プロジェクト・チーム・マネジメント・スキルの習得方法

誰がプロジェクトに関わるのか？プロジェクトチームマネジメントにおけるチーム役割の重要性について一言 

の最初の要素である。 効果的なプロジェクトチームと チームマネジメントとは、チームの構造を知ることである。 これは、リソースを適切に計画し、タスクを分配し、さまざまな役割のニーズに最も効果的なプロセスを導入するために不可欠である。 における基本的な役割 完全なプロジェクト管理チーム、 は:

プロジェクトマネージャー 

ITプロジェクト・マネジメントの話であろうと、それとも マーケティング・リソース管理しかし、リーダーの役割は同じである。意思決定、タスクの割り当て、進捗状況の確認、クライアント、マネジメント、チームメンバー間の情報伝達、プロジェクトが目的と範囲を満たすかどうかの確認などに重点を置く、プロジェクトのリーダー的役割だ。チームをオーケストラに例えるなら、プロジェクトマネージャーはその指揮者である。 

中小企業でも大企業でも、ソフトウエアはプロジェクト・チーム・マネジメントの旅のかけがえのない一部である。

最大の責任を負い、すべてがあるべき姿であることを確認しなければならないのは、プロジェクト管理者である。プロジェクトの多くの側面を管理する必要性は、適切なサポートなしには不可能であり、だからこそ、プロジェクトのライフサイクル、カレンダー、タスク、進捗を管理するのに役立つ作業管理ソフトウェアは必須なのだ。

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チームリーダー 

非常に複雑なプロジェクトのあらゆる側面を同時に管理するのは困難であるため、プロジェクトに携わる人々は通常チームに分けられる。各チームは製品の一部を担当し、プロジェクトマネージャーは全体像に責任を持つが、各部を監督するのはチームリーダーである。 

チームリーダーは全プロセスに直接関与し、他のチームメンバーとともに参加するため、これは非常に重要な役割である。チームリーダーは、日々のミーティングやプロジェクトに参加します。 資源計画プロジェクト・マネージャーは、問題が発生した場合の最初の連絡先であり、チームとプロジェクト・マネージャーの仲介役を務める。チームにより流動性と自主性を与え、マイクロマネジメントや、すべての決定が一人の人間に依存するような状況を避ける。 

チームリーダーは、危機的な状況にあっても帰属意識を高め、高い士気を維持する上で非常に重要である。後述する十分なチームマネジメント戦略は、リーダーの日常業務における貴重な支えとなる。 

チームメンバー 

チームメンバーは、作業の実行部分を担うプロジェクトの中核である。開発者、デザイナー、ライター、テスターなど、さまざまな分野のスペシャリストで、製品の特定の側面を実装するのが仕事です。彼らの専門的な知識と経験が、アプリケーションやソフトウェアの作成を可能にします。 

彼らはそれぞれ異なる能力と専門性を持っているため、意図した目標を達成するためには協力し合わなければならない。良いチームマネジメントは彼らの潜在能力をフルに発揮させるが、そうでない場合はフラストレーションや燃え尽きの原因となる。 

リソースマネージャー

A リソースマネージャ の責任者である。 資源配分 と密接に連携している。 プロジェクトマネージャー と人事部。RSはプロジェクト要件と従業員のコンピテンシーを把握しており、そのおかげでプロジェクトチームを巧みに構築し、採用ニーズを報告することができる。リソース管理ソフトウェアは、このポジションの日常業務ツールです。 

多くの場合、リソース・マネジャーの責任はプロジェクト・マネジャーと人事部の間で分担されるが、大企業やより高度なプロジェクトの場合、別ポジションのサポートは非常に貴重である。 

ビジネスアナリスト 

この専門家は、プロジェクト・プランのビジネス・ポテンシャルの定義、収益性評価、需要や競合を含む市場ポジション分析を担当する。また、プロジェクト活動の予算最適化にも貢献する。

ステークホルダー

ステークホルダーとは、プロジェクトによって何らかの影響を受ける人のこと。対象ユーザー、顧客パートナー企業、投資家、従業員、サプライヤーなどである。たとえステークホルダーが意思決定者や経営幹部でなくても、彼らの発言は、実行する製品を生み出すプロセスにおいて非常に重要である。 

クライアント 

多くの場合、クライアントは部外者であり、チームの一員ではないとみなされる。しかし、もしクライアントがいなければ、プロジェクトも存在しない。なぜなら、要求を出し、目標を定め、資金を提供するのはクライアントだからだ。 

