ホーム " ブログ " ソフトウェア会社におけるプロジェクト管理自動化への6つのステップ

ソフトウェア・ハウスやITコンサルタントは通常、複数のプロジェクトを同時に管理しなければならない。それを成功させるには、実績のあるプロジェクト管理プロセスと、もちろんITプロジェクトの進め方を熟知した信頼できるプロジェクトマネージャーが必要です。

それでも、優秀なPMが在籍し、プロジェクトマネジメントのベストプラクティスが自由に使える状態であっても、最適化の機会に気づくことがあるかもしれない。プロジェクトマネージャーは、毎週時間のかかるレポート作成に追われ、本来の力を発揮できないのではないでしょうか？あるいは、チームメンバーが複数のアプリ間でデータをやりくりしなければならず、イライラしているのではないでしょうか？幸いなことに、自動化を利用することで、これらの課題やその他の課題を解決することができます。

プロジェクト・マネジメントの自動化とは、プロジェクト・マネジメントに関連するタスクを自動的に完了させるプロセスとして理解することができる。例えば、人の手を介さずにソフトウェアを構築するなど、プロジェクトを自動的に提供するという話ではありません。プロジェクト・マネジメントの自動化は、プロジェクト・マネジメントに関連するタスクを自動的に完了させるプロセスである。その代わり、プロジェクト管理の自動化は、例えば、二重のデータ入力を避けたり、より効果的なコミュニケーション・ワークフローを活用したりすることで、より良い生産性を達成するのに役立ちます。

プロジェクトマネジメントの利点とは オートメーション?

ワークプレイスの自動化によって得られる明らかなメリットのひとつは、生産性の向上です。その上、自動化は従業員がより良い情報に基づいた意思決定をするのに役立ちます。それはどのようにして可能になるのでしょうか？

オートメーションは以下をサポートする。 プロジェクト・リソース管理 リアルタイム・レポート、早期警告システム、または通知によって、プロセスを管理することができます。このような仕組みは、何か問題が発生したときに、プロジェクトマネージャーや他のチームメンバーが迅速に対応するのに役立つ。また、プロジェクトの状態を分析し、最適化が必要かどうかを判断する必要がある場合にも便利だ。

さらに、PMの自動化は、従業員が利用可能なツールを最大限に活用するのに役立ちます。これらのツールを統合し、自動化されたワークフローを活用することで、プロジェクト・ソフトウェア開発ライフサイクルのさまざまな段階や側面を完全に可視化することができます。また、自動化がチームの士気を向上させる取り組みをサポートすることも想像できるだろう。結局のところ、人々が仕事においてより生産的で力を与えられたと感じるとき、彼らのエンゲージメントも高くなるのです。

ソフトウェア会社でプロジェクト管理を自動化する6つのステップ

プロジェクト管理の自動化を利用できる分野を定義する

プロジェクトやリソース管理の非常に難しい側面を自動化することは、おそらくできないだろう。例えば、あるチームのプロジェクトの要件が大幅に変更されたとします。このような場合リソースを割り当てるプロジェクトのスケジュールを変更し、このプロジェクトがビジネスとして継続する価値があるかどうかを再考することは、効果的に自動化できるものではない。

では、自動化が大いに意味のあるプロセスを特定するにはどうすればいいのだろうか？あなたのソフトウェア会社で定着していて、定期的に繰り返されている分野を考えてみよう。良い例は、プロジェクトのキックオフ・プロセスで、通常、新しいプロジェクトが開始されるたびに、いくつかのタスクをスケジュールする必要があります。プロジェクト・キックオフのテンプレートやワークフローをIT部門やソフトウェア部門に設定することで、プロジェクトのキックオフをスムーズに行うことができます。 マーケティング・プロジェクト管理ソフトウェア何度も同じタスクを設定するよりも、時間を節約し、プロジェクトマネージャーを他のことに集中させることができる。  

自動化の可能性についてチームを教育する

前項では、チームのタスクを自動化することでどのようなメリットがあるかを分析するようアドバイスした。これは確かな第一歩だが、すべての自動化の機会を見つけられるとは限らない。プロジェクトチームが自分たちでアイデアを出すことを奨励することは価値がある。しかし、そのためには、少なくとも一般的に、どのような自動化の可能性があるかを知る必要がある。

