{"id":2830,"date":"2024-06-06T16:23:55","date_gmt":"2024-06-06T14:23:55","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=2830"},"modified":"2025-01-24T14:32:23","modified_gmt":"2025-01-24T12:32:23","slug":"project-kickoff-start-successful-project","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/it\/gestione-del-progetto\/avvio-del-progetto-avvio-del-progetto-di-successo\/","title":{"rendered":"Kickoff del progetto - Come avviare un progetto?"},"content":{"rendered":"
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Cosa otterrete grazie a questo articolo:<\/h2>\n\n\n\n

Influenza del software di gestione delle risorse sul completamento di un progetto nei tempi previsti.<\/p>\n\n\n\n

Come avviare un progetto perdendo meno.<\/p>\n\n\n\n

Il calcio d'inizio di un progetto \u00e8 un momento in cui si fanno ipotesi e si prendono decisioni che in ultima analisi possono renderlo o distruggerlo.<\/p>\n\n\n\n

In questa fase \u00e8 necessario prepararsi, raccogliere quante pi\u00f9 informazioni possibili utilizzando un sistema di gestione dei documenti, valutare il carico di lavoro e assegnare le risorse in modo ponderato. E a volte potrebbe essere un'ottima idea utilizzare un software di gestione personale dei progetti.<\/p>\n\n\n\n

D'altra parte, \u00e8 anche il momento di dare il via al progetto e di stabilire una cultura efficace e positiva per il vostro team.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Come assicurarsi di iniziare con il piede giusto una riunione di avvio del progetto?<\/h2>\n\n\n\n

In Teamdeck - che ha creato il software di gestione delle risorse - ci impegniamo ad aiutare i project manager a stimare, pianificare, eseguire e monitorare meglio i progetti. Ecco perch\u00e9 abbiamo messo insieme un ebook gratuito sulle migliori pratiche di gestione delle risorse.<\/p>\n\n\n\n

Questo articolo \u00e8 un estratto del nostro ebook, in cui discutiamo i passi successivi cruciali, essenziali per garantire il successo del vostro progetto. Un'agenda strutturata per la riunione di avvio del progetto \u00e8 fondamentale per mantenere la riunione snella ed efficiente, coinvolgendo attivamente il team e gli stakeholder e apportando modifiche per l'avvio di progetti agili.<\/p>\n\n\n\n

Comprendere il progetto: Il primo passo verso il successo<\/h2>\n\n\n\n

Comprendere appieno il progetto significa conoscere le aspettative delle parti interessate in termini di prodotto finale e di ambito di lavoro del team. I criteri di successo devono essere definiti chiaramente. Alcuni potenziali e misurabili sono: consegna nei tempi previsti, rispetto del budget iniziale e raggiungimento degli obiettivi di vendita.<\/strong> Questi criteri non solo forniscono una direzione chiara, ma servono anche come parametri di riferimento per valutare i progressi e il successo del progetto.<\/p>\n\n\n\n

I dettagli sul progetto, come gli obiettivi, la tempistica, il budget e i deliverable del progetto, dovrebbero essere gi\u00e0 stati inclusi nel brief di progetto. Leggetelo con attenzione e riassumete i dettagli che siete riusciti a ricavare e quelli che mancano. \u00c8 essenziale assicurarsi che il brief di progetto sia completo e affronti tutti gli aspetti critici del progetto. Un brief di progetto ben redatto pone le basi per una pianificazione e un'esecuzione efficaci del progetto.<\/p>\n\n\n\n

Se qualcosa non \u00e8 chiaro, non aspettate a fissare una telefonata con il cliente. \u00c8 importante raccogliere quante pi\u00f9 informazioni possibili sul progetto prima ancora di iniziare a pianificare il lavoro. Questo approccio proattivo aiuta a individuare tempestivamente i potenziali problemi e consente di risolverli in tempo, evitando cos\u00ec malintesi o ritardi nel corso del progetto.<\/p>\n\n\n\n

Quando ritenete di avere abbastanza dettagli, invitate il cliente alla riunione di avvio del progetto.<\/strong> Potete farlo di persona, via Skype o anche organizzare una call conference pi\u00f9 professionale. Il punto \u00e8 che si tratta di una sala riunioni in cui si parla dell'ambito del progetto, delle aspettative del cliente, di ci\u00f2 che si pu\u00f2 consegnare e di come. Questa riunione stabilisce il tono del progetto e assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda gli obiettivi e i risultati del progetto.<\/p>\n\n\n\n

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Identificare ruoli e responsabilit\u00e0: Chi fa cosa nel team di progetto?<\/h2>\n\n\n\n

