効果的な会議運営

会議がしばしば時間の浪費と結びつけられることは、おそらくあなたにとって驚きではないだろう。曰く アトラシアンのレポート毎月31時間もの時間を非生産的な会議に費やしている可能性がある。これは、ほぼ1週間分の仕事に相当する！

当然のことながら、チームリーダーやマネージャーは会議のコストを削減するために何らかの手段を講じようとする。企業によっては、例えばステータス・ミーティングをすべて禁止することもできる。また、会議の効果を高めるためのアプリやテクニックを導入する企業もある。この記事では、会議を計画し、成功させるために使えるヒントを紹介する。

何が会議を効果的にするのか？

効果的な会議は具体的な成果を生み出し、プロジェクトや組織全体にプラスの影響を与える。これが一般的な考え方だ。詳細は会議の目的によって異なります。効果的な会議とは、会議のリーダーが設定した目標を達成するものです。そのため、会議を開くたびに明確な目的を考え、出席者と目的を共有することが絶対に重要です。詳しくは次のセクションで。

効果的な会議を計画するには？

目標から始めよう。この会議を運営することで何を達成したいのか？重要なビジネス上の決定をする必要があるのか？ブレーンストーミングを計画しているのか？の精神でチームと共有すべき最新情報はありますか？ プロジェクトの透明性?あなたが特定した目標は、おそらく会議の性質に影響を与えるだろう。その目標は、会議をまったく企画しないことを納得させるかもしれない。

本当にこの会合を開く必要があるのか？

多くの企業は デフォルトのミーティング 方針：迷ったら会議を招集する。残念ながら、それは従業員の時間を最も生産的に使う方法ではない。近年発表された多くのレポートは、不必要な会議の多さを強調しています。アトラシアン データ分析 そして、会議の半分は時間の無駄だと考えられていると結論づけた。半分だ！ということは、ほとんどすべての人が、開催を決定するセッションの数を減らすことができるのではないだろうか。

よく批判される会議のひとつに、悪名高いステータス会議がある。Basecampの創設者兼CEOのジェイソン・フリード、 書き込み その ステータス・ミーティングは最悪の種類のミーティングだ。それをなくせば、より多くのことを知ることができ、多くのお金を節約し、月に数十時間を取り戻すことができる。 この思いは彼だけではない。いくつかの組織では、現在の仕事の進捗状況を交換するためだけに会議をするのはやめたと公言している。その代わりに、文書によるステータスでより効率的にコミュニケーションをとっている。このアプローチは、リアルタイムで電話会議に参加する人たちを集めるためには、かなりのスケジューリング努力が必要な分散チームにとって特に価値がある。Slackやチーム内で公開されるステータスレポート プロジェクト管理 あなたが選択したソフトウエアは、対面式に比べ時間がかかりません。

この考えを警戒する人がいることは想像できる。結局のところ、人は物事を文章にするよりも話す方が早いのだ。会議の方が書き留めるより効率的なのでは？この場合は違う。複数人でのミーティングは、自分の進捗状況を短くメモするよりも時間がかかる。それに、会議の出席者は、その会議に参加している全員の発言すべてに等しく注意を払うとは限らない。

その上、物事を書き留めることは、情報を統合し、各項目を簡潔に伝える絶好の機会となる。その結果、洞察に満ちた、長く残る情報を生み出すことができる。対面でのミーティングから非同期のサマリーへの移行をサポートするアプリやアドオンはたくさんあります。試す スタンドアップ または キャロット例えば、こうだ。

カレンダーから削除できる会議の種類は、現状報告だけではありません。ある会議を開催すべきかどうか迷ったら、楽しくて便利なアプリにアドバイスを求めることができる： ミーティングをするべきか？

ビジネスミーティングを開催する正当な理由がわかったところで、慎重に計画を立てる必要がある。あなたのデスクを通りかかっただけです」なんて即席のセッションは許されない： データが示す 40%の人々が、これらは重大な注意散漫であると考えている。