プロジェクトの成功や開発プロセスでは、関係者全員が、したがって、ミーティングに参加し、必要なことを決定するクライアントやプロダクトオーナーをチームの重要な一員と考えなければならない。もちろん、このコラボレーションの性質は、同じ組織の従業員同士とは異なりますが、プロジェクトのライフサイクルや開発プロセスにクライアントを参加させ、良好な関係を築くことで、協力関係がより良いものになることは間違いありません。

成功するチームとは、多くの人の手と1つの心の集まりである"
ビル・ベセル

支配するか、導くか？プロジェクトにおけるチームマネジメントのスタイル

あなたはさまざまな方法でチームを管理することができる。これらの方法はマネジメントスタイルまたはリーダーシップスタイルと呼ばれる。これらは、組織内のヒエラルキー、モチベーションの向上、責任分担、コミュニケーション、協力のルールに対する一般的なアプローチといった要素の組み合わせである。 従業員のわずか48%しか自社のリーダーシップを「質が高い」と見ていない（Zippia, 2022）ため、効果的なスタイルを採用することは、ワークフロー全体とチームマネジメントにとって非常に重要である。 主な経営スタイルにはいくつかある。 

1.独裁的、つまり "私の言うとおりにしなさい "という意味。

このスタイルでは、リーダーではなくボスが存在する。コミュニケーションは上司から従業員への一方通行である。チーム内のヒエラルキーは非常に明確で、フラットな構造というものは存在しない。仕事の進め方は厳しく管理され、従業員は主に結果や業績に対して責任を負う。 

このスタイルでは、チームメンバーは質問したり、イニシアチブを思いついたり、疑問を伝えたりすることが奨励されない。彼らは意思決定者や創造的な存在ではなく、実行者なのだ。このスタイルの領域はマイクロマネジメントであり、上司は仕事のあらゆる要素を支配し、従業員には信頼もオーナーシップも与えられない。 

この管理スタイルは、規律と厳格な手順が最優先される場所、例えば外科医として手術を行う場合などに有効である。あるいは軍隊で新兵を訓練するような場合だ。しかし開発チームではどうだろう？それについてはよく考えてほしい。あるいはまったく考えない方がいい。 

長所

• 迅速な意思決定
• 明確に定義された役割と責任
• 熟練していない従業員や初心者の従業員は、責任が正確に定義されているため、その責任を遂行することが容易である。
• 生産性の向上、ただしマネジャーがいる場合に限る

短所

• 満足度の欠如と離職率の上昇
• 募るフラストレーション
• 決定事項の検証不足と最適解の模索
• 従業員の潜在能力が生かされていない
• 燃え尽き症候群のリスク増大
• 意思決定のボトルネック 

2.自由放任、あるいは "好きなようにすればいい"

このアプローチでは、マネジャーは実際には管理しない。チームが解決策の導入や問題解決に関する決定を完全にコントロールできるのは、リーダーが彼らの能力と経験を信頼しているからである。オーナーシップがこのスタイルのモットーである。 

マネジャーの役割は、タスクの調整と分配、インスピレーションとビジョンの創造、そしてモチベーションの向上とプロジェクトの進捗状況のチェックだが、実行部分全体もチームの肩にかかっている。 

マネジャーは、チームが彼の助けやサポートを必要とするときに関与するが、それ以外はクリエイティブなプロセスには干渉しない。それほど積極的ではないため、一度に多くのプロジェクトに関わることができる。このスタイルは、真にフラットな構造を可能にし、チームが経験豊富で独立心が強く、知識が豊富な場合にうまく機能する。

長所

• 創造性と革新性の支援
• 従業員が協力して問題を解決することで、チームワークが向上する。
• プロジェクトに対する責任感とオーナーシップの構築
• 単独で仕事をこなした後の満足度が高い
• より自主性を求める従業員の育成を可能にする

短所

• 従業員のモチベーションが低いと、生産性が低下する可能性がある
• 従業員はより大きなプレッシャーにさらされている
• 明確な構造の欠如は、従業員間の対立を引き起こす可能性がある。
• 長い意思決定プロセス 
• 独立心が弱く、経験豊富でない従業員は、指導がなければ迷ってしまうかもしれない。
• 危機における混乱の可能性

3.民主的、つまり "自分たちが最善だと思うことをする"

このスタイルは、独裁的と放任主義の中間的なものである。マネジャーはチームメンバーにフィードバックを求め、彼らの意見を参考にし、彼らの関与やアイデアの提案を促します。とはいえ、リーダーが決断を下し、最終的な結果に責任を持つ。 

