御社にリソース管理ツールが必要な7つの兆候

一度にいくつものプロジェクトに取り組んでいると、物事が少し混乱するのは普通のことだろう？

それでも、プロジェクトを軌道に乗せ、チームの仕事がうまく計画されるようにするために、市場にはたくさんのソリューションがある。プロジェクト・マネジャーがよく使うのは リソースプランニングソフトウェアしかし、リソース管理アプリについてはどうだろうか？両方のソリューションに投資する必要があるのでしょうか？

このブログでは、次のような指標を紹介する。 あなたの会社は、チームの仕事をよりよく計画・管理するために、リソース管理ソフトウェアの導入を真剣に検討すべきです。

以下に説明する兆候のそれぞれについて、堅牢なリソース管理アプリがどのように役立つかも紹介する。

企業が直面する特定の問題を議論する前に、リソース管理ツールとは何かを簡単に復習しておこう。

リソース管理ツールとは何か？

リソース管理ソフトウェアは、チームの仕事をよりよく計画し、結果を測定するのに役立ちます。その名が示すように、ここでの焦点はあなたのチームです：

• その可用性 (リソーススケジューリングツール),
• 容量資源容量計画),
• ワークロードワークロード管理),
• 利用(資源利用),
• タイムシート.

ほとんどのリソース管理アプリには、リソースの計画と割り当ての機能が含まれている。Teamdeckのような、リソーススケジューリング、タイムトラッキング、休暇管理を組み合わせた、より包括的なツールもある。もし試してみたいなら 無料体験を申し込む.

では、あなたが直面しているかもしれない課題についてお話ししましょう：

あなたのチームのメンバーは、プロジェクトを期限内に予算内で完了させるのに苦労しています。

プロジェクトが失敗する理由はいくつもあるが、リソース管理はプロジェクトを成功に導くのにかなり役立つ。

まず第一に、リソースの割り当てを検討する必要がある。 適切な人材を適切なプロジェクトに投入する.大きなチームと大きなプロジェクト・ポートフォリオを抱えていると、それは容易なことではない。あるプロジェクトに最適な社員を選ぶためには、全社的なプロジェクト・ポートフォリオがあると便利だ。 リソースカレンダー.

このようなカレンダーがあれば、どの従業員がプロジェクトに参加できるかを簡単に確認できます。その上、優れたリソースプランニングツールは、スキル、年功序列、または場所によってチームメンバーをフィルタリングするのに役立ちます。それに基づいて、適切な人材をプロジェクトに割り当てることができるはずです。

プロジェクトが失敗するもう一つの理由は、プロジェクトの進捗状況をモニターできないことである。プロジェクト管理ソフトウェアでは、プロジェクトのスケジュールを示すガントチャートを作成できることが多い。しかし、タイムシートでチームの作業状況を把握することも必要だ。なぜか？例えば、ある仕事に予定よりはるかに長い時間を費やしている人がいたら、それはプロジェクト全体が遅れる兆候かもしれない。

従業員の生産性や稼働率に自信がない。

なぜなのか？ 資源利用 チームの幸福とプロジェクトの状態にとって、それほど重要なことだろうか？一方、雇用主としてはチームに過重労働をさせたくないものです。Teamdeckのようなリソースプランニングソフトウェアを使えば、次のようなことが即座にわかります。 時間外 従業員のタイムシートに記入し、タイムシートを監視する。 ワークロード リアルタイムで

リソースをバランスよく活用することは、ビジネスの観点からも極めて重要である。チーム内に十分な仕事ができない人を抱えている余裕はない。このようなチームメンバー自身も イライラしやすい 割り当ての不足について。残念ながら、一元化されたリソーススケジューリングツールを持っていない場合、簡単に何人かの人を見逃してしまうかもしれません。定期的にチーム内のリソースの使用率を測定することは、従業員の満足度とビジネスの利益を維持するために不可欠です。

あなたは、完成前のプロジェクトの健全性を評価することに苦心している。

プロジェクトがうまくいっているかどうか、どうやって確認しますか？チームのタスクマネージャーの「完了」セクションをチェックするのもひとつの方法ですが、チームがあるプロジェクトに費やした時間にも注意を払うことをお勧めします。

プロジェクト時間の見積もりと、チームが実際に記録した時間を比較するのは良いアイデアだ。理想は時間の経過とともに変化する値を見ることです。Teamdeckのプロジェクトレポーティングスイートで作成したチャートを見てみましょう：

濃い緑の棒は、あなたのチームの予約-見積もり時間を表しています。薄緑の棒は、タイムトラッキングアプリで記録された実際の時間です。プロジェクト開始当初から、当初の見積もりよりも若干多くの時間を記録していることがわかる。見積もりと実績の差は目に見えるが、それほど大きくはなかった。しかし1月17日、チームは見積もりの2倍の時間を記録した。マネージャーにとって、これはプロジェクトに何か問題があることを示す指標だ。クライアントから予期せぬ変更要求があったのだろうか？あるいは、あるタスクが予想以上に難しいことが判明したのだろうか？しかし、この状況が何週間も何ヶ月も続くことを想像してみてほしい。タイムトラッキングやリソース管理ソフトウェアを活用しなければ、プロジェクトが正しい方向に進んでいないことに気づかないかもしれません。

プロジェクト管理ツールでは 資源計画.

