代理店やソフトウェア会社、あるいは製品に特化した新興企業でさえ、プロジェクト・マネージャーがいないところは考えられない。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトがどのような企業で定義されたものであれ、時間通り、予算内で成功裏に納品されるようにする。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの開始から完了まで、チームメンバー全員の目標達成とリソースの効率的な活用を確実にし、プロジェクトの舵取りをする極めて重要な存在です。この記事では、その役割とリソース・マネージャーの責任について詳しく説明し、プロジェクト・リソースの管理と計画だけを担当する人を持つことが、組織にとって価値ある投資であることを納得してもらえるようにします。

この記事から読者が得られるもの

  • リソースマネジャーとプロジェクトマネジャーのスキルと役割の違い。
  • プロジェクトのリソース管理におけるリソース管理ソフトウェアの重要性。   

プロジェクト管理プロセスにおけるリソースマネージャー - リソースの割り当て [リソース管理ソフトウェアTeamdeckの画面]。

一方、リソースマネージャーは、プロジェクトマネジメントチームではあまり見かけない役割だ。それは、彼らの仕事がそれほど重要ではないからではない。しかし、多くの場合、プロジェクトのリソース管理は複数の役割に分かれている。この記事では、リソースマネジャーの役割について詳しく説明し、プロジェクトリソースの管理と計画だけを担当するリソースマネジャーの仕事内容を知ってもらうことで、リソースマネジャーが組織にとって価値ある投資であることを理解してもらいたいと思います。

リソース・マネージャーの役割とは？

プロジェクト・マネジメント・プロセスにおけるリソース・マネージャー探し

リソースマネジャーの重要性、スキル、知識、職務を理解する前に、プロジェクトとプロジェクトマネジメントの中でリソースマネジャーがどのような位置づけにあるかを知る必要がある。 

プロジェクトの定義

多くの人が知っているように、プロジェクト、特にプロジェクトマネジメントの社会では、私たちはさまざまなリソースを伴う多くのことを理解している。材料や設備から、最も重要な人材とそのスキルまで。例えば、ウェブサイトの開発、ビール業界における瓶のデザイン変更、新しい市場への販売拡大、河川へのダム建設などである。ご想像の通り、それぞれ多くの個人、職人、下請け業者、装置、ツール、構成、依存関係、小さなステップ、そしてプロジェクトを組み立てるタスクを意味する。しかし、最も重要な要素である「人」なくしてプロジェクトは存在しない。人とは、プロジェクトを依頼する人であり、実行する人である。プロジェクトマネジメント協会が示唆するようにプロジェクトマネジメントとは、特定の知識、スキル、ツール、テクニックを用いて、人々に価値あるものを提供することである。リーダーから作業員、下請け業者まで。スケジュールを立てる人々から、プロジェクトのある段階で参加するよう選ばれた人々まで。もちろん、プロジェクトは似て非なるものであり、多くの異なるコンピテンシーを必要とする。しかし、プロジェクトには多くの違いがあっても、共通するものがある。

プロジェクト管理プロセス

あなたがマーケティング・プロジェクト・マネジメントのスペシャリストであろうとリーダーであろうと、クリエイティブ・エージェンシーのプロジェクト・マネジメントの代表であろうと、各プロジェクトは整理され、組織化されたプロセスである。このことを簡単にイメージするために、次のような簡単な定義を使ってみよう。 プロジェクトマネージャー・ドット・コム:プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを計画し、実行し、完了させるための学問である。この定義の各用語は、それぞれ別のトピックであるかのように装うこともできるが、我々が強調したいのはそこではない。見るべきはそのプロセスである。 

プロジェクトマネジメントのライフサイクルを理解する

上記の定義では、プロジェクトマネジメントを3つのステップからなるプロセスと捉えている。しかし、このプロセスは4つ、5つ、6つのステップに分解することができる。とはいえ、それぞれには他のいくつかの要素群、より小さなプロセス、割り当て、そしてもちろん課題も含まれる。このプロセスには独自の用語がある。それはプロジェクトマネジメント・ライフサイクルである。そして、最も普及しているのは、5つのフェーズを持つバージョンである。プロジェクトマネジメント協会（Project Management Institute）によって開発されたもので、構想・開始、計画、実行、実績・モニタリング、プロジェクト終結が含まれる。

