リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
プロジェクトの管理には、それなりの困難が伴う。難しい利害関係者からリソース不足まで、プロジェクトマネージャーは厄介な状況を切り抜ける術を知っていなければならない。さらに困難なのは、プロジェクトマネジャーが多くのタスクと厳しい期限に悩まされることが多いという事実だ。
実際、多くのプロジェクトマネージャーは デジタル・プロジェクト・マネージャーによる最近の調査 を認めた。 時間がないことが最大の課題だった。
ハーマイオニー・グレンジャーのタイム・ターナーが買えたらいいのに、と思っているプロジェクト・マネージャーの方に朗報です。いや、魔法の用品のことではありません。あなたの時間についてです。 堅牢なアプリを活用し、組織内のプロジェクト管理プロセスを改善することで、業務を最適化できる可能性が高い。.さらに、仕事上の目標達成にも役立つ。
プロジェクトマネージャーとしての目標を達成する
有能なプロジェクトマネジャーの主な目標は何だろうか？まず、プロジェクトを期限内に、予算内で完了させることだ。さらに、リスクマネジメント、プロジェクト見積もり、チームコミュニケーションなどのプロセスを改善することも望んでいる。これらの目標を達成するためには、どうすればいいのだろうか？
もちろん、問題解決能力、リーダーシップ、プロジェクト・マネジメント・スキルは磨き続けるべきだ。それでもだ、 時間を節約し、よりスマートに仕事をこなせるツールが必要なこともある。 このブログ記事では、その方法を紹介する。 チームデッキ完全な 資源管理ソフトウェアプロジェクトのライフサイクルを通じて、プロジェクトマネージャーを支援する。
Teamdeckはプロジェクト管理エキスパートの仕事をどのようにサポートしていますか？
効果的なプロジェクトマネージャーは、プロジェクトのすべての段階が、プロジェクト全体の成功と影響に貢献することを知っている。もちろん、どのプロジェクトにもユニークな特徴や課題がありますが、主なプロジェクトフェーズは変わりません。Teamdeckのようなアプリがどのようにプロジェクトマネージャーの仕事を最適化するのか見てみましょう。
プロジェクト計画
プロジェクトリーダーは次のことを理解している。 資源配分 はプロジェクトの成功に不可欠である。適切な人材を適切なプロジェクトに投入すれば、プロジェクトをスムーズに進められる可能性が高くなる。
プロジェクト・マネジャーとして、チーム・メンバーをプロジェクトにアサインするのは大変な作業だ。会社の規模が小さいうちは、おそらく全従業員を把握しているはずだが、リソースプールが大きくなるにつれ、迷いが生じ、疑問を抱くようになる：「このプロジェクトにふさわしいのは誰だろう？
資源配分
Teamdeckは 全社リソースカレンダー で従業員のリストを見ることができる。しかし、チームメンバーに加えるかどうかを判断するためには、名前だけでなく、より多くの情報を知る必要があります。組織のニーズに応じて、カスタムカテゴリーを追加し、チームメンバーに関する詳細情報（技術スキル、年功序列レベル、勤務地など）を入力することができます。また、プロジェクトマネージャーとして、その人が過去にどのようなプロジェクトに関わっていたかを確認することもできます。 資源配分 同じようなプロジェクトに
タイムラインの計画
プロジェクトを計画する際にプロジェクトマネージャーが直面するもう一つの課題は、見積もりをタイムラインに変換することである。確かに、設計フェーズに例えば120時間かかることはわかっていても、それを単純に3週間と仮定することはできない。銀行休業日や従業員の休暇を考慮しなければならないし、従業員の現在の能力も考慮しなければならない。社員の現在の予約状況や休暇予定などのデータが入ったリソースカレンダーは、ここで非常に役に立ちます。プロジェクトのスケジュールを簡単に作成し、それがプロジェクトの重要な日程に沿っているかどうかをチェックすることができます。
有能なプロジェクトマネージャーは、例えば、別のエージェンシーがコーディネートするマーケティングキャンペーンなど、チームが念頭に置かなければならない外部の期限について、クライアントに尋ねることが不可欠であることを知っている。クライアントと交渉したり、プロジェクト範囲を変更したりする必要が出てくるかもしれませんが、プロジェクトの最初に知っておいたほうがよいでしょう。
プロジェクトの実行とモニタリング
プロジェクトが始動したら、良いプロジェクトマネージャーはプロセスの様々な側面について知っておく必要があります。変化するチームの稼働率の管理から予算の監督まで、Teamdeckはあなたの生産的な作業をサポートします。
欠勤管理
効果的なプロジェクトマネージャーは、プロジェクトのタイムラインを計画することは一つのことであるが、常に状況を把握し、必要であれば調整しなければならないことを知っている。プロジェクトのスケジュールと人々の状況を把握するのに役立つもののひとつが、次のようなものだ。 資源容量 チームメンバーの休暇スケジュールを把握することです。Teamdeckはその機会を与えてくれます。 休暇申請 をリソースカレンダーに追加した。
すべての欠勤を事前に計画できるわけではないので、新しい休暇申請について通知されるのがベストだ(スラック経由など）。ダブルブッキングを防ぐことができますし、必要に応じてスケジュールを編集することもできます。
なぜ、中央のリソースカレンダーを使用して、人々の利用状況を追跡することが重要なのでしょうか？それは プロジェクトタイムシートレポート 仕事をするのか？ プロジェクト報告 は間違いなく役に立つ。このブログ記事の次のセクションで詳しく説明しよう。しかし、あなたが管理しているプロジェクトだけでなく、チームの総作業量を監視する必要がある。 ワークロード管理).
