ホーム " ブログ " タスクの優先順位付けのテクニック - チームの優先順位を見つけるには？

このブログでは、戦略的に最も重要なタスクを選択するためのテクニックをいくつか紹介する。手始めに、一般的なプロジェクトの優先順位付けについて説明しよう。

読者が知ること

として プロジェクトマネージャーあなたの主な目的は、プロジェクトを成功させることです。それは通常、時間内に、予算内に、必要な機能や特徴をすべて備えて完成させることを意味します。しかし、この目標を達成するためには、次のことが必要です。 チームに無理のないスケジュールを組む を順番にこなしていく。あなたのチームはどれから手をつけるべきか？どれが最も重要か？タスクに優先順位をつけることは避けられないが、それを成功させるか、遅延やリソースの競合を引き起こすリスクを冒すかのどちらかだ。  

 

タスクに優先順位をつけるとはどういうことか？

まず第一に」という言葉をご存知だろうか。 信じられないかもしれないが、優先順位を決めるプロセスをうまく説明している。 

最も重要な仕事、最も急がなければならない仕事など、"最初に "やるべきことを特定し、それを最優先事項として完了させる必要がある。  

要するに、どのタスクが最も重要かを判断すればいいのだ。言うは易く行うは難しと感じるかもしれない。しかし実際には、以下に述べるテクニックを活用し、自信を持ってその判断を下すことができる。

タスクに優先順位をつける前に...

...あるプロジェクトを実現するために、実際に何をしなければならないかを完全に把握できるようにする。プロジェクト・スコープを定義し、管理することは不可欠である。 プロジェクトスコープ管理.

プロジェクトの要件を収集し、さまざまな利害関係者とスコープにサインオフしたら、完了する必要があるすべてのタスクを書き出すことができます。それらを文書か プロジェクト・プランニング・ツール.この時点で、タスクをさまざまなカテゴリー（プロジェクトのフェーズなど）に分け、後でそのグループ内で優先順位をつけることができる。

チームメンバーを常に輪の中に入れておくことを忘れないでください：

プロジェクトのゴールやスコープとは別に、チームメンバーはタスク間の依存関係や起こりうる制約についても認識しておく必要があります。この情報は、プロジェクトのスケジュールやタスクの順番を決めるときに役に立ちます。

タスクに優先順位をつけるには？優先順位をつけるための最も一般的な戦略

優先順位の高いタスクとほとんど重要でないタスクを見分けるのは簡単かもしれない。しかし、同じような優先度のタスクを順番に並べるのは、もっと難しいかもしれない。しかし、プロジェクトのタスクを完了させたいのであれば、一定の順序を提案しなければならない。

幸いなことに、プロジェクトマネージャーとして仕事の優先順位をうまくつけるには、いくつかのテクニックがある。ひとつずつ見ていこう。

アイゼンハワーマトリックス

これは、集中すべき重要な活動を選ぶための最も一般的な戦略のひとつである。必要なのは、すべてのタスクを重要度と緊急度に応じて4つのグループに分けることだ：

アイゼンハワーマトリックスをちらっと見るだけで、最初に取り組むべき仕事（緊急かつ重要な仕事）と、後で集中的に取り組むべき仕事（緊急かつ重要でない仕事）が見えてくる。 

他の2つのグループはどうだろう？通常、グループ3は任せることができ、グループ4はToDoリストから簡単に削除できるタスクで構成されている。 

プロジェクト設定では、作業項目を委任したり、削除したりするオプションは必ずしもない。しかし、あるタスクが決定的に重要でないことを知るだけでも、プロジェクトチームのスケジュールにそのタスクを入れる場所を見つけることができる。

MoSCoWメソッド

この方法でも、潜在的なタスクをグループ分けする必要がある。プロジェクトにおける特定のタスクの不可欠性に関連したカテゴリーを使うことになる：

タスクの優先順位をつけるのに便利な手法ですが、スコープマネジメントのプロセスの一環として、さらに有益な場合があります。ステークホルダーに、プロジェクト要件をこの4つのグループに従ってラベル付けしてもらうとよい。彼らの優先順位がわかります。

潜在的価値を評価する

プロジェクトマネジメントに携わったことのある人なら、パレートの原則を知っているだろう。それによると、80%の効果は20%の原因から生まれる。言い換えれば、20%のタスクが80%のプロジェクト利益をもたらすということだ。 

あなたの目標は？タスクの20%を特定すること。そのためには、各タスクの完了によってどのような価値が生み出されるかを想像してみることだ。そうすることで、中核となる仕事と付加価値を見分けることができるはずだ。

もしそれができなかったら？

また、得られる価値を評価するために、逆のアプローチを試すこともできる。チームが特定のタスクを遂行しなかった場合に何が起こるかを考えるのだ。 たいていの場合、やらなければプロジェクトが成功しない項目を見つけることができる。これが優先順位の高いタスクだ。

これらの仕事についてどう感じているかを振り返る

プロジェクトのタスクに優先順位をつけるときは、個人的にどう感じているかを意識してみよう。単に取り組むのが楽しみでないために、優先順位を低くしたくなってしまうかもしれません。また、あなたのチームは、重要だがそれほどエキサイティングではないタスクを先延ばしにしているかもしれない。プロジェクトマネージャーとして、彼らの気持ちや期待に配慮しつつ、タスクを客観的に評価する必要がある。

依存関係と制約を忘れない

これらのテクニックのいずれを選ぶにしても、他の依存関係を持つタスクに注意を払うこと。他の項目が依存している完了間際のタスクがあるかもしれません。それに応じて優先順位をつけましょう。

プロジェクトの制約（リソース不足など）も同様です。プロジェクトのタイムラインのどこかで、このような制約の影響を受けると予想されるタスクがあれば、そのタスクが実行される可能性が高いとき（たとえば今）にスケジュールを組むとよいでしょう。

グループとしての優先順位

異なるプロジェクトタスクに優先順位を割り当てるのに、あなたのチームはとても役に立つかもしれません。アトラシアンは、優先順位付けのグループ演習のレシピを公開しています。 チーム・プレーブック.ご覧ください。 これ.

プロジェクトタスクの優先順位付け：変化を受け入れる

プロジェクトマネジメントにおいて変化は避けられない。 それは優先順位にも言えることで、優先順位も変わりうる。定期的に作業項目の優先順位リストを見直し、その順番が今でも適切かどうかを評価するのがよい。優先順位が変わったことをチームに知らせる必要がある。

もうひとつ。変更に備えるべきとはいえ、問答無用で受け入れるべきだという意味ではない。プロジェクトの大きな変更については、その理由を調査するのがあなたの仕事だ。なぜか？第一に、現在のビジネス目標を常に認識しておく必要がある。第二に、優先順位の変更は、スコープクリープ（プロジェクトスコープが予期せず、コントロール不能に拡大すること）の警告サインである可能性がある。

プロジェクトのタスクの優先順位付けに使えるテクニックのリストだ。優先順位を決めたらどうする？通常、プロジェクト管理ツールの中に「タスクの優先順位」というフィールドがあります。 

また、優先順位付けの結果をチームの リソースカレンダー.いくつかの 資源管理ツール (を含む チームデッキ)では、トラッキングした時間(および予約)に "優先度の高い "または "優先度の低い "タグを付けることができます。 あなたのチームがタイムシートタグを使用している場合、レポートを作成し、彼らの時間が最も重要なタスクに費やされているかを分析することができます。重要でない仕事に多くの時間を費やしていないか？それが、何か手を打つ合図だ。[vc_column_text][/vc_column][/vc_row]。

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