プロジェクト管理段階

なぜプロジェクトマネジメント・ライフサイクルなのか？

この記事の本題は、プロジェクト・マネージャーとリソース・マネージャーという2つの役割の衝突についてである。なぜか？リソースマネジャーは、上に示したフェーズと各フェーズに関わるプロセスの多くに参加するからだ。

[出典：「プロジェクトマネジメントの現状」年次報告書、ウェリントン2020）。

資源配分と管理とは何か？

リソースマネジメント（またはリソースマネージャー）の重要性を視覚化するために、ウェリントン社が毎年発表している「プロジェクトマネジメントの現状」の要約を使ってみよう。APM Body of Knowledgeのおかげで、リソース利用管理は次のように定義されている：

「プロジェクトに必要な個人とそのスキル、資金、技術、資材、機械、天然資源などの資源を獲得し、配分し、管理すること。リソース・マネジメントは、社内外のリソースが予算内で期限内に効果的に使用されることを保証する。"

リソース・マネージャーの役割の簡素化

その曖昧な用語のために、それはこれまで作られた最も簡単な定義ではありません、したがって、それは学術論文のためにかなり罰金かもしれない。しかし、あまり深く掘り下げることなく、リソースマネージャーの仕事内容の一般的な役割は、最も有用で、最も適切なリソース（主に適切に熟練した従業員や下請け業者）を計画し、スケジュールし、必要な期待と事前に定義された時間と予算でプロジェクトを完了するために割り当てることです。

プロジェクト・マネジメントとリソース・マネジメントの比較

プロジェクト・マネジメントとリソース・マネジメントの定義を比較すると、一見したところ、両者の職務内容には多くの共通点があることがわかる。では、プロジェクトマネジャーとリソースマネジャーはどのような関係にあるのだろうか？

リソースマネジャーとプロジェクトマネジャーの違いとは？

人事マネジャーとプロジェクト・マネジャーの違いを把握する最も簡単な方法は、両者の活動レベルを分析することだろう：

  • プロジェクト・マネジャーはプロジェクト・レベルで活動する。1つのプロジェクト（またはいくつかのプロジェクト）を管理する。プロジェクトチームによって完成させる責任がある。
  • リソース・マネジャーは、複数のプロジェクトに適切なリソースを割り当てる責任を負っている。
  • さらに、人事マネジャーは、福利厚生、給与管理、従業員エンゲージメント、スタッフ・トレーニング、入社手続き、採用などを担当するが、これらはリソース・マネジャーの責任とは異なる。

PMがRMと異なるもう一つの側面は、プロジェクトマネージャーは通常、一連のタイムボックスプロセスを扱うという事実である。彼らのプロジェクトには固定されたタイムラインや、例えばスプリントカレンダーがある。一方、リソース・マネージャーは、通常、ある企業で起きているすべてのプロジェクトに関わるため、継続的に仕事をする。

リソース・マネージャーの典型的な職務

リソースマネージャーは通常、リソースの管理に責任を持つ：

  • リソースの計画と割り当て。スキル、過去の経験、空き状況、プロジェクト予算などに基づいて、プロジェクトに人材を割り当てる。
  • リソースのキャパシティプランニング。リソース・マネージャーは、組織のリソースが今後のプロジェクトを遂行するのに十分なキャパシティを持っていることを確認する必要がある。
  • 継続的なプロジェクト・リソース・マネジメントの取り組みにおいて、プロジェクト・マネージャーをサポートする。プロジェクトマネージャーは、従業員の過剰活用、仕事量の偏り、時間外労働などの問題を最初に発見する人物であることが多い。リソースマネージャーは、リソースの再配分、目標や要件の調整、チームへの新しい人材のアサインなどを通じて、PMを支援することができます。
  • 新しい従業員の採用各プロジェクトの要件を把握しているリソース・マネージャーは、プロジェクトに適した資格を持つ人材を採用する最適な人物であることが多い。
  • リソース・マネジャーは、給与計算、福利厚生、研修といった人事関連のプロセスを担当することもある。すべてはビジネスの組織構造に依存する。

