プロジェクト終了プロセスの構築方法：ヒントとツール

ソフトウェア会社であれ、クリエイティブエージェンシーであれ、誰かがコードベースへの最終コミットをプッシュしたり、クライアントがあなたの仕事に対して「よさそうですね」と返事をしたときにプロジェクトが終わるわけではないことを、あなたはよくご存知だろう。確かに、プロジェクトライフサイクルの納品部分は終わったかもしれませんが、今こそプロジェクトを適切に終了する時なのです。このブログポストでは、プロジェクトの終了時に、あなたの会社のプロジェクト管理プロセスに含めるべき最も重要なステップのいくつかを紹介します。

まず、プロジェクト終了プロセスにこだわる理由を説明しよう。

なぜプロジェクト終了プロセスが重要なのか？

プロジェクト終了プロセスは、プロジェクト関係者全員が同じ見解を持ち、プロジェクトが正式に終了したことを確認するために有効です。プロジェクトを適切に終了させないとどうなるでしょうか？まず、クライアントからの変更要求がまだ残っている可能性があります。また、プロジェクトを終了することは、次のような面でもメリットがあります。 プロジェクト・リソース管理 という視点がある。すでに完了したプロジェクトに不必要に社員を拘束することもなく、彼らは自由に新しい仕事に取り組むことができる。最後に、プロジェクトを振り返り、何がうまくいき、何が改善できたかを評価する機会を持つことができる。

従業員はどうだろう？プロジェクトの成否にかかわらず、プロジェクト終了後のクローズ・プロセスに参加することで、彼らに終結感を与え、チームの士気を向上させることができる。

プロジェクト終了チェックリスト - hあなたのチームのプロジェクト終了手順を設計し始めるには？

プロジェクト終結のための統一されたプロセスを構築したいのであれば、まず現状を徹底的に分析することから始めるとよいだろう。 

プロジェクトマネジメントチームとミーティングを行い、プロジェクトライフサイクルの終盤に向けた活動について話し合う。さまざまなアプローチの長所と短所を一緒に分析し、自社のニーズに合った手順を構築することができる。

プロジェクトのクローズ・フェーズに何を含めるべきか？

まず、要件リストに目を通し、プロジェクトチームがすべての成果物を準備したことを確認する。プロジェクトのクロージング・プロセスは、プロジェクトを引き渡す準備ができた時点から始めることができる。

成果物を正式に引き渡す

クライアントと連絡を取り、すべての成果物を必要書類とともに正式に移管する。プロセスの早い段階で、異なるプロジェクト要素を引き継いでいる場合もあるかもしれません。それはまったく問題ありません。ただ、クライアントが成果物一式にアクセスできるようにしておく必要があります。URL、ログイン、パスワードの共有についても忘れないでください。

次のステップは、クライアントから正式なサインをもらうことだ。理想的なのは、あなたのプロジェクトチームの仕事がクライアントによって承認されたと判断されたことを示す書面（Eメールでも可）を入手することだ。もしサインオフを得られなかった場合、後で不愉快な驚きを味わうことになるかもしれません。何か問題があるのなら、今のうちに対処しておいた方がよいでしょう。

また、クライアントからのフィードバックを受ける絶好の機会でもある。また、クライアントからフィードバックを受ける絶好の機会でもあります。 レトロスペクティブ・ミーティング を顧客と共有する。そのような会話の後、あなたはおそらく将来の改善のためのいくつかのアクションポイントを持っており、あなたのウェブサイトに掲載するための素敵な証言の可能性があります。

事務処理

プロジェクトのライフサイクルを通じて、プロジェクトマネジャーが扱う必要のあるプロジェクト文書はたくさんある。クロージングの段階は、それらすべてを整理し、抜けがないことを確認する絶好の機会である。

プロジェクトに携わっている人たちは、そのプロジェクトの内外のすべてを知っているように感じるかもしれない。今はそうかもしれないが、数カ月後にクライアントが技術的な詳細について尋ねたくなったらどうだろう？プロジェクト関連の書類はすべてきちんと整理しておいた方がずっといい。