適切な人を会議に招待する

生産的な会議の重要な要素のひとつは、適切な人数を集めることです。会議の目的に貢献してくれそうな社員を招待しよう。重要な最新情報を共有し、終了後に簡単な質疑応答を行いたい場合は、プロジェクトチームミーティングを実施する。このセッションで経営判断を下すことが目的なら、意思決定者が実際に出席していることを確認する。そうでなければ、効果的な議論にはなりにくい。

会議の参加者数に関して言えば、ピザ2枚ルールというのを目にしたことがあるかもしれない。 ジェフ・ベゾスが広めた.それによると、ピザ2枚で会議グループ全員に十分な量を食べさせることができる。これは便利なルールだが、私はこれを計量式として見るのではなく（何しろピザは大きさが全く違うのだから）、出席者リストを考える機会として使うことをお勧めする。その代わり、招待状を送る前に出席者リストをよく考える機会としてこれを使うことだ。

ここで考慮すべきもう一つのポイントは、会議にかかる費用である。会議を開催することで会社の経費を節約し、"物事を前に進めている "と感じることがある。しかし、会議が長引けば長引くほど、関係者が増えれば増えるほど、ビジネスコストは大きくなる。今度、誰を会議に招待しようか迷っているときは、次のことをチェックしてみてはどうだろう。 会議費用計算機 ハーバード・ビジネス・レビュー誌によるシェア。その結果はあなたを驚かせるかもしれない。

会議のアジェンダを作成する

会議の目的を計画し、会議に参加する従業員のリストを頭に入れた上で、行動計画を立てる必要があります。会議のアジェンダをデザインするために、以下の質問に答えてみてください：

• ミーティングはどのようなものであるべきか？
• 誰が、いつ話すべきか？
• 目標を達成するために必要なステップは？
• どのような決断が必要なのか？
• 各議題にどれくらいの時間を割くべきか？
• ミーティングは何時に始めるべきか？
• 誰がどのようにメモを取るのか？

ミーティングに適切な時間帯を選ぶのは難しいかもしれません。まず、チームのリソースカレンダーを見て、ミーティングに適切な日付を決めます。セッションの開始時間はランダムであってはならないことに注意してください。で示したように Doodleの2019年ミーティング事情レポート午後2時以降のミーティングを好む人は12%に過ぎない。以下のようなツールがある。 カレンダー または ミーティングバード 適切なミーティング時間を見つけるためのサポート

チームミーティングの議題は、後でイベントの説明に追加するのではなく、招待状と一緒に送るのが理想的であることに注意してください。後者の方法だと、参加者によってはアジェンダを見逃し、その結果、ミーティング中に何をすべきかがわからなくなる可能性があります。スケジュールは、あなたがその会議のリーダーやファシリテーターであることを明確にする必要があります。会議の持ち主がいない場合、すべてのステップを成功させることは困難です。会議に参加する全員が、事前に何を準備すべきかを把握しておくようにしましょう。そうでなければ、効果的な議論の運営に苦労することになる。

効果的な会議の進め方とは？

会議の進行役はあなたです。いつ会議を始めるか、行動計画が守られているかどうかを決めるのはあなたです。常に、話し合いの主な目的を念頭に置いてください。以上が効果的な会議の主な要素である：