リソース・マネジャーは、リソースの割り当てを監督し、リソースの要求を満たし、プロジェクトを成功に導くという重要な役割を果たし、それによって組織の生産性と戦略的目標に大きく貢献する。

他チームとのコラボレーション

リソース・マネジャーは、組織内の複数の人事チームと協力する：

  • 人事 - 適切な人材を採用し、その役割を明確にするために、両者は緊密に協力する必要がある。 
  • PMO/生産 - プロジェクト内の特定の従業員の職務を定義する。
  • 営業 - チームのキャパシティを計画し、採用ニーズを予測する。 

リソース・マネジャーは、会社のリソース、規模、構造によっては、他部門との協力も期待できる。ニール・ウィッテンはこう言っている：リソース・マネジャーは、想像しうるあらゆる方向から要求される、ほとんど不可能な仕事をしている。

リソース・マネージャーをいつ任命するか？

効果的なリソース管理は、プロジェクトマネジメントを成功させるための重要な要素である。チームが自らのリソース需要（スキルと稼働率の両方）を満たすことができれば、プロジェクトの調整ははるかに容易になる。企業は通常、成長してからリソース管理の不備がもたらす悪影響に気づき始める。小規模な組織であれば、PMが自分のチームをアサインしたり、リソースの競合が発生したときに経営陣の助言を得たりすることは十分に可能だ。プロジェクトが増え、社員が増え、PMが増えたら、リソースマネージャーをチームに導入する良いタイミングだ。

専任のリソースマネジャーは非常に大きな助けになりますが、リソース計画の決定をより適切に行うための唯一の方法ではないことを覚えておいてください。最初のリソースマネージャーを雇う前でも、専用のSaaSリソース管理ソフトウェアにアクセスできるようにすることで、プロジェクトマネージャーをサポートすることができます。 

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リソーススケジューリングのエキスパートや成功したプロジェクトマネージャーはTeamdeckをお気に入りのリソース管理ツールとして挙げています。Teamdeckのアプリはリソースのスケジューリング、仕事量の監視、パフォーマンス測定をサポートします。Teamdeckのリソースカレンダーは誰が利用可能か、誰が忙しいか、誰が休暇中かを表示します。私たちのツールを実際に使って見たいですか？アニエラとの通話を予約してください。

資源管理ソフトウェアの重要性

Teamdeck のようなリソース管理ソフトウェアはリソース割り当てのプロセスを合理化し、リソースの効果的な管理を容易にします。過剰利用の可能性を減らし、リソースが最適に割り当てられるようにします。

リソース管理ツールを使うメリット

リソース管理ツールを使用することで、プロジェクト管理の効率を大幅に向上させることができる。これらのツールは、リソースの利用可能性、スキル、および割り当てを明確に表示し、プロジェクトのより良い計画と実行に役立ちます。

資源管理におけるテクノロジーの役割

テクノロジーはリソース管理において重要な役割を果たす。先進的なソフトウェア・ソリューションは、リアルタイムの追跡、自動スケジューリング、詳細なレポートなどの機能を提供し、リソースの割り当てに関する情報に基づいた意思決定を支援します。

資源管理の課題

資源管理に課題がないわけではない。資源の不足、過剰利用、過小利用といった問題は、大きな障害となりうる。効果的な資源管理には、綿密な計画、継続的なモニタリング、タイムリーな介入が必要である。

効果的な資源管理のための戦略

リソース管理の課題を克服するために、企業はいくつかの戦略を採用することができる。定期的なキャパシティ・プランニング、リソースの継続的なトレーニングと開発、高度なリソース管理ツールの使用などである。

資源管理の分野は常に進化している。人工知能、機械学習、データ分析などの新たなトレンドは、将来的に資源管理の方法に革命をもたらすと予想されている。

結論

結論として、プロジェクトマネジャーとリソースマネジャーの役割は、どのような組織においても、プロジェクトを成功させるために必要不可欠なものである。それぞれの役割は、重複する部分もありますが、プロジェクト目標を達成するために不可欠な、ユニークなスキルと視点をもたらします。これらの役割を理解し、それぞれがどのように補完し合っているかを理解することは、プロジェクトマネジメント能力の向上を目指す企業にとって不可欠である。

