{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/it\/produttivita\/gestione-efficace-delle-riunioni\/","title":{"rendered":"Gestione efficace delle riunioni"},"content":{"rendered":"
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Probabilmente non \u00e8 una sorpresa per voi che le riunioni siano spesso associate a una perdita di tempo. Secondo Rapporto di Atlassian<\/a>Le persone potrebbero trascorrere fino a 31 ore al mese sedute in riunioni improduttive. Si tratta di quasi un'intera settimana di lavoro!<\/p>\n

Comprensibilmente, i team leader e i manager cercano di adottare alcune misure per ridurre i costi delle riunioni. Per alcune aziende, potrebbe trattarsi di vietare, ad esempio, tutte le riunioni di stato. Per altre, significa introdurre applicazioni e tecniche per aumentare l'efficacia delle riunioni. In questo articolo condivideremo i consigli che potete utilizzare per pianificare e gestire riunioni di successo.<\/p>\n

Cosa rende efficace una riunione?<\/strong><\/h2>\n

Le riunioni efficaci producono risultati tangibili che hanno un impatto positivo sul progetto o sull'organizzazione nel suo complesso. Questa \u00e8 l'idea generale. I dettagli dipendono dall'obiettivo della riunione. Le riunioni efficaci sono quelle che raggiungono gli obiettivi stabiliti dal responsabile della riunione. Per questo motivo, \u00e8 assolutamente fondamentale definire uno scopo chiaro per ogni riunione che si tiene e condividere gli obiettivi con i partecipanti. Maggiori informazioni nella prossima sezione.<\/p>\n

Come si pianifica una riunione efficace?<\/strong><\/h2>\n

Iniziate con un obiettivo. Che cosa volete ottenere con questa riunione? Dovete prendere delle decisioni importanti per l'azienda? Avete in programma un brainstorming? Ci sono aggiornamenti che devono essere condivisi con il vostro team nello spirito di trasparenza del progetto<\/a>? Gli obiettivi identificati influenzeranno probabilmente la natura della riunione. Potrebbero persino convincervi a... non organizzare affatto la riunione.<\/p>\n

\u00c8 proprio necessario tenere questa riunione?<\/b><\/h3>\n

Molte aziende seguono il riunione come impostazione predefinita<\/i> politica: in caso di dubbio, convocare una riunione. Purtroppo, questo non \u00e8 il modo pi\u00f9 produttivo di impiegare il tempo dei dipendenti. Molti rapporti pubblicati negli ultimi anni sottolineano l'enorme quantit\u00e0 di riunioni inutili. Atlassian ha analizzato i dati<\/a> e ha concluso che la met\u00e0 delle riunioni \u00e8 considerata una perdita di tempo. La met\u00e0! Questo mi fa pensare che quasi tutti potrebbero ridurre il numero di sessioni che decidono di organizzare.<\/p>\n

Un tipo di riunione spesso criticata \u00e8 la famigerata riunione di stato. Jason Fried, fondatore e CEO di Basecamp, scrive<\/a> che Le riunioni di stato sono i peggiori tipi di riunioni. Eliminandole, saprete di pi\u00f9, risparmierete un mucchio di soldi e recupererete decine di ore al mese.<\/i> Non \u00e8 il solo a pensarla cos\u00ec. Diverse organizzazioni ammettono apertamente di aver rinunciato a riunirsi solo per scambiarsi lo stato di avanzamento del lavoro. Al contrario, comunicano in modo pi\u00f9 efficiente con stati di avanzamento scritti. Questo approccio \u00e8 particolarmente utile per i team distribuiti dove, per riunire un gruppo di persone in una chiamata in tempo reale, \u00e8 necessario un notevole sforzo di programmazione. I rapporti sullo stato pubblicati su Slack o all'interno di gestione del progetto<\/a> Il software di vostra scelta richiede meno tempo rispetto agli equivalenti di persona.<\/p>\n