• 時間 - 時間に気を配る。例えば、会議の開始が予定されているにもかかわらず、出席者の一人が遅れている場合、その人抜きで議論を始めるべきだろう。もちろん、物事は起こるものであり、外部の事情で遅れることもある。しかし、もしあなたのチームに遅刻の常習犯で、いつも「忙しくて」顔を出せない人がいたらどうでしょう？あなたは慎重に時間帯を選び、この会議のコストを評価したはずだ。なぜ、ミーティングを軽視する人がいるからといって、その労力を無駄にするのでしょうか？
• ルール - 会議の進行役は、すべての参加者が従うべきガイドラインを設定する責任がある。会議参加者の生産性を真に高める習慣のひとつに、マルチタスクの禁止がある。これは通常、すべてのノートパソコンをシャットダウンし、電話をしまうことを意味する。ウェブをブラウズしながら会議に参加し、「最後の部分をもう一度言ってくれませんか？と言ってくる。時間とお金の無駄だ。その上、その場にいる全員のエネルギーに悪影響を与える。
• 備考 – メモを取ることは、ほとんどすべての会議で不可欠である.セッション中に決定したことを書き留める担当者を決めておくこともできるし、あなた自身が書き留めることもできる。あるいは、参加者全員に書き留めるよう促すこともできる（メールの受信箱やSlackを閲覧する口実にならない限り）。ビジュアルノート（スケッチノート）を主な手法として使うのも、検討する価値のあるアイデアだ。私たちの プロジェクトマネージャーのためのスケッチガイド を見れば、視覚的なメモ取りは誰にでもできることだとわかるだろう（絵を描くスキルは必要ない！）。メモを取る人を一人選んだ場合は、その人のメモを他の出席者に送りましょう。会議の結果について、全員が同じページにいることを望むからだ。それについては、この記事の最後のセクションを参照してください。

さまざまなタイプの会議参加者を効果的に管理する

様々なタイプのミーティング・パーソナリティについて説明したオンライン・リソースがたくさん見つかるだろう（例えば、次のようなものだ）。 このあるいは これあるいは あの方).これらの記事はすべて、会議のペルソナの数やその名前に関しては少し異なっている。しかし、共通しているのは、自分の意見、大声での発言、あるいはテーマから外れた議論で会議を支配する出席者に出会う可能性が高いということだ。その一方で、非常に価値のある発言をしているにもかかわらず、何らかの理由で黙っている人もいる。

さまざまな個性を持つ人が参加する生産的な会議を行う方法のひとつは、権力構造を排除してみることだ。こうすることで、出席者全員が順番に発言することを気にすることなく、貢献することができる。そのアプローチの好例が、ピクサーの共同創業者エド・キャットムルの言葉だ。彼は SlackのCEOとのインタビューの中で、この点について詳しく述べている。:[会議中に] クリエイティブ・ディレクターからキャットムル本人に至るまで、誰もフィードバックのためにやってきた制作チームを覆すことはできない。その理由は簡単で、彼らは何かがうまくいっていないことをすでに知っているからだ。キャットムルは、彼らがいつも正しいとは限らないことを認めている。「たまに、とんでもない大惨事になることもある」と彼は言う。「でも時々、魔法が起こるんだ。魔法というのは、エゴが部屋を出て行ったということなんだ」。

アジェンダを覆したり、トピックから外れた議論を始めたりすることで、その場のエゴが言語化されることもある。このような行為が起こると、会議のリーダーは不意を突かれやすい。そのため、このような中断に備えて事前に準備をしておくのがベストだ。ホワイトボードや紙に、アクションプランに盛り込まれなかった出席者の意見を書き留めておくのだ。 効果的な会議の運営 と言うことができれば、もっと簡単だ：「それは興味深い指摘だ。駐車場に置いて、この会議の後にまた考えよう」。

ミーティング後のステップ

効果的な会議が会議室を出て終わることはめったにない。通常は、何らかのアクションを起こす必要がある。会議中に決定したことを実行に移す必要があるかもしれない。あるいは、グループで出されたアイデアのリストを他の人と共有する必要があるかもしれない。

会議のメモを参加者全員で共有する。メモには、アクションポイントと次のステップを必ず含めること。やるべきタスクにはすべてオーナーを割り当てる。

会議の後、それを評価し、今後改善できる会議運営の要素がないかチェックする。このようなアプローチは、会議を苦行ではなく、より効果的なビジネス手段にするのに役立つだろう。幸運を祈る！