さらに、さまざまなベンダーやフリーランサーとのプロジェクト契約も正式に締結する必要があります。彼らへの支払いも忘れずに！

プロジェクトを見直す

先に述べたように、プロジェクト終了はチームのパフォーマンスを振り返る絶好の機会です。プロジェクト管理ソフトやリソース管理ソフトを使って、プロジェクトの報告書を分析してみましょう。ここでは、どのようなものをじっくり見ることができるか、いくつかアイデアを挙げてみよう：

• 見積もりと実績の比較： チームの見積もり時間と、プロジェクトに費やした実際の時間を比較してください。何かパターンに気づくことはできますか？例えば、プロジェクトの特定のフェーズで見積もりが甘かったことはありませんか？あるいは、あるチームメンバーの作業時間が当初過小評価されており、彼らがタスクを完了させるのにもっと時間が必要だったことを発見できるかもしれません。このような洞察は、チームの次のプロジェクトを計画する上で非常に貴重である。 

用途 チームデッキ を使用して、見積対実績のレポートを作成します。

• リソースの利用：  チームメンバー全員が均等に活用されていましたか？もしかしたら、残業が多いメンバーもいれば、それほど仕事がないメンバーもいるかもしれない。どちらもチームの士気には良くない。幸いなことに、改善点が見つかれば、次のプロジェクトでチームをよりよく計画できるようになる。

Teamdeckは次のようなことにも役立ちます。 リソースの利用率を計算する.

• 請求可能な時間と請求不可能な時間： もし、あなたのチームが時間を記録しているのであれば どれだけの 記録された請求可能時間と請求不可能時間 プロジェクトに取り組みながら。

請求可能時間と請求不可能時間を計算することで、チームの生産性を高めるためのさらなる改善案を見つけることができるかもしれない。

プロジェクトを見直す際には、プロジェクト・チーム・ミーティングを開催し、学んだ教訓や今後のアイデアについて話し合うべきである。

プロジェクト・チームの努力を認める

多くの代理店やソフトウェア会社がそうであるように、あなたの会社が一度に複数のプロジェクトに取り組んでいる場合、あるプロジェクトが完了したばかりであることが誰にとっても明らかであるとは限りません。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの完了を知らせ、チームの頑張りを称える全社的なメッセージを送るのがよいだろう。チームメンバー全員の功績を強調し、全員を巻き込むようにするのだ。そのようなジェスチャーをすれば、従業員は間違いなく評価され、注目されていると感じるだろう。

パンデミック（世界的大流行）の影響で、プロジェクトチームのために祝賀行事を企画することができないかもしれないが、それでも彼らと一緒に楽しむことはできるはずだ。バーチャルなお祝いでも、仲間意識を育む楽しい機会になるかもしれない。

教訓を文書化し、共有する

今までに、あなたはプロジェクトチームとじっくり話し合い、クライアントからフィードバックをもらい、データを見ました。あなたの会社の将来のプロジェクトに役立つ、貴重で実行可能な洞察を得た可能性が非常に高い。それを文書化し、社内のプロジェクト管理担当者と共有することが重要です。

さらに、チームのオンライン・ポートフォリオに掲載したり、ケース・スタディを発表したりと、プロジェクトにまつわるマーケティング上の話題を作る絶好の機会でもある。そうしないと、他のプロジェクトやタスクに埋もれて、いつまでも実行できないかもしれない。

チームの予約を削除する

たとえチームメイトがプロジェクトの準備が整っていることを知っていると確信していたとしても、正式にこの任務から解放すべきです。あなたの会社のリソースや オンラインカレンダープランナーそのため、これらの従業員は、完成したプロジェクトに計上されなくなるはずである。

チームの リソースカレンダー が最新のものでなければならない。こうすることで、他のプロジェクトマネージャーは彼らを新しいプロジェクトに予約することができる。 

プロジェクトのクロージング・プロセスを構築する準備はできていますか？

クロージャー・プロセスのさまざまなステップを読んでいると、この段階に時間がかかることにお気づきだろう。これは、プロジェクト開始前にこのような手順を用意しておくもう一つの理由である。プロジェクト終了までに平均何時間かかるかを知っていれば、プロジェクトのコストを見積もる際に、それを考慮することができる。

このブログ記事が、御社のニーズに合った効果的なプロジェクト終結ステップを計画する一助となれば幸いです。それは間違いなく、あなたのチームの将来のプロジェクトにプラスになるでしょう。

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