多忙な管理職のための時間管理11のヒント

あなたは自分自身を忙しいマネージャーだと思いますか？

もしそうなら、どちらの説明の方がしっくりきますか？

• あなたはやることがたくさんある、
• 仕事にも私生活にも健康にも悪影響を及ぼすほど、常に頭がいっぱいなのだ。 

忙しい」という言葉を説明するこの2つの方法が、まったく異なる意味合いを持っていることがお分かりいただけただろうか。マネージャーとして、やるべきことがあるという意味で忙しくしていることが多いだろう。目標や優先順位があり、チームはあなたの助言を求める。しかし、常に忙しくしていることは、成功すれば絶対に避けることができる。 時間管理戦略.

このブログでは、時間管理のコツを紹介する。比較的簡単に実践できるものもあれば、自分の仕事の習慣を真剣に見直さなければならないものもある。しかし、時間を効果的に管理できるようになることは、努力する価値があると確信している。

管理職のための効果的な時間管理術

忙しい理由を見つける

自分の仕事の習慣を分析することから、時間管理能力の向上に取り組むことを強くお勧めします。なぜあなたは忙しいのでしょうか？毎日何時間もミーティングに費やしていませんか？あるいは、新しいタスクや課題がやってくるとすぐに対応しようと、文脈を切り替えることが多いのではないでしょうか？自分の働き方を評価し、潜在的な改善点を見つけよう。

このような分析にはどのように取り組めばよいのだろうか？もしあなたの会社が 従業員時間追跡ソフトウェアそうでなければ、過去のデータに頼ることができるかもしれない。そうでなければ、2、3日、自分が何をしていて、それにどれくらい時間がかかっているかを書き留めておく。また、ストレス、チームからの否定的なフィードバック、重要な仕事を時間通りにこなせないなど、赤信号を拾ってみるのもいい。適切なタイムトラッキング（ヒント#7参照）を導入するよう説得するつもりですが、簡単なメモは、自分がなぜ忙しいのかを理解する良いきっかけになります。

目標を定め、タスクに優先順位をつける

今週／今月／四半期に達成したい主な目標を、頭から挙げることができますか？今やっている仕事が、どの一般的な目標に貢献しているかわかりますか？生産的なマネジャーになるためには、会社やチームの目標に沿った明確な目標を持つべきです。2、3日かけてチームと自分自身の目標を設計すれば、長い目で見れば時間の節約になる。具体的で測定可能な目標に向かって働いていることが分かれば、集中力やモチベーションを維持しやすくなる。その上、一見急を要するように見えるが、実際にはチームの成功にはほとんど関係のない活動など、時間の浪費をうまく避けることができる。  

目標を定めたら、そこに到達するためのタスクの概要と優先順位を決める。マネージャーであるあなたは、おそらくタスクの一部にしか取り組まないだろうから、本当にあなたの専門知識が必要なものを選ぶようにしよう。優先順位付けのテクニックについてもっと知りたい方は、以下のガイドをご覧ください。 プロジェクトタスクの優先順位付け.

優先順位を守る

優先順位と時間管理という話題の一方で、優先順位を守る必要があることを忘れてはならない。 うざったく聞こえるかもしれないが、「ワクワクするから」という理由で物事に取り組んではいけない！

あなたがクリエイティブ・エージェンシーのシニア・マネージャーだとしよう。あなたは UXデザイナーとしてのキャリアそして、ワイヤーフレームを作成するときのフロー感を今でも大切にしています。現在の仕事では、代理店から出されるクリエイティブな提案をすべて俯瞰し、UXスペシャリストやイラストレーターのチームと協力する必要があります。あなたは、彼らが素晴らしい仕事をしていると信じていますが、それでも時々、飛び込んでデザインを引き継ぎたいと思っています。このような行動は マイクロマネジメントの表れしかし、生産性にとっては最悪かもしれない。

平凡な仕事に毎日を捧げろと言うつもりはない。理想を言えば、主な管理職としての仕事もわくわくするものだろう。大切なのは、軌道に乗り、目標達成に一歩でも近づくことです。しかし、もしあなたが現在の職務に不満を感じ、別の道を探したいと思うのであれば、次のような方法がある。 その他の技術におけるキャリアパスそれは、この必要性をより詳しく調べるためのサインかもしれない。