日常的に使っているさまざまなツールには自動化機能が組み込まれているが、専用のアプリもあることを説明する（例：「自動化アプリ」）、 ザピア)を使って、自動化されたワークフローを作成することができる。例えば、クライアントとのミーティング中にEvernoteにメモを取り、チームのタスク候補を書き留めているプロジェクトマネージャーがいるとする。このプロジェクトマネージャーが、Zapierを使ってノートを自動的にタスクに変換できることに気づけば、そのような自動化を導入する可能性が高い。以前は、そのようなワークフローが構築可能であることすら知らなかったかもしれない。

役立つアラートを設定し、通知を活用する

自動アラートは有益だ。開発チームに聞いてみるといい。おそらく、サーバーがダウンした時や、システムの1つに障害が発生した時のために、アラートが設定されているはずだ。プロジェクト管理に関して言えば、プロジェクトチームが計画予算の限界に近づいたときにアラートを出すことができる。

メールやSlackの通知は、アラートとしてだけでなく、有益なリマインダーとしても機能する。次のシナリオを考えてみよう：

ほとんどのソフトウェア会社は、プロジェクトのコストを監視するためにタイムトラッキングを使用しています。残念なことに、従業員がタイムシートに時間通りに記入するのを忘れたり、自動タイムトラッカーをオンにするのを忘れたりすることは稀ではない。その代わりに、彼らは週の終わりや、さらに悪いことに月の終わりにタイムトラッキングの見積もりを追加します。

明らかに、そのような不正確なデータに基づく分析は信頼できないか、誤解を招く可能性さえある。毎日タイムシートに記入するようSlackに自動リマインダーを設定すれば、この問題に対処できる。 

プロジェクトチームに関する自動化されたSlack通知についてもっと読む。

プロジェクト・マネジャーの生活をどうすれば楽にできるか考えてみよう。

プロジェクト・マネージャーは、プロジェクト・チームにとって重要な役割であることは言うまでもない。偶然にも、プロジェクト・マネージャーは、プロジェクト管理の自動化によって最適化される可能性のある活動を行う人でもあります。例えば、多くのプロジェクトマネージャーは、何時間もかけて プロジェクト・ステータス・レポート 毎週、クライアントのために。クライアントが自分のプロジェクトで何が起こっているのかを知ることは不可欠だ、と思うかもしれない。

しかし、プロジェクト報告書の作成は非効率になりがちだ。どうすれば自動化できるだろうか？自動更新のプロジェクト・レポートを使えば、一度設定すれば、あとは現在のステータスをチェックするだけだ。このようなレポートは、多くのPMアプリやリソース管理ツールで利用できる。

プロジェクト管理の自動化をサポートするソフトウェア・ソリューションを選択する

アプリといえば、チームが使用するツールに自動化オプションがあることを確認する必要がある。そうでなければ、カスタム回避策を作る必要がある。確かに、あるツールのオープンAPIとパーソナライズされた統合を構築することは、ソフトウェア会社にとって大きな技術的課題ではないかもしれないが、それはあなたの会社にとって追加コストであることを認識しておく必要がある。

カスタムワークフローやトリガー、ステータスの自動更新、強力なレポートオプションなどを提供するツールを探す。製品デモの際に、PM自動化の可能性について具体的に尋ねるのも良いアイデアだ。あなたが検討しているアプリの開発チームは、あなたのチームのタスクを自動化する方法について興味深いアイデアを教えてくれるでしょう。

リソース管理もお忘れなく！

効果的なリソース管理 は、プロジェクトを容易に計画・管理したいソフトウェア・ハウスにとって不可欠な戦略である。以下のことに注意を払う必要がある。 リソーススケジューリング人の都合に気を配り、バランスの取れた仕事量を維持するようにすること。 ワークロード管理).そのため、多くのIT企業では 資源管理ソフトウェア プロジェクト管理ソフトウェアの上に。[/vc_column_text]。

インタラクティブなリソースカレンダーは、プロジェクトの計画とモニタリングをより簡単にします。

ということを覚えておいてほしい。 資源管理ツール また、便利な自動化機能もついている。 チームデッキ例えば、Teamdeck は Slack/email アラートと通知、自動更新レポート、ビルトイン統合、パワフルな API を提供します。これらの機能を使ってアラートやリマインダーを設定したり、プロジェクトマネージャーがプロジェクトレポートを素早く作成できるようにしたり、TeamdeckをあなたのPMソフトウェアと接続したりできます。

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