Una volta compresi gli obiettivi comuni del progetto, \u00e8 il momento di identificare chi \u00e8 necessario per realizzarlo e chi \u00e8 responsabile di cosa. Una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilit\u00e0 dei membri del team di progetto aiuta a evitare la confusione e garantisce la responsabilit\u00e0. Ogni membro del team deve sapere cosa ci si aspetta da lui e come il suo lavoro contribuisce agli obiettivi generali del progetto.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Significa che dovete individuare i ruoli all'interno del progetto: chi dovete coinvolgere esattamente? Oppure: quali sono i ruoli senza i quali il progetto non pu\u00f2 essere completato? Ci\u00f2 comporta l'identificazione delle competenze e delle abilit\u00e0 chiave necessarie per il progetto e la mappatura di queste con i membri del team. \u00c8 inoltre fondamentale considerare la disponibilit\u00e0 e il carico di lavoro del team, per garantire che possa dedicare al progetto il tempo e l'impegno necessari.<\/p>\n\n\n\n

A seconda del progetto e dei requisiti del cliente, potrebbero essere necessari sviluppatori frontend e\/o backend, grafici, motion designer o specialisti di marketing e copywriter. Ogni ruolo deve essere chiaramente definito, con compiti e responsabilit\u00e0 specifiche assegnate a ciascun membro del team.<\/strong> Questo aiuta a garantire che tutti gli aspetti del progetto siano coperti e che nulla vada perso.<\/p>\n\n\n\n

Quando sapete esattamente chi dovete coinvolgere nel progetto, cercate i dipendenti migliori per il lavoro. Per farlo, potete valutare le loro competenze e utilizzare una matrice delle competenze. Una matrice di competenze \u00e8 una semplice tabella che include le competenze dei dipendenti e aiuta a valutarle e ad assegnare un punteggio per vedere se sono in grado di gestire i compiti o meno. Questo strumento \u00e8 prezioso per identificare le persone giuste per i compiti giusti, assicurando cos\u00ec che il team di progetto sia ben equipaggiato per affrontare le sfide del progetto.<\/p>\n\n\n\n

Una volta identificati i ruoli e le persone in grado di ricoprirli, verificate la disponibilit\u00e0 dei vostri dipendenti e assegnateli al progetto successivo. Questo comporta una pianificazione e una programmazione delle risorse per garantire che i membri del team non siano sovraccaricati e possano fornire le loro migliori prestazioni. Una gestione efficace delle risorse \u00e8 fondamentale per garantire che il vostro progetto rimanga in linea con i tempi e venga completato nei tempi previsti e nel rispetto del budget.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Suggerimento utile:<\/strong> Se non si utilizza una matrice di competenze, si pu\u00f2 usare un elenco di dipendenti, descrivendo le loro competenze ed esperienze. Questo aiuta a evitare il sottoutilizzo dei dipendenti e l'overbooking, poich\u00e9 la visibilit\u00e0 delle risorse disponibili pu\u00f2 garantire una migliore allocazione della forza lavoro.<\/p>\n\n\n\n

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Impostazione di un piano di progetto completo: Evitare le insidie<\/h2>\n\n\n\n

Ci sono tutte le ragioni per pensare che la fase di pianificazione possa far fallire il vostro progetto. Stime imprecise, decisioni personali sbagliate e la mancata considerazione di potenziali rischi sono spesso causa di ritardi e modifiche del budget. Una pianificazione efficace comporta non solo la delineazione dei compiti e delle attivit\u00e0 necessarie per completare il progetto, ma anche l'anticipazione delle potenziali sfide e lo sviluppo di strategie per mitigarle. Quando si pianifica un progetto esterno, \u00e8 fondamentale definire il tono e la visione, stabilire obiettivi, compiti e tempistiche comuni e preparare il team di progetto alla riunione ufficiale di avvio con il cliente.<\/p>\n\n\n\n

Secondo i dati del 2016, solo 49% dei progetti vengono completati in tempo. Inoltre, 53% di tutti i progetti rimangono all'interno del budget previsto. - PMI. Queste statistiche evidenziano l'importanza di un'efficace pianificazione del progetto e della gestione delle risorse per garantirne il successo.<\/p>\n\n\n\n

La gestione delle risorse di progetto \u00e8 uno degli ingredienti chiave della fase di pianificazione e avvio del progetto. Avete gi\u00e0 identificato i ruoli necessari per il successo del progetto e le persone giuste, in grado di gestire gli incarichi. Ora \u00e8 il momento di allocare le risorse in modo efficiente e garantire che vengano utilizzate in modo ottimale durante il progetto.<\/p>\n\n\n\n