Posso immaginare che alcuni di voi possano essere diffidenti nei confronti di questa idea: dopo tutto, le persone parlano pi\u00f9 velocemente di quanto non mettano per iscritto. Le riunioni non sono pi\u00f9 efficienti della scrittura? Beh, non in questo caso. Le riunioni di stato per gruppi di persone richiedono pi\u00f9 tempo rispetto alla preparazione di una breve nota sui propri progressi. Inoltre, \u00e8 improbabile che i partecipanti alle riunioni prestino la stessa attenzione a tutte le cose dette da chiunque partecipi a una determinata riunione.<\/p>\n

Inoltre, scrivere \u00e8 un'ottima opportunit\u00e0 per sintetizzare le informazioni e comunicare ogni elemento in modo conciso. Di conseguenza, si \u00e8 in grado di produrre informazioni utili e durature. Ci sono molte applicazioni e componenti aggiuntivi che possono aiutare la vostra azienda a passare dalle riunioni di stato di persona ai riepiloghi asincroni. Provate Standuply<\/a> o Carota<\/a>, ad esempio.<\/p>\n

Le discussioni sullo stato non sono l'unico tipo di riunione che potrebbe essere eliminato dal vostro calendario. Se non siete sicuri se una determinata riunione debba essere tenuta o meno, potete chiedere consiglio a un'applicazione divertente e utile: Dovrebbe essere una riunione?<\/i><\/a><\/p>\n

Ora che avete stabilito le ragioni valide per organizzare una riunione di lavoro, dovete pianificarla con attenzione. Non c'\u00e8 spazio per un incontro improvvisato del tipo \"passavo dalla tua scrivania\": i dati mostrano<\/a> che il 40% delle persone le considera distrazioni significative.<\/p>\n

Invitare le persone giuste alla riunione<\/b><\/h3>\n

Uno degli ingredienti chiave di una riunione produttiva \u00e8 riunire il giusto gruppo di persone. Invitate i dipendenti che possono contribuire all'obiettivo della riunione. Organizzate una riunione del team di progetto se volete condividere aggiornamenti importanti e organizzare un breve Q&A al termine. Se l'obiettivo \u00e8 produrre una decisione esecutiva durante questa sessione, assicuratevi che i responsabili delle decisioni partecipino effettivamente. Altrimenti, difficilmente si tratter\u00e0 di una discussione efficace.<\/p>\n

Quando si tratta di stabilire il numero di partecipanti alle riunioni, potreste esservi imbattuti nella regola delle due pizze. reso popolare da Jeff Bezos<\/a>. La regola dice che due pizze dovrebbero essere sufficienti a sfamare l'intero gruppo di partecipanti alla riunione. \u00c8 una regola utile, ma vi suggerisco di considerarla non tanto come una formula di misurazione (dopo tutto, le pizze hanno dimensioni molto diverse). Piuttosto, usatela come un'opportunit\u00e0 per riflettere sulla vostra lista di partecipanti prima di inviare un invito a raffica.<\/p>\n

Un altro aspetto da tenere in considerazione \u00e8 il costo della riunione. A volte ci sembra di risparmiare denaro all'azienda organizzando una riunione e quindi \"facendo avanzare le cose\". Tuttavia, pi\u00f9 lunga \u00e8 la riunione e pi\u00f9 persone sono coinvolte, maggiori saranno i costi aziendali. La prossima volta, quando state cercando di decidere chi invitare alla vostra riunione, potreste controllare il calcolatore dei costi delle riunioni<\/a> condiviso dalla Harvard Business Review. I risultati potrebbero sorprendervi.<\/p>\n

Creare un ordine del giorno della riunione<\/b><\/h3>\n

Una volta pianificati gli obiettivi dell'incontro e un elenco dei dipendenti che vi parteciperanno, \u00e8 necessario elaborare un piano d'azione. Per definire l'ordine del giorno della riunione, cercate di rispondere alle seguenti domande:<\/p>\n