プロジェクトマネージャー これらの専門家は、プロジェクトの全体的な実行と完了に責任を負います。プロジェクトチームの努力を調整し、プロジェクトのタイムラインを管理し、予算を監督し、プロジェクトの成果物が必要な基準を満たしていることを確認します。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト内の重要なコミュニケーターであり、利害関係者、チームメンバー、外部パートナーと連絡を取り合い、全員が同じ目標に向かって一致団結して取り組んでいることを確認します。また、リスクや機会を特定し、プロジェクトを軌道に乗せるための戦略的な意思決定を行います。

リソース・マネージャー 一方、リソース・マネジャーはより広いレベルで活動する。組織内の複数のプロジェクトにまたがるリソースの配分と管理を監督する。リソースマネージャーは、プロジェクトの要求に応えるために必要なスキルを持った適切なリソースを、適切なタイミングで確保することに主眼を置く。リソースマネジャーは、プロジェクトマネジャーと密接に連携し、コンフリクトの解決、必要に応じてリソースの再配分、リソース計画プロセス全体のサポートを行います。また、キャパシティプランニング、人材開発、時には採用やトレーニングといった人事関連業務においても重要な役割を果たします。

プロジェクトマネジャーとリソースマネジャーの相乗効果： プロジェクトマネジャーとリソースマネジャーの連携は、プロジェクトの成果を最適化するために極めて重要である。プロジェクト・マネジャーが個々のプロジェクトに集中する一方で、リソース・マネジャーは組織のリソースがすべてのプロジェクトで効率的に活用されるようにする。この相乗効果は、仕事量のバランス、リソース不足の回避、プロジェクトチームの生産性の最大化に役立つ。また、リソース・マネジャーはリソースの利用可能性や制約をより広い視野で把握することができるため、より戦略的なプランニングや先見性の向上も可能になる。

リソース管理ソフトウェアの重要性： Teamdeckのようなリソース管理専用ソフトを使うことで、プロジェクトマネージャーとリソースマネージャーの効率と効果を大幅に向上させることができる。これらのツールはリソースのアベイラビリティ、スキル、割り当てを追跡するための集中プラットフォームを提供します。リアルタイムの洞察、自動化されたスケジューリング、詳細なレポーティングを提供し、十分な情報に基づいた意思決定を行う上で非常に貴重なものとなる。このようなソフトウェアを活用することで、組織はリソース計画プロセスを改善し、過不足のリスクを低減し、プロジェクトに適切な人員を配置することができます。

課題への取り組みと今後の動向： 効果的なリソース管理に課題がないわけではない。組織は、リソースの不足、プロジェクト要件の変化、複数のプロジェクト間のバランスの維持などの問題を解決しなければならない。しかし、適切な戦略とツールがあれば、これらの課題を効果的に管理することができる。定期的なキャパシティ・プランニング、継続的なトレーニングと能力開発、人工知能や機械学習のような先進技術の活用は、組織が優位に立つための戦略の一部である。

今後、リソース・マネジメントの分野は、新たなテクノロジーの統合によってさらに進化していくだろう。例えば、AIと機械学習は予測分析を提供し、管理者がリソースの必要性を予測し、潜在的な問題が発生する前に特定するのに役立つ。リソース管理へのこのようなプロアクティブなアプローチは、より効率的なプロジェクト遂行とより良い成果につながる。

最終的な感想 結局のところ、プロジェクトマネジャーとリソースマネジャーの両者は、組織のプロジェクトマネジメントの枠組みにとって不可欠な存在である。それぞれの役割を理解し、それぞれの強みを生かすことで、企業はプロジェクト管理によりまとまりのある効果的なアプローチを実現することができる。リソース管理ツールと戦略に投資することは、これらの役割をサポートするだけでなく、組織全体の効率と成功を高めることにもなる。効果的なコラボレーションと戦略的なプランニングにより、プロジェクト・マネジャーとリソース・マネジャーはプロジェクトを成功に導くことができ、リソースを最適に活用し、望ましい期間と予算内で目標を達成することができる。このようなプロジェクトマネジメントとリソースマネジメントの総合的なアプローチは、どのような組織においても、生産的で持続可能なプロジェクト環境を育む鍵となります。

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