マネジャーは仕事のあらゆる側面を支配するのではなく、ガイドラインを与え、仕事を配分するが、従業員は一定のオーナーシップを持ち、自主的に仕事を遂行する。マネジャーは仕事を調整し、プロジェクトの段階を管理し、戦略や プロジェクトスケジュール.このように、仕事にはある程度の構造と上下関係があるが、創造性とイニシアチブを発揮できるスペースもある。 

長所

• チームは影響力を持ち、コントロールできる
• 絆と協力意識が深まる
• ブレーンストーミング・セッションとディスカッションにより、最善の解決策を見出す
• 満足感と影響力の増大
• 従業員は独立した感覚を持つと同時に、誰かがすべてを見守っているという安心感を得ることができる。

短所

• 決断を下し、解決策を探すプロセスには時間がかかる。
• 従業員からのフィードバックが考慮されなければ、不満が高まるかもしれない
• マネジャーがチーム内で権限を持っていない場合、モチベーションの低下や抵抗が起こる。
• ある人のアイデアが受け入れられ、他の人のアイデアが否定されると、好意的な感覚が生じる可能性がある
• マネジャーに優れた組織能力がなければ、組織全体が崩壊する可能性がある

プロジェクト・チーム管理技法

チームマネジメントは技術であると同時に芸術でもある。 指導的立場にある従業員の86%が、職場で失敗する理由のトップは協調性の欠如だと非難している。 (ジッピア、2022年）。 

一緒に働くことができ、幸せで、会社への帰属意識を感じることができる、やる気のある集団は、管理の行き届かないチームよりも速く、効率的に、そしてよりよく、何事も達成し、目標を達成することができる。 

問題は、いかにして完璧なバランスを見つけるか、マネジメント・スタイルをチームの性質に合わせるか、そして情報や責任の過多に圧倒されないか、である。チーム・マネジメントを楽なものにするテクニックをいくつか紹介しよう。 

1. チームを知る

万能のソリューションなど存在しません。マーケティング戦略を立案する際には、クライアントの目標、市場の状況、競合、予算、ターゲット層を考慮します。製品ロードマップを作成するときも同様です。 

アプローチは変数によって異なる。 チームマネジメントも同じで、うまくやるためにはデータが必要だ。そしてこのデータとは、従業員がどのような人物なのか、どのようなスキルを持っているのか、仕事のスタイル、従業員同士の関係、何が好きなのか、何に苛立っているのかといった情報である。全員にとってうまくいく解決策を見つけられるとは限らないが、チームについて知ることは、最善の解決策を見つけるのに役立つ。 

1. 賢く採用する

チームはダイナミックな組織である。プロジェクトは変化し、それに伴って特定のコンピテンシーに対する要求も変化する。 したがって、採用はプロジェクト・チーム・マネジメントの重要な要素である。 適切なものであれば、自分の可能性を伸ばし、より効率的に仕事を進めることができるが、間違ったものであれば、挫折や危機につながるかもしれない。 

完璧な候補者を見つけることは、主にチームリーダーやマネージャーの関心事であるため、そのプロセスに参加しましょう。1対1の面接を行い、他のチームメンバーとのミーティングを設定し、採用課題を与え、候補者の経験だけでなく、価値観、ニーズ、願望、長所、短所についても話しましょう。どんなに優秀なリクルーターや人事担当者でも、チームのことをあなた以上に知っているわけではないので、採用プロセスを優先事項のひとつにしましょう。 

2. 現実的な目標を設定する

志を持つことは良いことだ。人々の潜在能力や才能の深層を明らかにするような野心的な目標を設定するのは良いことだ。しかし、非現実的な目標は逆に、仕事に終わりはなく、どれだけ努力しても決して十分ではないことを人々に示してしまう。 

そこで、大きな目標を小さなステップに分け、そのステップを個々のタスクとサブタスクに分ける。タスクを細分化してマイルストーンを設定し、その完了を祝ったり、チームビルディングのミーティングを開いたりするのだ。

3. タスクをスキルに合わせる

同じ役職に就いていても、スキルセットが異なることがある。これは、ジュニア、ミッド、シニアの代わりに、他分野で経験を積んだスペシャリストがいるようなフラットな組織構造では特に顕著だ。 

優れたチームマネジメントの最も重要な要素のひとつは、適切な人に適切な仕事を割り当てることだ。開発者はさまざまなプログラミング言語に精通し、さまざまな製品を専門としています。コピーライターは、記事、ソーシャルメディア・コンテンツ、ドキュメンテーション、ウェブ・ライティングが得意かもしれません。仕事を最適化するには、チームの可能性を伸ばすことです。 

ワークまたは リソーススケジューリングソフトウェア を使用して、各従業員のプロフィールにコンピテンシーに関する情報を記入します。こうすることで、最も得意とする社員に仕事を任せることができます。 

