中小企業におけるプロジェクトとタスク管理：ソフトウェア開発会社の例

Teamdeckでは、様々なソフトウェア開発会社で働く人々と定期的に話をしています。私たちの 資源管理ソフトウェア 私たちは、新規顧客との取引開始時に、その顧客の典型的なプロセスや問題について学びます。

あなたが知ることになるもの

• 中小企業によくある4つの課題についての知識
• プロジェクト管理とタスク管理におけるリソースプランニングの役割
• 中小企業向けプロジェクト管理ソフトの使い方【画面付き

私たちは、多くのソフトハウスがよく似た問題に直面していることに気づいた。 課題特に、プロジェクト管理やチームの業務整理に関しては。確かに、ブティック型のソフトウェア開発コンサルタント会社は、例えば500人規模のIT企業とは異なる課題に対処しなければならない。それでも、これらの企業が成長するとき、一般的には同じような段階を経て、同じような問題を解決する必要がある。

このブログでは、中堅ソフトウェア会社の典型的な課題について詳しく見ていこう。これらの課題は、リソース管理やプロジェクト管理に関係することが多い。

中堅のソフトウェア会社であれば、どのチームメンバーがどのプロジェクトに携わっているかを監視する方法をすでに見つけ出していることだろう。もちろん、そのために使っているテクノロジーは、かなり初歩的なものかもしれない（スプレッドシートでもいい）。それでも、おそらく 資源配分 プロセスが整っている。しかし、この時期は、チームの稼働率を効果的に管理するのに苦労する時期でもある。 作業能力.ソフトウェア開発ビジネスの成長を促進するために、これらの課題にどのように取り組むべきか、ぜひお読みください。

中堅開発会社からの典型的な質問

IT企業と話をしていると、次のような課題をよく耳にする：

誰が仕事中で、誰が休暇中か？（リソース利用可能性）

企業でリソース配分を担当する者として、新規プロジェクトに参加できる従業員を把握しておかなければなりません。また、既存のプロジェクトチームに人手が必要な場合、利用可能で適切なリソースを迅速に特定する必要がある。

チームの休暇予定を確認できるリソースカレンダーがなければ、誰がいつ働くことになっているのかを把握するのは難しい。

社内プロジェクトと顧客プロジェクトにどれだけの経費をかけているか？(プロジェクトの収益性）

プロジェクトの収益性 多くの企業にとって大きな関心事であることは明らかである。 ソフトウェア開発チーム も例外ではありません。チームが例えば100人規模に成長するにつれ、請け負うクライアント・プロジェクトの収益性を測定する方法をすでに見つけ出していることだろう。

しかし、社内プロジェクトも同様に把握しておくことが重要であることに変わりはない。結局のところ、これらのプロジェクトは、当初期待したよりもはるかに多くのコストをビジネスにかけていることが判明するかもしれないのだから。

特定のチームにおけるリソースの利用状況は？(オーバーブッキング、アンダーブッキング、リソース予測）

モニタリング 資源利用 従業員一人一人のレベルアップを図ることは、当然ながら非常に重要である。チームメンバーを酷使させたくはないが、会社の才能を過小評価したくもない。中規模 ソフトウェア開発 企業はまた、さまざまなチームにおけるリソースの利用度を測定することも検討すべきである。

例えば、プログラマーが限界まで予約を入れているのに対し、デザイン部門はスケジュールに余裕があることが判明するかもしれない。このような洞察は、次のようなことに役立ちます。 資源予測また、より適切な雇用を決定し、チームのために適切な研究開発プロジェクトを選択することもできる。

キャパシティの残りは？

R&Dプロジェクトや社内イニシアティブといえば、イノベーションを促進し、新しい技術を習得し、最終的にビジネスを拡大するための素晴らしい方法であることは否定しません。しかし、新しい社内プロジェクトを立ち上げたり、新しいクライアントと契約を結んだりする前に、チームが仕事を提供するのに十分なキャパシティを持っていることを100%確認する必要があります。

もちろん、チームの計画的な休暇や、各自の都合も考慮しなければならない。 パートタイム従業員.

効果的なリソース・マネジメントは、貴社の課題を解決するものでしょうか？

ソフトウェア開発組織が直面する主な課題を挙げたところで、解決策について説明しよう。

混乱をなくし、営業コストを削減するためには、優先順位をつけるべきである。 効果的な資源管理 プロセスです。これらは長期的にチームのプロジェクトを計画するのに役立ち、さらに途中で発生した問題にも対応できるようになる。

効果的な資源管理について語るとき、私たちは何を念頭に置いているのだろうか？

リソースカレンダーを導入する（グーグルカレンダーと統合する）

まず第一に、あなたの会社には、次のような中心的な組織が必要です。 リソースカレンダー.ここでは、従業員の計画された業務（予約）、実際に記録された業務（タイムシート）、および稼働状況を確認できます。

このようなカレンダーは、例えば、いくつかの目的で使うことができる：

• 新しいプロジェクトに参加できる人をチェックする、
• 従業員の利用状況を監視する、
• プロダクション・パイプラインを監督し、新しいプロジェクトのためのスペースを見つける、
• 新しいプロジェクトを企画し、必要に応じてブッキングを編集する、
• 誰がどのプロジェクトに取り組んでいるかを見ることができる。

