時間が経てば、どの会社も休暇申請を管理するシステムを作り上げる。面倒かもしれないし、時間がかかるかもしれない。 あなたの会社は、どんな休暇申請ポリシーでもいいというわけではないはずだ。従業員にとって手間がかからず、管理部門にとっても管理しやすいプロセスが理想です。そのためにはどうすればいいのだろうか？
本日は、企業が休暇申請を処理する際に最もよく使われる3つの方法を、それぞれのメリットとデメリットとともにご紹介します。うまくいけば、あなたのチームのニーズに最も合うものが見つかるかもしれません。
この記事で何が得られるのか：
- 休暇ポリシーの定義方法に関する提案
- の役割 リソースプランニングソフトウェア トラッキング機能付き
- 休暇管理ソフトとしてのSlackの役割
休暇申請ポリシーを定める
まず第一に、従業員からの休暇申請を処理するための最適なツールを選ぶ前に、会社の休暇規定が明確であり、十分に周知されていることを確認する必要があります。
以下の詳細を考えてみてほしい：
- 従業員は年間何日休暇を取得できますか？各休暇の長さに決まりはありますか？
- 従業員は休暇の申請をどれくらい前に送るべきか？
- 要望は誰に送ればよいのでしょうか？人事部？チームリーダーがその決定を管理部門に伝えるのか？
- 重複した休暇申請はどのように扱うのか。先着順か、それとも今年すでに休暇を取得した日数に基づくか。
これらのことを把握したら、会社の方針を文書化し、全従業員が利用できるようにしましょう。これらの文書は、あなたのチームに加わる新入社員にとっても必読のものとなるはずです。
正確な時間外労働のルールが決まったら、時間外労働の申請をどのように処理するかを考えましょう。以下に、3つの異なる選択肢を、それぞれの長所と落とし穴とともに紹介する。
休暇申請の管理
休暇管理ソフトウェアと従業員休暇追跡システム
休暇管理ツール は、チームの勤怠や休暇を管理するのに役立ちます。休暇管理ツールは単体で利用することもできますが、より包括的なリソース管理ソリューションの一部として利用することもできます。 チームデッキ は、休暇管理を組み合わせたツールのひとつである。 リソーススケジューリング とタイムトラッキング機能。このブログ記事では、スクリーンショットを含め、このアプリを例として使用します。
しかし、休暇管理アプリの一般的な利点は、市場で入手可能ないくつかのツールに関連することを覚えておいてください。Teamdeckは私たちにとって身近で大切なものです。もし自分で試してみたいなら、無料で試すことができます。 [/vc_column_text]。
- 従業員にとってはとても便利です。毎日使っているアプリにログインして、自分の時間を記録し、今後の予定を確認することができます。休暇を申請するために必要なのは、カレンダーから日付を選び、簡単な休暇申請フォームに記入するだけだ。重要なのは、従業員はカレンダーで自分の予約を確認できることです。 リソースカレンダー そのため、自分の仕事を考慮して休暇を選ぶことができます。数週間後や数ヶ月後に何が待っているのか分からないスタッフは、間違えて適切でない日を選んでしまうかもしれません。Teamdeckのようなツールを使えば、全員の仕事量や予定がより透明化されます。
- 承認者にとっても便利です。誰かが休暇申請を送信すると、該当する担当者にアプリで通知されます。承認者は従業員の予約を確認するだけでよいのです。 プロジェクトスケジュールの競合 をクリックし、「承認」または「拒否」をクリックします。すべてが同じアプリ内で行われるため、プロセスは迅速かつ効率的です。
- あなたの会社のポリシーに合わせてアプリをカスタマイズできます。休暇管理アプリでは通常、休暇の種類をカスタマイズし、有給・無給のタグを付けることができる。このような区別は、特に以下のような場合に便利です。 給与計算 リソース管理アプリのデータを使います。Teamdeckでは、従業員が申請できる休暇期間を指定することもできます（1日、半日など）。
- 休暇管理アプリを他のツールと統合することができます。例えば、新しい従業員の休暇申請に関する通知をSlackアカウントに直接受け取りたいとします。堅牢なリソース管理アプリには、組み込みの統合機能や、自動化されたワークフローを作成する方法が用意されています（例えば、以下のような方法で）。 ザピア).