4. ワーク・ライフ・バランスを尊重する

社員が長時間働いているからといって、その分効率が上がるわけではありません。それどころか、過重労働や時間外労働は、モチベーションや生産性の低下、集中力の低下、フラストレーションの増大、さらには離職につながります。チームが仕事から離れ、休息できるスペースを確保しましょう。 タイムシートとタイムトラッキングの使用 従業員のタスクが多すぎてサポートが必要かどうかを監視する。 休暇管理システム も非常に便利だ。こうすることで、全員が十分な休暇を取ることができ、同時にワークフローを維持することができる。 資源配分 賢明である。 

5. コミュニケーションの質の向上

チーム内の多くの誤解やミスは、コミュニケーション不足から生じている。人々はプロセスを正しく認識しておらず、不完全な情報を持っているため、誤ったタスクを実行したり、同じことを同時に作業したりすることさえある。 

コミュニケーションの改善は、情報や洞察の共有が難しくなるリモートワークの時代には特に重要です。構造化された共有ドライブや、全員が定期的にチェックするslackチャンネルなど、適切なシステムを用意しよう。 

6. チームを請負業者としてではなく、パートナーとして扱う

現代のチームマネジメントとは、信頼とオーナーシップのことである。部下は命令に従うだけのロボットではなく、自分の仕事を熟知した有能なスペシャリストであり、最も重要なビジネス・パートナーなのだ。意思決定プロセスにおいて自分の役割を担っているという意識を持たせる。ブレーンストーミング・セッションやミーティングを開き、最善の解決策を探す。 

また、彼らが見たインスピレーションや興味深いプロジェクトについても尋ねてみましょう。あなたがチームを評価し、尊重していると感じれば、チームのモチベーションと満足度が高まることは間違いない。 

7. フィードバック

自分のしたことが正しいのか間違っているのか、あるいは誰かがあなたの態度に問題を感じているのか、もっと違うことをしてほしいと思っているのか、まったくわからないような会社で働くことを想像してみてほしい。自分ではわからないが、雰囲気や他人との関係が変わるので、それを感じるのだ。このような状況は混乱を招き、どちらの方向が正しいのかわからなくなるため、進歩することができなくなる。 

だからこそ、フィードバックはチームマネジメントの重要な一部なのだ。 従業員のパフォーマンス、観察、印象について話すことで、従業員に自信を与えることができます。フィードバックを受けた社員は向上し、より効果的に仕事をこなし、あなたが社員に期待していることをよりよく理解することができます。 

これは、透明性のあるコミュニケーションを生み出し、誤解を避けるために非常に重要なプロセスである。例えば、あるチームメンバーの仕事が突然悪くなり、ミーティングに遅刻し、ミスをするようになった場合、あなたの最初の反応はおそらく不満でしょう。より批判的になり、その人に対する信頼を失い、その従業員の解雇を検討し始めるかもしれない。 

一方、すぐにフィードバックすれば、その人が個人的に困難な状況にあり、過重労働を感じていて、それが仕事に影響していることがわかるかもしれない。このような場合、一緒に解決策を探し、相互の信頼を強め、長期的には仕事の質を向上させることもできる。

フィードバックは一方通行では機能しないことを忘れてはならない。従業員も、気に入らないことがあれば率直に伝え、ニーズや意見を述べる機会を持つべきです。

8. 感謝する

フィードバックといえば、いつも悪いことばかりである必要はない。残念ながら、チームリーダーとの1対1のミーティングというと、ネガティブなイメージが強い。人はストレスを感じ、批判を期待し、率直に話すことを恐れる。他のチームメンバーとのコミュニケーションを図り、彼らのコミットメントと仕事に感謝していることを示すことは非常に重要だ。個人としてだけでなく、グループとしてもポジティブなフィードバックを与えよう。よくやったチーム、最近の努力に感謝する、やり遂げたぞ！」というシンプルな言葉は、帰属意識、成功指標、チームワークを育む。

いつ リモートワーク会社では多くの人が匿名だと感じている。しかし、彼らは重要で必要なことをしている！会社のミーティングを、自分のチームが何をしたかを伝え、みんなの前で彼らを褒める機会にしよう。

9. 潜在能力の開発

従業員は、そのポジションに十分なスキルをある程度持って会社にやってくる。しかし、結局のところ、仕事とはすでに知っていることをこなすことだけではない。自分のスキルを伸ばし、新しいことを学ぶ機会なのだ。 

社員に何を学びたいかを尋ね、羽ばたけるような仕事を任せる。また、能力開発や知識の交換を社員同士がサポートし合うことで、チーム内の絆を深める機会にもなる。また、社員が興味深い研修、会議、コース、プログラム、書籍などに使える育成予算を設けるのも良いアイデアだ。