ソフトウェア開発会社に関しては、利用可能な従業員だけでなく、特定のプロジェクトにマッチしたスキルを持つ人材を見極めることが常に重要です。DevOpsのスペシャリストを、フロントエンド技術のみをベースとするプロジェクトに起用することは、あまり意味がないだろう。同様に、JSベースのアニメーション作成に特化したプログラマーは、インフラ関連の課題には適さないだろう。

チームの人数が少ないうちは、全員のスキルや好みのテクノロジーを把握するのは比較的簡単です。しかし、会社の規模が大きくなるにつれ、それは大きな課題となります。

そのため、リソースカレンダーには、検索したい従業員のタイプを指定できるフィルタリングオプションが必要です。

リソース・カレンダーは、多くのIT組織が苦労している2つの大きな課題を解決するのに役立つ：

• 誰が忙しく、誰が空いていて、誰が休んでいるのか？
• チームの残りのキャパシティーは？

よりデータドリブンになる

このブログ記事の前半で挙げたその他の問題に取り組むには、データをより深く掘り下げる必要があります。幸いなことに、ソフトウェア開発組織向けの堅牢なビジネス・アプリケーションは、高度な分析オプションを提供しています。

とはいえ、仕事をこなすのに適切なツールがあるだけでは十分ではない。基本はやはり プロジェクト・リソース管理.例えば タイムトラッキングの導入そのため、プロジェクトのコストや収益性を正確に分析することはできません。リソースの利用についても同様です。 ワークロード しかし、実際の仕事量に関する洞察を与えてくれるのはタイムシートだけです、 時間外等々。

タイムシートにアクセスできれば、生産、QA、営業など、さまざまなチームにおけるリソースの利用状況を分析できる。

このような洞察は、自社のどのサービスが最も利用されているかを理解するのに役立つ。計画された利用率と実際の利用率を比較することで、次のような改善を行うことができるはずだ。 プロジェクト見積もりプロセス.その上、過剰な利用を避けるために新たな採用プロセスを開始するタイミングがわかる。このようなレポートは、人事部門からサービス提供部門まで、社内のさまざまな部門で役立ちます。

請求可能な活動と請求不可能な活動の監視

上述したもうひとつの課題は、顧客プロジェクトや社内イニシアチブのコストを認識することである。ここでもタイムシートが威力を発揮する。理想的には、請求可能、非請求可能、研究開発など、さまざまなエントリーにタグ付けできるようなタイムトラッキングツールが望ましい。そうすれば、チームメンバーの時給に基づいて、さまざまなカテゴリーのプロジェクトのコストを計算することができる。

このように、ソフトウェア・ハウスは適切なツールとプロセスを使用することで、多くの課題を回避することができる。クラウドベースのアプリは、すべてのリソースと現在の可用性、作業量を表示し、企業にとって大きな価値を生み出す。市場に出回っているものの中から適切なものを選ぶには、どのようなアプローチが必要だろうか。あなたのビジネスにとって正しい選択をするためのヒントを紹介しよう。

プロジェクト管理ツールを賢く選ぶ

もうお分かりのように、強固なリソース・スケジューリングと管理ツールが、チームが直面している問題を解決するのに役立つかもしれない。

中堅企業には、成長を推進するツールが必要です。同時に、使用するアプリは、回避策を生み出すのではなく、チームのプロセスをサポートするものでなければならない。ソフトウェア開発会社は特に、自社の技術エコシステムに適合する柔軟性のあるツールを高く評価する。強力な統合可能性を持つプラットフォームは、ここで重宝される。あなたの会社の次のリソース管理ソフトウェアを選ぶとき、他に考慮すべき要素は何ですか？

• 予算は当然だ。 プロジェクト管理システムは誰にでも必要だが、高度な機能を備えたものもあれば、基本的な機能を備えたものもある。コラボレーションツールやスケジュール管理・タスク割り当てツール、あるいは時間管理ツールだけの場合もある。ですから、あなたの会社が本当に必要としているものは何か、本当に必要な主要機能は何かを知りましょう。
  多数 SaaS アプリを使えば、その時点で必要なシート数だけ料金を支払うことができる。それでも、あなたの技術ビジネスが成長するにつれて、与えられたツールが素晴らしいオプションであり続けるために十分に成熟していることを確認してください。
• 実用的なレポート。 ソフトウェア開発事業の運営を最適化するためには、データ駆動型であることが非常に重要です。リアルタイムの正確なデータにアクセスできなければ、改善の機会を逃してしまうかもしれません。しかし、無料版/無料プランで提供されるすべての機能を使用してみてください。
• カスタマーサポート 新しいビジネスツールの導入には、時間とコストがかかるかもしれません。そのような場合、最適なアプリを提供するアプリプロバイダーを選択すれば、間違いなく利益を得ることができます。 カスタマーサポート や、従業員向けの製品ツアーやアプリのセットアップ支援などのオンボーディングサービスを提供する。技術エコシステムに新しいツールを導入するコストは低くなります。さらに、チームは新しいアプリを使って最大の価値を生み出す方法をすぐに学ぶことができます。

チームデッキ は、プロジェクトと タスク管理.私たちが構築したこのツールは、これらすべての条件を満たしています。もしあなたが上記のような課題に悩んでいるなら、このSaaSツールは最適なソリューションを提供します。多くの中堅企業がこのツールを使って、従業員をさまざまなプロジェクトにうまく割り当て、プロジェクトの収益性を追跡し、透明性の高い欠勤管理システムを維持している。

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