ある社員がプロジェクトのタイムシートに "正しい "時間数を記入し、新入社員研修など他のプロジェクトに余分な時間を割いている状況を想像してみてください。プロジェクトのタイムシートだけを分析していると、そのような状況を簡単に見逃してしまうかもしれません。Teamdeckの リソースカレンダーしかし、どの人が関わっているプロジェクトもすべて見ることができる。
プロジェクト予算追跡
予算をコントロールすることは、プロジェクトマネジメントを成功させるための重要な要素である。PMは、プロジェクト期間中いつでも、これまでにどれだけのコストが発生したかを知る必要がある。この計算を正確にするために、チームメンバーは自分の仕事を、理想的にはリアルタイムで追跡する必要がある。
Teamdeckはどのようにお役に立てるでしょうか？まず、モバイルタイムトラッカーやウェブアプリを使って従業員がタイムシートを記入できる便利な方法を提供します。その上 事業費報告書 これは、タイムシートに新しい時間が入力されるたびに自動的に更新されます。プロジェクト開始時に一度このようなレポートをセットアップしておけば、あとは定期的にチェックするだけで計算をやり直す必要がなくなるので、非常に時間の節約になる。
請求可能時間と請求不可能時間のトラッキング
請求可能な業務とそうでない業務の適切なバランスをとることは重要である。社員が非請求業務に多くの時間を費やしてしまうと、プロジェクトが採算割れになってしまう可能性があるからだ。プロジェクトマネージャーとして、あなたは以下の内訳を知っていれば有利だ。 請求可能時間と請求不可能時間.Teamdeckならそれが可能です。
チームが時間を記録する際、時間エントリーに次のようなタグを付けることができます。 承認された時間外労働、請求不可、研究開発など。企業のニーズに合わせて独自のタグを定義することができます。プロジェクトリーダーは、チーム内のさまざまなタグの内訳を確認できます。 タイムシートレポート.
データ駆動型最適化の導入
プロジェクトを通して、以下のような改善策を練ることになるだろう。 プロジェクト・ワークフロー管理 あるいはプロジェクト管理プロセスを調整する。チームメンバー自身が、さまざまな最適化のアイデアを提案してくれることもある。例えば、クライアントとのコミュニケーションに貴重な時間を取られていると報告するかもしれません。あなたの会社でTeamdeckを使えば、いつでもデータを調査してその意見が正しいかどうか確認できます。タイムシートタグを使えば、チームがどれだけクライアントとのミーティングに時間を費やしているかが正確にわかるので、改善の余地があるかどうかがわかります。
プロジェクト終了
プロジェクトの終了 は、プロジェクトマネジャーがプロジェクト全体を振り返り、分析するためのものである。私たちが作成することをお勧めするレポートのひとつに、見積もり時間と実績時間の比較があります。
これにより、チームの見積もりが正確であったかどうかを確認し、計画時間と実績時間との間に最も大きな乖離がある段階を特定することができる。例えば、異なるプロジェクトにおいて、設計段階が過小評価されていることが判明するかもしれません。おそらく、設計段階の見積もり担当者は、最初の見積もりにバッファを追加する必要があるのではないでしょうか？
このような分析は、あなただけでなく、他のPMやあなたの会社の経営陣にとっても有益です。過去の失敗を回避し、将来のプロジェクトで成功するプロジェクトマネジメントを実践するために役立ちます。
Teamdeckでプロジェクト管理がより簡単に
優れたアプリは、リーダーシップのスキルやチームメンバーとつながる能力に取って代わるものではない。しかし、生産性を高めたり、憂慮すべきパターンを時間通りに発見したり、あるいは次のようなことに役立てることができる。 自動化 プロジェクト管理業務の一部。その結果は？効果的なプロジェクト・マネジメント・プロセスにより、会社の収益だけでなくチームの福利厚生にもプラスに働きます。
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