ほとんどの企業は、何らかのプロジェクト管理アプリを使っている。それはシンプルなカンバンボードかもしれないし、リソースプランニング機能を備えた包括的なソリューションかもしれない。しかし、もしあなたのPMツールがタスクとプロジェクトのマイルストーンにしか焦点を当てていないのであれば、プロジェクトとチームを同じように管理する別のアプリが必要になるでしょう。

幸いなことに、リソース管理ツールには通常、プロジェクト管理アプリとの統合機能が組み込まれていたり、公開APIが用意されていたりします。 ザピア アプリがある。

新しいプロジェクトの計画は推測ゲームだ。

これにはいくつかの理由が考えられる。プロジェクト・マネージャーにとって、リソースの割り当てが大きな課題であることはすでに述べた。さらにもう一つの問題は、多くの企業が複数のプロジェクトを同時に進めていることだ。リソースプランニングツールを使わなければ、簡単にダブルブッキングを起こしたり、プロジェクトを中断してしまうかもしれません。 プロジェクトスケジュールの競合.最後に、従業員の稼働状況や欠勤予定を把握できない場合、プロジェクト計画は非常に困難になる。ペースの速いプロジェクトにプログラマーを予約したのに、プロジェクトの真っ最中に2週間の休暇があることがわかったとしよう。

ご想像の通り、リソース管理アプリは、リソース計画機能に加え、休暇管理機能を提供する限り、これらの問題を回避することができる。

Teamdeckを使えば、全員のスケジュール、空き時間、休暇を表示できます。こうすることで、より自信を持ってプロジェクトを計画することができます。変更が必要な場合は？Teamdeckはドラッグアンドドロップで変更できます。オンライン・カレンダー・プランナーそのため、簡単にスケジュールを編集し、チームの管理に戻ることができます。

人事チームは、スプレッドシートや紙のフォームを使って、従業員の勤務状況や欠勤状況を把握しています。

リソースプランニングツールの中には、スケジューリングと休暇管理を組み合わせたものがあることはすでにご存じだろう(休暇管理システム).貴社の人事プロセスを次のレベルに引き上げる絶好の機会です。

残念なことに、多くのチームは休暇を管理するために、いまだにスプレッドシートや構造化されていないコミュニケーションに頼っている。従業員は休暇申請を送るのに時間がかかり、管理職は混乱に陥りやすい。

その結果、プロジェクトマネジャーは、リソースの稼働状況や欠勤予定をほとんど把握できない可能性があります。もちろん、これはコストのかかるスケジューリングミスにつながる可能性があります。 効果的なリソース管理 キャパシティ・プランニングは、チームの誰がいつ利用できるかを把握して初めて可能になる。 

Teamdeckを使えば、従業員は数回クリックするだけで休暇を申請できます。承認された休暇はリソースカレンダーに表示されるので、プロジェクトマネージャーは新しいプロジェクトを計画する際に考慮することができます。

あなたは、あなたの従業員が毎週どれだけの請求可能時間と請求不可能時間を費やしているのか知らない。

請求可能な時間数と請求不可能な時間数を把握することは、チームにとって不可欠です。 プロジェクト収益性のモニタリング.時間の内訳が分かれば、最適化を図ることができ、例えば、非請求時間を次のように減らすことができる。 チームミーティングの効果を高める

請求可能時間の計算方法は？Teamdeckでは、従業員は時間をトラッキングする際に "unbillable "のようなタグを時間エントリに割り当てることができます。マネージャーは選択したチームやプロジェクトを分析する簡単なレポートを作成するだけです。さらに、同じレポートを使って従業員の給与やクライアントに請求すべき金額を計算することもできます。

あなたのチームに最適なリソース管理ソフトウェアを見つけるには？

リソース管理ソフトウェアが、あなたのチームのツールボックスにとって素晴らしい追加要素となることがお分かりいただけたと思う。あとは、あなたのチームに適したツールを見つけることだ。まずは 一般的なリソース・プランニング・ツールの概要.市場で入手可能なさまざまなクラウドベースのツールの機能と価格を比較するために使用します。

このブログ記事を読んで、Teamdeckについてもっと知りたくなりましたか？ アニエラとの通話を予約する私たちのカスタマーサクセスエキスパートです。彼女はTeamdeckの最も重要な機能を紹介し、リソース管理を取り入れることであなたの会社のプロセスをどのように最適化できるかを説明します。

Teamdeckは国際的に認知されている。 資源管理ソフトウェア Hill-KnowltonとStormind Gamesが選出。