無制限休暇制度やフレックスタイム制の人気が高まる中、少なくとも一部の業界では、従業員の勤怠管理を行う時代が間もなく終わることは当然の結論のように思われる。
しかし、欠勤管理は、透明性の高いチームスケジュールとバランスの取れた業績を維持したい企業にとって、重要なプロセスであることを主張したい。 チーム作業量.ただ、個人をコントロールすることよりも、最適な方法で仕事を計画できることに重点が置かれる傾向がある。
この記事で何が得られるのか：
- 4つの解決策 リソースプランニングソフトウェア 欠勤トラッキングに役立つ
- どのように関連性のあるものを選ぶか 従業員休暇管理システム
- 従業員の勤怠管理の方法
- リソース管理ソフトウェアTeamdeckが欠勤管理ソフトウェアとして選ばれる理由
このテキストでは、メンテナンスが容易な欠勤管理プロセスを構築するために必要な主なステップを概説します。このアプローチでは、チームが協力し合えるよう、デジタルツールを活用する必要があります。スプレッドシートを利用することも可能ですが、専用ツールに比べると選択肢は少なくなります。 資源管理ソフトウェア欠勤管理アプリには、レポート機能や休暇申請ワークフローが備わっていることが多い。
では、導入のための重要なステップを見ていこう。 休暇管理 あなたの会社で。各ポイントには、Teamdeckがどのように役立つかを簡単に説明します。
休暇ポリシーの策定
これは、休暇に関するプロセスを作成する上で必要なステップです。おそらく、あなたのチームにとってうまく機能する一連のルールがすでに出来上がっていることだろう。その場合は、次のポイントに進むことができる。
休暇規定がまだ作成されていない、または作成途中である場合は、これらの側面をカバーするようにしてください：
- 従業員の欠勤の種類（病気休暇、サバティカル、出産休暇など）、
- 休暇の種類ごとの補償（どの種類の欠勤に対して補償されるのか？）
- 従業員一人当たりの有給休暇日数（時間の経過とともに変化するか？）
- 休暇を希望される場合は、事前にお知らせください。
ルールの作成が終わったら、自問してみよう：
- 貴社の方針は、パートタイム労働者やフリーランサーに適切ですか？
- 従業員にとって大きな文化の変化となるか？チーム・コンサルテーションを実施すべきか？
- あなたの保険は、あまり一般的でないケースをカバーしていますか？例えば、その年に割り当てられた休暇をすべて「使用」しなかった場合はどうなりますか？
休暇ポリシーは、既存の従業員には明確に伝え、新入社員にはオンボーディングの一環とする必要があります。
Teamdeckは欠勤トラッキングにどのように役立ちますか？
組織管理者として、アップロードされた様々な欠勤タイプから選択したり、独自の欠勤タイプを追加することができます。欠勤の種類はカスタマイズ可能で、名前の編集、カラーコードの割り当て、有給か無給かの指定ができます。従業員が休暇を申請する際は、リストからタイプを選ぶだけです。
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休暇申請ワークフローを簡素化し、欠勤トラッキングを強化
休みを確保するために、長いメールの連鎖に巻き込まれたことがある人は手を挙げてほしい。ほとんどの人が経験があるはずだ。効率が悪く、従業員もマネージャーもイライラする。
そのため、休暇申請のワークフローを計画し、実施する必要がある。理想を言えば、何度もやり取りする必要がなくなることだ。そのためには、決定に必要なすべての詳細が記載された休暇申請フォームを使用します。マネージャーからの返答も同様です。リクエストが承認されたにせよ、拒否されたにせよ、従業員にはできるだけ早く通知する必要があります。
Teamdeckは欠勤トラッキングにどのように役立ちますか？
休暇の申請と承認プロセス アプリ内で、 こうして、潜在的なコミュニケーションの混乱を避けることができる。 従業員は選択した日付をクリックし、簡単なフォームに記入することで休暇を申請できる。
マネージャーはすぐにリクエストを受け取り、すぐに対応することができます。新しい休暇申請が承認されると、それに応じてチームカレンダーが更新されます。
主要メンバーの欠席を可視化する
この点は「チームメンバー全員が欠席を確認できるようにする」とも言えますが、これは職場の透明性ポリシーによります。チームメンバー全員が全員の欠席カレンダーにアクセスする必要がないのは理解できるが、プロジェクトマネージャーやチームリーダー、新規事業開発者にも同じことが言えるわけではない。プロジェクトの計画（または新規案件の獲得、つまり営業チーム）を任されている人なら誰でも、誰が勤務可能かを確認できるようにしておくべきだ。そうでなければ、チームの本当の能力がわからず、大きな計画ミスにつながりかねない。
透明性の高いチームカレンダーは、日常の効率も向上させる。チームの誰かがその日に仕事をしているかどうかを知るために、周囲に尋ねる必要がなくなるからだ。
Teamdeckは欠勤トラッキングにどのように役立ちますか？
Teamdeck のコア機能はパワフルなチームカレンダーで、全員の出勤状況、割り当て、タイムシートが確認できます。休暇で不在の人もすぐに見つけることができます。
また、チームメンバーに長時間の勤務を割り当てる際にも心配はいりません。休日は（特に指定しない限り）自動的にスキップされ、銀行休業日もスキップされます。
データをまとめる
無制限の休暇規定に従わない場合は、追跡された欠勤を収集し、全員の休暇手当と比較する方法が必要です。単純なスプレッドシートでもよいし、選択したリソース管理ツールで直接データを要約することもできる。欠勤の種類を区別する必要があります。すべての欠勤が年間休暇にカウントされるとは限らないからです。
欠勤に関連するデータを収集することで、今後のチームの業務計画を立てやすくなります。繰り返し起こるパターンを特定しよう。病欠がかなり多い時期があるかもしれない。長期休暇を申請するのはいつが多いですか？このような洞察は、数カ月先の生産カレンダーを作成する際に役立ちます。
Teamdeckは欠勤トラッキングにどのように役立ちますか？
Teamdeckは全員の休暇を記録します。レポートセクションで 休暇報告 テンプレートを使って、以下の質問に答えるレポートを作成することができます：
- 従業員の休暇取得日数は？
- 特定の人がどのような欠席をしたのか？
- 必要であれば、各人に異なる休暇手当を入力することができます）。
チームの欠勤管理ワークフローを改善する準備はできていますか？
欠勤管理に関して、時間のかかる手続きに固執したり、時代遅れのフォームに頼ったりする正当な理由はありません。しっかりとしたプロセスがあれば、効率的かつ整然と休暇を管理することができます。さらに強力な方法として、このプロセスを簡素化するために設計されたソフトウェアの使用を検討してください。 アニエラとの通話を予約する をご参照ください。しかし、まだ適切な欠勤トラッキング・プロセスについて確信が持てないという方のために、この記事では、欠勤トラッキング・プロセスについてご紹介します。 休暇管理システム - 私たちの記事を読もう。