電子メール/スラックのリクエスト
おそらく、このプロセスを管理する最も初歩的な方法だ。ここでは口頭での要求は考慮に入れていない。しかし、多くのチームにとって、メールはいまだに休暇全般に関する主要な連絡手段となっている。
どのように機能するのか？従業員はメールやSlackで上司や人事担当者に休暇申請を送る。受信者はリクエストを分析し、従業員に決定を通知する。書類上では良いように聞こえるが、実際の生活では、このプロセスは理想的でないことが多い。
まず第一に、メールやSlackのリクエストは、他の重要なメッセージの中に紛れ込んでしまう可能性がある。従業員からの申請内容を把握するためには、担当者が完璧な整理整頓システムを持つ必要がある。例えば、休暇申請ごとにフォルダを割り当てたり、メールタグを付けるなどだ。
スタッフはメッセージに事実上何でも書くことができるという事実も、課題になり得る。例えば、休みを申請する際に、その理由をもとに休みを決めるとします。しかし、誰かが特定の理由を書き忘れたとしたらどうだろう？詳細を尋ねる返信をし、決定を下す前にその返信を待たなければならない。もちろん、従業員用にメールやSlackメッセージのテンプレートを用意しておけば、重要な情報を書き漏らす可能性を最小限に抑えることはできますが、それでも従業員が必ずこのルールに従うとは限りません。
休暇申請の連絡手段としてメールを使うことのもう一つのデメリットは、休暇を与えるかどうかの判断に時間がかかることです。承認者は、従業員のカレンダーや予定を確認するか、プロジェクトマネージャーに連絡を取る必要があるでしょう。そうでなければ、予期せぬ欠勤によって プロジェクトスケジュールの競合.
会社が無制限の休暇制度を提供していない場合は、その人が休暇枠を超過していないことも確認しなければならない。最後に、承認された休暇をどこかに記録しなければならない。もしあなたのチームが包括的な リソース プランニングツールしかし、それは複数の異なるアプリにログインすることを意味し、その結果、1人の従業員の休暇申請を処理するために多くの貴重な時間を費やすことになるかもしれない。
このように、メールやSlackを使って休暇申請を管理するのは、最も効率的な方法ではありません。申請が漏れてしまうこともあり、従業員にとってはイライラすることだろうし、たとえ非常に整理整頓されていたとしても、プロセス全体に非常に時間がかかってしまうかもしれない。
従業員休暇申請フォーム
休暇申請フォームの導入は、休暇管理プロセスを整理するために一部のチームが取るステップです。フォーム、特にオンラインであれば、特に従業員にとって、メールよりも効率的に管理できることに同意します。フォームの最大の利点は、雇用主であるあなたがリクエストを形にできることです。従業員はフォームに記入するだけです。つまり、従業員が提出する休暇申請書には、必要な詳細がすべて記載されている可能性が高いのです。その上、休暇申請書を作成するのに大きな投資は必要ありません。Googleフォームなどのフリーソフトを活用すれば、そのようなフォームを作成することができる。
デメリットはありますか？休暇申請フォームの管理には手作業が必要であることを念頭に置く必要があります。申請書をファイリングし、その従業員に休暇を与える資格があるかどうかをチェックし、その判断をどこかに記録しなければなりません。メールでの申請と同様、1つの申請を処理するまでに複数のツールを使用する必要があるかもしれません。
全体として、休暇申請フォームは従業員の休暇申請を処理するプロセスを簡素化することができますが、まだ最適化できる可能性があることを忘れてはなりません。
何かデメリットはあるか？ 従業員休暇管理ソフトウェア?おそらく、あなたの会社にとって最大の検討事項は、そのようなツールの使用を開始するために必要な投資です。幸いなことに、最新のアプリは多くの場合 SaaS モデル - 月額料金を支払うので、初期費用を多く費やす必要はない。
例えばTeamdeckの場合、従業員一人当たり月額$3.99がかかる。これは以下を含む全ての機能に対する価格です。 タイムシート, アン オンラインカレンダープランナーそして 強力なレポート投資に対する見返りはすぐに見えてくるでしょう。結局のところ、あなたの従業員はより効率的に働くことができ、不必要な行き違いを避けることができます。
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