Per una migliore gestione dei dipendenti e dei progetti, una stima del tempo di cui avranno bisogno alcune persone coinvolte in quale delle seguenti attivit\u00e0 aiuter\u00e0 a dare il via a un progetto<\/strong>. Un calendario aggiornato delle risorse \u00e8 essenziale e render\u00e0 il vostro lavoro molto pi\u00f9 semplice. Questo calendario deve includere non solo la disponibilit\u00e0 dei membri del team, ma anche eventuali altri impegni, come altri progetti o ferie personali.<\/p>\n\n\n\n

Sapendo chi e per quanto tempo sar\u00e0 necessario per il progetto, stabilite un calendario del progetto. Dovrebbe includere aspetti quali la disponibilit\u00e0 di risorse, altri progetti a cui possono partecipare o impegni, i loro giorni liberi e le festivit\u00e0 nazionali.<\/strong> Quando si lavora con membri di team remoti, bisogna tenere conto dei fusi orari. Questo livello di pianificazione dettagliata aiuta a garantire che la tempistica del progetto sia realistica e realizzabile.<\/p>\n\n\n\n

In questo modo eviterete l'overbooking o il sottoutilizzo dei dipendenti e imposterete il giusto flusso del progetto fin dall'inizio. Teamdeck \u00e8 uno strumento di gestione delle risorse e di tracciamento del tempo, con funzionalit\u00e0 di tracciamento del tempo dei dipendenti e di gestione dei permessi, che potete utilizzare per l'assegnazione e il monitoraggio dei dipendenti e delle risorse. Questi strumenti forniscono una visibilit\u00e0 in tempo reale sulla disponibilit\u00e0 e sull'utilizzo delle risorse, aiutando cos\u00ec a prendere decisioni informate e ad apportare le modifiche necessarie.<\/p>\n\n\n\n\n\n

Stimare risorse e compiti: Come fare<\/h2>\n\n\n\n

Per creare un piano d'azione di progetto completo, \u00e8 necessario stimare il tempo necessario ai dipendenti per completare le attivit\u00e0. Le stime possono essere complicate perch\u00e9, se fatte male, possono fare pi\u00f9 male che bene al progetto. Una stima accurata richiede una profonda comprensione dei compiti da svolgere, delle competenze necessarie e delle capacit\u00e0 del vostro team.<\/strong> Questo include considerazioni specifiche per la stima delle risorse e dei compiti per i progetti interni, come la preparazione del team di progetto per la riunione ufficiale di avvio e l'organizzazione di una riunione interna di avvio del progetto.<\/p>\n\n\n\n

Nel suo articolo \"Perch\u00e9 facciamo le stime?\", John Cutler ha sottolineato l'importanza del contesto quando si fanno le stime. Le stime devono basarsi su dati storici e sul contesto specifico del progetto in corso. Ci\u00f2 contribuisce a garantire che le stime siano realistiche e realizzabili.<\/p>\n\n\n\n

D'altra parte, stimare le attivit\u00e0 in ore per molti equivale a leggere una foglia di t\u00e8. Ecco perch\u00e9, in base alla nostra esperienza, \u00e8 pi\u00f9 sicuro misurare le storie utente in punti storia. I punti storia sono le unit\u00e0 di misura che consentono di valutare le dimensioni delle diverse storie utente. Sono relativi, il che significa che una storia a 4 punti \u00e8 due volte pi\u00f9 grande di una a 2 punti. Questa tecnica di stima relativa aiuta a garantire che le stime siano coerenti e comparabili tra i diversi compiti.<\/p>\n\n\n\n

Una volta stabiliti i punti storia (la scala pu\u00f2 essere da 1 a 10), bisogna inserirli nella velocit\u00e0 del team. Se il team \u00e8 stato in grado di impiegare abbastanza tempo per completare 14 storie nella precedente iterazione, \u00e8 probabile che riesca a completare la stessa quantit\u00e0 di lavoro. Questo aiuta a stabilire obiettivi realistici e raggiungibili per il progetto.<\/p>\n\n\n\n

Quando si dispone delle stime dei punti storia per tutti gli elementi desiderati del progetto, si pu\u00f2 dividere questo numero per la velocit\u00e0 del team e ottenere il numero di iterazioni necessarie per completare il progetto. Questo aiuta a garantire che la tempistica del progetto sia realistica e realizzabile.<\/p>\n\n\n\n

Quando si assegna il tempo per gestire determinate persone, si deve tenere conto della loro capacit\u00e0 di risorse, sia in termini di quantit\u00e0 di lavoro che possono svolgere in base alla loro esperienza, sia in termini di \"ore lavorabili\" durante la giornata. Questo aiuta a garantire che i membri del team non siano sovraccaricati e possano fornire le loro migliori prestazioni.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Assicuratevi di capire la differenza tra tempo ideale e tempo trascorso. Il primo \u00e8 il tempo effettivamente dedicato a un determinato compito, mentre il secondo comprende l'attesa, i disturbi, il cambio di contesto e i preparativi. Questa distinzione \u00e8 fondamentale per garantire che le vostre stime siano realistiche e tengano conto dei vari fattori che possono influire sul tempo effettivo necessario per completare un compito.<\/p>\n\n\n\n