注意散漫をなくす

受信トレイに届く新しいメール、Slackの通知、"ちょっといいですか？"とオフィスに入ってくる従業員。- ほとんどのマネージャーは、仕事中に起こりうる中断をたくさん挙げることができるだろう。管理職として、すべての気晴らしを避けることはできないかもしれませんが、より効果的に管理することはできます。自分にもチームにもルールを決めましょう。例えば、メールは1日2回しかチェックせず、緊急のメールは「スター」をつけて後回しにせず、すぐに処理する。もう1つのアイデアは、カレンダーに「割り込み禁止」期間を設けることだ。集中した仕事に充てるのであれば、生産性を高めるのに効果的かもしれない。

集中力を高める方法を学ぶ

防音ヘッドフォンで音楽を聴きながら仕事をすると、最高の仕事ができる人もいる。また、例えば緑茶を淹れるなど、集中した仕事の始まりに小さな儀式を重んじる人もいる。集中をサポートしてくれるものや状況を特定できますか？何が自分をフロー状態にしてくれるかを知ることは、次のヒントさえ守れば、時間管理に大いに役立つだろう。 

自分の強みを発揮する

何が自分の生産性を支えているかを理解したら、それを活用しよう。昼前に最も生産性が高いなら、深い仕事に専念する時間帯を設定する。仕事の後半にクリエイティブな仕事をするのが苦手なら、早い時間にスケジュールを組む。自分の生産性のパターンを知り、それを最大限に活用することが、優れた時間管理の基礎となる。

時間を記録する

これまで、自分の仕事の習慣や生産性のパターンを分析することについてたくさん話してきた。それに気づくのに役立つものをご存知だろうか？タイムトラッキングだ。もちろん、組織のガイドラインを守るために週や月の終わりにサインするタイムシートのことではない。タイムシートは何の測定にもならないことが多い。しかし、タイムシートにリアルタイムで記入するのであれば タイムトラッキングアプリケーションこのデータから多くのことを学ぶことができる。 現在のタスク、チーム管理、あるいは潜在的な気晴らしにどれだけの時間を費やしているのか。この知識があれば、次のような最適化を行うことができます。 効果的な会議運営いろいろ試してみよう 時間管理術そして、カレンダーの中で物事を移動させる。

ボーナスメリット：チーム全体でタイムトラッキングを活用すれば、従業員の生産性についてより多くの洞察を得たり、プロジェクトの進捗状況を把握したりすることもできます。詳細はこちら タイムシート管理.

チームのための時間を見つけよう

スケジュールの最適化を考えるとき、チームのことを忘れてはならない。当然ながら、彼らと話をし、フィードバックを与え、プロとしての成長を手助けする時間は必要だ。1対1のミーティングを忘れたり、最適でない時間帯に予定を入れたりしないよう、あらかじめ時間を決めておくとよいだろう。チームとの絆を深め、コミュニケーションをとることが重要な理由はたくさんあるが、そのうちの1つは時間管理に直結する。チームメイトの長所と短所を知ることで、誰に仕事を任せるべきかがより明確になる。

カレンダーを管理する

何もない」日が続くと、カレンダーはどうなるだろうか？たいていの場合、会議やブレーンストーミング、潜在的な従業員との面接などの予定を入れ始めるだろう。もちろん、ミーティングに参加しなければならないこともあるでしょう。オンラインカレンダーを使って、特定の活動、例えば集中ワークセッションに充てるとわかっている時間をブロックしよう。 会議や他の依頼に煩わされたくないからといって、丸一日をブロックする必要はありません。言ったように、きっぱりと避けることはできない。できることは、最も重要な活動をカレンダーに入れ、他の人が予約できる時間を残しておくことだ。

自分とチームの仕事量を可視化する

目標の概要タスクの優先順位は？素晴らしい！あとは、あなたとチームメイトが日中に十分な仕事をこなせるようにしましょう。最適な 資源利用 従業員を（あるいは自分自身を）酷使することは避けたいが、活用不足も避けなければならない。

時間管理との関係は？マネージャーとして、あなたはチームメイトに仕事を任せることを厭わないべきである。彼らの仕事量に確信が持てない場合、うっかりすると、すでに多くの仕事を抱えている人に余計なプレッシャーをかけてしまう可能性がある。 

では、従業員の仕事量と稼働率をどのように把握すればよいのだろうか？それは、従業員の目をじっと見て疲労の兆候を探ることではありません。A リソースプランナー ような チームデッキ を使えば、人々のスケジュールをしっかりと把握し、生産性を高めるために最適化することができる。また、自分自身のスケジュールを監視し、スケジュールがタイトになっていることを確認したら、事前にチームにタスクを委任することもできる。

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