リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
ひとつのプロジェクトを管理するのは厄介なことだ。複数のプロジェクトを管理するのは、それよりもずっと難しい。複数のプロジェクトを同時に進めるには、さまざまなビジネス目標、ゴール、スケジュール、締め切りをこなす必要がある。責任が重くなり、管理すべきタスクの数が増えるにつれ、コストのかかるミスを犯しやすくなります。ここでは、複数のプロジェクトを同時に管理する際にPMが直面する一般的な課題に対応するためのアイデアをいくつか紹介する。
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複数のプロジェクトの管理は、すべてのプロジェクトについて1つの計画を作成することから始まります。
すべてのプロジェクトを網羅したマスタープランがなければ、迷子になったり、混同したりする危険性がある。
PMIの論文によると 複数のプロジェクトを効果的に管理するためのキードライバープロジェクトをポートフォリオとして考える必要がある：
"利用可能なリソースに合わせてスケジュールを調整し、リンクさせることで、すべてのプロジェクトを集合体として管理し、複数のプロジェクト・マネージャーの仕事量に不必要なばらつきをなくす"
あなたが実行するすべてのプロジェクトで構成される独自のスケジュールを作成します。こうすることで、自分の時間や一度に処理すべきプロジェクトの概要を把握することができます。
計画を最新の状態に保つ
プロジェクトマネジャーの仕事において、変化を管理することは避けられない。このポジションで成功する方法のひとつは、変化が起きたときにどのように対応するかを学ぶことだ。
プロジェクトを管理する際には、計画を常に最新のものにし、見落としがないようにする。変更が発生したら、それがプロジェクトに与える影響を判断する。 プロジェクト範囲 そして、今あるリソースでプロジェクトを遂行できるかどうか。
プロジェクトの現状を知るには、スケジュールを監視してください。 リソーススケジューリングツール または 毎日のスタンドアップで、チームと話す。そうすれば、障害が現れたらすぐに取り除くことができる。
複数のプロジェクトを管理する際、マイクロマネジメントを避ける
できるだけ多くのことを管理したくなるかもしれない。あらゆるタスクの遂行を管理し、些細なことでも承認しなければならず、自分たちでできることであってもチームの代わりに役員やクライアントとコミュニケーションをとる-これらはすべてマイクロマネジメントだ。
マイクロマネジメントをすることで、自分をコントロールしているような感覚を得られるかもしれないが、時間が経つにつれて圧倒されるだけでなく、チームの士気にも悪影響だ。複数のプロジェクトを管理する際、あなたが腕まくりをして余分な仕事をすることを厭わないのは素晴らしいことだが、任せることを学ばなければならない。
プロジェクトの担当者を決め、役割と責任を明確に伝え、全員が自分の責任を正確に把握できるようにする。スキルマトリックスまたは リソーススケジューリングソフトウェア 誰が特定の仕事に最適かを見極め、彼らに仕事を任せる。
タスクの優先順位付けを学ぶ
仕事の優先順位をつける能力は、PMにとって重要なスキルだ。同時に2、3のプロジェクトを遂行するのであれば、優先順位をつけることの重要性はさらに高まります。優先順位をつけることで、プレッシャーの中で混沌とした決断を下すことを避け、より戦略的に仕事を進めることができる。
プロジェクトマネジメントと戦略実行の第一人者であるアントニオ・ニエト＝ロドリゲスは、その著書で次のように説明している。 優先順位付けに関するHBRの記事:
優先順位をつけることで、戦略的プロジェクトの成功率を高め、戦略的目標に向けた経営陣の連携と集中力を高め、意思決定に直面した経営陣の疑念を晴らし、そして最も重要なことは、実行のマインドセットと文化を構築することである。
では、クライアントの期待や会社の目標を達成するためには、どのようにプロジェクトの優先順位をつければよいのでしょうか？それには クリティカルパス法（CPM） はその一つの方法である。もともとは50年代後半にデュポン社によって開発されたものだが、現在でもソフトウェアや製品開発など、多くのビジネスモデルに応用されている。
CPMは、依存関係、時間、成果物など、一連のプロジェクト活動に基づいてスケジューリングするためのアルゴリズムを使用します。こうすることで、どのアクティビティが重要かを発見し、まずそこに労力を集中させることができる。
仕事の優先順位を決めたら、それをチームに明確に伝え、全員が何に集中すべきかを把握できるようにする。
適切なソフトウェアで複数プロジェクトの管理を容易に
Teamdeckは次のように考えています。 プロジェクト計画ツール とテクニックを身につければ、あらゆるプロジェクトを成功させ、質の高い仕事を提供し、チームをうまくマネジメントすることができる。
複数のプロジェクトを管理するのは最初は怖いかもしれないが、克服できる。複数のプロジェクトを1つのプロジェクトとして運営する方法を学び、計画を最新の状態に保ち、職務を委譲する。これらを上手にこなすことが、あなたの成功につながる。
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