Quando chiedete agli sviluppatori quanto tempo richieder\u00e0 un determinato compito, vi forniranno una stima nel \"tempo ideale\", cio\u00e8 in un periodo di lavoro ininterrotto. Questo aiuta a definire aspettative realistiche e a garantire che la tempistica del progetto sia realizzabile.<\/p>\n\n\n\n

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Esecuzione del piano di progetto: Trasformare i piani in azioni<\/h2>\n\n\n\n

L'esecuzione \u00e8 il momento in cui il piano viene tradotto in azione. Questa fase prevede che il project manager coordini persone e risorse, oltre a integrare ed eseguire le attivit\u00e0 del progetto in conformit\u00e0 con il piano di gestione del progetto. Durante l'esecuzione, \u00e8 fondamentale tenere d'occhio i progressi del progetto per assicurarsi che stia andando nella giusta direzione. Le riunioni periodiche sullo stato di avanzamento possono essere molto utili. Queste riunioni devono riguardare ci\u00f2 che \u00e8 stato fatto, ci\u00f2 che \u00e8 in corso e ci\u00f2 che deve ancora essere fatto.<\/p>\n\n\n\n

La comunicazione \u00e8 fondamentale in questa fase.<\/strong> Utilizzate un software di gestione dei progetti per tenere tutti aggiornati e per monitorare i progressi del progetto. Strumenti come Teamdeck possono aiutare nella programmazione, nella gestione delle attivit\u00e0 e nel monitoraggio dei tempi. Questi strumenti forniscono una visibilit\u00e0 in tempo reale sull'andamento del progetto e aiutano a individuare tempestivamente eventuali problemi, consentendo cos\u00ec una risoluzione tempestiva.<\/p>\n\n\n\n

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Monitoraggio e controllo: Mantenere il progetto in carreggiata<\/h2>\n\n\n\n

I processi di monitoraggio e controllo sono necessari per tracciare, rivedere e regolare i progressi e le prestazioni del progetto e identificare eventuali aree in cui \u00e8 necessario apportare modifiche al piano. Questa fase garantisce il raggiungimento degli obiettivi del progetto attraverso la misurazione e il monitoraggio delle prestazioni.<\/p>\n\n\n\n

Alcuni degli strumenti e delle tecniche che si possono utilizzare per questa fase sono le revisioni delle prestazioni, la gestione del valore guadagnato e il software di gestione del progetto. Le regolari sessioni di reporting e di revisione aiutano a mantenere il progetto in carreggiata. Queste sessioni offrono l'opportunit\u00e0 di rivedere i progressi del progetto, identificare eventuali problemi e apportare le modifiche necessarie per garantire che il progetto rimanga in linea.<\/p>\n\n\n\n

Chiusura del progetto: Garantire una conclusione senza intoppi<\/h2>\n\n\n\n

La chiusura di un progetto comporta la finalizzazione di tutte le attivit\u00e0 di tutti i gruppi di processi di gestione del progetto per completare formalmente il progetto o la fase. Ci\u00f2 include l'approvazione del cliente, la consegna della documentazione del progetto, il rilascio delle risorse del progetto e l'esecuzione di una revisione post-progetto.<\/p>\n\n\n\n

Una revisione post-progetto aiuta a capire cosa \u00e8 andato bene e cosa potrebbe essere migliorato nei progetti futuri. Si tratta di un passo importante per il miglioramento continuo della gestione dei progetti. Gli approfondimenti ottenuti da queste revisioni possono essere preziosi per migliorare i processi di gestione dei progetti e garantire il successo dei progetti futuri.<\/p>\n\n\n\n

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Conclusione: Il successo del progetto dipende dalla comprensione<\/h2>\n\n\n\n

L'inizio della creazione di un nuovo progetto non deve essere cos\u00ec stressante e scoraggiante come dicono alcuni. Se avete stabilito il giusto processo fin dall'inizio e lo avete seguito passo dopo passo, il vostro primo incontro al lavoro non solo sar\u00e0 pi\u00f9 facile, ma potrete anche evitare di commettere alcuni errori comuni.<\/p>\n\n\n\n

Per riassumere ci\u00f2 di cui abbiamo parlato in questo articolo, assicuratevi di seguire via e-mail questi semplici passaggi:<\/h2>\n\n\n\n