リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
代理店やソフトウェア・ハウスのように、一度に1つまたは複数のプロジェクトを実行する企業は、スケジューリングの取り組みが効果的であることを確認する必要があります。その1つの方法は、請求可能な稼働率を測定することです。このブログポストでは、堅牢なスケジューラを使って稼働率を計算する方法を紹介します。 資源管理ソフトウェア - Teamdeck。しかしその前に、そもそもなぜこの指標を追跡することがあなたのビジネスに有益なのかを説明しましょう。
この記事で何が得られるのか：
- 請求可能な時間とそうでない時間の違いについての理解
- との違いはよく説明されている。 資源利用 率と請求可能利用率
- 請求可能利用率を追跡する理由
- どのように 資源管理ソフトウェア 請求可能な利用を支援
請求可能な時間と請求不可能な時間
タイム＆マテリアル」モデルを使用して時間単位でクライアントに請求する場合、チームのすべての労働時間が請求書全体にカウントされるわけではないことをご存知でしょう。請求可能な時間には通常、従業員が請求可能な活動に費やした時間が含まれます。例えば、クライアントのためにソフトウェアを開発したり、キャンペーンのコピーを書いたりした時間です。しかし、通常、トレーニングセッション、クライアントへの提案書作成、社内プロジェクトなど、非請求業務も考慮しなければなりません。
確かに、請求できない仕事もビジネスを継続させるためには必要かもしれない。しかし の数に注目しよう。 請求可能時間の計算 あなたの会社が利益を維持できるように、請求可能なものとそうでないものの比率を確認します。もし比率が高すぎると、赤字になる可能性がある。結局のところ、従業員に給料を払い、運営コストをカバーしなければならないからだ。
リソース利用率と請求可能利用率の違いは何ですか？
すでに従業員全体の稼働率を監視している場合、請求可能利用率の追跡を開始すべきかどうか疑問に思うかもしれない。
そうだろう？ 計算する 資源利用通常、ある人の労働時間と、その人の全体的な能力を比較する。これにより、働き過ぎのチームメンバーを見つけたり、十分に活用されていない人材を特定したりすることができる。しかし、すでにご存知のように、すべての労働時間が同じというわけではありません。誰かが忙しいからといって、その人の仕事が会社の利益に直接貢献しているとは限りません。一方、請求可能な稼働率を追跡すれば、請求可能な活動に費やされている稼働率の割合を把握することができます。
すべての人の請求可能利用率を可能な限り高くすべきだというわけではない。結局のところ、あなたの会社には、クライアントのプロジェクトにまったく携わらない人もいるだろう。そのような人たちは、全体の稼働率に頼って、仕事量のバランスを取ることができます。しかし、クライアントの仕事に貢献しているチームメンバーに関しては、請求可能利用率から貴重な洞察を得ることができます。
なぜ請求可能利用率を追跡する必要があるのか？
何よりもまず、利用率を追跡することで、次のような評価が可能になります。 プロジェクト管理におけるスケジューリング.主に請求可能なタスクに取り組んでいるはずの人の稼働率が20%である場合、スケジュールが最適に計画されていない可能性がある。おそらく プロジェクトの見積もり この従業員は、自分の仕事をするために割り当てられた時間すべてを必要としていないだけなのだ。もしかしたら、不必要な会議に参加しすぎているのかもしれない。いずれにせよ、最適化の余地はある。
ある従業員の請求可能稼働率が110%だとする。これは、従業員が自分の能力以上の時間を仕事に費やしていることを意味する。期限ギリギリのプロジェクトで時間外労働が必要になることは珍しくない。それでも、過重労働に気づかなければ、従業員が不満を募らせたり、退職を決意したりする危険性もある。
最後に、請求可能利用率を計算することは、どの役割がいつ需要が高いかを評価する優れた方法である。このような洞察により、以下のことが正確に行えるようになる。 フォーキャスト・ヒューマン・リソース そして、採用プロセスを正確に行う。
Teamdeckを使用した請求可能利用率の計算
もうお分かりかもしれませんが、信頼できるリソース利用データを収集するためには、チームはタイムトラッキングツールを使うべきです。それがなければ、正確な情報ではなく、推測を扱うことになります。もちろん、それ以外にも メリット 代理店タイムトラッキングソフトウェアだから、まだの人はぜひ試してみてほしい！
チームのタイムシートは、さまざまなプロジェクトに費やされた時間に関する情報を提供します。しかし、請求可能な業務のみを考慮するためには、記録された時間エントリーを請求可能または請求不可能のいずれかにマークできるツールが必要です。