10. サポートする

最高の仕事であっても、危機や困難な瞬間はある。しかし、チームリーダーとしてのあなたの役割は、チームをサポートし、あなたに対処できない問題はないことを示すことであることを忘れないでください。 

このとき、正直さと冷静さのバランスを保つことが非常に重要だ。困難な状況が起きた場合は、そのことをチームに話し、何が起きたのか、何ができるのかを伝える。解決策を見出すプロセスにチームを参加させるだけでなく、安心感を与える。人々は、どこかに解決策があることを知る必要がある。 

11. 優れたチーム管理ツールを使う

現代の組織は非常に複雑な構造であり、その管理にはデジタルツールのサポートが必要である。 プロジェクト管理ツール.多くのプロジェクトがあり、それぞれがステージ、タスク、サブタスクに分かれている。能力も稼働率も異なる何百人もの社員やフリーランサー、休日、会議、リソースなど、これは意思決定やワークフローに影響を与える膨大な量の情報と変数である。 

チームマネジメントを最適化するには、プロセスをシンプルかつ透明化するシステムが必要です。何が必要かを考え、チームマネジメントを効率化する最適なツールを選びましょう。

Teamdeckはどのようにプロジェクトチーム管理をサポートしますか？

この際、少し自己宣伝をさせてください😉私たちのソフトウェアがチームリーダーの仕事管理をどのようにサポートしているかを紹介したいと思います。Teamdeck は 資源管理ソフトウェア 製品デザインと ソフトウェア開発会社 すべての要素が連動しなければならない、最も複雑な組織のニーズを念頭に置いた住宅です。 

私たちのゴールはあなたの仕事を楽にすることであり、あなたが苦労するようなツールを追加することではありません。私たちは多ければ良いというものではないと信じています。だからこそTeamdeckでは、システム内のナビゲーションを複雑にするだけの不必要な機能を何十個も追加するのではなく、本当に便利な機能だけを見つけることができるのです。 

プロジェクトチーム管理ソフトウェアTeamdeckの主な機能

• リソーススケジューリング - 従業員の稼働状況、役職、スキル、独自の属性に基づいて、適切な人材を適切なプロジェクトに割り当てることができます。Slackとの統合により、従業員には新しいタスクがすぐに通知されます。
• カレンダー – 仕事量を管理する チームの能力モニター 資源利用Teamdeckは、予約の超過を自動的に警告します。Teamdeckは自動的にオーバーブッキングを警告します。 スケジュールの都合.また、誰が予約不足なのかを確認し、新しい仕事を割り当てることもできる。
• 資源予測 - ワークフローを分析することで、将来のプロジェクトに必要な人員や時間を計画することができます。
• タイムシートとタイムトラッキング - 透明性をもってチームのパフォーマンスを監視する タイムシート.プロジェクトの収益性を評価し、最も時間とコストのかかるタスクをチェックして予算を最適化する。
• カスタム属性 - 契約タイプ、年功序列、チーム、その他必要なカスタムタグに基づいて、タスクに人を割り当てることができます。
• 休暇管理 - 休暇や休日を把握することで、チームの1時間ごとの稼働状況を把握できます。異なる国の人々に祝日を割り当てる。 
• カスタムレポート - 必要な分析を含むカスタムレポートを作成できます。例えば、製品、人事、マーケティング、財務など、部門やチームごとにプロファイリングできます。
• モバイル版 - Teamdeckモバイルアプリケーションを使えば、どこからでも快適に仕事を管理できます。 
• データ・セキュリティ・システム - 弾丸のようなセキュリティシステムで、データの安全性を確保します。
• 統合 - TeamdeckはGoogleカレンダー、Slack、Podio、SageHR、Zapier、REST APIなど、お気に入りのアプリと一緒に使えます！
• 低価格 - Teamdeckはメンバー1人あたり月額$0.9～$3.9の費用で利用できます（パッケージによって異なります）。 
• 無料体験 - 7日間の無料トライアルでTeamdeckがあなたのチームマネジメントをどのように改善できるかをご覧ください。

プロジェクト・チーム・マネジメントをマスターすることは、真の挑戦を受け入れることである...

...しかし、それだけの価値があるのは間違いない。生産性の向上、チームの人間関係の改善、従業員の幸せ、時間とお金の節約、組織力とリーダーシップの向上、上司ではなくリーダーとしての権限付与など、優れたチーム・マネジメントがもたらすメリットはたくさんある。これらは、チームマネジメントを行う十分な理由です！