異なるため、一概には言えません。プロジェクトの透明性をチーム内で高めるために、私たちはあなたが取ることができるステップのリストを作成しました。
プロジェクトマネージャーのための透明性ガイド
各自の仕事を理解させる
明白に聞こえるだろうか？そうかもしれないが、「タスクの可視化」には、作るべき機能のリスト以上のものがあることを覚えておいてほしい。
まず、プロジェクトについてチームに説明する。技術的な範囲という意味でも、ビジネス的な側面という意味でも。そのプロジェクトの目標は何か？誰が恩恵を受けるのか？ある機能が必要な理由は何か？これらの質問に答えることで、タスクを見積もる際に間違った判断をせずに済む。
何を」だけでなく「なぜ」を理解することで、チームのエンゲージメントが向上する。それはオーナーシップを育む良い方法だ。
オープンなコミュニケーションと変更点の説明
それは大きなことだ。そして同時に難しいことでもある。
あなたは透明でありたいと願っていますが、それでも共有してはいけないことがあります。個人的な情報や機密情報を口にしないよう注意してください。そのうえで、あなたの全面的なオープンさが憶測やゴシップセッションを引き起こさないかどうかにも注意を払うこと。まだチームに開示すべきではないと感じることがあれば、その可能性が高い。情報が確認されるか、関連性があるまで待ち、それから初めてチームに打ち明けましょう。
それ以外にも、チームにプロジェクトの一員であることを意識させる必要がある。そしてそのためには、プロジェクトの変化を彼らに認識させる必要がある。
その理由のひとつは、前のセクションですでに説明したとおり、自分が取り組んでいることを理解している人材が必要だからだ。もう1つの理由も同様に重要で、ここではスペシャリストを相手にしており、彼らは自分のしていることを理解している。
要件の変更によって新しい機能を開発しなければならなくなった場合、それが最も効率的な方法で計画されていることを確認してください。エンジニアリングチームとオープンに話し合うことで、この変更の影響を軽減し、スコープクリープという恐ろしい結果を避けるためのアイデアがたくさん出てくるかもしれません。チームにプロジェクトに本気で参加する機会を与えれば、「私たちは一緒にやっている」という意識が高まるはずだ。
最後の注意点として、自分の立場についても透明性を保つこと。チームの質問に対する答えを知らない（あるいは、答えをまだ公表できない）場合は、でっち上げをしないこと。その代わりに、答えを出せないことをオープンにしましょう。チームはあなたの正直さを高く評価するでしょう。
フィードバックを提供し、奨励する
双方向のオープンなコミュニケーションは、フィードバックを促すことなしには語れない。
あなたがチームに対して正直である以上、チームもあなたに対して同じように正直であってほしい。確かに、時には厳しい言葉を耳にするかもしれないし、プロジェクトでの不手際を知ることもあるかもしれないが、それでも、大きな問題に発展する前に早期に対処する絶好の機会なのだ。
模範を示して指導し、チームに建設的なフィードバックを与えましょう。表彰も忘れずに：優れた業績が見過ごされないようにしましょう。そうすることで、チームのエンゲージメントとアカウンタビリティも高まります。
知識の共有を促進する
プロジェクトの透明性の主な要因は可視性とコミュニケーションであるため、知識の共有が育成に値する習慣であることは当然のことである。チームメンバー間の知識交換は、スタンドアップや専用イベントで行うことができる。
ナレッジシェアリングで重要でありながら無視されがちなのは、チームが他のチームから学べるという点だ。プロジェクトマネージャー（またはチームリーダー）であれば、仲間と協力して、チームが過去のプロジェクトで学んだ教訓を共有するイベントを開催することができる。このようなチーム横断的なミーティングは、プロジェクトに関連した洞察を得られるだけでなく、チームの絆を深める良い機会にもなる。
適切なツールで視認性を高める
プロジェクトの透明性は、コラボレーションとコミュニケーションを容易にするツールでサポートされる必要がある。一つの部屋で仕事をするチームにとっては、ホワイトボードが良い手始めになるだろう。しかし、分散したチームの場合は、オンラインツールが必要になる。
プロジェクトパイプラインを可視化するために、プロジェクト管理アプリを使いましょう。Teamdeck では JIRA を使って進捗を管理しています。チームメンバー全員が様々なタスクの状況や新しいバグの発生などを見ることができます。
時間追跡、 欠勤トラッキングソフトウェアそして リソーススケジューリングツールTeamdeckのようなツールはプロジェクトの透明性に2つの効果をもたらす。まず、チームメンバーは計画された仕事量と割り当てを認識する。同時にプロジェクトリーダーは チームのタイムシートそのため、従業員の実際の仕事量を把握している。 ワークロード管理).両者とも、自分の仕事をより快適にするために必要な視界を手に入れた。
チームが定期的なコミュニケーションを可能にするツールにアクセスできるようにしましょう。Slackはその好例だ。チャットツールでありながら、他のアプリと統合することもできる。
もしあなたがすでに発売され、実際のユーザーがいる製品に取り組んでいるなら、プロジェクトの透明性を導入する特別な方法があります。私たちのアプリ、Teamdeckを例にとってみましょう。Intercom経由で顧客から寄せられた質問に返信する専任のチームメンバーがいるにもかかわらず（自分で試してみてください、隅にある青いアイコンです）、チームの全員がユーザーからのフィードバックが投稿されるSlackチャンネルにアクセスできます。その結果、すべてのチームメンバーが、アプリの何が愛され、何を求められているかを知ることができる。これは「可視性」のボックスをチェックするだけでなく、新機能について議論する際に、全員の意見をより有意義なものにします。 製品ロードマップ.
プロジェクトの透明性とは、人々が効率的に働けるようにすることであると同時に、オープンにコミュニケーションをとり、正直であることでもある。これにより、人々のエンゲージメントを高めるだけでなく、不明瞭な要件からオフィスでの噂話まで、生産性を低下させる要因を排除することができる。プロジェクトチームに透明性の文化を築くことで、そのメリットを享受することができる。