Teamdeckではチームメンバーがそのような区別をすることができます。いわゆるタイムシートタグを使って、"請求可能"、"残業"、"在宅勤務 "などのマークが付けられます。タグはあなた次第です-あなたのニーズに合ったカスタムラベルやアイコンを選択できます。
チームがTeamdeckで時間を記録し、タイムシートタグを使えば、請求可能な稼働レポートを簡単に作成できます。
上部メニューのレポートセクションに向かい、右下のプラスアイコンをクリックして新しいレポートを追加します。Create custom "を選ぶ-テンプレートに基づくのではなく、ゼロからレポートを作成する。
タイトルに名前を付け、適切な日付範囲を選択します。レポートにチャートや表を追加しましょう。まずは、チームメンバー一人当たりの請求可能時間を示すシンプルな棒グラフから始めましょう。グラフの追加 "と "棒グラフの追加 "をクリックしてください。デフォルトでは、全員の予約、タイムシート、休暇時間、稼働率の比較が表示されます。メトリクス」をクリックし（3つの列があるアイコンです）、不要なメトリクスのチェックを外します。代わりに、"タイムシートタグ "カテゴリーまでスクロールダウンし、"請求可能 "を選択します。
この単純なグラフを見れば、各人が何時間請求可能時間を記録したかがわかる。しかし、請求可能な稼働率がどの程度であったかについては、このグラフからはあまり知ることができない。このグラフにもう一つの指標を追加してみましょう-「タイムシート：時間」です。これで、ある人が記録した全時間に対する請求可能時間の割合が一目でわかる。
では、全従業員の請求可能利用率を計算できるテーブルをレポートに追加してみましょう。
デフォルトでは、レポートに追加された新しい表はプロジェクトごとに編成されます。この設定は、"grouping "をクリックし、ドラッグ・アンド・ドロップ・エディターで "people "と "projects "を入れ替えることで変更できます。日数別にデータを表示する必要がない場合は、グループ化から削除しても問題ありません。適用 "をクリックして、このグループ分けを保存します。
ついでに、メトリックスで不要な列（予約、空き状況、休暇）のチェックを外してください。私たちの提案は、タイムシートタグのカラムを追加することです。現在、テーブルはこのようになっています：
基本的には、以前作成した棒グラフと同じ情報です。パーセンテージで表示される利用率を表に追加することができれば最高です。そのためには、"メトリクス"、"カスタムの追加"、"カスタム計算フィールドの追加 "の順にクリックします。全ての組織がタイムシートタグを使っているわけではないので、請求可能利用率はTeamdeckのデフォルトで計算される指標ではありませんが、利用率の計算式を入力してカスタム指標を作成することができます。
利用計算式は以下の通り：
(請求可能時間／全タイムシート）*100
保存して適用」をクリックすると、レポートに新しい列が表示されます。ここで従業員の利用率を確認できます。
私たちの場合、請求可能利用率が非常に高いチームメンバーが何人かいる。彼らの稼働時間のほとんどがクライアントワークに費やされていることは明らかです。一方、利用率が0%のリソースもいます。彼らの仕事は請求可能なサービスには関係ないので、請求可能な時間を記録することを期待すべきではないかもしれません。
レポート全体をさらに見やすくするために最後にできることは、表の「合計」行の計算式を変更することである。現在、これはすべての行の値の合計である。最初の2列については便利ですが、「請求可能利用率」列についてはあまりよくわかりません。平均値があればもっといい。幸運なことに、それを簡単に計算することができる。このセルをクリックして
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
変数名を入力し始めると、Teamdeck が候補を出してくれることに注意してください。Enterをクリックして結果を見ましょう。これでチームの平均請求可能稼働率が53.05%であることがわかりました。
組織をよりデータ主導型にする！
チームのパフォーマンスを監視することは、組織の利益のために最適化できる領域を発見する絶好の機会です。従業員も、あなたが自分の稼働率に目を光らせていることに感謝するでしょう。
もしTeamdeckがあなたのチームに役立つツールだと感じたら、ぜひ試してみてください。以下のことができます 試乗を申し込む または アニエラとの通話を予約する弊社カスタマーサクセスエキスパートまでご連絡ください。このアプリを最大限に活用し、貴社のプロジェクトおよびリソース管理プロセスを大幅に改善するお手伝いをさせていただきます。
